bạc Nhà nước
Xét từ khía cạnh quản lý tài chính, hoạt động kiểm soát chi thường xuyên NSNN được tiến hành trong suốt quá trình từ khâu lập dự toán chi đến khâu phân bổ dự toán chi và thực hiện dự toán chi ngân sách, và theo những nội dung sau:
* Kiểm soát điều kiện có trong dự toán được giao
Kiểm soát điều kiện có trong dự toán đảm bảo các yêu cầu sau:
- Mọi khoản chi thường xuyên NSNN phải có trong dự toán được giao, hay mọi khoản chi không được chi ngoài dự toán, trừ các trường hợp sau:
+ Trong trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán ngân sách vào phương án phân bổ ngân sách chưa được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quyết định, cơ quan Tài chính và KBNN tạm cấp kinh phí cho các nhiệm vụ chi sau: Chi lương và các khoản có tính chất tiền lương; Chi nghiệp vụ phí và công vụ phí; Một số các khoản chi cần thiết khác để đảm bảo hoạt động của bộ máy, trừ các khoản mua sắm trang thiết bị, sửa chữa; Chi cho dự án chuyển tiếp thuộc các chương trình quốc gia; Chi bổ sung cho ngân sách cấp dưới. Mức tạm cấp hàng tháng tối đa không vượt quá mức chi bình quân một tháng của năm trước.
+ Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán thu đuợc giao và từ nguồn dự phòng ngân sách theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
+ Chi ứng truớc dự toán NSNN năm sau theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
+ Dự toán chi ngân sách của các đơn vị dự toán, các cấp, Bộ, ngành phải phản ánh đầy đủ các khoản chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành, kể cả chi từ nguồn viện trợ và các khoản vay.
Đối với các đơn vị có thu đuợc sử dụng một phần số thu để chi tiêu theo chế độ cho phép và các đơn vị đuợc NSNN hỗ trợ một phần kinh phí cũng phải lập dự toán đầy đủ theo nguồn tự thu và nguồn NSNN hỗ trợ.
Chất luợng dự toán chi thuờng xuyên ảnh huởng trực tiếp đến chất luợng kiểm soát chi thuờng xuyên, vì vậy nâng cao chất luợng kiểm soát chi thuờng xuyên tại KBNN thì dự toán chi thuờng xuyên phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đầy đủ và chi tiết để làm căn cứ cho KBNN kiểm soát quá trình chi tiêu của đơn vị sử dụng ngân sách.
Dự toán phải còn đủ để chi, tức không đuợc chi vuợt quá dự toán đuợc giao. Do vậy, khâu lập và phân bổ dự toán đòi hỏi phải khoa học, sát thực tế, tránh lập thừa hoặc thiếu dẫn đến tình trạng sử dụng ngân sách không hiệu quả hoặc lãng phí ngân sách.
Các khoản chi thuờng xuyên NSNN nếu chi sai dự toán đều không hợp pháp: Sai ở đây là không đúng với nội dung dự toán đuợc giao.
KBNN tiến hành kiểm tra dự toán giao cho đơn vị sử dụng ngân sách đuợc phân bổ chi tiết theo các nhóm mục chi chủ yếu của Mục lục Ngân sách Nhà nuớc, truờng hợp phát hiện sai sót trong khâu lập dự toán, KBNN phải yêu cầu cơ quan có thẩm quyền (ở đây là cơ quan tài chính đồng cấp) xem xét và điều chỉnh. Đối với những khoản chi có tính chất thời vụ hoặc chỉ phát sinh vào một số thời điểm nhu đầu tu xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa
lớn và các khoản có tính chất không thường xuyên khác còn phải phân theo tiến độ thực hiện từng quý.
* Kiểm soát các định mức chi tiêu
Định mức, tiêu chuẩn chi là giới hạn tối đa các mức chi tiêu có một mục đích cụ thể của đơn vị sử dụng NSNN được cơ quan chức năng có thẩm quyền ban hành. Định mức tiêu chuẩn chi là căn cứ quan trọng để lập kế hoạch dự toán chi thường xuyên NSNN hàng năm và là căn cứ để kiểm soát chi NSNN.
Những khoản chi đã có định mức, tiêu chuẩn thì dự toán ngân sách của các đơn vị phải tuân theo định mức tiêu chuẩn đó và KBNN căn cứ vào tiêu chuẩn định mức để kiểm soát chi khi cấp phát thanh toán cho các đơn vị sử dụng ngân sách. Những khoản chi chưa có tiêu chuẩn, định mức được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì KBNN căn cứ dự toán được cơ quan cấp trên trực tiếp của đơn vị sử dụng ngân sách phê duyệt làm căn cứ để kiểm soát.
* Kiểm soát quyết định chi, hồ sơ, chứng từ của đơn vị sử dụng ngân sách.
Chuẩn chi là đồng ý chi, cho phép chi hoặc quyết định chi trong quản lý và kiểm soát chi NSNN. Khi kiểm soát hồ sơ thanh toán, KBNN phải kiểm soát việc quyết định chi của chủ tài khoản với bất lỳ khoản chi nào hay còn gọi là kiểm tra lệnh chuẩn chi. Thẩm quyền chuẩn chi phải là người đứng đầu các cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền (gọi chung là chủ tài khoản) đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. Tất cả các chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký bằng tay, mẫu dấu cơ quan, đơn vị và các văn bản pháp lý chứng minh quyền lực (như quyết định bổ nhiệm, văn bản ủy quyền) với cơ quan KBNN nơi giao dịch. Giấy rút dự toán phải ghi rõ ràng, đầy đủ các yếu tố theo đúng mẫu quy định. Đối với các khoản chi được cơ quan tài chính cấp trực tiếp bằng “Lệnh chi tiền”; Cơ quan Tài chính có nhiệm vụ kiểm tra nội dung, tính chất từng khoản chi đảm bảo các điều kiện cấp phát NSNN theo
quy định. KBNN có trách nhiệm thanh toán, chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách theo nội dung ghi trong “Lệnh chi tiền” của cơ quan Tài chính.
Kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi thường xuyên NSNN phải đảm bảo các yếu tố sau:
+ Tất cả các đơn vị sử dụng ngân sách phải mở tài khoản tại KBNN nơi giao dịch, hồ sơ mở tài khoản bao gồm: Quyết định thành lập đơn vị; Quyết định bổ nhiệm chủ tài khoản, kế toán trưởng và người ủy quyền nếu có; Giấy đề nghị mở tài khoản; Bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký. Hồ sơ này là căn cứ pháp lý đầu tiên cho KBNN kiểm soát chi.
+ KBNN kiểm tra hình thức chi trả thanh toán đối với mỗi khoản chi: Bao gồm chi trả theo dự toán và chi trả thanh toán bằng hình thức lệnh chi tiền. Đối với hình thức lệnh chi tiền mà cơ quan tài chính gửi tới KBNN thì KBNN không có trách nhiệm kiểm soát.
+ Kiểm soát phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán thường dùng nhất hiện nay là thanh toán bằng chuyển khoản (thông qua hệ thống ngân hàng thương mại) và thanh toán bằng tiền mặt. Xu hướng thanh toán tiên tiến hiện nay là thu hẹp kênh thanh toán bằng tiền mặt, khuyến khích thanh toán bằng chuyển khoản.
+ Có hồ sơ, chứng từ chi hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ theo quy định đối với từng loại khoản chi; KBNN kiểm soát hồ sơ, lưu giữ chứng từ một số khoản chi chủ yếu sau:
>Kiểm soát chi thanh toán cá nhân:
• Căn cứ cấp phát, thanh toán của KBNN bao gồm: Bảng đăng ký biên chế quỹ lương đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt, danh sách những người hưởng lương, bảng tăng giảm biên chế và quỹ tiền lương, bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt phí và các chi phí thuê lao động như tiền công phải có hợp đồng; Trên cơ sở giấy rút dự toán của đơn vị sử dụng ngân
sách và các hồ sơ liên quan KBNN tiến hành kểm soát, cấp thanh toán cho đơn vị. Mức tối đa không được vượt quá quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí tháng đã được duyệt. Nhóm mục chi cho thanh toán cá nhân theo mục lục ngân sách gồm: Tiền lương (mục 6000), tiền công (mục 6050), Phụ cấp lương (6100), học bổng (6150), tiền thưởng (6200), phúc lợi tập thể (6250), các khoản đóng góp (6300), thanh toán khác cho cá nhân (6400), chi lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội (7250).
• Đối với các khoản thanh toán cho cá nhân thuê ngoài: căn cứ vào dự toán NSNN do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao cho đơn vị; Nội dung thanh toán theo hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng lao động, giấy rút dự toán của đơn vị, KBNN thực hiện thanh toán cho người được hưởng hoặc cấp qua đơn vị để thanh toán cho người được hưởng.
>Kiểm soát chi phí nghiệp vụ chuyên môn
• Căn cứ vào nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn trong dự toán NSNN cơ quan có thẩm quyền giao, định mức chi tiêu cho từng nghiệp vụ chuyên môn; Căn cứ vào hồ sơ chứng từ liên quan, giấy rút dự toán do chủ tài khoản đơn vị sử dụng ngân sách ký, KBNN thực hiện cấp phát cho các đơn vị theo hai hình thức:
• Cấp phát thanh toán: KBNN kiểm soát hồ sơ chứng từ chi của các đơn vị nếu đủ điều kiện quy định thì làm thủ tục thanh toán trực tiếp cho đơn vị.
• Cấp phát tạm ứng: trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện cấp phát thanh toán thì KBNN thực hiện cấp tạm ứng cho đơn vị.
• Các khoản chi trong nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn bao gồm: Thanh toán dịch vụ công cộng (mục 6500), vật tư văn phòng phẩm (6550), thông tin tuyên truyền liên lạc (6600), hội nghị (6650), công tác phí (6700), chi phí thuê mướn (6750), chi đoàn ra (6800), chi đoán vào (6850), sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ
sở hạ tầng từ kinh phí thường xuyên (6900), chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành (7000).
>Kiểm soát mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn:
KBNN kiểm soát hồ sơ chứng từ chi bao gồm dự toán mua sắm trang thiết bị sửa chữa lớn tài sản cố định được cấp có thẩm quyền quy định, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn Nhà thầu (đối với trường hợp đấu thầu), hoặc quyết định chỉ định thầu (đối với trường hợp chỉ định thầu), baó giá hàng hóa (đối với trường hợp chào hàng cạnh tranh), hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn bán hàng, vật tư thiết bị, các hồ sơ chứng từ có liên quan: Giấy rút dự toán ... Nếu đủ điều kiện thanh toán, KBNN thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt qua đơn vị sử dụng NSNN để chi trả cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ. Trường hợp chưa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp, KBNN tạm cấp cho đơn vị. Sau khi chi đơn vị phải gửi hóa đơn chứng từ có liên quan đến KBNN để thanh toán số tạm ứng, KBNN kiểmtra thấy đủ điều kiện theo quy định thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang thanh toán cho đơn vị. Các khoản chi trong nhóm mục chi này theo bao gồm: Mua đầu tư tài sản vô hình (mục 9000), mua sắm tài sản dùng trong công tác chuyên môn (mục 9050), Sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn (mục 9100).
>Kiểm soát các khoản chi thường xuyên khác:
Nhóm mục chi khác trong dự toán được giao của đơn vị sử dụng NSNN bao gồm các khoản mục của mục lục ngân sách không nằm trong 3 nhóm mục trên và các mục từ 7500 đến 8150.
KBNN có quyền tạm đình chỉ, từ chối thanh toán, chi trả và thông báo cho đơn vị sử dụng ngân sách biết, đồng thời gửi cơ quan tài chính đồng cấp giải quyết trong các trường hợp: Chi không đúng mục đích, đối tượng theo dự toán được duyệt; Chi không đúng chế độ, định mức chi tiêu tài chính của Nhà
nước; Không đủ các điều kiện chi theo quy định; Trong quá trình quản lý, cấp phát, quyết toán chi NSNN các khoản chi sai phải thu hồi giảm chi.