* Công cụ Kế toán ngân sách Nhà nước
Kế toán NSNN là một trong những công cụ quan trọng gắn liền với hoạt động quản lý NSNN của KBNN. Nó có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động thu, chi NSNN. Kế toán NSNN phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình thu, chi NSNN, qua đó cung cấp những thông tin cần thiết để các cơ quan chức năng điều hành ngân sách có hiệu quả cao. Một trong những chức năng quan trọng của kế toán NSNN là hạch toán kế toán, kiểm tra tình hình cấp phát kinh phí NSNN. Nó là công cụ chủ yếu để kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN. Cụ thể kế toán NSNN cung cấp số liệu tồn quỹ NSNN, số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn dự toán chi của đơn vị sử dụng NSNN. Đây là một trong những căn cứ quan trọng để KBNN xem xét các khoản chi của đối tượng thụ hưởng NSNN có đủ điều kiện hay không từ đó đưa ra quyết định cấp phát hay từ chối cấp phát. Về nguyên tắc, các khoản chi thường xuyên của mỗi đơn vị sử dụng NSNN không được vượt quá số tồn dự toán của đơn vị đó và không được vượt quá tồn quỹ NSNN.
* Công cụ mục lục ngân sách Nhà nước
Hệ thống mục NSNN là bảng phân loại các khoản thu, chi NSNN theo hệ thống tổ chức Nhà nước, ngành kinh tế và các mục đích kinh tế - xã hội do Nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ công tác lập, chấp hành, kế toán, quyết toán NSNN và phân tích các hoạt động kinh tế tài chính thuộc khu vực Nhà nước.
Mục lục NSNN là một trong những công cụ quan trọng, không thể thiếu trong công tác kiểm soát chi NSNN. Nội dung, kết cấu và cách sử dụng công cụ mục lục NSNN là một trong những cơ sở đánh giá khả năng quản lý NSNN của một quốc gia. Hệ thống mục lục ngân sách có bao quát được các
hoạt động kinh tế và các giao dịch kinh tế của Nhà nước thì việc thu thập, phân tích và xử lý số liệu mới đầy đủ; Từ đó cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho công việc lập dự toán NSNN, điều hành, quản lý, kiểm soát NSNN; Đồng thời cung cấp thông tin cần thiết phục vụ việc đề ra các quyết định phát triển kinh tế - xã hội.
* Công cụ định mức chi ngân sách Nhà nước
- Định mức chi NSNN là một chuẩn mực do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định đối với từng nội dung chi NSNN. Định mức chi ngân sách là cơ sở để tính toán khi lập dự toán và cũng là căn cứ để KBNN đối chiếu với từng khoản chi của đơn vị sử dụng NSNN trong quá trình kiểm soát chi NSNN. Mức chi thực tế của từng nội dung chi không được vượt quá định mức chi đối với nội dung đó. Định mức là công cụ rất quan trọng để cơ quan tài chính các cấp có căn cứ để lập phương án phân bổ ngân sách. Bên cạnh đó định mức chi cũng là cơ sở pháp lý để các đơn vị sử dụng ngân sách triển khai thực hiện dự toán ngân sách được giao theo đúng chế độ quy định. Định mức chi có hai loại:
+ Định mức phân bổ ngân sách: Đây là định mức mang tính chất tổng hợp, loại định mức này biểu hiện như: Định mức kinh phí hành chính trên một biên chế, định mức chi tổng hợp cho một học sinh thuộc các cấp học, định mức cho sự nghiệp văn hóa thông tin, phát thanh truyền hình, thể dục thể thao tính trên một người dân... Định mức có thể ban hành hàng năm hoặc tính cho cả một thời kỳ ổn định ngân sách có tính đến yếu tố điều chỉnh tăng hàng năm do trượt giá. Trên cơ sở tổng chi ngân sách địa phương được Chính phủ giao và định mức phân bổ ngân sách của Thủ tướng chính phủ, các địa phương xây dựng va ban hành các định mức phân bổ cho các nghành, các cấp, các đơn vị thụ hưởng ngân sách phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội và khả năng ngân sách của địa phương mình.
+ Định mức sử dụng ngân sách: Loại định mức này biểu hiện như chế độ tiền lương, phụ cấp lương, chế độ công tác phí, thanh toán cước phí điện thoại... Loại định mức này khá đa dạng do chi NSNN bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau. Theo quy định hiện hành thì phần lớn các định mức này do Bộ tài chính và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phối hợp với Bộ Tài chính ban hành. Đối với địa phương thì HĐND tỉnh được ban hành một số định mức, chế độ chi tiêu phù hợp với đặc thù địa phương. Đây là cơ sở pháp lý để các đơn vị sử dụng ngân sách chấp hành khi chi tiêu ngân sách được cấp và cũng là cơ sở để KBNN thực hiện kiểm soát chi.
- Do tầm quan trọng của định mức đối với việc kiểm soát chi NSNN nên khi xây dựng định mức chi cần chú ý các yêu cầu sau:
+ Định mức chi phải được xây dựng một cách khoa học, không mang tính áp đặt chủ quan từ cấp trên, từ trung ương xuống, phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng đơn vị, với từng nội dung chi.
+ Định mức chi phải mang tính thực tiễn cao, phản ảnh được mức độ phù hợp với các định mức chi với nhu cầu kinh phí cho hoạt động. Phải tổ chức theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện định mức, từ đó điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với biến động của thực tiễn.
+ Định mức phải mang tính ổn định nhằm đảm bảo ổn định chi thường xuyên trong cân đối ngân sách cũng như thực hiện chính sách khoán chi hành chính, giao quyền tự chủ cho các đơn vị sự nghiệp có thu.
* Công cụ hợp đồng mua sắm tài sản công
Hợp đồng mua sắm tài sản công là công cụ cần thiết mà KBNN sử dụng để kiểm soát chi NSNN.
Bên mời thầu và Nhà thầu được lựa chọn (thường là trúng thầu sau khi đã tham gia đấu thầu) phải thực hiện nguyên tắc: Tuân thủ pháp luật về hợp
đồng kinh tế; Ký hợp đồng bằng văn bản; Hình thức, nội dung của hợp đồng phải tuân thủ quy định theo tài liệu mẫu hợp đồng do Chính phủ ban hành.
Hợp đồng mua sắm công có thể phân loại nhu sau: Hợp đồng trọn gói: là hợp đồng theo giá khoán gọn, áp dụng cho những gói thầu đuợc xác định rõ về số luợng, khối luợng, yêu cầu về chất luợng, thời gian; Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh: chỉnh là hợp đồng có đơn giá có thể đuợc điều chỉnh căn cứ vào các thỏa thuận trong hợp đồng đối với toàn bộ nội dung công việc trong hợp đồng. Nhà thầu đuợc thanh toán theo số luợng, khối luợng công việc thực tế đuợc nghiệm thu theo quy định trên cơ sở đơn giá ghi trong hợp đồng hoặc đơn giá đã đuợc điều chỉnh; Hợp đồng tổng thầu, chìa khóa trao tay: là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc thiết kế, cung cấp thiết bị và xây lắp của một gói thầu đuợc thực hiện thông qua một Nhà thầu hoặc liên doanh dự thầu. Chủ dự án có trách nhiệm tham gia giám sát quá trình thực hiện, nghiệm thu và nhận bàn giao khi Nhà thầu hoàn thành toàn bộ công trình theo hợp đồng đã ký.
* Công cụ tin học
Đây là công cụ hỗ trợ cho kiểm soát chi thuờng xuyên NSNN. Về mặt kỹ thuật, kiểm soát chi thuờng xuyên NSNN có thể thực hiện bằng phuơng pháp thủ công. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của tin học, một số khâu của công tác kiểm soát chi thuờng xuyên đuợc tiến hành nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều so với thực hiện theo phuơng pháp thủ công. Chẳng hạn, kiểm soát mức tồn quỹ ngân sách, mức tồn dự toán của từng đơn vị sử dụng ngân sách, kiểm soát mục lục ngân sách. Công cụ tin học còn có ý nghĩa đặc biệt với công tác kế toán và công tác thanh toán các khoản chi thuờng xuyên NSNN của KBNN.