mại
Dựa trên lý thuyết ngẫu nhiên, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra mối quan hệ và ảnh huởng của một số yếu tố ngẫu nhiên đến việc áp dụng KTQT trong các doanh nghiệp thuơng mại nhu sau:
1.1.3.1. Áp lực cạnh tranh
Áp lực cạnh tranh thể hiện bằng sự cạnh tranh ngày càng tăng trên thị trường cung cấp nguồn hàng, tuyển dụng lao động, bán sản phẩm. Để tồn tại và phát triển trong thị trường cạnh tranh, các doanh nghiệp phải chú ý đến hiệu quả, từ đĩ chú ý đến các thơng tin hỗ trợ ra quyết định. Hệ thống KTQT cĩ vai trị quan trọng trong việc cung cấp thơng tin hỗ trợ cho các NQT trong quá trình ra quyết định. Muốn nâng cao năng suất, chất lượng và tối thiểu hĩa chi phí buộc các doanh nghiệp phải áp dụng các kỹ thuật KTQT mới (Kaplan, 1983).
1.1.3.2. Sự phân quyền
Phân quyền được Chenhall và Morris (1986) định nghĩa là mức độ giao quyền tự chủ cho các NQT cấp dưới. Việc phân quyền đem lại cho các NQT trách nhiệm lớn hơn trong việc lập kế hoạch, kiểm sốt các hoạt động và quyền truy cập thơng tin (Chenhall, 1986). Sự phân quyền trong doanh nghiệp thể hiện qua việc NQT cấp cao phân quyền cho cấp dưới trong việc ra quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động trong phạm vi trách nhiệm của họ. Phân quyền trong doanh nghiệp là cơ sở để hình thành hệ thống kế tốn trách nhiệm. Trung tâm trách nhiệm được hình thành dựa trên quyền và trách nhiệm của NQT đứng đầu trung tâm. Các NQT được đánh giá và khen thưởng dựa trên kết quả hoạt động của trung tâm do họ kiểm sốt. Như vậy, phân quyền là một yếu tố thúc đẩy các NQT sử dụng hiệu quả các nguồn lực để làm phát sinh các nhu cầu thơng tin phục vụ lập kế hoạch, kiểm sốt, đánh giá hiệu quả và ra quyết định. Các doanh nghiệp phân quyền thành cơng thường thiết kế hệ thống KTQT để cung cấp thơng tin phù hợp cho các NQT trong việc lập kế hoạch, kiểm sốt và ra quyết định (Abdel-Kader, 2008).
1.1.3.3. Quy mơ doanh nghiệp
Các nghiên cứu về KTQT trên thế giới đều coi quy mơ là một yếu tố cĩ ảnh hưởng quan trọng đến việc áp dụng KTQT trong các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp quy mơ lớn thường cĩ nhu cầu thơng tin quản trị nhiều hơn cũng như cĩ
tiềm lực tài chính để áp dụng KTQT. Quy mơ doanh nghiệp tăng thường gắn với sự kiểm sốt chặt chẽ về mơi trường và sự gia tăng các nguồn lực của tổ chức, cũng như việc tăng cường sử dụng các phương pháp kiểm sốt. Các cơng trình nghiên cứu được tiến hành ở các nước phát triển cũng đã chứng minh rằng, các doanh nghiệp lớn thường tăng cường sử dụng các phương pháp KTQT phức tạp hơn (Chenhall, 2007).
1.1.3.4. Cơng nghệ thơng tin
Trong thời đại bùng nổ khoa học kỹ thuật và cơng nghệ, cơng nghệ thơng tin cĩ ảnh hưởng và tác động mạnh mẽ đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội. Tác động của cơng nghệ thơng tin đến KTQT cũng khơng phải là một ngoại lệ. Các nghiên cứu đều cho thấy, cơng nghệ thơng tin cĩ ảnh hưởng mạnh mẽ đến hệ thống KTQT và việc áp dụng KTQT trong các doanh nghiệp. Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin và máy tính vào KTQT làm cho thơng tin được cung cấp kịp thời, phù hợp và hữu ích hơn (Abdel-Kader, 2006).
1.1.3.5. Sự quan tâm của NQT đến kế tốn quản trị
NQT là người trực tiếp sử dụng thơng tin KTQT để ra quyết định, do vậy nhu cầu sử dụng thơng tin của NQT cĩ ảnh hưởng quan trọng đến việc vận dụng KTQT trong các doanh nghiệp. Ngồi nhu cầu thơng tin, sự ủng hộ của NQT trong việc tiếp cận các kỹ thuật KTQT mới và vận dụng vào doanh nghiệp cũng là nhân tố tích cực ảnh hưởng đến sự vận dụng KTQT trong doanh nghiệp.
1.1.3.6. Trình độ nhân viên KTQT
Trong mơi trường tồn cầu hĩa, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và sự bùng nổ của cơng nghệ thơng tin, kiến thức cĩ ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự thành cơng của doanh nghiệp (Yang và cộng sự, 2006). Nhân viên KTQT phải thường xuyên cập nhật các kiến thức và kỹ thuật mới, vận dụng để thiết kế hệ
thống, xây dựng và thực hiện hệ thống kế tốn chi phí phù hợp nhằm hỗ trợ cho các NQT trong việc ra quyết định (Kaplan, 1995).
1.2. Nội dung KTQT tại các doanh nghiệp thương mại
Theo thơng tu 53/2006/TT-BTC của BTC về việc hướng dẫn áp dụng KTQT trong doanh nghiệp, “Nội dung chủ yếu, phổ biến của KTQT trong doanh nghiệp, gồm:
- KTQT chi phí và giá thành sản phẩm;
- KTQT bán hàng và kết quả kinh doanh;
- Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận;
- Lựa chọn thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định;
- Lập dự tốn ngân sách sản xuất, kinh doanh;
- KTQT một số khoản mục khác:
• KTQT tài sản cố định; • KTQT hàng tồn kho;
• KTQT lao động và tiền lương; • KTQT các khoản nợ.” [3]
Doanh nghiệp thương mại là những đơn vị kinh doanh được thành lập với mục đích thực hiện các hoạt động trong kinh doanh thương mại, tổ chức mua bán hàng hĩa nhằm mang lại lợi nhuận. Doanh nghiệp thương mại làm nhiệm vụ phát triển các nhu cầu sử dụng về hàng hĩa và dịch vụ trên thị trường từ đĩ đưa ra các phương án đáp ứng yêu cầu đĩ; là cầu nối trung gian giữa doanh nghiệp sản xuất và thị trường tiêu dùng; thực hiện nhiệm vụ nâng cao chất lượng của sản phẩm thơng qua việc tiếp thu ý kiến của khách hàng và đưa ra những sự thay đổi phù hợp với nhu cầu sử dụng của khách hàng. Doanh nghiệp thương mại phụ thuộc trực tiếp vào số lượng lợi nhuận của mình để cĩ thể tiếp tục thực hiện hoạt động sản xuất và kinh doanh do đĩ cần cĩ sự quản lý và cân đối sao cho phù hợp nhất thì mới cĩ thể hồn thành tốt được cơng việc này.
Để tạo ra lợi nhuận tối đa doanh nghiệp thương mại cần quan tâm nhất đến cơng tác bán hàng và quản lý chi phí. Xuất phát từ mục đích đĩ, nhu cầu thơng tin quản trị trong các doanh nghiệp thương mại cũng đặt trọng tâm vào doanh thu và các loại chi phí. Làm thế nào để tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí tối đa là nhiệm vụ của nhà quản trị. Do luận văn đi sâu vào tìm hiểu KTQT tại các doanh nghiệp thương mại nên các nội dung của KTQT được đề cập đến là KTQT doanh thu, phân loại chi phí trong doanh nghiệp thương mại, lập dự tốn ngân sách kinh doanh và phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận.
1.2.1. Ke tốn quản trị doanh thu
Theo chuẩn mực “Doanh thu và thu nhập” - chuẩn mực kế tốn Việt Nam, “Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kếtốn, phát sinh từ các hoạt động SXKD thơng thường của doanh nghiệp, gĩp phần làm tăng vốn chủ sở hữu” [2]. Doanh thu bao gồm doanh thu từ HĐKD thơng thường và doanh thu từ HĐTC. Thu nhập khác gồm các khoản thu khơng thường xuyên ngồi HĐKD thơng thường của doanh nghiệp.
Doanh thu trong doanh nghiệp phải được theo dõi riêng thành hai loại là doanh thu bán hàng ra bên ngồi và doanh thu bán hàng nội bộ. Trong mỗi loại lại chia thành các khoản mục: doanh thu bán hàng, doanh thu hàng hĩa bị chiết khấu, doanh thu hàng hĩa bị trả lại và doanh thu của hàng hĩa giảm giá.
Để xác định chính xác, đầy đủ KQKD và lập báo cáo KQKD theo yêu cầu của quản lý, doanh thu trong doanh nghiệp cũng phải được tổ chức kế tốn chi tiết cho từng loại hình kinh doanh, trong từng loại lại phải tổ chức kế tốn chi tiết theo từng loại sản phẩm, hàng hố dịch vụ, ...
Tuỳ thuộc vào phương thức bán hàng mà doanh thu cịn cần được tổ chức kế tốn chi tiết thành: Doanh thu bán hàng thu tiền ngay, Doanh thu bán hàng người mua chưa trả tiền, Doanh thu bán hàng trả gĩp, ...
Doanh thu bán hàng được phản ánh trên tài khoản 511. Để theo dõi chi tiết, TK 511 được mở thành các TK cấp 2, cấp 3, ...
Tồn bộ số tiền cịn phải thu của khách hàng cũng như tình hình thanh tốn của khách hàng được phản ánh tổng hợp trên TK 131 "Phải thu của khách hàng". TK 131 được mở chi tiết thành các TK cấp 2 riêng cho từng khách hàng. Việc theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, người mua trên sổ chi tiết giúp cho doanh nghiệp biết được số tiền cịn phải thu đối với từng khách hàng, thơng qua đĩ mà cĩ biện pháp đơn đốc kịp thời, để thu hồi đủ.
1.2.2. Phân loại chi phí trong doanh nghiệp thương mại
Chi phí là các hy sinh về lợi ích kinh tế, nĩ phản ánh các nguồn lực được doanh nghiệp sử dụng trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên quan điểm về chi phí cĩ sự khác biệt tương đối giữa KTTC và KTQT. Đối với KTTC: “Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế tốn dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu,” [2]. Theo định nghĩa này, chi phí được xem xét dưới gĩc độ một khoản mục trên BCTC, việc ghi nhận chi phí gắn với một kỳ kế tốn nhất định và phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế tốn. Chi phí trong DNTM thường đa dạng và phức tạp, cĩ những chi phí chỉ liên quan đến một đối tượng, cĩ những chi phí lại liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau, ... Vì thế, để quản lý, theo dõi và phân tích chi phí một cách đúng đắn nhất, kế tốn phải phân tách các chi phí thành từng nhĩm. Tuỳ theo mục đích cung cấp thơng tin mà kế tốn lựa chọn các tiêu chí để phân loại chi phí theo từng nhĩm phù hợp. Với DNTM, cĩ thể kể đến một số cách phân loại điển hình như sau:
1.2.2.1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Chi phí giá vốn hàng bán: Đối với các cơng ty thương mại, “giá vốn hàng bán là tổng các chi phí để hàng cĩ mặt tại kho gồm giá mua từ nhà cung cấp, bảo
hiểm, VAT, phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hĩa, các khoản hao hụt ngồi định mức phát sinh khi thu mua, ...” [8].
Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là “những chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hĩa, cung cấp dịch vụ bao gồm những chi phí về chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm; chi phí phải trả cho nhân viên bán hàng; các chi phí liên quan đến việc bảo quản, đĩng gĩi, vận chuyển; chi phí khuyến mãi; bảo hành, chi phí khấu hao các tài sản cố định cĩ liên quan, .” [8].
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là “những chi phí phát sinh trong họat động quản lý chung của doanh nghiệp nhu chi phí nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (luơng, phụ cấp, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,.); chi phí vật liệu văn phịng, cơng cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế mơn bài; các khoản dự phịng nợ phải thu khĩ địi; các dịch vụ mua ngồi (nhu điện, nuớc, điện thọai, fax, internet, bảo hiểm tài sản, chi phí phịng cháy chữa cháy, .) và các dịch vụ bằng tiền khác (nhu cơng tác phí, tiếp khách, hội nghị, ...)” [8].
1.2.2.2. Phân loại chi phí theo khả năng qui nạp chi phí vào các đối tượng chịu
phí
Theo cách phân loại này, chi phí trong doanh nghiệp thuong mại đuợc chia thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp là các chi phí “chỉ liên quan trực tiếp tới một đối tuợng chịu chi phí nhu một loại sản phẩm, một dịch vụ hoặc một hoạt động, ... tại một địa điểm nhất định” [8].
Chi phí gián tiếp là các chi phí “cĩ liên quan đến nhiều đối tuợng chịu chi phí nhu các loại sản phẩm khác nhau, các dịch vụ hoặc nhiều hoạt động, địa điểm khác nhau” [8].
Cách phân loại này cĩ ý nghĩa về mặt kỹ thuật kế tốn. Khi phát sinh các khoản chi phí gián tiếp, kế tốn cần lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý để cung cấp các thơng tin đáng tin cậy về chi phí của từng loại hàng hĩa, từng cửa hàng trong doanh nghiệp. Bên cạnh đĩ, việc phân loại chi phí thành trực tiếp và gián tiếp cịn cĩ ý nghĩa trong việc xác định hiệu quả hoạt động của các bộ phận hay việc tiết kiệm chi phí vì thuờng các chi phí trực tiếp cĩ thể xác định cách giảm thiểu đuợc hoặc dễ dàng giảm thiểu đuợc, cịn chi phí gián tiếp rất khĩ để tiết kiệm chi phí.
1.2.2.3. Phân loại chi phí theo theo mức độ kiểm sốt chi phí (theo thẩm
quyền
ra quyết định)
Theo cách phân loại này chi phí kinh doanh đuợc chia thành chi phí cĩ thể
kiểm sốt đuợc và chi phí khơng thể kiểm sốt đuợc. “Chi phí cĩ thể kiểm sốt
được là những chi phí mà NQT cĩ quyền quyết định hoặc cĩ ảnh huởng đáng kể tới
mức độ phát sinh chi phí. Chi phí khơng thể kiểm sốt được là những chi phí mà
NQT khơng cĩ quyền quyết định hoặc khơng cĩ ảnh huởng đáng kể tới mức độ phát sinh chi phí” [8].
Khi xem xét một khoản chi phí là kiểm sốt đuợc hay khơng kiểm sốt ta phải gắn với một cấp quản lý cụ thể. Cách phân loại chi phí này cĩ ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động, hiệu quả quản lý chi phí của từng cấp bậc, bộ phận trong doanh nghiệp.
1.2.2.4. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động
Theo cách phân loại này chi phí đuợc chia thành chi phí biến đổi, chi phí cố định, chi phí hỗn hợp.
Chi phí biến đổi cịn đuợc gọi là chi phí khả biến hay biến phí, là những chi phí kinh doanh thay đổi tỷ lệ thuận với luợng hàng bán ra. Thuờng các chi phí biến đổi là các chi phí trực tiếp nhu giá mua, chi phí bao gĩi - tính riêng cho sản phẩm, chi phí vận chuyển riêng cho từng loại hàng, nhĩm hàng, chi phí luơng theo sản
phẩm, ... Việc xác định chi phí biến đổi rất quan trọng đối với mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp, nĩ giúp doanh nghiệp kiểm sốt chi phí hiệu quả, gĩp phần làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hình 1.3. Đồ thị biến phí
Biến phí gồm nhiều loại khác nhau nhung cĩ thể chia thành hai loại cơ bản là biến phí tỷ lệ và biến phí cấp bậc:
- Biến phí tỷ lệ là biến phí hồn tồn tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động
- Biến phí cấp bậc là biến phí chỉ thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Các chi phí này chỉ biến đổi khi các hoạt động đã sự biến đổi đạt đến một
mức độ
cụ thể nào đĩ.
Chi phí cố định cịn đuợc gọi chi phí bất biến hay định phí: là những chi phí mà tổng số khơng thay đổi với sự biến động về khối luợng hàng bán. Tính cố định của chi phí này đuợc xét trên tổng thể chi phí của doanh nghiệp, nếu tính trên một sản phẩm thì chi phí này lại biến đổi và sự biến đổi của nĩ tỷ lệ nghịch với số luợng hàng bán. Trong phạm vi năng lực kinh doanh của doanh nghiệp, “mối quan hệ giữa chi phí và mức độ hoạt động là mối quan hệ tuyến tính và đuợc biểu thị là một đuờng thẳng. Với loại chi phí này thì doanh nghiệp cĩ hoạt động hay khơng vẫn
luơn tồn tại và khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp càng tăng thì chi phí cố định đơn vị càng giảm” [8].
Hình 1.4. Đồ thị định phí
Chi phí hỗn hợp là chi phí cĩ cả yếu tố biến đổi và yếu tố cố định. “Các chi phí hỗn hợp cần đuợc phân tách thành cố định và biến đổi khi phân tích chi phí vì chỉ khi phân tích đuợc thành cố định và biến đổi việc phân tích chi phí theo mối