2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty hiện nay đang tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán). Tại trụ sở chính của cơng ty là phịng kế tốn trung tâm cịn ở các chi nhánh cĩ tổ chức kế tốn riêng (gồm kế tốn bán hàng và kế tốn thanh tốn). ,_____I ______ , Kê tốn bán hàng Ke tốn thanh tốn Ketoan thanh tốn Kê tốn bán hàng và cơng nợ phãi thu ---1 -1
KTQT - 1 ; Kê tồn chi phĩ Ke tốn theo dɔj tồn kho và cược võ chai kẽt Hình 2.5. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn ở cơng ty TNHH MTV TM HABECO
Phịng kế tốn trung tâm cĩ nhiệm vụ:
- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của tồn cơng ty.
- Tổ chức thực hiện các phần hành cơng việc kế tốn phát sinh ở trụ sở chính và một số phần hành phát sinh ở chi nhánh
- Hướng dẫn, kiểm tra cơng việc kế tốn ở tất cả các đơn vị kế tốn cấp chi nhánh và các nhân viên kế tốn ở chi nhánh
- Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế tốn của các chi nhánh gửi lên; tổng hợp số liệu và lập báo cáo tổng hợp cho tồn cơng ty.
Bộ phận kế tốn ở chi nhánh cĩ nhiệm vụ:
đơn bán hàng, cược vỏ chai két cho khách; Rà sốt số liệu, chứng từ về cơng tác vận chuyển, bốc xếp, tồn kho tại kho chi nhánh; Tham gia đối chiếu cơng nợ, cược vỏ chai, két; Thực hiện các thủ tục tất tốn hợp đồng; Thực hiện hạch tốn kế tốn (thanh tốn và cơng nợ phải trả; doanh thu và cơng nợ phải thu, thuế); quản lý hồ sơ, chứng từ kế tốn liên quan đến hoạt động mua sắm, thanh tốn; ...
- Tổ chức lập báo cáo kế tốn, định kỳ gửi về phịng kế tốn trung tâm.
Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong phịng Tài chính kế tốn như sau:
Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc trong cơng tác: quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế tốn - thống kê; quản lý tài chính, tài sản; dự báo, phát hiện, ngăn ngừa và hạn chế rủi ro gắn liền với hoạt động của Cơng ty và các Chi nhánh.
Phĩ Phịng Tài chính - Kế tốn phụ trách Kế tốn tổng hợp và Kế tốn thuế
chịu trách nhiệm hỗ trợ Trưởng Phịng trong cơng tác: quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế tốn - thống kê; quản lý tài chính, tài sản; dự báo, phát hiện, ngăn ngừa và hạn chế rủi ro gắn liền với hoạt động của Cơng ty và các Chi nhánh; Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn thuế hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các nghĩa vụ thuế của Cơng ty đối với Nhà nước.
Phĩ Phịng Tài chính - Kế tốn phụ trách KTQT chịu trách nhiệm hỗ trợ Trưởng Phịng trong cơng tác: quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế tốn - thống kê; quản lý tài chính, tài sản; dự báo, phát hiện, ngăn ngừa và hạn chế rủi ro gắn liền với hoạt động của Cơng ty và các Chi nhánh.
Kế tốn thanh tốn chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn thanh tốn, TSCĐ và CCDC theo đúng quy chế hoạt động của Cơng ty và chức năng, nhiệm vụ của Phịng TC-KT.
cơng tác kế tốn bán hàng, doanh thu, cơng nợ phải thu theo đúng quy chế hoạt động của Cơng ty và chức năng, nhiệm vụ của Phịng TC-KT.
Kế tốn tiền lương và cơng nợ phải trả chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn tiền luơng, bảo hiểm các loại và cơng nợ phải trả theo đúng quy chế hoạt động của Cơng ty và chức năng, nhiệm vụ của Phịng TC-KT.
Kế tốn chi phí chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn chi phí theo đúng quy chế hoạt động của Cơng ty và chức năng, nhiệm vụ của Phịng TC- KT.
KTQTphần mềm, theo dõi tồn kho và cược vỏ chai két chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện cơng tác quản trị phần mềm, theo dõi tồn kho, cuợc vỏ chai két theo đúng quy chế hoạt động của Cơng ty và chức năng, nhiệm vụ của Phịng TC-KT.
2.1.5.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế tốn
Hệ thống chứng từ kế tốn của cơng ty do Phịng kinh doanh kết hợp với phịng Tài chính kế tốn xây dựng. Những chứng từ kế tốn cơ bản nhu hĩa đơn bán hàng, phiếu cuợc vỏ chai két, ủy nhiệm chi, ... đuợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn cịn các chứng từ phát sinh nhu hồ sơ thanh tốn các chuơng trình hỗ trợ thì tùy theo các quyết định mà phịng kinh doanh sẽ tiến hành xây dựng biểu mẫu sau đĩ gửi phịng tài chính kế tốn duyệt và ban hành.
2.1.5.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn
Hệ thống tài khoản kế tốn của cơng ty là hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Thơng tu số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 huớng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp.
Các tài khoản thuờng dùng tại cơng ty là: 112 - tiền gửi ngân hàng, 131 - phải thu khách hàng, 133 - thuế GTGT đuợc khấu trừ, 138 - phải thu khác, 141 - tạm ứng, 153- cơng cụ dụng cụ, 156 - hàng hĩa, 211- tài sản cố định, 242 - chi phí trả truớc, 244 - ký quỹ, ký cuợc dài hạn, 333 - thuế GTGT phải nộp, 335 - chi phí phải
trả, 336 - phải trả nội bộ, 338 - phải trả khác (trả hộ Tổng cơng ty, chiết khấu thương mại), 344 - nhận ký quỹ, ký cược dài hạn, 353 - khen thưởng phúc lợi, 334 - phải trả người lao động, 421 - lợi nhuận chưa phân phối,. 511 - doanh thu bán hàng, 515 - doanh thu hoạt động tài chính, 521 - chiết khấu thương mại, 611 - chi phí mua hàng, 632 - giá vốn, 641 - chi phí bán hàng, 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp, ...
2.1.5.4. Tổ chức hệ thống sổ kế tốn
Cơng ty ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung. Tồn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch tốn trên phần mềm kế tốn bán hàng online. Ở chi nhánh, bộ phận kế tốn chỉ chủ yếu hạch tốn hai nghiệp vụ chính là bán hàng và chi trả hỗ trợ. Cuối kỳ (tháng/quý/năm) kế tốn chi nhánh sẽ kết xuất các sổ sách kế tốn từ phần mềm ra, ký xác nhận và nộp về phịng kế tốn ở trụ sở cơng ty. Bộ phận kế tốn trung tâm hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh ở trụ sở chính như: chi phí quản lý doanh nghiệp, khấu hao tài sản cố định, chi lương cho cán bộ cơng nhân viên, thanh tốn cơng tác phí, thanh tốn cho đối tác, .. Cuối tháng/quý/năm, bộ phận kế tốn trung tâm sẽ tập hợp tồn bộ sổ sách, chứng từ kế tốn ở các chi nhánh và ở trụ sở lập báo cáo tài chính chung cho cả cơng ty.
2.1.5.5. Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế tốn
Hệ thống Báo cáo tài chính tại cơng ty áp dụng theo hệ thống báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp theo Thơng tư số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính gồm Bảng cân đối kế tốn; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngồi báo cáo tài chính, hệ thống báo cáo kế tốn của cơng ty cịn bao gồm các báo cáo KTQT, được lập theo yêu cầu của ban lãnh đạo cơng ty, thường là cuối mỗi tháng/quý/năm hoặc đột xuất theo từng chương trình xây dựng trong từng thời điểm cụ thể.
2.1.5.6. Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn
Tổ chức cơng tác kế tốn là một trong những nội dung quan trọng của cơng tác quản lý của cơng ty. Chất luợng của cơng tác kế tốn phụ thuộc trực tiếp vào khả năng, trình độ thành thạo, đạo đức nghề nghiệp, sự phân cơng, phân nhiệm hợp lý các thành viên trong bộ máy kế tốn. Cơng tác kiểm tra kế tốn trong nội bộ cơng ty thuờng do Giám đốc và kế tốn truởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo. Cuối mỗi tháng/quý/năm hoặc khi cĩ sự bàn giao quản lý giữa các bộ phận, phịng ban, chi nhánh, kế tốn truởng sẽ chỉ đạo các chuyên viên trong bộ máy kế tốn trung tâm triển khai đi kiểm tra cơng tác kế tốn tại các chi nhánh (chủ yếu là cơng tác bán hàng và chi trả hỗ trợ cho khách hàng). Việc kiểm tra cĩ thể đuợc tiến hành với tất cả các nội dung hoặc từng nội dung riêng biệt. Tùy theo yêu cầu mà cĩ thể kiểm tra định kỳ hay đột xuất, bất thuờng.
2.1.5.7. Tổ chức trang bị, ứng dụng cơng nghệ xử lý thơng tin trong cơng
tác kế
tốn
Cơng ty đã ứng dụng phần mềm kế tốn bán hàng ONLINE cho các Chi nhánh/Kho và tại Văn phịng Cơng ty từ năm 2013. Hệ thống phần mềm ONLINE bao gồm: Phần mềm bán hàng ONLINE tại chi nhánh/kho và tại Cơng ty TNHH một thành viên Thuơng mại HABECO và Phần mềm quản lý vỏ chai, két đồng bộ ONLINE
- Phần mềm bán hàng ONLINE cĩ các chức năng: quản lý hệ thống, kế tốn tổng hợp, tiền mặt tiền gửi ngân hàng, quản lý bán hàng và cơng nợ phải thu, quản
lý mua hàng và cơng nợ phải trả, quản lý hàng tồn kho, kết nối dữ liệu, thuế
giá trị
gia tăng
Hệ thống phần mềm được sử dụng tại cơng ty cĩ ưu điểm đơn giản trong cài đặt và quản lý, cho phép hoạt động liên tục 24/24, cĩ khả năng đáp ứng an tồn, bảo mật theo nhiều cấp độ, đáp ứng được hầu hết nhu cầu về nghiệp vụ và số liệu cho tát cả các phịng ban. Hiện tại cơng ty đang hồn thiện ưng dụng quản trị chi phí trên phần mềm.
2.2. Thực trạng KTQT tại cơng ty TNHH MTV TM HABECO
2.2.1. Ke tốn quản trị doanh thu tại cơng ty
a. Quy trình bán hàng hĩa tại các kho chi nhánh
Hàng ngày, tại các chi nhánh diễn ra hoạt động bán hàng các sản phẩm bia và nước tinh lọc cho đại lý. Tiền mua hàng sẽ được các đại lý chuyển khoản trước vào tài khoản của trụ sở chính tại cơng ty và được theo dõi chi tiết trên TK 131 (ứng trước tiền mua hàng của từng khách hàng). Sau khi khách hàng báo đã chuyển tiền ứng trước, kế tốn bán hàng vào trang chủ của ngân hàng down tiền về máy và cập nhật số tiền ứng trước này vào phần mềm. Chỉ khi nào khách hàng đã chuyển tiền ứng trước cho chi nhánh (nhận biết qua dữ liệu ngân hàng), kế tốn bán hàng mới tiến hành viết hĩa đơn trên phần mềm. Tuy nhiên cĩ một số trường hợp khách hàng chưa chuyển tiền hoặc số dư cịn lại trên tài khoản ứng trước khơng đủ, kế tốn bán hàng vẫn tiến hành viết hĩa đơn, ví dụ: khách hàng đã ra ngân hàng chuyển tiền (cĩ chụp lại ủy nhiệm chi gửi kế tốn) nhưng do trục trặc, tiền vẫn chưa về đến tài khoản của chi nhánh, kế tốn bán hàng viết hĩa đơn trước cho khách hàng xuống kho lấy hàng nhưng khi nào tiền về đến tài khoản của chi nhánh mới báo nhân viên giao nhận cho xe khách hàng ra khỏi kho.
Khi khách hàng báo số lượng bia cần mua (ví dụ: 100 hộp bia lon HN), kế tốn bán hàng đồng ý viết hĩa đơn sẽ tiến hành viết hĩa đơn trên phần mềm. Hĩa đơn bán hàng được lập thành 04 liên, 02 liên kế tốn bán hàng lưu lại, 02 liên gửi khách hàng mang xuống kho lấy hàng (trong đĩ một liên đỏ cĩ đĩng dấu chi nhánh).
Khách hàng mang 02 liên hĩa đơn xuống gặp bộ phận giao nhận. Ở đây sẽ cĩ nhiều nhân viên giao nhận, mỗi nhân viên giao nhận sẽ phụ trách xuất một mã sản phẩm khác nhau (bia chai, bia lon, nuớc tinh lọc, ...). Sau khi nhận hai liên hĩa đơn từ khách hàng, nhân viên giao nhận kiểm tra hĩa đơn cĩ đầy đủ số luợng, chủng loại, chữ ký của kế tốn bán hàng, chữ ký của khách hàng và dấu chi nhánh. Khi đã đầy đủ các thơng tin, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành xuất hàng cho khách hàng theo đúng số luợng, chủng loại trong hĩa đơn. Khi khách hàng đã kiểm đếm nhận đủ hàng, nhân viên giao nhận sẽ ký vào 02 liên hĩa đơn, trả 01 liên đỏ lại cho khách hàng. Trong truờng hợp khách hàng chua chuyển đủ tiền mà kế tốn bán hàng vẫn viết hĩa đơn và cho khách hàng xuống kho lấy hàng, nhân viên giao nhận sẽ gọi điện cho kế tốn bán hàng kiểm tra lại xem tiền đã về tài khoản của chi nhánh chua, nếu tiền đã về sẽ cho xe khách hàng ra khỏi kho, nếu tiền chua về thì sẽ báo xe khách hàng ở lại chờ. Đến cuối ngày nếu tiền vẫn chua về, kế tốn sẽ hủy hĩa đơn bán hàng, nhân viên giao nhận sẽ yêu cầu xe khách hàng dỡ hàng hĩa xuống trả lại kho.
Sau khi xe khách hàng ra khỏi kho qua chốt bảo vệ, nhân viên bảo vệ sẽ tiến hành kiểm đếm lại số luợng và chủng loại hàng hĩa trên xe xem cĩ trùng khớp với hĩa đơn đỏ khơng. Nếu trùng khớp, nhân viên bảo vệ sẽ đĩng dấu xác nhận trên hĩa đơn, ghi lại mã số khách hàng, biển số xe và mã sản phẩm vào sổ theo dõi và để khách hàng rời khỏi chi nhánh. Sở dĩ phải ghi lại các thơng tin trên vào sổ theo dõi để khi xảy ra vấn đề nhân viên giao nhận phát sai hàng hoặc kế tốn bán hàng viết nhầm hĩa đơn sẽ cĩ cơ sở để đối chiếu.
Cuối ngày thủ kho sẽ tập hợp các liên hĩa đơn của nhân viên giao nhận lại, tiến hành nhập số luợng hàng bán trong ngày lên phần mềm, tính tốn ra số luợng hàng hĩa cịn lại duới kho. Các nhân viên giao nhận sẽ kiểm đếm lại hàng hĩa cuối ngày để đối chiếu với số luợng thủ kho nhập vào phần mềm. Kế tốn bán hàng đối chiếu số luợng xuất hĩa đơn với số luợng tổng nhân viên giao nhận gửi về xem cĩ truờng hợp nào đã xuất hĩa đơn mà khách hàng chua lấy hàng khơng. Nếu các số
liệu đều trùng khớp và khơng cĩ truờng hợp gửi kho, kế tốn bán hàng và thủ kho sẽ gửi số liệu về trụ sở cơng ty.
b. Quy trình ghi nhận doanh thu
Tài khoản doanh thu bán hàng cơng ty sử dụng là TK 511111 - Doanh thu bán hàng hĩa: Nội địa tại cơng ty; TK cấp cao của TK 511111 là TK 51111 - Doanh thu bán hàng hĩa: Nội địa và trên đĩ là TK 5111 - Doanh thu bán hàng hĩa. Truớc đây cơng ty cĩ chia TK 5111 ra thành TK 511111, 511112, ... để theo dõi doanh thu tại từng chi nhánh, tuy nhiên sau này kế tốn đều theo dõi số liệu doanh thu dựa trên phần mềm nên tài khoản doanh thu bán hàng ra ngồi cơng ty của tất cả các chi nhánh đều là TK 5111111.
Tuơng tự tài khoản phải thu khách hàng tại cơng ty là TK 1311111 - Phải thu ngắn hạn KH: Hđ SXKD (VND) tại cơng ty.
Ví dụ đối với khách hàng cơng ty trách nhiệm hữu hạn Hiền Dũng My - mã số 910068, sáng ngày 06/2/2018, đã ứng truớc 300.000.000, chuyển vào tài khoản ngân hàng của cơng ty:
Nợ TK 11211: 300.000.000
Cĩ TK 131(910068): 300.000.000
Sau khi khách hàng đã ứng tiền và báo số luợng bia cần mua (ví dụ: 150 hộp bia lon Trúc Bạch), kế tốn tiến hành viết hĩa đơn bán hàng, hạch tốn doanh thu và chi phí nhu sau:
Nợ TK 1311111 : 37.766.850
Cĩ TK 511111: 34.333.500 Cĩ TK 333111: 3.433.350
Nợ TK 63211 : 32.088.000
(HluNG TỪ DlEN GIAI TK ĐĨI ỨNG PHẤT SINHNỢ PHÁT SINH CĨ NGÀY SỐ 06/02/2018 UNC 150001001314 MBO 11211 0 300.000.00 06/02/2018 UNC 150001001371 MBO 11211 0 100.000.00 06/02/2018 UNC 150001001390 MBO 11211 0 150.000.00 06/02/2018 HD 36 00225 511111 37.796.400 06/02/2018 HD 36 00225 333111 3.779.800 06/02/2018 HD 37 00225 511111 62.776.000 06/02/2018 HD 37 00225 333111 6.277.600 06/02/2018 HD 38 00225 511111 34.333.500 CHỨNGTỨ KHÁCH HÀNG DIỀN GIÃI TK Đ. ỨN số PHÁT SINH NGÀ Y SỔ NỢ CĨ 06 02 2018 HDA 0022525 Cĩng ty tt ch nhi m h u h n SC Hà N j- ả ệ ữ ạ ộ