Chi phí là các hy sinh về lợi ích kinh tế, nĩ phản ánh các nguồn lực được doanh nghiệp sử dụng trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên quan điểm về chi phí cĩ sự khác biệt tương đối giữa KTTC và KTQT. Đối với KTTC: “Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế tốn dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu,” [2]. Theo định nghĩa này, chi phí được xem xét dưới gĩc độ một khoản mục trên BCTC, việc ghi nhận chi phí gắn với một kỳ kế tốn nhất định và phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế tốn. Chi phí trong DNTM thường đa dạng và phức tạp, cĩ những chi phí chỉ liên quan đến một đối tượng, cĩ những chi phí lại liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau, ... Vì thế, để quản lý, theo dõi và phân tích chi phí một cách đúng đắn nhất, kế tốn phải phân tách các chi phí thành từng nhĩm. Tuỳ theo mục đích cung cấp thơng tin mà kế tốn lựa chọn các tiêu chí để phân loại chi phí theo từng nhĩm phù hợp. Với DNTM, cĩ thể kể đến một số cách phân loại điển hình như sau:
1.2.2.1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Chi phí giá vốn hàng bán: Đối với các cơng ty thương mại, “giá vốn hàng bán là tổng các chi phí để hàng cĩ mặt tại kho gồm giá mua từ nhà cung cấp, bảo
hiểm, VAT, phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hĩa, các khoản hao hụt ngồi định mức phát sinh khi thu mua, ...” [8].
Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là “những chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hĩa, cung cấp dịch vụ bao gồm những chi phí về chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm; chi phí phải trả cho nhân viên bán hàng; các chi phí liên quan đến việc bảo quản, đĩng gĩi, vận chuyển; chi phí khuyến mãi; bảo hành, chi phí khấu hao các tài sản cố định cĩ liên quan, .” [8].
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là “những chi phí phát sinh trong họat động quản lý chung của doanh nghiệp nhu chi phí nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (luơng, phụ cấp, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,.); chi phí vật liệu văn phịng, cơng cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế mơn bài; các khoản dự phịng nợ phải thu khĩ địi; các dịch vụ mua ngồi (nhu điện, nuớc, điện thọai, fax, internet, bảo hiểm tài sản, chi phí phịng cháy chữa cháy, .) và các dịch vụ bằng tiền khác (nhu cơng tác phí, tiếp khách, hội nghị, ...)” [8].
1.2.2.2. Phân loại chi phí theo khả năng qui nạp chi phí vào các đối tượng chịu
phí
Theo cách phân loại này, chi phí trong doanh nghiệp thuong mại đuợc chia thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp là các chi phí “chỉ liên quan trực tiếp tới một đối tuợng chịu chi phí nhu một loại sản phẩm, một dịch vụ hoặc một hoạt động, ... tại một địa điểm nhất định” [8].
Chi phí gián tiếp là các chi phí “cĩ liên quan đến nhiều đối tuợng chịu chi phí nhu các loại sản phẩm khác nhau, các dịch vụ hoặc nhiều hoạt động, địa điểm khác nhau” [8].
Cách phân loại này cĩ ý nghĩa về mặt kỹ thuật kế tốn. Khi phát sinh các khoản chi phí gián tiếp, kế tốn cần lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý để cung cấp các thơng tin đáng tin cậy về chi phí của từng loại hàng hĩa, từng cửa hàng trong doanh nghiệp. Bên cạnh đĩ, việc phân loại chi phí thành trực tiếp và gián tiếp cịn cĩ ý nghĩa trong việc xác định hiệu quả hoạt động của các bộ phận hay việc tiết kiệm chi phí vì thuờng các chi phí trực tiếp cĩ thể xác định cách giảm thiểu đuợc hoặc dễ dàng giảm thiểu đuợc, cịn chi phí gián tiếp rất khĩ để tiết kiệm chi phí.
1.2.2.3. Phân loại chi phí theo theo mức độ kiểm sốt chi phí (theo thẩm
quyền
ra quyết định)
Theo cách phân loại này chi phí kinh doanh đuợc chia thành chi phí cĩ thể
kiểm sốt đuợc và chi phí khơng thể kiểm sốt đuợc. “Chi phí cĩ thể kiểm sốt
được là những chi phí mà NQT cĩ quyền quyết định hoặc cĩ ảnh huởng đáng kể tới
mức độ phát sinh chi phí. Chi phí khơng thể kiểm sốt được là những chi phí mà
NQT khơng cĩ quyền quyết định hoặc khơng cĩ ảnh huởng đáng kể tới mức độ phát sinh chi phí” [8].
Khi xem xét một khoản chi phí là kiểm sốt đuợc hay khơng kiểm sốt ta phải gắn với một cấp quản lý cụ thể. Cách phân loại chi phí này cĩ ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động, hiệu quả quản lý chi phí của từng cấp bậc, bộ phận trong doanh nghiệp.
1.2.2.4. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động
Theo cách phân loại này chi phí đuợc chia thành chi phí biến đổi, chi phí cố định, chi phí hỗn hợp.
Chi phí biến đổi cịn đuợc gọi là chi phí khả biến hay biến phí, là những chi phí kinh doanh thay đổi tỷ lệ thuận với luợng hàng bán ra. Thuờng các chi phí biến đổi là các chi phí trực tiếp nhu giá mua, chi phí bao gĩi - tính riêng cho sản phẩm, chi phí vận chuyển riêng cho từng loại hàng, nhĩm hàng, chi phí luơng theo sản
phẩm, ... Việc xác định chi phí biến đổi rất quan trọng đối với mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp, nĩ giúp doanh nghiệp kiểm sốt chi phí hiệu quả, gĩp phần làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hình 1.3. Đồ thị biến phí
Biến phí gồm nhiều loại khác nhau nhung cĩ thể chia thành hai loại cơ bản là biến phí tỷ lệ và biến phí cấp bậc:
- Biến phí tỷ lệ là biến phí hồn tồn tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động
- Biến phí cấp bậc là biến phí chỉ thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Các chi phí này chỉ biến đổi khi các hoạt động đã sự biến đổi đạt đến một
mức độ
cụ thể nào đĩ.
Chi phí cố định cịn đuợc gọi chi phí bất biến hay định phí: là những chi phí mà tổng số khơng thay đổi với sự biến động về khối luợng hàng bán. Tính cố định của chi phí này đuợc xét trên tổng thể chi phí của doanh nghiệp, nếu tính trên một sản phẩm thì chi phí này lại biến đổi và sự biến đổi của nĩ tỷ lệ nghịch với số luợng hàng bán. Trong phạm vi năng lực kinh doanh của doanh nghiệp, “mối quan hệ giữa chi phí và mức độ hoạt động là mối quan hệ tuyến tính và đuợc biểu thị là một đuờng thẳng. Với loại chi phí này thì doanh nghiệp cĩ hoạt động hay khơng vẫn
luơn tồn tại và khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp càng tăng thì chi phí cố định đơn vị càng giảm” [8].
Hình 1.4. Đồ thị định phí
Chi phí hỗn hợp là chi phí cĩ cả yếu tố biến đổi và yếu tố cố định. “Các chi phí hỗn hợp cần đuợc phân tách thành cố định và biến đổi khi phân tích chi phí vì chỉ khi phân tích đuợc thành cố định và biến đổi việc phân tích chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động mới phát huy đuợc hiệu quả” [8]. Cĩ nhiều phuơng pháp đế phân tách chi phí hỗn hợp, điển hình nhu: phuơng pháp biểu đồ phân tán, phuơng pháp cực đại - cực tiểu, phuơng pháp bình phuơng nhỏ nhất, phuơng pháp hồi qui bội, ...
Việc phân loại chi phí theo mức độ hoạt động giúp NQT cĩ cách nhìn nhận chi phí, sản lượng và lợi nhuận để cĩ những quyết định quản lý phù hợp về số lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ, về giá bán sản phẩm trong từng giai đoạn cụ thể, về việc nhận đơn đặt hàng mới với giá thấp hơn giá đang bán, ...