Nhận diện rủi ro hay xác định rủi ro nhằm nhận diện những rủi ro tiềm ẩn, những sự cố rủi ro trong hoạt động TTQT tại BIDV. Xác định các dấu hiệu rủi ro tác nghiệp gồm các nội dung: nguy cơ rủi ro, nguyên nhân gây ra rủi ro, đối tượng gây rủi ro, mức độ rủi ro.
hệ khách hàng, Ban Quản lý tín dụng, Ban/Phòng Quản lý rủi ro tín dụng, Trung tâm tác nghiệp tài trợ thương mại, phòng thanh toán quốc tế thực hiện nhận diện các rủi ro theo các nhóm rủi ro cụ thể được BIDV quy định như sau:
• Nhóm dấu hiệu rủi ro tác nghiệp:
Lãnh đạo các phòng, ban các đơn vị kể trên chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát cán bộ trong phòng, ban để đánh giá về năng lực, kinh nghiệm, đạo đức của cán bộ.
Rủi ro tác nghiệp xuất phát phần lớn từ yếu tố con người. Do vậy, theo sát quá trình công tác của cán bộ là yếu tố quan trọng để kịp thời nhận diện rủi ro tác nghiệp. Trong nhiều trường hợp, rủi ro tác nghiệp phát sinh do thiếu sự kiểm soát kịp thời, sự sơ suất, thiếu trách nhiệm hoặc hành động lừa đảo cố ý của cán bộ đã gây ra những rủi ro và dẫn đến thiệt hại cho ngân hàng.
Bên cạnh việc giám sát quá trình công tác của nhân viên, lãnh đạo các đơn vị phải tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên hoạt động hiệu quả nhất. Muốn vậy, lãnh đạo các đơn vị phải hiểu rõ năng lực của cán bộ, có sự phân công công việc hợp lý theo năng lực, nguyện vọng của cán bộ. Chỉ khi có sự phân công hợp lý thì mới phát huy được năng lực của cán bộ, nâng cao hiệu quả công việc, giảm sai sót, lỗi tác nghiệp và giảm rủi ro tác nghiệp.
• Dấu hiệu rủi ro liên quan đến cơ chế, chính sách, qui định:
Các đơn vị thực hiện rà soát cơ chế, chính sách, quy định hiện hành nhằm phát hiện dấu hiệu rủi ro. Công tác này phải thực hiện thường xuyên để kịp thời phát hiện ra những điểm thiếu hoặc qui định chưa đầy đủ, chưa chặt chẽ, chưa cập nhật với tình hình kinh tế thị trường và các chính sách pháp luật mới ban hành, có kẽ hở tạo điều kiện cho kẻ xấu lợi dụng, gây tổn thất cho ngân hàng hoặc những văn bản, qui định có sự chồng chéo, hoặc không thể thực hiện, những bất hợp lý, gây khó khăn cho người thực hiện.
• Dấu hiệu rủi ro liên quan đến gian lận nội bộ:
Gian lận nội bộ là một trong những nguyên nhân quan trọng gây rủi ro trong hoạt động TTQT tại BIDV. Thực tế hàng năm đều đã xảy ra các trường hợp một số cán bộ lợi dụng chức quyền để thực hiện trục lợi cá nhân, gây ra những tổn thất cho ngân hàng về cả vật chất và uy tín. Do vậy, gian lận nội bộ là một trong những dấu hiệu rủi ro được các đơn vị tại BIDV thường xuyên đề cao cảnh giác, phát hiện những dấu hiệu rủi ro như cán bộ tự thực hiện hoặc cấu kết với khách hàng để thực hiện các hoạt động phạm pháp nhằm mục đích chiếm đoạt tài sản, huỷ hoại uy tín của ngân hàng.
• Dấu hiệu rủi ro liên quan đến gian lận bên ngoài:
Các đơn vị chức năng nhận diện những dấu hiệu rủi ro do các hành động có ý định gian lận, biển thủ tài sản, không tuân thủ pháp luật của khách hàng. Để kịp thời nhận diện được các rủi ro này, các đơn vị tại BIDV luôn cố gắng nắm rõ thông tin về khách hàng qua nhiều nguồn tin, hiểu rõ khách hàng. Ban/phòng quan hệ khách hàng có vai trò quan trọng trong việc nhận diện các rủi ro liên quan đến gian lận bên ngoài do đây là đầu mối tiếp xúc với khách hàng của BIDV.
• Dấu hiệu rủi ro liên quan đến quá trình xử lý công việc:
Các đơn vị thực hiện theo dõi, thống kê đầy đủ, thường xuyên các lỗi, sai sót phát sinh trong quá trình xử lý công việc, xác định các dấu hiệu rủi ro như: Thực hiện nghiệp vụ không được ủy quyền, vượt thẩm quyền; thực hiện không đúng, không đầy đủ chức trách nhiệm vụ được giao, không bảo vệ lợi ích chính đáng tối đa cho BIDV trong điều kiện có thể thực hiện được; không tuân thủ quy định, qui trình; kiểm soát không chặt chẽ...Các lỗi, sai sót này được phát hiện sớm để có các biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời, hạn chế rủi ro.
• Dấu hiệu rủi ro liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin:
Tất cả các đơn vị chức năng liên quan trực tiếp và gián tiếp đến hệ thống Công nghệ thông tin theo dõi sự hoạt động của hệ thống (bao gồm: Phần cứng, hệ thống bảo mật, thiết bị mạng, đường truyền, phần mềm nghiệp vụ...), thống kê, theo dõi đầy đủ các lỗi, sai sót, các sự cố của hệ thống công nghệ thông tin làm ảnh hưởng đến hoạt động.
Nghiệp vụ TTQT của BIDV phụ thuộc nhiều vào hệ thống công nghệ thông tin của ngân hàng. Quá trình tiếp nhận hồ sơ và đề xuất TTQT của bộ phận khách hàng sử dụng tới hệ thống quản lý thông tin khách hàng, hệ thống quản lý hạn mức của khách hàng. Quá trình phê duyệt đề xuất của bộ phận quản trị rủi ro liên quan tới hệ thống quản lý thông tin, các phần mềm tính toán số liệu rủi ro, thẩm định dự án.. ..Quátrình tác nghiệp TTQT sử dụng hệ thống ngân hàng tích hợp SIBS, chương trình quản lý phân hệ tiền gửi, tiền vay, hệ thống viễn thông tài chính liên ngân hàng thế giới (swift). Việc hoạt động sai sót hoặc không hoạt động của một trong các bộ phận của hệ thống ngân hàng gây ra những rủi ro lớn cho hoạt động ngân hàng. Theo thống kê của bộ phận quản trị hệ thống BIDV, trung bình mỗi ngày phát hiện 13.500 con virus, gần 40 spyware, và khoảng 67000 thư rác xâm nhập vào hệ thống. Do vậy, an ninh hệ thống công nghệ của thông tin luôn được các đơn vị coi trọng và thực hiện giám sát chặt chẽ.
• Nhóm rủi ro tín dụng:
Bộ phận quan hệ khách hàng, bộ phận quản trị rủi ro thực hiện giao dịch TTQT chịu trách nhiệm theo dõi, nhận diện kịp thời các dấu hiệu rủi ro tín dụng.
Ngay khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị TTQT từ khách hàng, các bộ phận này phải nhạy bén, kịp thời phát hiện các trường hợp cầu vay vốn tăng cao so với doanh thu, vòng quay vốn chậm... Một số trường hợp khách hàng đề nghị
TTQT tại BIDV gặp khó khăn về tài chính, nhu cầu vay vốn tăng không phải phục vụ cho nhu cầu xuất nhập khẩu mà để trả nợ, đảo nợ. Đây là một trong những dấu hiệu rủi ro tín dụng trong hoạt động TTQT đã được BIDV ghi nhận và lưu ý phát hiện.
Sau khi giải ngân, bộ phận Quan hệ khách hàng và Quản trị rủi ro tín dụng tiếp tục theo dõi, kịp thời phát hiện các trường hợp doanh nghiệp sử dụng vốn sai mục đích, có sự thay đổi cơ cấu quản trị, ban lãnh đạo doanh nghiệp, biến động giá thị trường của hàng hóa nhập khẩu được sử dụng làm tài sản đảm bảo trong giao dịch tài trợ nhập khẩu, doanh nghiệp được tài trợ có các khoản phải thu lớn, xuất hiện những khoản thu khó đòi... Đây cũng là các dấu hiệu rủi ro tín dụng quan trọng được BIDV lưu ý theo dõi, phát hiện.
• Dấu hiệu rủi ro liên quan đến giao dịch thương mại quốc tế:
Trong quá trình tác nghiệp TTQT, Trung tâm tác nghiệp tài trợ thương mại hoặc bộ phận thanh toán quốc tế tại chi nhánh chủ động phát hiện các dấu hiệu rủi ro trong các trường hợp nội dung giao dịch thương mại quốc tế không phù hợp với thông lệ quốc tế, đối tác xuất nhập khẩu các sản phẩm hoặc thị trường lạ hoặc có cấm vận, hồ sơ giao dịch không đảm bảo... Một số trường hợp, cán bộ thanh toán quốc tế đã phát hiện và ngăn chặn được rủi ro từ việc hồ sơ xuất khẩu giả mạo nhằm vay vốn chiết khấu của ngân hàng, đề nghị tài trợ nhập khẩu bằng phương thức LC nhưng chứng từ về ngân hàng không có vận đơn theo lệnh ngân hàng, ngân hàng không kiểm soát được hàng hóa...
Trên cơ sở các dấu hiệu rủi ro được xác định, các đơn vị báo cáo Ban thuộc khối quản lý rủi ro và tổ chức thảo luận với các Ban quản lý rủi ro và với lãnh đạo các đơn vị chức năng để xác định các rủi ro tiềm ẩn của các đơn vị, từ đó có phương án xử lý để phòng, giảm nhẹ rủi ro. Việc báo cáo dấu hiệu rủi ro cũng được thực hiện định kỳ phục vụ cho công tác quản lý, tổng kết,
cập nhật bộ dấu hiệu rủi ro TTQT cho hệ thống để nâng cao khả năng phát hiện dấu hiệu rủi ro.