Có thể nói rủi ro tác nghiệp là rủi ro có tần suất nhiều nhất, có ảnh hưởng sâu và rộng nhất đối với bất cứ một ngân hàng nào, dù là với quy mô lớn hay quy mô nhỏ. Chính vì vậy, BIDV đã nghiên cứu và đưa ra rất nhiều quy định về quản lý rủi ro tác nghiệp (QLRRTN), trong đó có hoạt động TTQT. Tuy đã áp dụng quy trình QLRRTN tương đối chặt chẽ, được chỉnh sửa và cập nhật thường xuyên, nhưng các rủi ro về tác nghiệp vẫn xảy ra trong các năm qua, đặc biệt là năm 2008. Các rủi ro tác nghiệp chủ yếu xuất phát từ các L/C xuất nhập khẩu, vốn chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động TTQT của BIDV. Số lượng rủi ro tác nghiệp do L/C xuất nhập khẩu chiếm đến 82,61% trong tổng số 200 rủi ro phát sinh trong giai đoạn 2006 - 2010.
số các rủi ro phát sinh từ 2006 - 2010. Điều này phản ánh lượng giao dịch thấp của hoạt động nhờ thu.
Trong số các nguyên nhân dẫn đến rủi ro tác nghiệp, nguyên nhân do quá trình xử lý công việc chiếm tới 78,6% với 157 trường hợp rủi ro phát sinh trong từ 2006-2010. Điều này có thể kết luận rằng, mặc dù việc áp dụng các thông lệ quốc tế và các quy tắc thực hành cũng như các quy trình TTQT, quy trình kiểm tra kiểm soát rủi ro, nhưng những rủi ro do xử lý công việc vẫn xảy ra và chiếm tỷ trọng lớn trong BIDV.
Các nguyên nhân còn lại chiếm tỷ trọng 21,7% với 43 trường hợp, trong đó do cơ chế, chính sách, quy định về TTQT chiếm 13% với 26 trường hợp và do hệ thống công nghệ thông tin chiếm 4,5% với 9 trường hợp. Đây là các rủi ro diễn ra với tần suất thấp và chỉ phát sinh trong một số tình huống nhất định. Trong số các nguyên nhân trên, rủi ro do gian lận nội bộ và gian lận bên ngoài không phát sinh, cho thấy công tác huấn luyện tư tưởng cho cán bộ cũng như tìm hiểu khách hàng của BIDV được thực hiện khá tốt.
Thực trạng hạn chế rủi ro tác nghiệp trong TTQT giai đoạn 2006 - 2010 tại BIDV như sau:
2.3.1.1 Hạn chế rủi ro trong phương thức tín dụng chứng từ nhập khẩu
Phương thức tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán được sử dụng rộng rãi nhất trong hoạt động TTQT tại BIDV. Tuy rằng đây là một phương thức được đánh giá là tương đối an toàn, dung hoà được quyền lợi của các bên tham gia nhưng đây cũng là phương thức thanh toán mang lại cho ngân hàng nhiều rủi ro nhất trong các phương thức thanh toán được sử dụng trong hoạt động TTQT. Trong phương thức này, trách nhiệm của ngân hàng phát hành là lớn nhất, kỹ thuật phức tạp nhất, đòi hỏi các bên liên quan phải thực sự am hiểu về nghiệp vụ ngoại thương từ việc ký kết hợp đồng, quy định các điều khoản
giao hàng, vận tải, bảo hiểm... cũng như quy định của UCP 600 và các thông lệ quốc tế. Việc thanh toán theo thư tín dụng hoàn toàn dựa vào chứng từ, tách rời hàng hoá và hợp đồng. Do vậy, nhà nhập khẩu cần phải biết quy định các điều kiện, điều khoản của thư tín dụng như thế nào để phản ánh được đầy đủ và chính xác các quy định trong hợp đồng, đảm bảo rằng thông qua các chứng từ xuất trình có thể kiểm soát được việc thực hiện nghĩa vụ giao hàng của nhà xuất khẩu. Do vậy có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra nếu như ngân hàng phát hành không thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình.
Một số rủi ro tác nghiệp phát sinh trong hoạt động L/C nhập khẩu điển hình trong thời gian từ 2006 - 2010 cụ thể như sau:
Trong một số trường hợp, cán bộ TTQT chưa tuân thủ nghiêm túc quy định của UCP 600, gây thiệt hại cho ngân hàng như thông báo bất đồng quá thời hạn quy định của UCP 600. Có thể đưa ra một trường hợp rõ nét về vấn đề này, đó là:
Ngày 05/07/2006, cán bộ TTQT nhận được bộ chứng từ đòi tiền theo thư tín dụng từ ngân hàng chiết khấu là ngân hàng Deutsche Bank Singapore nhưng không kiểm tra ngay, để quá thời hạn 5 ngày làm việc theo quy định của UCP 600. Khi nhận được điện tra soát của ngân hàng chiết khấu vì chưa thanh toán, kiểm tra lại hồ sơ mới phát hiện ra bộ chứng từ bị quên. Mặc dù chứng từ có lỗi bất đồng là giao hàng muộn nhưng BIDV đã mất quyền từ chối chứng từ bất đồng. Trong trường hợp này, về nguyên tắc, BIDV phải tự thanh toán cho ngân hàng chiết khấu bằng tiền của ngân hàng và chịu rủi ro vì nhà nhập khẩu hoàn toàn có quyền từ chối nhận chứng từ. Tuy nhiên, do khách hàng thực sự cần lô hàng để sản xuất, và lỗi bất đồng của bộ chứng từ không làm ảnh hưởng đến chất lượng của lô hàng, nên cuối cùng, sau khi đàm phán với ngân hàng, họ cũng đã đồng ý thanh toán và đi nhận hàng. BIDV
phải trả một khoản tiền phạt chậm thanh toán cho ngân hàng chiết khấu với phí tổn là 250 USD tính cho số ngày bị chậm thanh toán. Không những bị mất tiền phạt chậm thanh toán, uy tín của BIDV đối với khách hàng trong nước còn bị giảm sút, dẫn đến việc khách hàng mất niềm tin vào ngân hàng.
Để khắc phục và hạn chế rủi ro tác nghiệp do kiểm tra chứng từ quá thời hạn 5 ngày làm việc theo quy định của UCP 600, BIDV đã yêu cầu các cán bộ tác nghiệp lập báo cáo và liệt kê tất cả các chứng từ do ngân hàng nước ngoài gửi về theo tuần để theo dõi và kiểm soát. Đồng thời, BIDV thực hiện đăng ký chỉ tiêu ISO 9001:2008 trong hoạt động TTQT, theo đó, thời gian để kiểm tra chứng từ tối đa là 2 ngày làm việc sau ngày chứng từ được gửi về. Với các biện pháp trên, số lượng rủi ro do cán bộ quên không kiểm tra chứng từ đã giảm rõ rệt.
Trong một trường hợp khác, cán bộ TTQT đã kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu và thông báo bất đồng không hợp lệ cho khách hàng:
Ngày 05/03/2007, một cán bộ TTQT nhận được bộ chứng từ trả ngay theo L/C từ ngân hàng Bank of China. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, cán bộ TTQT phát hiện có 3 lỗi bất đồng, trong đó có lỗi xuất trình chứng từ muộn. Tuy nhiên, trong điện từ chối gửi ngân hàng xuất trình và thông báo gửi khách hàng, cán bộ lại ghi thành lỗi L/C hết hạn và từ chối thanh toán để chờ chỉ thị từ khách hàng. Ngày hôm sau, cán bộ TTQT đã phát hiện ra lỗi này và gửi thêm 1 điện thông báo rằng lỗi bất đồng ghi trong điện trước là sai và thông báo lại lỗi bất đồng. Tuy nhiên, ngân hàng xuất trình đã dựa vào 1 điều khoản trong UCP 600, trong đó có nêu ngân hàng phát hành chỉ được bắt lỗi bất đồng 1 lần, nếu bắt lỗi sai sẽ bị mất quyền từ chối bộ chứng từ. Vi vậy, BIDV đã bị mất quyền từ chối bộ chứng từ và buộc phải thanh toán trong vòng 5 ngày làm việc. Khi BIDV thông báo lại cho khách hàng, khách hàng
này đã dựa vào thông báo bất đồng lần trước để từ chối thanh toán. Không còn cách nào khác, BIDV đã phải tự trích tiền để thanh toán cho ngân hàng nước ngoài trong vòng 5 ngày làm việc. Sau đó 15 ngày, khách hàng mới đồng ý thanh toán khi hàng về đến cảng. Khi đó, BIDV đã bị mất một khoản tiền lãi 130 USD do đã phải ứng trước cho khách hàng khi thanh toán trước 15 ngày.
Các rủi ro tác nghiệp do cán bộ kiểm tra không kỹ bộ chứng từ, hoặc báo lỗi bất đồng sai cho ngân hàng nước ngoài và khách hàng... là do trình độ cán bộ được đào tạo chưa tốt, hoặc do sơ suất, cẩu thả dẫn đến rủi ro tác nghiệp. Hiểu được điều này, BIDV đã bố trí các cán bộ vững về nghiệp vụ thực hiện các giao dịch có nhiều điều khoản và điều kiện phức tạp, thanh toán nhiều lần, đồng thời đào tạo vừa học vừa làm cho các cán bộ chưa có nhiều kinh nghiệm đối với các giao dịch này. Ngoài ra, BIDV thường xuyên cử các cán bộ tham gia các khóa đào tạo, không chỉ về chuyên môn nghiệp vụ TTQT, mà còn các khóa đào tạo kỹ năng như Marketing, giao dịch, ứng xử, đào tạo sử dụng phần mềm. để giúp các cán bộ tác nghiệp phát triển toàn diện các kỹ năng, tăng cường trách nhiệm đối với công việc.
Với các trường hợp trên, rủi ro xảy ra do lỗi tác nghiệp của cán bộ TTQT khi sơ suất hay do trình độ chưa vững. Đây là các rủi ro xảy ra do lỗi chủ quan của ngân hàng. Tuy nhiên, có trường hợp, rủi ro xảy ra do lỗi khách quan mà ngân hàng không kiểm soát được, đơn cử như trường hợp sau:
Tháng 6/2008, BIDV nhận được 02 bộ chứng từ nhập khẩu của cùng 1 L/C cùng trị giá 154.000 USD, phát hành cho khách hàng Tổng Công ty Dung dịch Khoan và Hóa phẩm dầu khí, với ngân hàng thông báo là ngân hàng Deutsche Bank Jakarta, Indonesia. Qua kiểm tra, cả 02 bộ chứng từ đều phù hợp với các điều khoản và điều kiện của Thư tín dụng. Đen ngày làm việc thứ 5 kể từ khi nhận được bộ chứng từ, BIDV đã làm các thủ tục và thực hiện thanh toán trị giá 2 bộ chứng từ cho ngân hàng nước ngoài. Tuy nhiên, đến
ngày làm việc thứ 7, ngân hàng nước ngoài gửi điện thông báo chỉ nhận được 154.000 USD, yêu cầu BIDV chuyển tiền ngay lập tức số tiền của bộ chứng từ còn lại, đồng thời tuyên bố sẽ yêu cầu các đơn vị đánh giá định mức tín nhiệm quốc tế hạ định mức tín nhiệm về TTQT đối với BIDV vì không tuân thủ các điều kiện thanh toán của UCP 600. Ngay lập tức, BIDV đã tiến hành điều tra các điện đã thanh toán và kiểm tra lại hệ thống thanh toán điện tử. Sau khi phối hợp với Trung tâm công nghệ thông tin, Trung tâm này xác nhận hệ thống Trade Finance bị lỗi, coi 2 điện thanh toán là 1 và chỉ gửi 1 điện thanh toán đi. BIDV đã yêu cầu Trung tâm công nghệ thông tin chuyển điện thanh toán trị giá 154.000 USD còn lại theo cách thủ công ngay trong ngày hôm đó, đồng thời phối hợp với Ngân hàng Deutsche Bank Vietnam để giải trình với Deutsche Bank Jakarta về sự cố không mong muốn như trên. Ngày hôm sau, sau khi nhận được tiền của bộ chứng từ còn lại, Deutsche Bank đồng ý không yêu cầu hạ định mức tín nhiệm đối với BIDV nữa, nhưng yêu cầu BIDV phải trả khoản phạt chậm thanh toán cộng với lãi suất phát sinh do chậm thanh toán. Trong trường hợp này, BIDV đã phải trả thêm 261 USD phí phạt chậm thanh toán cộng với lãi suất phát sinh do chậm thanh toán c ho Deutsche Bank Jakarta. Không những chịu rủi ro về vật chất, BIDV còn mất nhiều thời gian để điều tra và giải trình, đồng thời bị giảm uy tín khi thanh toán với các ngân hàng của Indonesia.
Để giải quyết lỗi hệ thống phần mềm như trên, BIDV đã đề nghị BIDV mời nhà thầu Silverlake thực hiện chỉnh sửa và cập nhật chương trình Trade Finance hiện đang sử dụng cho nghiệp vụ TTQT để tránh các lỗi tương tự như trên trong tương lai. Trên cơ sở đó, hàng năm nhà thầu đều tiến hành chỉnh sửa và cập nhật hệ thống Trade Finance nhằm đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của BIDV.
Qua các trường hợp trên cho thấy, những sai sót xảy ra trong quá trình tác nghiệp có thể dẫn đến những thiệt hại cả về vật chất và uy tín. Các nguyên
nhân xảy ra rủi ro chủ yếu là do chủ quan về tác nghiệp của cán bộ TTQT. Hơn nữa việc kiểm tra chứng từ là một công việc vô cùng phức tạp bởi rất nhiều quy định trong UCP 600 không thực sự rõ ràng, có nhiều quan điểm giải thích khác nhau. Đối với ngân hàng này chứng từ có thể coi là bất đồng nhưng với ngân hàng khác thì chứng từ đó lại hoàn hảo. Đây cũng chính là một nguyên nhân khiến cho ngân hàng phát hành phải đối mặt với những rủi ro khi phát hành thư tín dụng theo đề nghị của nhà nhập khẩu.
2.3.1.2 Hạn chế rủi ro trong phương thức tín dụng chứng từ xuất khẩu
Trong giai đoạn 2006- 2010, số lượng rủi ro tác nghiệp trong phương thức L/C xuất khẩu chiếm tỷ trọng tương đối thấp hơn so với phương thức L/C nhập khẩu.
Trường hợp điển hình về rủi ro tác nghiệp trong phương thức L/C xuất khẩu là không phát hiện bất đồng của bộ chứng từ chiết khấu hoặc thương lượng, đã xảy ra tại BIDV như sau:
Khi tiến hành chiết khấu hoặc thương lượng bộ chứng từ xuất trình theo L/C xuất khẩu, BIDV có thể gặp rủi ro khi không định đoạt được tình trạng bộ chứng từ dẫn đến quyết định chiết khấu bộ chứng từ không hoàn hảo hoặc gửi chứng từ có bất đồng nhưng không phát hiện để thông báo cho nhà xuất khẩu. Đây là những tình huống thực tế đã từng xảy ra và gây ra rủi ro cho BIDV trong hoạt động TTQT. Tuy rằng việc chiết khấu tại BIDV là có truy đòi, nhưng việc không đòi được tiền là do lỗi của ngân hàng không phát hiện ra bất đồng của bộ chứng từ. Do vậy cho dù có đòi lại được tiền từ nhà xuất khẩu hoặc thỏa thuận được với ngân hàng phát hành và nhà nhập khẩu thanh toán nhưng uy tín của BIDV cũng như BIDV bị ảnh hưởng. Đồng thời BIDV phải chịu những chi phí do phía nước ngoài chậm thanh toán, những khoản tiền phạt hoặc lãi suất không thu được từ phía nhà xuất khẩu.
BIDV đã nhận được một L/C thông báo từ Ngân hàng Citibank N.A., Hongkong trị giá 125.000 USD, người hưởng lợi là Tổng Công ty Dung dịch Khoan và hóa phẩm dầu khí và đã thông báo lại cho khách hàng L/C trên cho phép đòi tiền bằng điện. Sau đó, BIDV đã nhận được Bộ chứng từ hàng xuất trị giá 125.000 USD do Tổng Công ty trên gửi. Sau khi kiểm tra, cán bộ TTQT cho rằng bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều khoản và điều kiện của L/C nên đã gửi cho ngân hàng nước ngoài vào ngày 18/04/2009. Tuy nhiên, bộ chứng từ trên có một lỗi bất đồng là Chứng nhân xuất xứ (Certificate of Origin)
không được ghi chú bản chính (marked Original) như L/C quy định nên BIDV đã đòi tiền từ ngân hàng hoàn trả và được thanh toán trong vòng 3 ngày làm việc. Tuy nhiên, sau khi được thanh toán 5 ngày, ngân hàng phát hành nhận được chứng từ đã phát hiện ra bất đồng nói trên và ngay lập tức yêu cầu BIDV hoàn trả lại tiền đợi chỉ dẫn từ nhà nhập khẩu, đồng thời yêu cầu BIDV trả 300 USD tiền phạt. Ngay sau khi nhận được tiền thanh toán từ ngân hàng hoàn trả, BIDV đã hạch toán báo có cho khách hàng nên việc đòi lại tiền là vấn đề rất khó khăn và ảnh hưởng đến uy tín của BIDV. Sau khi làm việc với ngân hàng phát hành và nhà nhập khẩu, bộ chứng từ có bất đồng cuối cùng đã được chấp nhận và BIDV không phải trả lại khoản tiền đã được ghi có. Tuy nhiên BIDV vẫn phải mất 300 USD trích từ chi phí hoạt động của mình để thanh toán cho ngân hàng nước ngoài. Việc bị mất 300 USD không chỉ là những thiệt hại về tài chính, mà còn làm giảm uy tín cho BIDV đối với khách hàng xuất khẩu trong nước.
Trước khả năng gặp rủi ro do cán bộ TTQT kiểm tra không kỹ tình trạng bộ chứng từ hàng xuất, BIDV chủ trương thực hiện phương pháp kiểm tra chéo, qua đó, bộ chứng từ hàng xuất do khách hàng gửi đi nước ngoài sẽ phải được kiểm tra qua 3 tay, một là cán bộ trực tiếp thực hiện, hai là một cán bộ