Tổ chức hạch toán kế toán Ngân hàng Chính sách xã hội cũng tương tự như đối với các ngân hàng thương mại, gồm:
+ Hệ thống chứng từ kế toán + Hệ thống sổ sách kế toán + Hệ thống tài khoản kế toán + Lập và phân tích báo cáo kế toán + Tổ chức kiểm tra kế toán
1.3.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán ngân hàng là các chứng minh bằng giấy hoặc bằng vật mang tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành và là cơ sở để hạch toán và vào sổ sách kế toán tại tổ chức tín dụng.
Là một trong những phương pháp của hạch toán kế toán nhưng chứng từ kế toán ngân hàng có những đặc điểm riêng:
Một là, Hệ thống bản chứng từ kế toán do ngân hàng ban hành phù hợp với
các nghiệp vụ của ngân hàng. Tuy nhiên, trên chứng từ kế toán ngân hàng, ngoài các yếu tố riêng của ngân hàng phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định về chứng từ kế toán của Nhà nước.
Hai là, đại bộ phận chứng từ kế toán ngân hàng do khách hàng lập và nộp
vào ngân hàng để thực hiện các nghiệp vụ. Đặc điểm này đã dẫn đến chất lượng chứng kế toán ngân hàng phụ thuộc rất nhiều vào trình độ lập chứng từ của khách hàng và kiểm soát chứng từ của ngân hàng.
Ba là, Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ (như các loại Séc, Ủy nhiệm thu,
Ủy nhiệm chi), chứng từ tổng hợp (như phiếu chuyển khoản tổng hợp, các loại bảng kê...), được sử dụng phổ biến. Điều này là phù hợp với đặc điểm của các nghiệp vụ ngân hàng và tiết kiệm chi phí vật chất, thời gian cho ngân hàng và xã hội.
Bốn là, Chứng từ kế toán ngân hàng có nhiều loại, số lượng phát sinh hàng
ngày rất lớn, tổ chức luân chuyển phức tạp.
Từ những đặc điểm này đòi hỏi ngành ngân hàng phải xây dựng được hệ thống các loại chứng từ kế toán một cách thích hợp để vừa thỏa mãn hạch toán tại các đơn vị ngân hàng, vừa đáp ứng yêu cầu hạch toán của nền kinh tế. Mặt khác, phải thiết lập chương trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ, điều này đồng nghĩa với việc tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn của nền kinh tế. Khi thực hiện nghiệp vụ kế toán trên máy tính thì không thuần túy chỉ dung chứng từ điện tử để thay thế mà vẫn phải có chứng từ giấy để lưu lại.
Nội dung của chứng từ kế toán trong hệ thống NHCSXH được quy định tại văn bản:
+ Quyết định số 2690/QĐ-NHCS, ngày 30 tháng 7 năm 2013 của Tổng Giám đốc NHCSXH về việc ban hành Danh mục chứng từ, báo cáo phát sinh trong giao dịch áp dụng trong hệ thống NHCSXH.
+ Quyết định 2517/QĐ-NHCS, ngày 23 tháng 7 năm 2015 của Tổng giám đốc NHCSXH, quy định chế độ chứng từ kế toán áp dụng trong hệ thống Ngân hàng Chính sách xã hội”
+ Văn bản 3358/NHCS-KTTC, ngày 1 tháng 9 năm 2016, hướng dẫn thực hiện quy chế quản lý tài chính trong hệ thống NHCSXH.
trình mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ trong hệ thống NHCSXH.
Nội dung của chứng từ kế toán áp dụng trong NHCSSH được quy định cụ thể như sau:
• Tổ chức lập, ký chứng từ kế toán:
Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đểu phải lập chứng từ. Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu (đối với những chứng từ bắt buộc). Các nội dung phản ánh trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, phần trống phải gạch chéo. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì nội dung các liên phải giống nhau. Liên gửi ra bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký và phải ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ bằng mực đỏ, không được dùng chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền ký hoặc người được ủy quyền ký. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa đầy đủ nội dung thì không được ký.
Chứng từ được lập theo hình thức chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử. Tất cả các chứng từ kế toán nhận được trong thời gian tiếp nhận chứng từ, các đơn vị phải xử lý hạch toán hết trong ngày (trừ trường hợp có sự cố kỹ thuật hoặc lý do bất khả kháng)
Việc phân loại, sắp xếp đóng gói, bảo quản chứng từ thực hiện theo Quyết định 2517/QĐ-NHCS, ngày 23 tháng 7 năm 2015 của Tổng Giám đốc NHCSXH, quy định như sau:
+ Toàn bộ chứng từ kế toán trong ngày được sắp xếp theo từng tập chứng từ, bao gồm các báo cáo ngày kèm chứng từ kế toán (Chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ) được sắp xếp theo thứ tự:
- Trên cùng là Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản.
hàng vay vốn thuộc phân hệ Lending, bao gồm: Liệt kê giao dịch phát sinh, Nhật ký quỹ, chứng từ ghi sổ, chứng từ gốc sắp xếp lần lượt theo thứ tự phát sinh trong Liệt kê giao dịch phát sinh.
- Chứng từ phân hệ Intellect Offline xếp thành 1 tập lần luợt theo thứ tự phát sinh trên Liệt kê giao dịch phát sinh kèm Nhật ký quỹ
- Chứng từ phân hệ EOD (cuối ngày) được sắp xếp thành 1 tập theo thứ tự phát sinh.
- Chứng từ phân hệ tài sản đảm bảo xếp thành 1 tập lần lượt theo phát sinh trong báo cáo liên quan.
Chứng từ sau khi sắp xếp thành từng tập được đóng thành quyển Nhật ký chứng từ. Chứng từ trong Nhật ký chứng từ được đánh số thứ tự vào góc phía trên, bên phải của từng tờ chứng từ đảm bảo quản lý và kiểm soát được đầy đủ số lượng chứng từ kế toán phát sinh trong ngày.
• Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ kế toán và tiến hành cần thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định
tới chất lượng của công tác kế toán. Do đó, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán là rất cần thiết.
Hàng năm, việc kiểm tra chứng từ kế toán của được thực hiện theo chuyên đề kiểm tra và kiểm tra toàn diện đến Hội sở Tỉnh và các Phòng giao dịch.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ.
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị trong chứng từ kế toán và các yếu tố khác của chứng từ.
❖ Xử lý phát sinh khi kiểm tra chứng từ
Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện hạnh vi vi phạm pháp luật, vi phạm các quy định của nhà nước, vi phạm các quy định của ngành thì người kiểm soát phải từ chối việc lập giao dịch, đồng thời báo các ngay cho lãnh đạo đơn vị biết để có biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật và NHCSXH.
Những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục nội dung, số liệu không rõ ràng, sửa chữa, tẩy xóa thì người kiểm soát được quyền trả lại cho khách hàng hoặc người lập chứng từ kèm theo lý do trả lại, để lập lại chứng từ theo quy định.
• Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoản chỉnh cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp cần xác định chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
> Trình tự luân chuyển phải bao gồm đầy đủ các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận chứng từ của khách hàng, hoặc lập chứng từ, kiểm tra chứng từ.
Bước 2: Thực hiện giao dịch thu tiền mặt. Bước 3: Lập chứng từ ghi sổ.
Bước 4: Kiểm soát, phê duyệt chứng từ.
Bước 5: Thực hiện giao dịch chi tiền mặt, xuất, nhập tài sản, hạch toán và thanh toán theo quy định cụ thể cho từng nghiệp vụ.
chứng từ với báo các cuối ngày tại bộ phận thực hiện giao dịch.
Bước 7: Kiểm soát lại chứng từ, đối chiếu với liệt kê phát sinh tổng hợp. Bước 8: Đóng nhật ký chứng từ, bảo quản, lưu trữ chứng từ.
> Nguyên tắc luân chuyển chứng từ:
Chứng từ luân chuyển giữa các bộ phận trong ngân hàng, do ngân hàng tự tổ chức luân chuyển, không luân chuyển qua tay khách hàng
• Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán:
Tài liệu kế toán trong đó có chứng từ kế toán phải được đơn vị bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Chứng từ kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng và phải sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm. Các chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật. Đối với những chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cũng phải lưu trữ ở cả hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định về chứng từ kế toán sao chụp. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp.
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được quy định tại Phụ lục 02 của Quyết định 2517/QĐ-NHCS. Các vấn đề về thời hạn lưu trữ chứng từ không được quy định tại văn bản 2517/QĐ-NHCS được áp dụng theo thông tư số 43/2011/TT- NHNN ngày 20/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước về thời hạn bảo quản hổ sơ, tài liệu trong ngành ngân hàng và Công văn số 2445/HD -NHCS ngày 26/7/2012 của Tổng Giám đốc NHCSXH.
Phải lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính tiểu sử, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh.
• Thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán:
Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán trừ khi có
quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu hủy.
Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thực hiện việc tiêu hủy tài liệu kế toán bằng những hình thức tiêu hủy tự chọn. Đối với những tài liệu thuộc loại bí mật thì tiêu hủy bằng cách đốt cháy, cắt, xén nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công đảm bảo tài liệu kê toán đã tiêu hủy sẽ không sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Trước khi tiêu hủy tài liệu kế toán phải thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần hội đồng bao gồm: Lãnh đạo đơn vị, Kế toán trưởng và đại diện bộ phận lưu trữ.
1.3.2.2. Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng là một tập hợp các tài khoản kế toán mà ngân hàng phải sử dụng để phản ánh toàn bộ tài sản, nguồn vốn và sự vận động của chúng trong quá trình hoạt động kinh doanh. Trong tập hợp này, mỗi tài khoản có tên gọi riêng phù hợp với nội dung kinh tế của đối tượng kế toán mà nó phản ánh, có số hiệu riêng và các tài khoản được phân loại và hệ thống hoá một cách khoa học.
Nguyên tắc của hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng là:
- Phản ánh đầy đủ, rõ ràng, chi tiết các loại vốn và nguồn của ngân hàng đảm bảo sự tiện lợi cho quá trình ghi chép từ chi tiết đến tổng quát;
- Đáp ứng yêu cầu cơ giới hóa trong kế toán ngân hàng;
- Đảm bảo sự tương ứng giữa hệ thống tài khoản và chỉ tiêu tiền tệ - tín dụng;
- Đảm bảo sự ổn định tương đối của hệ thống tài khoản, sử dụng được trong hiện tại và tương lai;
- Đảm bảo sự thống nhất của hệ thống tài khoản giữa hai cấp Ngân hàng và trong toàn hệ thống, tạo điều kiện cho việc điều hành toàn hệ thống ngân hàng của ngân hàng nhà nước.
Hệ thống tài khoản kế toán NHCSXH được quy định tại quyết định số 4416/QĐ-NHCS ngày 31/12/2014 của Tổng giám đốc NHCSXH, bao gồm các tài
khoản sổ cái, tài khoản CASA và tài khoản TIDE.
> Tài khoản sổ cái (gọi tắt là GL) là tài khoản kế toán tổng hợp của
NHCSXH
Tài khoản GL được quy định như sau: Ký tự đầu tiên luôn mặc định là số 9.
5 ký tự tiếp theo là mã tài khoản rút gọn của tài khoản sổ cái, gồm: +Ký tự thứ nhất quy định loại tài khoản như sau
Loại 1: vốn khả dụng, hoạt động đầu tư và hoạt động tín dụng. Loại 2: Các khoản phải trả
Loại 3: Chi Phí Loại 4:Thu nhập
Loại 5: Các tài khoản ngoại bảng Loại 6: Tài khoản đối ứng ngoại bảng Loại 7: TSCĐ và tài sản có khác Loại 8: Vốn, quỹ của NHCSXH
Loại 9: Hoạt động thanh toán và các tài khoản trung gian
+Hai ký tự tiếp theo của tài khoản GL là phân loại của tài khoản GL. +Hai ký tự còn lại (ký tự thứ 4,5) là tài khoản chi tiết của tài khoản GL. + Ba ký tự tiếp theo là mã loại tiền. Mã loại tiền được đánh số theo danh mục Bảng mã tiền tệ thế giới theo Phụ lục đính kèm văn bàn 4416/QĐ-NHCS. Ví dụ: VND: 704, USD: 840
+ Ký tự cuối cùng là ký tự kiểm tra, được xác định cụ thể cho mỗi tài khoản và chi phục vụ cho việc kiểm tra của hệ thống Intellect.
Mỗi tài khoản GL được gắn với một tài khoản cấp 3 nội dung hạch toán được quy định tài Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 và Thông tư số 10/2014/TT-NHNN ngày 20/03/2014 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước (Viết tắt NHNN). Nhiều tài khoản GL có thể liên kết với một tài khoản cấp 3. Đối với các tài