CHÍNH SÁCH XÃ HỘI CHI NHÁNH TỈNH THÁI NGUYÊN
2.3.1. Ket quả đạt được
• Vận dụng hệ thống tài khoản và chứng từ kế toán
NHCSXH Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên là một Chi nhánh lớn với số lượng khách hàng nhiều. Tuy vậy Phòng Kế toán- Tài chính không bố trí nhân viên kế toán chuyên trách làm nhiệm vụ kiểm tra chứng từ mà tổ chức thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán từng bước theo trình tự các bước trong trình tự luân chuyển chứng từ, phối hợp kiểm tra chứng từ kế toán theo phân cấp quản lý. Điều này không những tiết kiệm được chi phí hạch toán mà còn phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận, các nhân viên kế toán có liên quan trong trình tự luân chuyển
chứng từ. Tất cả các nhân viên kế toán đều thực hiện đầy đủ và có trách nhiệm phần công việc của mình.
Chứng từ kế toán được sử dụng đúng mẫu theo quy định. Việc thu nhận thông tin từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ được quy định rõ cho từng người, từng bộ phận.
Việc thực hiện ghi chép rõ ràng dễ hiểu, khối lượng các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong đơn vị nhiều tuy nhiên phòng kế toán chi nhánh đã biết tận dụng lợi thế của bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập chứng từ ghi sổ, việc làm này đã làm cho việc ghi chép tổng hợp giảm đáng kể.
Hệ thống tài khoản kế toán Chi nhánh sử dụng đúng quy định và được mở đầy đủ để phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính của Chi nhánh.
• Hệ thống sổ sách
Hiện nay, tại Chi nhánh đã áp dụng thống nhất phần mềm kế toán trên máy vi tính. Vì vậy, sau khi chứng từ được kiểm tra và nhập số liệu chính xác vào phần mềm thì tất cả các loại sổ tổng hợp, chi tiết được in ra một cách đầy đủ, việc làm này rất thuận lợi cho nhân viên kế toán cũng như nhà quản lý trong Chi nhánh.
Hệ thống sổ kế toán rõ ràng, dễ xem, dễ hiểu, kế toán Chi nhánh đã sử dụng tốt bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để giảm bớt công việc ghi chép tổng hợp.
• về vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo của Chi nhánh gồm báo cáo tài chính, lập định kỳ và báo cáo kế toán quản trị. Các báo cáo của Chi nhánh chủ yếu được lập tự động theo chương trình phần mềm, tuy nhiên kế toán vẫn phải thực hiện việc kiểm tra đối chiếu với bảng cân đối tài khoản kế toán.
Hiện tại, Chi nhánh đã chấp hành đầy đủ số lượng các báo cáo của Nhà nước, tuân thủ chế độ và quy trình ghi chép báo cáo, kết cấu mẫu biểu và phương pháp lập các chỉ tiêu trong Báo cáo tài chính.
• Công tác kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra, giám sát hạch toán quản lý vốn, tài sản, thu nhập, chi phí; nợ phải thu, phải trả và quá trình luân chuyển vốn, tài sản được thực hiện thường
xuyên; thông qua công tác kiểm tra giám sát phát hiện những tồn tại sai sót đã chấn chỉnh kịp thời.
Công tác kiểm tra tự kiểm tra nội bộ luôn được quan tâm và coi trọng, chất lượng các cuộc kiểm tra đã được nâng lên rõ rệt, đã kịp thời giải quyết những vướng mắc tồn tại về tình hình hoạt động của NHCSXH tại cơ sở và chấn chỉnh kịp thời không để những tồn tại phát sinh.
2.3.2. Tồn tại, hạn chế
Ngoài những kết quả đã đạt được trong công tác kế toán tại Chi nhánh, Chi nhánh còn tồn tại một số tồn tại, hạn chế mà tác giả phát hiện trong quá trình nghiên cứu qua các phương pháp như:
+ Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại Chi nhánh thông quan quan sát, nghiên cứu tài liệu.
+ Thu thập thông tin qua phỏng vấn Kế toán trưởng tại Hội sở tỉnh, Trưởng kế toán Phòng giao dịch Phú Bình, Trưởng kế toán Phòng giao dịch Phổ yên, Trưởng kế toán Phòng giao dịch Sông Công theo mẫu phiếu phỏng vấn (Mẫu biểu phỏng vấn xem tại Phụ lục 2.8)
Qua nghiên cứu, tác giả phát hiện một số tồn tại hạn chế như:
• Một là, về mặt chứng từ kế toán
Việc lập và kiểm soát chứng từ kế toán hiện nay của Chi nhánh còn nhiều bất cập, chứng từ còn thiếu và sai sót, lập khống các biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay... Mức độ ảnh hưởng của những sai phạm này đối với Ngân hàng cũng như các tổn thất (kể cả tổn thất tiềm tàng) do những sai phạm này đem lại rất khó lượng hóa bởi nó có thể tạo ra những kẽ hở cho người khách hàng hoặc nhân viên lợi dụng. Khi xảy ra tranh chấp có liên quan, những sai phạm này tăng khả năng thiệt hại cho Ngân hàng hoặc đưa Ngân hàng vào các tình thế bất lợi. Cụ thể như sau:
> Thứ nhất, về chữ ký mẫu:
Chữ ký mẫu chưa được đăng ký đồng bộ trên hệ thống máy tính (Hệ thống Intellect). Một số chữ ký của nhân viên ngân hàng (bao gồm cả cấp kiểm soát và
cấp lãnh đạo) trên chứng từ, tài liệu, báo cáo, hợp đồng không khớp với bảng đăng ký chữ ký mẫu do đổi chữ ký nhưng không đăng ký lại.
Chữ ký mẫu của khách hàng trên hồ sơ, chứng từ nhiều khi không khớp nhau dẫn đến tranh chấp giữa ngân hàng và khách hàng khi có sai sót xảy ra.
> Thứ hai, về hạch toán kế toán có một số sai sót như:
Khi khối lượng gia dịch lớn, lượng khách hàng nhiều, đối tượng khách hàng là người dân thuộc nông thôn, sự phối hợp giữa ngân hàng với khách hàng chưa tốt (Ví dụ: Khách hàng không hợp tác, khách hàng vội do bận công việc, khách hàng nhờ người thân đi giao dịch,...), do trình độ, năng lực của giao dịch viên dẫn đến xảy ra sai sót khi thực hiện hạch toán:
+) Bảng liệt kê chứng từ giao dịch in sau ngày giao dịch dẫn đến không đảm bảo công tác kiểm soát chứng từ cuối ngày.
+) Thực hiện bút toán có sai sót không đúng với nội dung chứng từ/yêu cầu của khách hàng về người thụ hưởng/tài khoản thụ hưởng/số tiền/đơn vị tiền tệ.
+) Người ký lập bút toán/kiểm soát bút toán trên phiếu hạch toán không phải là người tạo/phê duyệt bút toán trên Intellect.
> Thứ ba, về chứng từ giao dịch với khách hàng có một số sai sót như:
+) Kiểm soát viên không kiểm tra kỹ để khách hàng ghi thiếu/sai các thông tin trên chứng từ như số tài khoản, số CMTND, sai số tiền, số tiền bằng chữ và bằng số không khớp đúng .
+) Cá nhân nộp, rút tiền vào tài khoản tổ chức, phiếu nộp, rút tiền một số trường hợp phần nội dung để trống hoặc có viết nhưng sai xót.
+) Chữ ký của chủ tài khoản/ kế toán trưởng/ người được ủy quyền của khách hàng không đúng với mẫu đăng ký tại ngân hàng khi chi Phụ cấp cán bộ xã, phường, chi phí ủy thác cho tổ chức hội.
+) Thực hiện giao dịch cho người khác chủ tài khoản nhưng không có Giấy ủy quyền hoặc giấy ủy quyền không hợp lệ.
> Thứ tư, về chế độ lưu trữ chứng từ:
các phòng giao dịch khá chật nên chứng từ của một số PGD sau khi chuyển lên tổ kiểm soát sau- Phòng Ke toán tài chính kiểm tra, kiểm soát phải chuyền về lưu chéo tại PGD khác điều đó dẫn đến việc có thế mất hoặc thất lạc chứng từ và điều quan trọng nhất là không kiểm soát được chứng từ.
+) Một số sai sót trong việc đóng chứng từ như: đánh số chứng từ có sai sót, gạch và chỉnh sửa; Nhật ký chứng từ ngày chưa ghi số quyển chứng từ phát sinh trong ngày; Chưa niêm phong cuốn chứng từ ngày; Đóng chứng từ ngày không kịp thời có thể dẫn đến rủi ro không quản lý được chứng từ chưa đóng, có thể bị thất lạc hoặc hư hại.
+) Chứng từ chưa đóng không cất trong tủ/thùng mà để tại nơi giao dịch với khách hàng, không đảm bảo an toàn có thể mất hoặc thất lạc.
• Hai là, về tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc thù bộ máy của NHCSXH, nên bộ máy kế toán bố trí theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán nên có một số bất cập.
+ Tại Hội sở dưới sự kiểm soát trực tiếp của trưởng kế toán nên sự sai xót ít xảy ra, hay khối lượng công việc không nhiều nên các nghiệp vụ được thực hiện kịp thời, chính xác.
+ Tuy nhiên, tại các phòng giao dịch với chỉ từ 2 đến 3 kế toán, cùng với khối lượng công việc thường xuyên nhiều dẫn đến một người phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Vì vậy, khi có các nghiệp vụ đột xuất dễ xảy ra sai xót hơn. Việc kiểm tra cũng không được thường xuyên, mỗi năm chỉ có từ 1 đến 2 lần kiểm tra, còn lại chủ yếu là kiểm soát từ xa nên việc xử lý sai sót đôi khi không kịp thời.
Hiện nay, bộ phận kiểm soát sau của Chi nhánh được bố trí là ngay các nhân viên thuộc phòng Kế toán tài chính của Chi nhánh là chưa phù hợp. Do khi bộ phận này trực thuộc Chi nhánh, kiểm tra hồ sơ chứng từ của chi nhánh thì không đảm bảo yếu tố độc lập, khách quan, các sai phạm của cán bộ bao gồm nhân viên, kiểm soát viên, lãnh đạo phòng thậm chí là Ban Giám đốc chi nhánh đôi khi bị chi phối bởi yếu tố cả nể, nên các sai phạm này không được thông tin lên cơ quan cấp trên để xử lý kịp thời nhằm ngăn ngừa nên dễ dẫn đến rủi ro nghiêm trọng cho Ngân hàng.
Hoạt động của Ngân hàng luôn gắn liền với rủi ro trong đó hoạt động tín dụng là hoạt động mang lại lợi ích lớn nhất cho ngân hàng nhưng cũng là hoạt động chứa đựng nhiều rủi ro nhất. Qua công tác kiểm tra kế toán tại NHCSXH thì hoạt động tín dụng xẩy ra nhiều sai phạm nhất, các sai phạm này cũng xuất phát từ sự yếu kém của công tác nhân sự tín dụng. Một số cán bộ tín dụng còn thiếu kinh nghiệm trong việc thẩm định, quản lý khách hàng, quản lý tài sản thể chấp không chặt chẽ, thiếu kỹ năng phân tích, đánh giá khách hàng, lượng hoá các rủi ro có thể xây ra, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, phân tích tài chính, phân tích thẩm định dự án còn yếu nhất là đối với cán bộ tín dụng chuyển từ các phòng nghiệp vụ khác chuyển sang như Kế toán, Hành chính, Ngân quỹ. Đặc biệt, các cán bộ tín dụng còn hạn chế về khả năng sử dụng nguồn nguyên liệu thô từ các hóa đơn bán hàng, bảng sao kê tài khoản, các phiếu thu, chi, các chỉ số chung của ngành kinh doanh... để xây dựng lên báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu tài chính của khách hàng dẫn đến nguy cơ mất mát tài sản, tranh chấp tài sản ... làm tăng độ rủi ro cho Ngân hàng. Bên cạnh đó một bộ phận cán bộ tín dụng hoặc lãnh đạo ngân hàng thiếu đạo đức nghề nghiệp, thông đồng tư lợi cá nhân, cố tình làm trái các quy định cũng đóng góp vào sự rủi ro tín dụng Ngân hàng.
• Ba là, về hệ thống sổ kế toán
Các loại sổ kế toán tại chi nhánh được tổ chức tương đối đầy đủ, tuy nhiên trong quá trình sử dụng và luân chuyển vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định như không thực hiện đúng quy trình một số loại mẫu sổ, một số mẫu sổ được lập không kịp thời, thiếu tính chính xác.
Ngoài ra, số lượng sổ sách phải lập phục vụ công việc tương đối nhiều, ví dụ như: các loại sổ sách của kho quỹ, các sổ sách phục vụ kiểm soát nhân sự, sổ theo dõi công cụ, tài sản... Với số lượng cán bộ kế toán không nhiều dẫn tới việc lập không được đầy đủ, kịp thời. Từ đó, công tác kế toán đôi khi ảnh hưởng tới công tác quản lý của Ban Giám đốc.
Một số sổ theo dõi khác như tình hình sử dụng công cụ dụng cụ, sổ theo dõi TSCĐ. được sử dụng theo mẫu sổ được quy định tại văn bản của Tổng Giám đốc.
Mặc dù các loại sổ sách cũng có trên hệ thống phần mềm, tuy nhiên mẫu biểu của chúng lại chưa đúng với mẫu biểu trên các văn bản của NHCSXH. Đây là sự không đồng nhất giữa các bộ phận gây ra sự lãng phí cho ngân hàng.
• Bốn là, về việc tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán:
Công tác lập báo cáo kế toán đã được chi nhánh lập tương đối đầy đủ song vẫn còn tình trạng lập và gửi báo cáo không kịp thời theo quy định của NHNN nên bị cơ quan này đôi khi nhắc nhở làm ảnh hưởng đến uy tín của Ngân hàng.
Báo cáo kế toán gồm 2 loại đó là: Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Việc hội nhập kinh tế quốc tế đòi hỏi nhiều trong công tác báo cáo tài chính, tuy nhiên, tại NHCSXH chi nhánh tỉnh Thái nguyên cũng như các chi nhánh khác việc tập trung vào hệ thống báo cáo quản trị phục vụ nhu cầu của đơn vị vẫn là chủ yếu.
Hiện nay Chi nhánh mới chỉ sử dụng 3 phương pháp để phân tích báo cáo tài chính là phương pháp so sánh, phương pháp tỷ lệ và phương pháp cân đối để thấy được sự biến động tính hình tài chính của mình theo thời gian còn các phương pháp khác Ngân hàng chưa sử dụng như phương pháp Dupont, phương pháp thay thế liên hoàn, phương pháp cân đối, phương pháp hồi quy. Đối với một số nội dung phân tích không thể chỉ sử dụng các phương pháp trên là đủ bởi nếu chỉ sử dụng phương pháp so sánh hoặc tỷ lệ sẽ chỉ cho thấy cái nhìn bề ngoài mà không thấy được bản chất bên trong, không thấy được nguyên nhân của sự biến động từ đó tạo khó khăn trong việc đưa ra quyết định kinh doanh. Vì vậy công tác phân tích báo cáo tài chính còn sơ sài, chưa hiệu quả.
2.3.3. Nguyên nhân tồn tại
Sau quá trình nghiên cứu từ lý luận tới thực tiễn của NHCSXH Chi nhánh tỉnh Thái nguyên, và qua phỏng vấn một số cán bộ quản lý liên quan, tác giả đưa ra những đánh giá về những tồn tại. Những tồn tại này xuất phát từ những nguyên nhân chủ quan và khách quan.
• Các nguyên nhân chủ quan như:
+ Chế độ kế toán của các tổ chức tín dụng còn gặp nhiều hạn chế mà nguyên nhân là do hành lang pháp lý về kế toán và cơ chế tài chính, cơ chế nghiệp vụ đối
với tổ chức nghiệp vụ còn nhiều bất cập và vướng mắc (chưa có hoặc chưa được hoàn thiện).
+ Sự hướng dẫn, kiểm tra, kiểm soát về chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan hữu quan cũng như Hiệp hội Ngân hàng chưa được thường xuyên và cụ thể.
+ Do đặc thù công việc của NHCSXH, số lượng khách hàng là đối tượng hộ nghèo, cận nghèo, hộ mới thoát nghèo và các đối tượng chính sách khác theo quy định của chính phủ nên việc giao dịch tại điểm giao dịch xã (tại trụ sở UBND xã, phường, thị trấn). Vì những đối tượng khách hàng này với số lượng lớn và trình độ hạn chế nên khối lượng giao dịch là tương đối lớn. Việc giao dịch chủ yếu tập trung tại điểm giao dịch, với kiểm soát là cán bộ tín dụng phụ trách địa bàn là chủ yếu, còn các giao dịch viên là nhân viên kế toán, tín dụng, thủ quỹ nên trình độ không đồng đều là một khó khăn không thể tránh khỏi. Ảnh hưởng của khách hàng, giao dịch viên và kiểm soát tới chất lượng giao dịch, chứng từ kế toán là rất lớn, nên đây là một tồn tại cần tìm cách khắc phục.
+ Trong những năm qua, các chính sách kinh tế tài chính vĩ mô của nước ta đang dần ổn định và hội nhập với kinh tế thế giới. Theo đó, các thay đổi trong kế toán cũng thường xuyên diễn ra nhằm phù hợp với quá trình phát triển và theo yêu