Bộ máy kế toán của NHCSXH Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên được bố trí theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Đơn vị kế toán cấp trên Ke toán trưởng
hợp toán hợp tiền lương toán chi tiêu tài sản giao dịch
Trưởng kế toán phòng giao dịch huyện Kế toán giao dịch tại các điểm giao dịch xã Kế toán tiền lương Kế toán chi tiêu Kế toán
tài sản Kế toángiao dịch
Trưởng phòng kế toán của chi nhánh là người có năng lực tổ chức công tác kế toán trong phạm vi đảm nhiệm.
- Trưởng phòng kế toán của Chi nhánh phụ trách quản lý chung, là người chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Chi nhánh về công tác tài chính, kế toán theo
quy định của Nhà nước.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chế độ chính sách về tài chính của Chi nhánh.
- Lập kế hoạch tài chính, kế hoạch thu chi của Chi nhánh.
- Phân tích đánh giá hoạt động kinh tế của chi nhánh, nghiên cứu và đề xuất các biện pháp hữu hiệu nhằm tiết kiệm giảm chi phí mang lại hiệu quả kinh tế.
• Phó trưởng Phòng Kế toán
Phó trưởng phòng thực hiện quyền và nhiệm vụ của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng.
- Thực hiện kế toán tổng hợp toàn chi nhánh, lập đầy đủ các báo cáo tài chính của chi nhánh theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Kế toán trưởng và Ban Giám đốc.
Nội dung công việc kế toán ở NHCSXH Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên bao gồm: (1) . Kế toán nội bộ: Theo dõi toàn bộ các tài khoản thu nhập, chi phí, lập chứng từ, hạch toán thu nhập, chi phí nội bộ ngân hàng từ các khoản thu nhập hoặc chi phí hoạt động kinh doanh được các bộ phận khác hạch toán. Theo dõi, phân bổ các khoản chi phí liên quan đến chi nhánh, các phòng giao dịch trực thuộc. Theo dõi các khoản tạm ứng, phải thu chi tiết theo từng cá nhân, đơn vị ...
(2) . Kế toán tài sản: Hạch toán, theo dõi và quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vật liệu, tính và phân bổ khấu hao, chi phí công cụ dụng cụ chờ phân bổ.
(3) . Kế toán thuế: Theo dõi, tính và nộp thuế thuế TNCN, thuế nhà đất và các nghĩa vụ phải nộp ngân sách nhà nước khác.
(4) . Kế toán tiền lương: Thanh toán các khoản chi phí cho nhân viên như chi phí tiền lương và các khoản đóng góp theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, ngoài giờ, ăn ca.
(5) . Kế toán liên ngân hàng: Hạch toán tiền gửi, tiền vay, thu chi điều vốn nội bộ với trụ sở chính hoặc các chi nhánh, quản lý tài khoản tiền gửi thanh toán của Chi nhánh tại NHNN và các TCTD khác trong nước.
(6) . Kế toán tổng hợp: Lập, kiểm tra các báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, tham gia xây dựng và theo dõi kế hoạch hoạt động kinh doanh.
phòng/bộ phận khác, các Phòng giao dịch tham gia hạch toán kế toán, quản lý chứng từ kế toán của toàn đơn vị.
(8) . Phân tích tài chính: Phân tích hoạt động tài chính ngân hàng, phân tích các
chỉ số hoạt động của ngân hàng, phân tích sự biến động tài sản hoặc công nợ hàng ngày, phân tích nguyên nhân tăng giảm thu nhập, chi phí của ngân hàng, phân bổ thu nhập, chi
phí đến từng bộ phận để xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận.
Hiện tại trong tại NHCSXH Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên áp dụng cả hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Mô hình kế toán một của áp dụng với việc giao dịch tại các điểm giao dịch xã, tại Phòng kế toán tại trụ sở NHCSXH, Phòng giao dịch cấp huyện áp dụng mô hình kế toán nhiều cửa.
2.2.2. Thực trạng công tác hạch toán kế toán tại Ngân hàng Chính sách xã hội Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên
2.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại Chi nhánh thực hiện theo các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong Luật kế toán và Chế độ về chứng từ kế toán.
Ngoài ra, hệ thống chứng từ kế toán của Chi nhánh NHCSXH tỉnh Thái nguyên thực hiện theo các văn bản quy định trong hệ thống như:
+ Quyết định số 2517/QĐ-NHCS ngày 23 tháng 7 năm 2015, Quyết định về việc ban hành Quy định chế độ chứng từ kế toán áp dụng trong hệ thống NHCSXH.
+ Quyết định số 2690/QĐ-NHCS, ngày 30 tháng 7 năm 2013 của Tổng Giám đốc NHCSXH về việc ban hành Danh mục chứng từ, báo cáo phát sinh trong giao dịch áp dụng trong hệ thống NHCSXH.
+ Văn bản 3358/NHCS-KTTC ngày 1 tháng 9 năm 2016, Hướng dẫn thực hiện quy chế quản lý tài chính trong hệ thống NHCSXH
+ Văn bản 4038/NHCS-KTTC, ngày 24 tháng 10 năm 2016, Hướng dẫn quy trình mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ trong hệ thống NHCSXH.
Căn cứ vào các quy định tại văn bản của hệ thống NHCSXH, Phòng Ke toán tại Chi nhánh cũng ban hành các văn bản cụ thể, phù hợp với đặc thù của Chi nhánh như:
+ Văn bản 829/NHCS-KTNQ, ngày 22 tháng 9 năm 2016, cụ thể hóa một số nội dung quy định tại Văn bản 3358/NHCS-KTTC ngày 1 tháng 9 năm 2016.
+ Văn bản 834/NHCS-KTNQ, ngày 23 tháng 9 năm 2016, sửa đổi thay thế một số nội dung quy định tại Văn bản 454/NHCS-KTNQ ngày 8/5/2015 của Giám đốc NHCSXH tỉnh.
+ Văn bản 977/NHCS-KTNQ, ngày 11 tháng 11 năm 2016, sửa đổi, thay thế một số nội dung về thủ tục thanh toán quy định tại Văn bản 454/NHCS-KTNQ ngày 8/5/2015 của Giám đốc NHCSXH Tỉnh
• Tổ chức lập, ký chứng từ kế toán:
Tại NHCSXH ngoài các nghiệp vụ: thu nợ gốc, thu lãi, thu tiền gửi, tiền gửi tiết kiệm, chi tiêu nội bộ... tương tự tại các ngân hàng thương mại trên cùng địa bàn, NHCSXH Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên còn có một số nghiệp vụ khác biệt như: Thu lãi theo bảng kê 13/TD, chi hoa hồng cho tổ trưởng tổ tiết kiệm vay vốn, chi phí ủy thác cho các tổ chức chính trị - xã hội, chi thù lao xã, phường, thị trấn, chi phụ cấp Ban Đại diện các cấp...
Mỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh thực hiện theo đúng quy trình quy định, nội dung chứng từ từ chứng từ kèm đến chứng từ giao dịch đều phải đúng quy định.
Chứng từ kế toán sử dụng tại Chi nhánh bao gồm:
+ Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy nộp tiền, Giấy lĩnh tiền. + Chứng từ chuyển khoản: Phiếu chuyển khoản, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi. + Bảng kê các loại: Bảng kê các loại tiền nộp, Bảng kê các loại tiền lĩnh
+ Chứng từ hạch toán tài sản và chứng từ ngoại bảng (phiếu xuất tài sản, phiếu nhập tài sản).
Tổ chức lập và ký chứng từ kế toán phải căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh tại Chi nhánh.
Hàng ngày, kế toán viên giao dịch tại trung tâm thường thực hiện các nghiệp vụ như:
+ Giao dịch với ngân hàng khác: Gửi, rút tiền, chuyển tiền, nhận chuyển tiền theo ủy nhiệm chi...
Ví dụ Nghiệp vụ điều chuyển tiền từ Phòng giao dịch về Hội sở tỉnh (xem Phụ lục 2.1)
+ Thu nợ gốc, lãi, tiền gửi tiết kiệm của cá nhân, tổ chức,
Ví dụ: chứng từ thu nợ gốc của khách hàng (xem tại Phụ lục 2.2)
+ Chi tiêu nội bộ như: chi tiếp khách, chi hội nghị, mua sắm văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, chi đào tạo, tập huấn nghiệp vụ, chi các khoản phí lệ phí.
Ví dụ: Chứng từ Hạch toán phí đăng kiểm xe ô tô Navara BKS 20C 123.21 (xem tại Phụ lục 2.3)
+ Đặc biệt, vào những ngày có điểm giao dịch xã, các giao dịch viên thực hiện giao dịch tại các điểm giao dịch theo lịch cố định đã được niêm yết. Tại điểm giao dịch, các giao dịch viên thực hiện các nghiệp vụ như:
+ Thu lãi, tiết kiệm tổ theo bảng kê 13/TD, thu nợ gốc, giải ngân.
Ví dụ: Chứng từ nghiệp vụ thu lãi và tiền gửi tiết kiệm theo bảng kê 13/TD (xem tại Phụ lục 2.4).
+ Chi thù lao cán bộ xã, phường, thị trấn.
+ Giao dịch tiết kiệm có kỳ hạn khách hàng cá nhân.
+ Chi hoa hồng, chi phí ủy thác cho các tổ chức hội nhận ủy thác.
Ví dụ: Chứng từ nghiệp vụ chi phí ủy thác cho tổ chức hội (xem tại Phụ lục 2.5). Vào mỗi thời điểm giữa tháng, kế toán viên thực hiện hạch toán tạm ứng ½ tháng lương cho cán bộ và hạch toán các khoản trích theo lương như: Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, đoàn phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp.
Ở thời điểm cuối tháng, các kế toán viên tiếp tục thực hiện chi lương cho cán bộ, thực hiện chi các khoản chi theo chế độ cho cán bộ (được quy định tại Văn bản 3358/NHCS-KTTC và được cụ thể hóa tại văn bản của Chi nhánh).
Ngoài ra, Hệ thống phần mềm Intellect còn tự động hạch toán một số bút toán như: Trích khấu hao tài sản cố định; Chi hoa hồng, phí ủy thác cho tổ chức hội các cấp theo dư nợ, lãi thu được, dư tiền gửi tiết kiệm của tổ viên tổ tiết kiệm và vay
vốn.; Chi lãi tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn).
Chứng từ sau khi lập, được kiểm tra, hạch toán và đóng vào Nhật ký chứng từ theo quy định tại Quyết định 2517/QĐ-NHCS, ngày 23 tháng 7 năm 2015 của Tổng Giám đốc NHCSXH.
• Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán:
Tại Chi nhánh, việc kiểm tra chứng từ kế toán được thực hiện trước khi ghi sổ, nhập máy.
+ Các chứng từ thực hiện tại trung tâm như thu nợ gốc, lãi, tiền gửi.... được kiểm tra trong quá trình khách hàng giao dịch với Ngân hàng bởi kế toán viên và kiểm soát viên.
+ Các chứng từ chi tiêu nội bộ được cán bộ Ngân hàng lập và được Giám đốc (hay người được ủy quyền) kiểm tra kiểm soát trước khi hạch toán.
+ Những chứng từ của điểm giao dịch xã được kiểm tra bởi kiểm soát viên tại trung tâm trước khi upload dữ liệu Offline lên Hệ thống Intellect online.
Hàng năm, việc kiểm tra chứng từ kế toán của Chi nhánh được thực hiện theo kế hoạch kiểm tra của phòng kế toán, tổ kế toán theo chuyên đề kiểm tra và kế hoạch kiểm tra toàn diện thực hiện tại Hội sở Tỉnh và các Phòng giao dịch.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán theo quy định của Ngân hàng.
> Xử lý phát sinh khi kiểm tra chứng từ:
Nhứng sai sót phát hiện trong quá trình giao dịch như: kế toán lập không đúng thủ tục nội dung, số liệu không rõ rãng, sửa chữa, tẩy xóa thì người kiểm soát được quyền trả lại cho khách hàng hoặc người lập chứng từ kèm theo lý do trả lại, để lập lại chứng từ theo quy định.
Việc kiểm tra nội bộ của kiểm soát viên và của phòng kế toán nhằm phát hiện ra những sai sót trong việc lập và ký chứng từ giúp cho cán bộ kế toán sửa chữa, chỉnh sửa theo đúng quy định của Ngân hàng, ngành và pháp luật.
• Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:
cũng thực hiện đúng theo quy trình luân chuyển chứng từ trong hệ thống NHCSXH. Sơ đồ luân chuyển chứng từ tại Phụ lục 2.6.
+ Nguyên tắc luân chuyển chứng từ: Chứng từ luân chuyển giữa các bộ phận trong ngân hàng, do ngân hàng tự tổ chức luân chuyển, không luân chuyển qua tay khách hàng.
• Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán:
Tài liệu kế toán, trong đó có chứng từ kế toán được đơn vị bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
+ Chứng từ kế toán trong 1 năm được lưu trữ tại phòng, tổ kế toán. Sau thời điểm 1 năm mới được mang lưu trữ trên kho chứng từ.
+ Việc sắp xếp chứng từ trên kho thực hiện theo quy định: chứng từ xếp theo kệ, thứ tự ngày, tháng, năm.
Người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp.
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được Chi nhánh thực hiện theo quy định tại Phụ lục 02 của Quyết định 2517/QĐ-NHCS. Các vấn đề về thời hạn lưu trữ chứng từ không được quy định tại Văn bản 2517/QĐ-NHCS được áp dụng theo Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước về thời hạn bảo quản hổ sơ, tài liệu trong ngành ngân hàng và Công văn số 2445/HD - NHCS ngày 26/7/2012 của Tổng Giám đốc NHCSXH.
• Thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán:
Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu hủy theo quyết định trừ khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị được thực hiện tiêu hủy như: + Biên lai thu lãi không sử dụng được thu hồi về.
+ Cuống Séc, sổ tiết kiệm có kỳ hạn hỏng, rách. + Chứng từ kế toán hết thời hạn lưu trữ
Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thực hiện việc tiêu hủy tài liệu kế toán bằng những hình thức tiêu hủy tự chọn. Thông thường việc tiêu hủy
chứng từ tại chi nhánh được thực hiện là đốt chứng từ.
Trước khi tiêu hủy tài liệu kế toán phải thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần hội đồng bao gồm: Lãnh đạo đơn vị, Kế toán trưởng/Trưởng kế toán và đại diện bộ phận lưu trữ.
Ví dụ: Quy trình thành lập hội đồng tiêu hủy biên lai thu lãi xem Phụ lục 2.7.
2.2.2.2. Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại NHCSXH Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên áp dụng được quy định tại Quyết định số 4416/QĐ-NHCS ngày 31/12/2014 của Tổng Giám đốc NHCSXH.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của NHCSXH chi nhánh tỉnh Thái Nguyên được thực hiện trên phần mềm Intellect.
Phần mềm Intellect gồm các phân hệ như:
+ Phân hệ Core: Tiền gửi, Chuyển tiền, Quản lý tài sản và Quản lý nội bộ + Phân hệ Lending: Tiền vay
+ Phân hệ Collaterall: Tài sản đảm bảo.
Tại NHCSXH Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đã vận dụng chính xác hệ thống tài khoản của hệ thống NHCSXH. Tuy nhiên còn một số tài khoản chưa sử dụng tới do chưa có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ví dụ một số tài khoản của các chương trình tín dụng không được áp dụng trên địa bàn như: Cho vay mua nhà trả chậm Đồng bằng sông Cửu Long, cho vay các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho vay dân tộc thiểu số di dân, định canh định cư...
Việc cập nhật hệ thống tài khoản theo các sản phẩm vay vốn mới, sản phẩm tiết kiệm mới, các chương trình an sinh xã hội của Chính phủ được Chi nhánh thực hiện nhanh chóng, kịp thời, theo đúng quy định của NHCSXH. Ví dụ: Các tài khoản mới kèm theo Chương trình Cặp lá yêu thương, Chương trình thiện nguyện, Chương trình cho vay Nhà ở xã hội...
Việc hạch toán có những đặc điểm:
Phần lớn các bút toán được hạch toán tự đồng vào tài khoản GL theo quy định trên từng phân hệ của hệ thống Intellect.
Sau khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: Giải ngân, thu nợ, thu lãi, thu tiền gửi tiết kiêm... phần mềm sẽ tự động ghi nhận các bút toán Nợ/Có và ghi vào sổ cái trên hệ thống.
Ví dụ:
+ Khi thu lãi, giao dịch viên thực hiện thu tiền mặt và hạch toán. Sau khi được kiểm soát viên phê duyệt, bút toán được phát sinh:
Nợ TK tiền mặt
Có TK thu lãi chương trình vay thích hợp