Theo “Giáo trình ngun lý kế tốn”, năm 2008 của trường Đại học Duy Tân: “Hệ thống chứng từ kế toán là một tập hợp các minh chứng bằng
văn bản chứng minh các nghiệp vụ kinh tế đã được thực hiện...Tổ chức chứng từ kế toán thực chất là tổ chức hạch tốn ban đầu có vai trị quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng thơng tin kếtốn.
Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL tuân theoquy định của Luật kế tốn, Thơng tư số 107/2017/TT-BTC, ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính thơng tư hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp.
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán xác định là khâu công việc quan trọng đối với tồn bộ quy trình kế tốn bởi nó cung cấp các thơng tin ban đầu về các đối tượng kế toán.
Dưới đây là danh mục một số mẫu chứng từ kế toán đang được áp dụng tại các đơn vị SNCL:
Bảng 1.1. Danh mục chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BB HD
I Chỉ tiêu lao động tiền lương
1 Bảng chấm công C01- HD x
2
Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, các khoản trích nộp theo lương
C02- HD x
3 Bảng thanh toán phụ cấp C03- HD x 4 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm C04- HD x 5 Bảng thanh tốn học bổng (Sinh hoạt phí) C05- HD x 6 Bảng thanh toán tiền thưởng C06- HD x 7 Bảng thanh toán tiền phép hàng năm C07- HD x 8 Giấy báo làm thêm giờ C08- HD x
9 Bảng chấm công làm thêm giờ C09- HD x 10 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ C10- HD x 11 Hợp đồng giao khoán C11- HD x 12 Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán C12- HD x 13 Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán C13- HD x 14 Bảng thanh tốn tiền th ngồi C14- HD x 15 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH C15- HD x
16 Giấy đi đường C16- HD x
17 Bảng kê thanh tốn cơng tác phí C17- HD x
18 Danh sách chi tiền lương và các khoản thu
nhập khác qua tài khoản cá nhân C18- HD x
II Chỉ tiêu vật tư
1 Phiếu nhập kho C30- HD x
3 Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công
cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá C32- HD x
4 Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công
cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng C33- HD x
5 Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công
cụ, dụng cụ C34- HD x
6 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ,
dụng cụ C35- HD x
III Chỉ tiêu tiền tệ
1 Phiếu thu C40- BB x
2 Phiếu chi C41- BB x
3 Giấy đề nghị tạm ứng C42- HD x 4 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43- BB x
5 Giấy đề nghị thanh toán
6 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị,
7 Biên lai thu tiền C45- BB x
IV Chỉ tiêu tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ C50- HD x 2 Biên bản thanh lý TSCĐ C51- HD x 3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ C52- HD x 4 Biên bản kiểm kê TSCĐ C53- HD x 5 Biên bản giao nhận TSCĐ sau nâng cấp C54- HD x 6 Bảng tính hao mịn TSCĐ C55- HD x 7 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ C56- HD x
Về nội dung, tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán được hiểu là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thơng tin, kiểm tra thơng tin đó phục vụ cho ghi sổ kế tốn và tổng hợp kế tốn.
Xét theo mục đích, thì tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ được luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của q trình hạch tốn. Như vậy nếu như tổ
chức hợp lý, khoa học hệ thống chứng từ kế tốn sẽ có ý nghĩa nhiều mặt về pháp lý, về quản lý và về kếtoán.
Trên cơ sở xác định loại chứng từ kế toán phù hợp với nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế tốn cịn phải xác định chứng từ cần sử dụng thuộc loại bắt buộc hay hướng dẫn để lập, tổ chức luân chuyển, quản lý và sử dụng cho đúng chế độ và phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tất cả các chứng từ kế tốn do đơn vị lập hoặc từ bên ngồi chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế tốn phải kiểm tra tồn bộ chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.
Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm travà ký chứng từ kế tốn hoặc trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có); Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Việc xác định nội dung từng bước cơng việc trong quy trình lập và lưu chuyển chứng từ trong đơn vị SNCL phải căn cứ vào điều kiện, đặc điểm cụ thể của từng đơn vị, về tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế tốn, về tổ chức hệ thống thơng tin kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị cũng như đặc thù của từng loại chứng từ kế toán.
Tuy nhiên về nguyên tắc chung, Kế toán trưởng hoặc Phụ trách kế toán đơn vị cần phải xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến mỗi một giai đoạn luân chuyển của từng loại chứng từ. Qua đó, khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phải quy định rõ nội dung công việc, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong q trình luân chuyển các loại chứng từ ở đơn vị.