d. Các khoản chi tại bệnhviện
2.2.4. Tổchức hệthống sổ sách kếtoán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo thời gian có liên quan đến đơn vị. Mỗi năm đơn vị xây dựng hệ thống sổ cho một kỳ kế toánnăm.
Hệ thống sổ kế toán tại bệnh viện đa khoa thị xã Bn Hồ bao gồm các sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, hàng kỳ được kết xuất từ chương trình phần mềm kế tốn tổng hợp Misa Mimosa.Net. Hệ thống sổ hiện nay tại đơn vị được thiết kế theo hình thức Chứng từ ghi sổ bao gồm chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết các tài khoản, sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí, sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí, sổ chi tiết các khoản thu, sổ chi tiết chi hoạt động, sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc, sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. Như vậy, thực tế tại đơn vị, mặc dù áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trên cơ sở sử dụng phần mềm, nhưng hiện tại đơn vị không in sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà chỉ lưu chứng từ theo thời gian dưới hình thức từng tệp, trong đó bao gồm các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ đi kèm.
Hàng ngày, căn cứ vào nội dung kinh tế được định khoản trên các chứng từ đã được kiểm tra, ký duyệt kế toán nhập dữ liệu vào máy theo các thông tin được thiết kế sẵn của phần mềm kế toán (TK ghi Nợ 66121; TK ghi có 11111, 312, 112, 4312…; Mục lục ngân sách, mục, tiểu mục; Mã chương trình; Mã đối tượng…). Dữ liệu sẽ được tự động chuyển đến các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập các báo cáo tài chính theo quy định. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, ln đảm bảo chính xác, trung thực theo đúng các thông tin đã được nhập trongkỳ.
Các sổ kế tốn được thiết kế bằng máy tính có thể có giới hạn bởi phần mềm kế tốn nên việc thực hiện hình thức sổ kế tốn thường có sự pha tạp cải tiến song nhìn chung vẫn đảm bảo được nội dung đã được quy định.
Ngoài ra, việc thiết kế các mẫu sổ mà đặc biệt là sổ chi tiết chi phí khám chữa bệnh có ý nghĩa rất lớn đối với cơng tác kế tốn tại bệnh viện. Bởi lẽ thực tế tại bệnh viện, đi kèm với việc điều trị cho bệnh nhân là phát sinh rất nhiều các khoản chi phí khác nhau như chi phí về thuốc, dịch truyền,..... nên đi kèm với Phiếu thanh toán ra viện của bệnh nhân là Bảng kê chi phí điều trị. Trong trường hợp bệnh nhân thuộc diện được BHYT chi trả một phầnchi phí thì lại càng khó khăn hơn. Đơn giản vì nếu bệnh viện khơng tổ chức hạch toán thật chi tiết, khả năng bảo hiểm ”xuất toán” là rất cao. Lúc đó, khoản chi phí này lại là ”gánh nặng” đối với bệnh viện và việc xác định nguyên nhân để quy trách nhiệm cũng gây ra những khó khăn trong nội bộ đơn vị.
Như đã trình bày trong phần tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, kế toán BHYT sau khi tiếp nhận chứng từ tập hợp lưu chứng từ theo từng bệnh nhân, vào phần mềm kế toán nhập liệu và chuyển cho kế toán tổng hợp để tổng hợp số liệu và lên báo cáo. Đối với kế toán tổng hợp, theo dõi khoản thu BHYT trên tài khoản chi tiết 3318, cách hạch toán và xử lý như những tài khoản chi tiết khác. Quan trọng hơn là phần việc ở nhân viên kế tốn phần hành với việc hồn thiện các mẫu sổ chi tiết đáp ứng nhu cầu quyết toán với cơ quan bảohiểm.
Tiếp nhận các tập hồ sơ chứng từ của các bệnh nhân chuyển lên, kế toán phần hành mở sổ chi tiết theo dõi chung. Sổ chia làm nhiều cột, bao gồm các thông tin liên quan đến thông tin bệnh nhân, số thẻ BHYT, nơi cấp thẻ, các chi phí khám chữa bệnh phát sinh trong đó thể hiện số tiền bệnh nhân đã chi trả và số tiền đơn vị đề nghị cơ quan BHYT thanh toán. Sau đó, hàng tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết làm căn cứ tiến hành đối chiếu thanh quyết toán với cơ quan bảo hiểm và xử lý chênh lệch phát sinh nếucó.
Bảng 2.8. Sổ chi tiết chi phí khám chữa bệnh nội trú bệnh nhân BHYT
SỞ Y TẾ ĐĂK LĂK