b. Tồntại trong tổchức vận dụng hệthốngtàikhoảnkếtoán
3.2.1. Hoàn thiện tổchức vận dụng hệthống chứngtừ kếtoán và quy trình ln chuyển chứng từ kếtốn
- Thiết lập các chứng từ cho từng khoa, từng bộ phận, từng nơi phát sinh để thuận lợi cho việc theo dõi, đánh giá được hiệu quả hoạt động của từngkhoa
- Quy trình ln chuyển chứngtừ
Chứng từ kế tốn là cơ sở của việc ghi sổ kế tốn. Vì vậy hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo đúng quy định của nhà nước nhưng cũng không cứng nhắc, gây phiền hà cho những người đến thanh tốn tại phịng TCKT. Vì vậy để hồn thiện khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn phịng TCKT nên thiết lập bộ phận một cửa ngay tại phịng mình. Bộ phận này nằm trong nhóm kế tốn tổng hợp. Việc giao nhận chứng từ chỉ giao cho một kế toán, các bộ phận liên quan muốn hướng dẫn, thủ tục gì thì liên hệ trực tiếp với kế toán này. Kế toán một cửa sẽ hướng dẫn và nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ theo đúng quy định thì sẽ kí nháy vào chứng từ, chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp kiểm soát lại lần nữa rồi tiến hành ghi sổ kế toán. Thực hiện công việc như vậy sẽ giảm bớt được sai sót trong khâu luân chuyển chứng từ, nhưng kế tốn trưởng sẽ khơng bị động trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nếu thấy không hợp lý kế tốn tổng hợp ghi sổ kế tốn có thể cho hướng dẫn thiết lập chứng từ phù hợp chính xác với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Sau khi ghi sổ kế tốn tổng hợp sẽ ghi sổ và trình kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký chứng từ. Hơn nữa sẽ rút ngắn được thời gian
trưởng và thủ trưởng đơnvị.
Cần có kế tốn trực tiếp tại kho dược thực thực hiện và kiểm soát việc nhập, xuất thuốc, vật tư theo từng đơi tượng nhà cung cấp từ đó phân loại ngay các loại thuốc trong thầu, ngoài thầu cùng với thủ kho dược tránh để lại sai sót hoặc nhập các loại thuốc gần hạn sử dụng gây ảnh hưởng đến quá trình điều trị cho bệnh nhân. Kế tốn thực hiện việc nhập hóa đơn ngay tại kho của khoa Dược là rất khách quan vừa mang lại hiệu quả trong quản lý, vừa cung cấp thông tin kịp thờ cho kế tốn cơng nợ cập nhật và đối chiếu thơng tin để thanh tốn cho nhà cung cấp.
- Trong khâu lưu giữ các chứng từ: do lượng chứng từ hàng ngày phát sinh rất lớn, kể cả các bảng kê thanh toán cho bệnh nhân thanh toán hàng ngày. Vì vậy cần phải kho chứng từ tài chính kế tốn riêng, cần đề nghị mua các giá để chứng từ bằng INOX. Chứng từ cần phân loại, phân thành các kho riêng, kho để chứng từ thu chi thường xuyên, kho để chứng từ thanh toán bệnh nhân bảo hiểm y tế, kho để chứng từ thanh tốn bệnh nhân viện phí và phải được đánh số thứ tự theo số thứ tự hoặc theo các báo cáo tháng, quý, năm... Việc lưu giữ chứng từ trên các giá và thành các kho như vậy sẽ đảm bảo cho việc tra cứu, kiểm tra hoạc lấy lại chứng từ để sửdụng.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và đối vớinhững hoạt động dịch vụ ngoài khám chữabệnh