Dựa trên những nội dung đã phân tích cũng như mục tiêu của luận văn, tác giả xây dựng mô hình áp dụng quản trị tinh gọn cho Trung tâm như sau:
4.2.3. Các nhân tô ảnh hưởng đên hiệu quả triên khai áp dụng Quản
trị tinh gọn.
Nhân tổ lãnh đạo
Lãnh đạo là một trong những yếu tố quan trọng của quàn trị tinh gọn, đây được xem là nhan tố có khả năng để thúc đẩy đến hiệu quả quản tri tinh gọn. Vậy nên để thành công tổ chức cần phải chú trọng đến xây dựng đội ngũ
lãnh đạo và có cam kết dàn hạn về quản trị tinh gọn cũng như luôn đánh giá cao vai trò của người lao động, tạo điều kiện đề ủng hộ, hồ trợ người lao động
từ đó thúc đây sự tham gia của người lao động trong việc áp dụng quàn trị tinh gọn.
Việc áp dụng quản trị tinh gọn cần phải được diễn ra trong một thời gian dài và có kế hoạch cụ the vậy nên doanh nghiệp cần phải chú trọng đến yếu tố người lãnh đạo, đặc biệt là yếu tố về đặt mục tiêu, chiến lược, tâm huyết cũng như đưa ra các quyết định dài hạn và theo đuổi các quyết định dài hạn đến cùng. Lãnh đạo là những người đứng đầu tổ chức chính vì vậy họ cần phải có đầy đủ tư duy, năng lực đổi mới, tích cực trong hoạt động sáng tạo cũng như sằn sàng tham gia vào hoạt động đổi mới, cải tiến tổ chức để mang đến hiệu quả tốt nhất.
Bên cạnh đó những nhà lãnh đạo của tổ hức cũng phải không ngừng học hỏi để phát triển bản than, học thêm nhiều kiến thức, nhiều phương pháp. Đồng thời cập nhật thêm những kiến thức có liên quan để quản trị tinh gọn, chú trọng đến các kiến thức về quy trình làm việc, quản trị sự thay dồi, quản trị nguồn nhân lực cũng như cần phải có đủ năng lực để vận hành, sản xuất... đồng thời các chiến lược cần được áp dụng trong dài hạn.
Lãnh đạo cần phải tham gia vào các chương trình đào tạo cỏ liên quan đến triết lý, tư tưởng và mục tiêu của hoạt động sản xuất, kinh doanh. Lãnh đạo có thể không nhất thiết phải là người trực tiếp đào tạo cho các nhân sự nhưng phải là người định hướng cho các chiến lược và mục tiêu của doanh
nghiệp.
Lãnh đạo cũng cần phải theo đuối các mục tiêu dài hạn cũng như chú trọng đến hoạch định nguồn lực để có thể đạt được mục tiêu. Định hướng mục tiêu, liên tục cãi tiến để hoạt động cùa tồ chức phù hợp với xu hướng cùa sự thay đổi và thích nghi với thị trường.
Bên cạnh đó cũng cần phải quan tâm đến những người quản lý trung gian, trong tổ chức bên cạnh những nhà quàn lý cao cấp cũng có những nhà
quản lý trong gian và họ cũng cân được đào tạo, phát triên năng lực đê quản lý các khâu, bộ phận nhằm áp dụng hiệu quả các chiến lược về quản trị tinh gọn.
Nhân tố nhân viên
Tổ chức cần phải chú trọng đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên tin tưởng và lợi ích của quản trị tinh gọn. Trên thực tế, các nhân viên là những người trực tiếp thực thi các công việc và họ có ảnh hưởng khá nhiều đến hiệu quả công việc. Khi cấp trên đưa ra một chiến lược phát triền trong dài hạn, cấp dưới (nhân viên) sẽ là những người trực tiếp thực hiện đế đưa những mục tiêu của doanh nghiệp thành hiện thưc. Chính vì vậy, doanh nghiệp cũng cần phải đặc biệt chú trọng đến đội ngũ nhân viên.
Doanh nghiệp cần phải có những biện pháp giúp cho đội gũ nhân viên có thể thay đổi được thái độ và suy nghĩ trước đây về việc áp dụng quản trị tinh gon. Những thay đổi không đe dọa đến công việc của họ mà phải cho họ thấy hiệu quả của việc áp dụng quản trị tinh gọn cũng như tác dụng của quản trị tinh gọn trong công việc của họ. Khi nhân viên có đầy đủ nhận thức, tổ chức mới tiến hành các phương pháp để đào tạo và huấn luyện nhân viên có liên quan đến quản trị tinh gọn.
Trong dài gạn cần phải xây dựng được văn hóa của doanh nghiệp để hướng đến sự học hỏi của các cá nhân trong doanh nghiệp, phát huy được tính năng động và sáng tạo của các nhân viên đồng thời phải không ngừng cài tiến để có thể duy trì được các thành quả do hoạt động quản trị tinh gọn của doanh nghiệp mang lại. Tổ chức cần phải:
Thiết lập một lộ trình về đào tạo nguồn nhân lực một cách cụ thể, duy trì được động lực cũng như tìm cách đề truyền lửa cho người lao động.
Cần phải tạo điều kiện để người lao động trong tổ chức có thể phát huy được năng lực của bản thân một cách toàn diện. Một cách thức đế giúp tạo ra
mục tiêu chung đó là giảm thiều các mâu thuẫn bên trong ủa tổ chức. Đồng thời tổ chức cũng cần có những cam kết về thăng tiến cho những cá nhân làm việc hiệu quả, quả, mang đến lợi ích, tin tuởng và trao quyền cho nhân viên cũng như chú trọng đến sự hỗ trợ kịp thời của cấp trên.
Tiếp theo càn quan tâm đến việc đào tạo kiến thức cho nhân viên về quản trị tinh gọn. Khi các nhân viên hiểu rõ về vai trò của quản trị tinh gọn và ảnh hưởng của nó đến với công việc, họ sẽ tích cực hon trong học tập và tìm hiểu về quản trị tinh gọn, đây là thời cơ giúp cho tổ chức có thể dễ dàng đào tạo nhân sự, Tổ chức có thể kết hợp các biện pháp đào tạo nhân sự tại chồ và tổ chức các khóa đào tạo cho các nhân sự. Nên chú trọng đến việc đào tạo theo từng cấp độ. Ở mỗi cấp độ khác nhau người lao động sẽ có những nhận thức và suy nghĩ khác nhau chính vì điều này, doanh nghiệp cần phải chú trọng nhiều đến phân chia và có những chương trình đào tạo phù hợp với nhận thức của từng đối tượng nhân viên trong doanh nghiệp.
Hoạt động đào tạo cần được chủ trọng
Mục đích của việc thực hiện đào tạo nhận thức về QTTG cho người lao động
là giúp họ thấu hiều được sự cần thiết của tư duy quản trị và lợi ích của việc áp dụng QTTG. Từ đó, người lao động nâng cao tinh thần tự giác, tự nguyện, trách nhiệm và tính chủ động khi áp dụng QTTG. Đề làm được việc này thì hoạt động đào tạo nên tập trung vào sự thấu hiểu về lợi ích của người lao động, khiến cho người lao động thấy hiểu được việc áp dụng QTTG là có ích cho bản thân, từ đó có ý thức thực hiện công việc tốt và nâng cao năng lực của bản thân. Một số hoạt động CQ cần thực hiện để thúc đẩy việc đào tạo nhận thức cho người lao động:
- Tuyên truyền lợi ích về 5S, Kaizen, QLTQ tới từng người lao động bằng cách đẩy mạnh các hoạt động truyền thông trong nội bộ CQ như: tồ chức
các cuộc thi về 5S, Kaizen, QLTQ; trực quan hóa khẩu hiệu, slogan thúc đẩy tinh thần của người lao động.
- Thiết lập lộ trình đào tạo cụ thể và liên tục duy trì thúc đẩy động lực, truyền lửa cho người lao động.
- Tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội phát triển toàn diện, phát huy năng lực của bản thân. Một số cách thức để tạo ra mục tiêu chung và giảm thiểu mâu thuẫn giữa lãnh đạo và người lao động như: Cam kết thăng tiến cho những cá nhân có năng lực làm việc hiệu quả; Tin tưởng, trao quyền cho nhân viên dưới sự hồ trợ nhiệt tình của cấp trên; Khuyến khích lương thưởng, chế độ đãi ngộ cho những nhân viên có thành tích tốt.
Đào tạo về kiến thức QTTG:
Mục tiêu của việc đào tạo kiến thức là giúp người lao động hiểu về cách thức
triển khai áp dụng QTTG và thực hành chính tại đơn vị của mình. Chương trình đào tạo cần bám sát thực tiễn, khi truyền đạt QTTG nên tập trung vào các công cụ đơn giản và dễ triển khai áp dụng, mang đến lợi ích trực tiếp cho người lao động. Một số hình thức đào tạo kiến thức QTTG nên được áp dụng tại phòng Tài chính - Ke hoạch.
Đào tạo ngoài việc tập trung vào nâng cao sự thấu hiểu về lợi ích của người lao động và nhấn mạnh vào đào tạo tại chồ, đào tạo nhân sự làm công tác đào tạo, đồng thời đào tạo theo các cấp độ khác nhau (từ quản lý cấp cao, cấp trung, trường bộ phận...) để các thành viên trong tổ chức nắm rõ được vai trò của mình trong môi trường QTTG. Do tâm lý ngại thay đối của người lao động Việt Nam, để đào tạo phát huy tối đa hiệu quảPhòng Tài chính - Kế
hoạchcần thường xuyên và duy trì thực hiện các hoạt động đào tạo cho nhân sự mới và đào tạo nhắc lại cho toàn bộ nhân viên.• • • •
Thay đôi các chinh sách
Các chính sách đê áp dụng quản trị tinh gọn cân phải có sự linh hoạt:
Đầu tiên, tổ chức không nên quá phụ thuộc vào một hay một vài công cụ kỳ thuật một cách rập khuôn, máy móc và càn phải chú trọng đến nghiên cứu và phát triển, phát triển đa dạng các nguồn nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị để phục vụ cho hoạt động, Điều quan trọng là cần phải có chiến lược phù họp và linh hoạt. Tổ chức cũng không nên áp dụng quá nhiều công cụ cùng một lúc mà cần phải đưa ra các phương án ưu tiên cũng như cân nhắc về nguồn lực đế thực hiện các phương án ưu tiên đó.
Thứ hai, cần phải hiểu rõ được sự khác biệt của tổ chức so với các đối thủ cạnh tranh hay các tổ chức khác. Việc hiểu rõ về tổ chức sẽ giúp đưa ra được các mục tiêu và chiến lược phù hợp với tốt chức. Do đó, công ty cần xây dựng một chính sách phù hợp với điều kiện cũng như năn lực của mình, cần chú trọng đến hoàn thiện cơ chế chính sách khen thưởng và động viên các nhân sự trong quàn trị tinh gọn. Thông qua các chính sách khen thưởng để tạo động lực cho người lao động đồng thời thể hiện được sự quyết tâm và cam kết của tổ chức đối với những người lao động, và sự quyết tâm trong việc áp dụng quản trị tinh gọn giúp cho người lao động tin tưởng hơn vào chiến lược phát triển của tổ chức.
Việc xây dựng các chính sách nhằm động viên, khuyến khích các nhân sự cần phải được thực hiện thường xuyên và kịp thời cũng như mang tính kích thích để tạo động lực làm việc cho những người lao động phấn đầu đưa ra những cải tiến để hoàn thành tốt các nhiệm vụ đồng thời thực hiện song song với việc trau dồi kiến thức, thái độ cũng như tinh thần làm việc.
Chú trọng đến cơ sở hạ tầng và yếu tố về văn hóa
Đối với hoạt động giao tiếp trong tổ chức cần phải chú trọng đến việc xây dựng hệ thông truyền thông nội bộ. Hệ thống truyền thông nội bộ góp phàn giúp cho các thông tin nội bộ được cập nhật một cách nhanh chóng và
kịp thời. Ban lãnh đạo cân phải truyên đạt các tư tưởng có liên quan đên quản trị tinh gọn về tư duy, đổi mới về tinh thần, cho các cấp trung và các quân lý cấp trung sẽ triển khai đến với các nhân sự mà họ tiếp quản.
Tổ chức cũng cần chú trọng đến chăm sóc các nhân viên mới, những người bắt đầu đén tổ chức để làm việc bằng việc đào tạo cho họ về các triết lý, văn hóa của doanh nghiệp để tạo nên tâm thế và thái độ trong công việc. Tổ chức cần phải chú trọng đến tích cực truyền đạt các thông tin và các bản hướng dần chi tiết về chính sách, cách thức giao tiếp. Thường xuyên nâng cao các kiến thức của các nhân sự bằng các buổi chia sẻ theo chuyên đề, các buổi hội thảo, huấn luyện nhân viên.
Tổ chức cung cần phải chú trọng đến hoạt động đào tạo và phát triển nhân viên để họ hiểu về quản trị tinh gọn cũng như áp dụng quản trị tinh gọn vào hoạt động thực tế phù hợp với đặc thù của tổ chức.
Mời các chuyên gia hỗ trợ
Hiện nay, tuy các chuyên gia hiểu biết và có kinh nghiệm về QTTG tại Việt Nam chưa có nhiều nhưng từ những thực tiễn đã nêu trên, nếu có được
sự giúp đỡ của các chuyên gia có kinh nghiệm hướng dẫn tư vấn, thì hoạt động QTTG tại nơi áp dụng sẽ đạt hiệu quả cao. Đe thực hiện được giải pháp này, cấp quản lý cần tiến hành liên kết, hợp tác với các trung tâm nghiên cứu tại các trường đại học lớn (Trường Đại học Kinh tế - ĐH Quốc Gia Hà Nội, Đại Học Bách Khoa Hà Nội, ...), bởi đây là nơi tập trung hầu hết các nhà nghiên cứu hàng đầu trong lĩnh vực áp dụng QTTG. Họ không những giỏi về kiến thức chuyên môn mà còn am hiểu về tình hình kinh tế, văn hóa trong đơn vị, cũng như tâm lý của người lao động.
Tóm lại, các lãng phí đang tồn tại sẽ được khắc phục bằng những phương án phù họp như sau:
Bảng 4.1: Đẻ xuất nhũng giải pháp của Quản trị tinh gọn đế cắt giảm chi phí lãng phí
Loai• hình
lãng phí Các loại lãng phí Nguyên nhân Gỉảỉ pháp
Lãnh Phí hữu hình Lãng phí về sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị, các hóa chất xử lý nước. - Chưa quản lý chặt chẽ giờ làm việc trên máy tính
Chưa tuyên truyền tốt về ý thức tiết kiêm• - Chưa có chỉ dẫn cụ thể về hướng dẫn sử dụng các thiết bị, máy móc - Kaizen: cải tiến việc sử dụng trang thiết bị, quy trình làm việc. - Chỉ dẫn, hướng dẫn sử dụng thiết bị; hóa chất thực hiên tiết kiêm, đúng liều lượng và muc đích sử• dụng
Lãng phí về nhân công - Chưa được đào tạo bồi dường tốt
- Quy trình làm việc còn thủ công chưa tốt - Kaizen: cải tiến quy trình làm việc, đề xuất bộ tài liệu, sổ tay hướng dẫn làm việc, quy trình. Lãng phí do thiết bị, máy móc hư hỏng và đường ống cấp nước bị dò rỉ nước - Chưa chú trọng vào công tác bảo trì bảo dường định kì các thiết bi•
- Cải tiến quy trình sử dụng, bảo tri, bảo dưỡng đinh kỳ mày móc thiết bi• Lãng phí do tìm kiếm, di chuyển nhiều - Chưa có ý thức sắp xếp gọn gang, phân loại hồ sơ, tài
liệu, hóa chất, 5S: thưc • •hiên sang lọc, sắp xếp, vệ sinh, giữ gìn, chăm sóc phòng 84
Loai• hình
lãng phí Các loại lãng phí Nguyên nhân Giải pháp
công cụ dụng cụ... làm việc,bàn làm viêc.• Lãng phí vô hình Lãng phí do trùng lặp, chờ đợi (phương pháp làm việc) - Chưa có quyết tâm thưc • hiên • cải tiến
Kaizen: cải tiến quy trình giảm
tối đa viêc• đã thưc• hiện, chia sẽ công viêc • đã thưc hiên• •
Lãng phí do hoạt động thừa
- Chưa có quy trình làm viêc• tốt
Cải tiến quy trình, phương pháp làm viêc• Lãng phí do thực hiện lỗi - Chưa có chế tài nhắc nhở, xử lý kịp thời. - Chưa có cơ chế kiểm soát, phát hiện lỗi văn bản, hồ sơ ghi chép - Xây dựng quy trình kiêm soát phát hiện lỗi, chế tài nhắc nhở, xử lý Lãng phí do không phát huy sức sang tạo của
nhân viên - Nhân viên chỉ làm theo lênh, không có ý kiến tâm huyết đóng góp
- Cải tiến chế đô• động viên,
khuyến khích, khen thưởng cán bô nhân viên.•
KÉT LUẬN
Trung tâm Quôc gia Nước sạch và VSMTNT là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Tống cục Thủy lợi, thực hiện chức năng phục vục quản lý nhà nước về kỳ thuật và chính sách đầu tư, khai thác, bảo vệ công trình cấp nước