6. Kết cấu đề tài
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT THANHTOÁN VỐN ĐẦUTƯ XÂY
DỰNG CƠ BẢN QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NGÃI
2.2.1. Thực trạng bộ máy kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB và phân cấp quản lý
Hiện tại văn phòng KBNN Quảng Ngãi có 01 phòng chuyên môn gồm 12 cán bộ thực hiện công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản cho cả hai mảng chi NSNN trung ương và NSNN địa phương. Gồm 01 trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm toàn bộ công việc của phòng trước Ban giám đốc về các mặt hoạt động thực hiện nhiệm vụ được giao, 02 phó trưởng phòng giúp việc cho trưởng phòng, 09 chuyên viên trực tiếp đảm nhận kiểm soát chi cho các dự án phát sinh được ghi kế hoạch hàng năm theo các Sở, Ban, Ngành được phân công phụ trách.
Hình 2.2. Bộ máy kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB tại văn phòng KBNN Quảng Ngãi
Trưởng phòng Kiểm soát chi
Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng
Hệ thống KBNN Quảng Ngãi thực hiện việc phân cấp quản lý thanh toán từ KBNN tỉnh đến KBNN huyện, thị xã, thành phố. Trên nguyên tắc tập trung, thống nhất, cụ thể như sau:
- Đối với dự án sử dụng nhiều nguồn vốn: KBNN tỉnh quản lý thanh toán các dự án có tổng mức đầu tư từ 10 tỷ đồng trở lên; KBNN các huyện, thành phố thanh toán các dự án có tổng mức đầu tư dưới 10 tỷ đồng.
- Đối với dự án sử dụng một nguồn vốn: KBNN tỉnh quản lý thanh toán các dự án sử dụng nguồn vốn ngân sách trung ương, ngân sách tỉnh. KBNN các huyện, thành phố quản lý thanh toán vốn đầu tư thuộc ngân sách huyện và ngân sách xã trên địa bàn.
Việc phân cấp thanh toán vốn đầu tư XDCB của KBNN Quảng Ngãi, trước đây chỉ tập trung thanh toán ở KBNN cấp tỉnh và phân công một số nhiệm vụ cho các KBNN huyện thanh toán. Đến nay, KBNN Quảng Ngãi đã tổ chức thực hiện phân cấp công tác thanh toán vốn đầu tư XDCB cho các KBNN cấp huyện, nguồn vốn thuộc cấp ngân sách nào giao cho KBNN cấp đó thực hiện thanh toán. Các dự án được đầu tư từ nhiều nguồn thuộc nhiều cấp ngân sách (trung ương, tỉnh, huyện) sẽ phân cấp theo nguyên tắc: dự án do cấp nào phê duyệt đầu tư thì KBNN cấp đó quản lý. Ví dụ: Dự án do UBND tỉnh Quảng Ngãi quyết định phê duyệt đầu tư có 2 loại nguồn vốn: Nguồn vốn ngân sách tỉnh và nguồn vốn ngân sách huyện. Với dự án này KBNN Quảng Ngãi thực hiện thanh toán toàn bộ dự án và thanh toán phần nguồn vốn ngân sách tỉnh. Phần vốn ngân sách huyện tham gia, KBNN huyện thanh toán theo chứng từ và công văn do KBNN tỉnh gửi đến mà không thực hiện kiểm soát hồ sơ pháp lý của dự án.
2.2.2. Thực trạng các nội dung cần kiểm soát khi thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản qua KBNN Quảng Ngãi
Các dự án đầu tư phải tuân thủ đầy đủ trình tự đầu tư và xây dựng, bao gồm 03 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và kết thúc đầu tư (dự án đưa vào khai thác, sử dụng). Tương ứng với các giai đoạn này là quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản của KBNN. Thực hiện quy trình thanh toán theo quyết định số 282/QĐ-KBNN, bao gồm:
2.2.2.1. Mở tài khoản
- Về quy định đăng ký sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước: Hiện nay, việc mở tài khoản được thực hiện theo Thông tư số 61/2014/TT-BTC ngày 12/5/2014 của Bộ Tài chính. Theo đó đối với những chủ đầu tư (Ban quản lý dự án) có nhiều nguồn kinh phí, quản lý nhiều dự án, dự án từ nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp NS đối với tài khoản dự toán, thì việc đăng ký sử dụng tài khoản phải lập Bảng kê chi tiết đến từng nguồn vốn, từng cấp NS, từng dự án. Trong khi việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVQHNS (mã Dự án) do cơ quan Tài chính cấp, không thực hiện cùng lúc cho nhiều dự án mở mới trong năm (do một trong những căn cứ để cấp mã dự án là Quyết định phê duyệt dự án của cấp có thẩm quyền). Khi có dự án mới phát sinh, chủ đầu tư phải lập Giấy đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản kèm bảng kê đăng ký sử dụng tài khoản chi tiết gửi KBNN để quản lý thanh toán.
- Về quy định phân công nhiệm vụ kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của chủ đầu tư trên chứng từ: Theo quy định hiện nay, phòng kiểm soát chi thực hiện việc lưu trữ hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản và kiểm soát mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ đối với những dự án, công trình thuộc nguồn vốn đầu tư XDCB, tài khoản tiền gửi BQLDA, tài khoản tiền gửi chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng. Cán bộ kế toán không phải kiểm soát mẫu dấu chữ ký trên chứng từ như trước đây. Đối với một hồ sơ thanh toán xây dựng cơ bản, gồm nhiều hồ sơ pháp lý theo quy định phải gửi phòng kiểm soát chi để kiểm soát như: Quyết định phê
duyệt dự án của cấp có thẩm quyền (hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật); dự toán, quyết định phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công dự toán; thẩm định nguồn vốn (nếu có); quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; hợp đồng.
2.2.2.2. Kiểm soát hồ sơ ban đầu
Các hồ sơ ban đầu cần kiểm soát bao gồm:
+Tài liệu mở tài khoản bao gồm: Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư; Quyết định thành lập ban quản lý dự án; quyết định bổ nhiệm chức vụ chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán); giấy đề nghị mở tài khoản; bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký.
+ Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt; + Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định; + Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu;
+ Tài liệu bổ sung hàng năm: Kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tư năm. Cán bộ thanh toán nhận hồ sơ, kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự lô gích về thời gian các văn bản, tài liệu; đề nghị chủ đầu tư bổ sung nếu trường hợp hồ sơ tài liệu chưa đầy đủ.
2.2.2.3. Kiểm soát hồ sơ từng lần tạm ứng, thanh toán
+ Tạm ứng vốn chuẩn bị đầu tư:
Ngoài các hồ sơ ban đầu, khi tạm ứng vốn, chủ đầu tư gửi đến KBNN các tài liệu: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư; Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng). Chủ đầu tư gửi KBNN bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư.
Chủ đầu tư được tạm ứng để thực hiện công việc thuộc đối tượng được tạm ứng theo quy định hiện hành. Tổng mức vốn tạm ứng của các hợp đồng thực hiện trong năm tối đa là 30% kế hoạch vốn giao hàng năm cho dự án.
Chủ đầu tư chịu trách nhiệm xác định mức tạm ứng cho từng hợp đồng cụ thể, đảm bảo mức tạm ứng của cả dự án theo quy định nêu trên.
+ Thanh toán khối lượng chuẩn bị đầu tư hoàn thành:
Khi có khối lượng hoàn thành của công tác chuẩn bị đầu tư, chủ đầu tư gửi đến KBNN các loại tài liệu sau:
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng (hoặc dự toán được duyệt cho từng công việc trong trường hợp thanh toán không theo hợp đồng).
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); - Giấy rút vốn đầu tư.
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng.
+ Thanh toán khi vốn chuẩn bị đầu tư được phê duyệt quyết toán:
Khi vốn chuẩn bị đầu tư được phê duyệt quyết toán, chủ đầu tư gửi đến KBNN quyết định phê duyệt quyết toán của cấp có thẩm quyền. Cán bộ thanh toán căn cứ vào số vốn đã thanh toán và quyết định phê duyệt quyết toán, tiến hành thanh toán tiếp số vốn còn lại theo đề nghị của chủ đầu tư (trường hợp quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán); hoặc cán bộ thanh toán phải có trách nhiệm phối hợp với chủ đầu tư thu hồi số vốn đã thanh toán lớn hơn so số vốn được phê duyệt quyết toán (trường hợp quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán).
Công tác kiểm soát thanh toán đối với những chi phí trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư thường gặp những khó khăn, vướng mắc như: Do tình trạng phê duyệt quy hoạch các dự án đầu tư xây dựng không hợp lý, công tác đền bù, giải phóng mặt bằng còn chưa thỏa đáng, dẫn đến nhiều dự án khi có quyết định đầu tư thì lại có quyết định phải đình hoãn, giãn tiến độ, trong khi
các chi phí chuẩn bị đầu tư cũng phải thanh toán cho các đơn vị tư vấn. Chất lượng công tác tư vấn ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư của một số dự án chưa cao, công tác điều tra, khảo sát còn qua loa đại khái, sơ sài. Các chi phí chuẩn bị đầu tư đều được lập dự toán trước khi thực hiện, tuy nhiên do việc lập dự toán chưa chính xác, chưa sát với công việc thực tế vì vậy khi có quyết định phê duyệt quyết toán của phần vốn này, thường hay xảy ra trường hợp số vốn được thanh toán lớn hơn số vốn phê duyệt quyết toán của cấp có thẩm quyền, dẫn đến trường hợp cán bộ kiểm soát chi phải có trách nhiệm phối hợp với chủ đầu tư thu hồi để nộp NSNN, việc thu hồi những khoản cấp vượt so quyết toán cũng là vấn đề nan giải hiện nay.
2.2.3. Thực trạng quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản qua KBNN Quảng Ngãi
- Quy trình thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản qua KBNN Quảng Ngãi như sau:
Hình 2.3. Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN
Chú thích sơ đồ:
(1) Chủ đầu tư (BQL dự án) gửi hồ sơ, chứng từ thanh toán cho phòng
Lãnh đạo KBNN Tỉnh
Phòng Kiểm soát chi
Chủ đầu tư (Ban QLDA) Phòng Kế toán nhà nước Đơn vị thụ hưởng 3 1 2 1 4 1 2 1 4 1 2 1 2 1 2 1 1 1 2 1
Kiểm soát chi, chủ đầu tư ghi vào sổ giao nhận: Số lượng hồ sơ, tên đơn vị, ngày giao, ngày hẹn trả… và ghi phiếu giao nhận hồ sơ;
(2) Phòng Kiểm soát chi xử lý hồ sơ, xem xét sau khi chấp nhận thanh toán, trình lãnh đạo KBNN tỉnh ký duyệt;
(3) Phòng Kiểm soát chi chuyển hồ sơ, chứng từ đã được duyệt sang phòng Kế toán nhà nước;
(4) Phòng Kế toán nhà nước kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, trình lãnh đạo KBNN tỉnh ký duyệt và làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng;
Sau khi hoàn tất việc chuyển tiền:
+ Phòng kế toán nhà nước trả chứng từ cho Phòng Kiểm soát chi . + Chủ đầu tư (Ban QLDA) nhận hồ sơ, chứng từ tại Phòng Kiểm soát chi. - Các khoản chi vốn đầu tư XDCB thuộc nguồn vốn ngân sách qua KBNN Quảng Ngãi được kiểm soát thanh toán chủ yếu có ba quy trình chính:
2.2.3.1. Quy trình kiểm soát thanh toán tạm ứng vốn
Quy trình này được thực hiện trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ khi cán bộ thanh toán nhận đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư. Trình tự thanh toán tạm ứng được thực hiện như sau:
Quy trình này gồm có 06 bước:
Bước 1: Cán bộ kiểm soát thanh toán căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của chủ đầu tư kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác); đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng. Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ thanh toán xác định số vốn chấp nhận tạm ứng, tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư, đồng
thời lập tờ trình lãnh đạo, trình trưởng phòng kiểm soát chi ký tờ trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Bước 2: Trưởng phòng Kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ thanh toán để trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Bước 3: Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi đầu tư xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phòng Kiểm soát chi và giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kiểm soát chi.
Bước 4: Cán bộ kiểm soát thanh toán chuyển chứng từ cho phòng Kế toán bao gồm giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư.
Bước 5: Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình tế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy sau đó trình lãnh đạo KBNN phụ trách về kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ.
Bước 6: Lãnh đạo KBNN phụ trách về kế toán xem xét, ký duyệt giấy rút vốn đầu tư; sau đó chuyển trả hồ sơ cho phòng Kế toán để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
2.2.3.2. Quy trình kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành đối với từng lần thanh toán của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần (trừ lần thanh toán cuối cùng)
- Trình tự các bước công việc và thời gian kiểm soát thanh toán trước Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát thanh toán nhận đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư, Kho bạc hoàn thành thủ tục thanh toán trước, kiểm soát sau. Trình tự thanh toán được thực hiện như sau:
Bước 1: Cán bộ kiểm soát thanh toán căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư thực hiện kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc
đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác); đối chiếu mức vốn đề nghị thanh toán với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng. Đối với công việc thực hiện không theo hợp đồng: Đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán theo dự toán được duyệt.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ thanh toán xác định số vốn chấp nhận thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi (nếu có), tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), đồng thời lập tờ trình lãnh đạo, trình Trưởng phòng Kiểm soát chi toàn bộ hồ sơ thanh toán và tờ trình lãnh đạo để trình Lãnh đạo KBNN phụ trách.
Bước 2: Trưởng phòng Kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN và các chứng từ thanh toán bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ thanh toán để trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Bước 3: Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi đầu tư xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phòng Kiểm soát chi và giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kiểm soát chi.
Bước 4: Cán bộ kiểm soát thanh toán chuyển chứng từ cho phòng Kế toán bao gồm giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có).
Bước 5: Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình tế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy sau đó trình lãnh đạo KBNN phụ trách về kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ.
Bước 6: Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) sau đó chuyển trả hồ sơ cho phòng Kế toán để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
- Phòng Kế toán lưu 01 liên giấy rút vốn đầu tư, (02 liên giấy rút vốn đầu tư trường hợp thu 2% thuế GTGT và làm thủ tục khấu trừ số thuế GTGT để nộp vào NSNN), giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), hồ sơ còn lại chuyển lại phòng Kiểm soát chi để lưu hồ sơ và trả chủ đầu tư.