3.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty TNHH Hợp Lực Cảng Việt hoạt động sản xuất kinh doanh tập trung nên công ty lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thành phòng tài chính - kế toán. Mọi công việc kế toán của công ty đều được thực hiện tại phòng tài chính - kế toán từ công tác hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ đến phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ sách kế toán, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị.
(Nguồn: Phòng Hành chính)
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: đồng thời là trưởng phòng kế toán, chịu trách nhiệm điều hành công việc chung của phòng kế toán, tổ chức công tác hạch toán kế toán của toàn công ty, tham mưu cho ban giám đốc về lĩnh vực tài chính, lên báo cáo thuế, kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh và lập báo cáo tài chính định kỳ.
- Kế toán công nợ: Công việc của nhân viên kế toán công nợ là quản lý và theo dõi công nợ gồm các khoản thu, chi, sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, các khoản phải trả…Vì vậy, các công việc kế toán bán hàng như ghi chép phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu , ghi chép phản ánh thuế ở khâu tiêu thụ, tính toán và ghi chép kế toán chi tiết bán hàng cũng nằm trong phạm vi trách nhiệm của kế toán công nợ.
- Kế toán nguyên vật liệu: Ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ nhập xuất nguyên vật liệu. Mặt khác thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn biết được chất lượng, chủng loại có đảm bảo hay không, số lượng thừa hay thiếu đối với sản xuất để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu cũng là người đảm nhận công việc hạch toán giá vốn hàng xuất bán, chi phí sản xuất, tính tổng chi phí, v.v…
- Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh và thống kê một cách tổng quát các số liệu, dữ liệu trên các tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo tài
Kế toán trưởng
chính. Một số công việc cụ thể của kế toán tổng hợp là lập các tờ khai thuế GTGT, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và các loại thuế khác, lập bảng tính lương, bảng lương làm thêm giờ, bảo hiểm, các khoản lương thưởng, phụ cấp khác để chi trả cho người lao động…
3.1.4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Để có hiệu quả tối ưu trong quản lý kinh tế, công tác kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, theo đó các nghiệp vị kinh tế phát sinh liên quan đến tài chính từ khâu lập chứng từ ban đầu đến khi xử lý chứng từ, ghi sổ sách và lập báo cáo đều được thực hiện ở phòng kế toán. Công ty đã chọn hình thức Nhật ký chung cho việc ghi chép của mình.
+ Chế độ kế toán công ty đang áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp ngày 22/12/2014.
+ Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm + Kỳ kế toán: Năm.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ) + Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung.
+ Phương pháp đánh giá hàng tồn kho cuối kỳ: phương pháp bình quân gia quyền
+ Phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp Kê khai thường xuyên.
+ Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, trích lập và hoàn nhập dự phòng theo chế độ quy định quản lý tài chính hiện hành.
+ Phương pháp khấu hao áp dụng: khấu hao theo đường thẳng. + Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
+ Hệ thống Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam, tuân thủ mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn, thực hiện chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính và chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
+ Phần mềm kế toán công ty sử dụng: Công ty sử dụng kế toán máy vào công tác kế toán, phần mềm kế toán Công ty đang áp dụng là phần mềm “Diamond- Soft” Phiên bản “9.1” của Công ty Cổ Phần Công nghệ Diamond-Soft.
(Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán)
Hình 3.1. Giao diện phần mềm kế toán Diamond-Soft công ty sử dụng
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc khi nào cần thiết, kế toán thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển và lập báo cáo tài chính và in các báo cáo khi cần thiết.