công ty
3.2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng
a) Nguyên tắc ghi nhận và xác định doanh thu
Tại công ty TNHH Hợp Lực Cảng Việt, doanh thu bán hàng được xác định theo giá trị hợp lí của các khoản đã thu được tiền hoặc sẽ thu từ các giao dịch bán các mặt hàng do công ty sản xuất ra. Do số lượng mặt hàng nhiều chủng loại, doanh thu bán hàng chưa được ghi nhận theo từng mặt hàng. Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy doanh thu là giá trị hàng hóa bán ra không bao gồm thuế GTGT.
b) Chứng từ kế toán
Bán buôn là hoạt động chính của Công ty nên Công ty đã ký kết các hợp đồng nguyên tắc với khách hàng. Khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của công ty thì giao dịch với công ty thông qua các đơn đặt hàng (bằng văn bản, điện thoại hoặc thư điện tử). Căn cứ vào các đơn đặt hàng, các nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng mua bán (Biểu 3.1).
Đến thời hạn giao hàng ghi trong hợp đồng, bên mua cử cán bộ đến kho của Công ty nhận hàng theo đúng thời gian và địa chỉ ghi trong hợp đồng, hoặc bên mua chuyển khoản ngân hàng bên bán xuất hàng ra xe vận chuyển. Kế toán sẽ lập
phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho hàng hóa. Để xác định doanh thu bán hàng kế toán lập hóa đơn GTGT (Biểu 3.2)
- Liên 1 : Lưu tại quyển gốc - Liên 2 : Giao cho khách hàng - Liên 3 : Lưu hành nội bộ
Biểu 3.2. Hóa đơn GTGT
Thủ kho sẽ dùng liên 3 để ghi vào thẻ kho, sau đó sẽ chuyển cho kế toán công nợ tiến hành ghi sổ kế toán.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn và ký nhận vào hóa đơn, sau đó phân loại hóa đơn theo 2 phương thức bán hàng (bán hàng thanh toán ngay và bán hàng trả chậm). Tùy theo hình thức thanh toán, kế toán sẽ ghi sổ chi tiết theo các bút toán thích hợp.
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, kế toán căn cứ phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có, ủy nhiệm chi… để ghi giảm khoản nợ phải thu khách hàng vào sổ chi tiết thanh toán với người mua.
+ Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt: Kế toán tiến hành lập phiếu thu (biểu 3.3):
- Liên 1: Kế toán lưu
- Liên 2: Ghi sổ quỹ sau đó ghi sổ kế toán tiền mặt
- Liên 3: Người nộp tiền giữ
Biểu 3.3. Phiếu thu
+ Nếu khách hàng thanh toán bằng séc hoặc khi khách hàng thông báo trả tiền qua tài khoản.
Khi nhận được Giấy báo (biểu 3.4) có của ngân hàng về việc khách hàng đã chuyển tiền vào tài khoản của công ty hoặc khi đã chuyển séc thành tiền mặt, kế toán sẽ hạch toán và theo dõi số tiền này qua TK 112.
Biểu 3.4. Giấy báo có
+ Nếu khách hàng thanh toán trả chậm
Khi viết hóa đơn thì trên hóa đơn GTGT, ở phần“ hình thức thanh toán” kế toán phải ghi thanh toán sau hoặc trả chậm, kế toán căn cứ vào các hóa đơn bán hàng đã được khách hàng chấp nhận thanh toán, các chứng từ thanh toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua để theo dõi các khoản công nợ phải thu khách hàng.
c) Tài khoản sử dụng
Tại công ty, để theo dõi doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sử dụng chung cho tất cả các mặt hàng đang bán tại công ty. Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm (thành phẩm, bán thành phẩm) được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán.
d) Quy trình ghi sổ
Căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh: Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, giấy báo có của ngân hàng, kế toán công ty sẽ kiểm tra đối chiếu và nhập liệu vào hệ thống trên phần mềm kế toán. Cụ thể, kế toán chọn mục bán hàng – phải thu để nhập thông tin trên hóa đơn, khai thông tin khách hàng, số tiền và số thuế GTGT. Sau đó, máy tính sẽ tự động hạch toán vào hệ thống sổ liên quan bao gồm:
-Các sổ cái TK 511 (Biểu 3.5), TK 111, 112, sổ cái TK 3331, sổ cái TK 131
công ty đã xây dựng mức chiết khấu cho từng khách hàng trong biểu mức chiết khấu tùy theo chiến lược kinh doanh của công ty. Các mặt hàng công ty giao cho khách hàng chủ yếu theo các hợp đồng kinh tế thỏa thuận từ trước, vì vậy công ty thực hiện công tác thu mua, vận chuyển hàng hóa diễn ra khá tốt, thường xuyên tiến hành kiểm tra rất chặt chẽ các mặt hàng trước khi tiến hành nhập kho và giao cho khách hàng. Nên không xảy ra hiện tượng hàng hóa bị trả lại và giảm giá hàng bán hàng.
Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Mặt khác, công ty là một doanh nghiệp sản xuất chỉ có hoạt động tiêu thụ hàng hóa trong nước không có hoạt động xuất khẩu đồng thời hàng hóa của công ty là động cơ điện và máy sản xuất nông nghiệp nên không có thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu phát sinh. Vì thế trong quá trình bán hàng của công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.
3.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán
3.2.4.1. Phương pháp tính giá vốn
Công ty TNHH Hợp Lực Cảng Việt hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xác định sản phẩm tiêu thụ là các loại động cơ thiết bị điện và máy móc dùng trong nông nghiệp. Công ty xác định trị giá thành phẩm xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền cho cả kỳ. Việc theo dõi thành phẩm xuất kho hàng thực hiện trên thẻ kho do thủ kho thực hiện căn cứ vào các chứng từ xuất như hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho.
Kế toán tiến hành tính đơn giá bình quân gia quyền như sau:
Đơn giá bình quân gia quyền =
Giá vốn thực tế hàng tồn kho đầu kỳ và trong kỳ Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ và trong kỳ
Sau đó, xác định hàng hóa tiêu thụ trong kỳ như sau:
Giá thực tế của hàng hóa tiêu thụ = Giá bình quân 1 đơn vị hàng hóa x Lượng hàng hóa tiêu thụ (3.2)
hợp đồng kinh tế để làm căn cứ lập phiếu giao hàng và phiếu xuất kho (Biểu 3.7). Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt cùng với lệnh bán hàng và hợp đồng kinh tế để lập hóa đơn bán hàng thành 3 liên.
Biểu 3.7. Phiếu xuất kho
3.2.4.3. Tài khoản kế toán
Kế toán sử dụng TK 632 - Giá vốn hàng bán sử dụng chung cho tất cả các mặt hàng đang bán và phản ánh giá vốn thực tế của các sản phẩm đã bán trong kỳ.
chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng tab Bán hàng của phân hệ Bán hàng. Vào phân hệ Kho\tab Nhập, xuất kho, chọn chức năng Thêm\Xuất kho. Chọn loại phiếu xuất kho là Bán hàng. Sau khi chọn chứng từ bán hàng cần lập phiếu xuất đã lưu lúc đầu, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin của khách hàng và hàng hóa từ chứng từ bán hàng sang. Vì công ty tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân cuối kỳ, khi phiếu xuất kho được ghi sổ sẽ chưa có thông tin về đơn giá vốn. Đơn giá vốn chỉ được cập nhật khi kế toán thực hiện chức năng Tính giá xuất kho vào cuối kỳ. Phần mềm sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho và tự động chuyển vào các sổ liên quan.
Căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh: Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, kế toán công ty sẽ kiểm tra đối chiếu và nhập liệu vào hệ thống phần máy tính sẽ tự động hạch toán vào hệ thống sổ liên quan, bao gồm:
- Sổ chi tiết thành phẩm
- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
- Sổ cái TK 632 (Biểu 3.8), sổ cái TK 111, 112, sổ cái TK 155
Biểu 3.9. Sổ Nhật ký chung
3.2.5. Kế toán chi phí bán hàng
3.2.5.1. Nội dung
Tại công ty TNHH Hợp Lực Cảng Việt, công ty ghi nhận các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá vào chi phí bán hàng cụ thể như sau:
- Chi phí khấu hao TSCĐ: khấu hao xe ô tô chở hàng
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng như phí kiểm định xe ô tô vận chuyển hàng hóa, phí cầu đường trong quá trình vận chuyển hàng hóa, tiền thuê kho bãi cho nguyên vật liệu, hàng hóa chờ thông quan
3.2.5.2. Chứng từ kế toán sử dụng:
Khi phát sinh các chi phí bán hàng bằng tiền mặt và có các hóa đơn dịch vụ mua ngoài, hóa đơn tiền thuê kho bãi, tiền cước vận chuyển hàng hóa, kế toán ghi nhận dựa trên các hóa đơn đó…Khi thanh toán tiền lương cho nhân viên bán hàng, kế toán sử dụng bảng tính lương cho nhân viên bán hàng để làm căn cứ thanh toán.
Trong tháng 8 năm 2020, tại công ty TNHH Hợp Lực Cảng Việt có nghiệp vụ phát sinh chi phí bán hàng thực tế như sau: (Đơn vị tính: VNĐ)
1) Tính lương tháng 8 cho nhân viên kinh doanh (Biểu 3.10)
Tại công ty TNHH Hợp Lực Cảng Việt, nhân viên kinh doanh hiện tại đang được trả lương theo chế độ lương cứng với bậc lương và hệ số khác nhau cho chức vụ quản lý và nhân viên. Ngoài phần lương cứng cố định, nhân viên kinh doanh được hưởng phụ cấp hàng tháng nhưng không có khoản thu nhập hoa hồng theo sản phẩm hoặc dự án.
Mua xăng dầu cho xe ô tô chở hàng (căn cứ vào hóa đơn mua hàng (Biểu 3.11))
3.2.5.3. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 641 - Chi phí bán hàng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Do công ty TNHH Hợp Lực Cảng Việt là công ty có quy mô nhỏ nên phần lớn ghi nhận các chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Công ty xác định khoản chi phí bán hàng bao gồm :
- TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng - TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì
- TK 6414 Chi phí khấu hao tài sản cố định - TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
3.2.5.4. Quy trình ghi sổ
Khi phát sinh chi phí bán hàng, kế toán kiểm tra, đối chiếu chứng từ có liên quan sẽ nhập dữ kiệu vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động hạch toán vào các sổ kế toán liên quan như:
- Sổ nhật ký chi tiền (Biểu 3.12). - Sổ cái TK 641 (Biểu 3.13)
Kế toán bán hàng trong công ty luôn là một vấn đề được các nhà quản lý và đối tượng liên quan quan tâm. Trong chương 3, luận văn đã nghiên cứu và trình bày thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Hợp Lực Cảng Việt. Dựa vào kết quả nghiên cứu thực trạng trên, luận văn sẽ phân tích ưu, nhược điểm và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty trong chương 4.
CÔNG TY TNHH HỢP LỰC CẢNG VIỆT