2.1.3.1. Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty
Một doanh nghiệp muốn hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì bên cạnh việc có được những nguồn lực tốt thì doanh nghiệp cần phải biết phối hợp những nguồn lực đó sao cho hài hòa, cân đối để đạt hiệu quả cao nhất. Và để làm được điều này, doanh nghiệp phải tổ chức được một bộ máy quản lý phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp để phấn đấu vì mục tiêu chung.
Nhận thức được điều này, Công ty đã tổ chức bộn máy quản lý hợp lý nhằm tận dụng tốt nguồn lực của Công ty đồng thời hướng đến mục tiêu tạo ra môi trường làm việc thuận lợi, thân thiện, tạo điều kiện tốt nhất cho người lao động để có thể hoàn thành các mục tiêu đề ra. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂN SOÁT Ban Tổng Giám Đốc
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính)
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty
: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ giám sát : Quan hệ chức năng
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có quyền lực cao nhất của Công ty, có thẩm quyền xem xét và quyết định những vấn đề chủ yếu, quan trọng của Công ty như: quyết định bộ máy quản lý, phương hướng đầu tư và các chiến lược sản xuất kinh doanh; loại cổ phần, tổng số cổ phần được quyền chào bán; bầu, bãi, miễn nhiệm Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát; quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ Công ty, tổ chức lại, giải thể công ty và các quyền và nhiệm vụ khác được quy định trong Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Hội đồng quản trị (HĐQT): Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 5 thành viên với nhiệm kỳ là 5 năm, là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền quyết định mọi vấn đề, liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, ngoại trừ những quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Hội đồng quản trị có trách nhiệm quản trị Công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước, Điều lệ, Nghị quyết của ĐHĐCĐ, chịu trách nhiệm về những vi phạm trong quản lý,
Phòng kinh doanh xăng dầu Phòng tổ chức - Hành chính Phòng kinh doanh tổng hợp Phòng tài chính - Kế toán Xí nghiệp phân phối
và kinh doanh hàng tiêu dùng
Phòng kế hoạch – Đầu tư
có trách nhiệm cung cấp các thông tin, tài liệu cần thiết cho các cổ đông và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo luật định.
- Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên:
+ Ông Lương Duy Vân : Chủ tịch HĐQT. + Ông Nguyễn Trọng Phát: Ủy viên
+ Ông Lương Duy Vân: Ủy viên. + Bà Đỗ Khoa Mỹ Linh: Ủy viên. + Ông Nguyễn Thanh Hải: Ủy viên.
Ban kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do ĐHĐCĐ bầu kiểm tra, giám sát, theo dõi mọi hoạt động của HĐQT và ban điều hành cũng như báo cáo và chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ và pháp luật.
- Ban kiểm soát hoạt động độc lâp vs Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc - Ban kiểm soát Công ty hiện có 3 thành viên:
+ Ông Nguyễn Văn Ánh: Trưởng ban + Ông Nguyễn Văn Phàn: Thành viên + Ông Hoàng Anh Tuấn: Thành viên
Ban Tổng Giám Đốc: gồm có 3 thành viên: 01 Tổng Giám đốc và 02 Phó Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là cơ quan tổ chức điều hành quản lý mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty theo mục tiêu định hướng, kế hoạch mà HĐQT, ĐHĐCĐ đã thông qua.
- Thành viên trong Ban Tổng Giám đốc gồm có:
+ Ông Nguyễn Trọng Phát: Tổng Giám đốc. + Ông Lương Duy Vân: Phó Tổng Giám đốc. + Bà Đỗ Khoa Mỹ Linh: Phó Tổng Giám đốc.
- Tổng Giám đốc (TGĐ) của Công ty hiện là ông Nguyễn Trọng Phát, là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, và là người đại diện theo pháp luật chịu hoàn toàn trách nhiệm về các hoạt động đó. Tổng giám đốc điều hành các công việc trọng yếu như: công tác kế hoạch, chủ trương đầu tư, định hướng kinh doanh, dịch vụ khách hàng, công tác tổ chức cán bộ, hoạt động tài chính…
- Phó Tổng Giám đốc:
+ Phó tổng giám đốc kinh doanh: Là người giúp việc cho TGĐ, kiêm phụ trách mảng kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước TGĐ về nhiệm vụ đã phân công. + Phó tổng giám đốc tài chính: Là người giúp việc cho TGĐ, kiêm phụ trách mảng tài chính kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước TGĐ về nhiệm vụ đã phân công.
Các phòng ban chức năng, trung tâm và xí nghiệp:
- Phòng tổ chức hành chính: Quản lý về nhân sự - con người, là phòng có chức năng tham mưu, giúp việc cho HĐQT và Ban Giám đốc trong công tác tổ chức hợp lý như: tổ chức bộ máy và nhân sự, tuyển chọn công nhân, đào tạo trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên; thực hiện công tác về các chế độ tiền lương, thưởng, khen thưởng và kỉ luật kịp thời để động viên nhân viên thực hiện tốt trách nhiệm của mình,
chuẩn bị công tác bảo hộ lao động, sơ tuyển lao động để làm nhiệm vụ xuất khẩu, công tác hành chính phục vụ tại văn phòng Công ty…
- Phòng Tài chính – Kế toán: Có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi và thực hiện các công tác tài chính của Công ty; quản lý tiền vốn cho Công ty, phân tích tình hình tài chính trong Công ty nhằm phát hiện những sai trái, nguyên nhân trong công tác kinh doanh để từ đó đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo của Công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính- kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước cho HĐQT và Ban Tổng Giám đốc để đề ra những quyết định ngày càng tốt hơn cho Công ty.
- Phòng Kế hoạch- Đầu tư: Xây dựng những kế hoạch và phương hướng hoạt động
trong tương lai cho Công ty dựa trên kết quả kinh doanh năm hiện tại; đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất để phục vụ cho Công ty, kế hoạch đầu tư tài chính, vật chất khác phục vụ cho Công ty. Kế hoạch kinh doanh các mặt hàng công nghệ. Tổ chức thực hiện các công tác truyền thông, quảng bá hình ảnh Công ty.
- Phòng Kinh doanh Tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc tham mưu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn (nếu có). Đến kỳ (có thể là tuần, tháng, quý hoặc năm) phòng có nhiệm vụ tổng hợp các kết quả cụ thể thông qua phòng Kế toán gửi lên Giám đốc nhằm có sự điều chỉnh các chiến lược kinh doanh phù hợp.
- Phòng Kinh doanh Xăng dầu: có chức năng tương tự Phòng Kinh doanh Tổng hợp
nhưng ở phạm vi hẹp hơn là kinh doanh xăng dầu. Phòng này trực tiếp điều hành các trạm xăng dầu, các cửa hàng xăng dầu mà Công ty kinh doanh; chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý hệ thống bán buôn và bán lẻ mặt hàng xăng dầu Petec và các dịch vụ kho cùng khách hàng.
- Xí nghiệp Phân phối và Kinh doanh hàng tiêu dùng: Chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng nước tinh khiết PETEC và Nasa, chịu trách nhiệm kinh doanh bán buôn các ngành hàng tiêu dùng, vật tư nông nghiệp và nông sản các loại.
Đứng đầu các bộ phận này là các trưởng phòng, Giám đốc xí nghiệp chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc, ngoài ra trong Công ty còn có các tổ chức đoàn thể chính trị nội bộ, Công đoàn và Đoàn thanh niên hoạt động trên cơ sở luật pháp của Nhà nước và Điều lệ của các tổ chức này.