Nội dung quy trình thanh toán tiền mua hàng:
Lập phiếu đề nghị thanh toán
Khi nhận được đề nghị thanh toán từ NCC hoặc kế toán công nợ theo dõi công nợ đến hạn, chuẩn bị các hồ sơ liên quan đến thanh toán (hợp đồng, hoá đơn, phiếu nhập kho, bản đối chiếu công nợ,…) và lập đề nghị thanh toán đưa đến kế toán thanh toán.
Kiểm tra và đối chiếu hồ sơ thanh toán
Kế toán thanh toán nhận đề nghị thanh toán kèm hồ sơ liên quan từ kế toán công nợ sẽ tiến hành kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của hồ sơ. Sau đó đối chiếu với hợp đồng và sổ chi tiết phải trả người bán. Hồ sơ được kiểm tra sẽ trình cho kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt.
Phê duyệt đề nghị thanh toán
Kế toán trưởng và giám đốc căn cứ trên dự toán thu chi và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp để ra quyết định duyệt thanh toán.
Thanh toán
Kế toán thanh toán sau khi nhận hồ sơ thanh toán đã duyệt tiến hành lập phiếu chi đưa cho thủ quỹ hoặc uỷ nhiệm chi gửi đến ngân hàng để thanh toán tiền mua hàng cho NCC, sau đó ghi sổ kế toán.
2.1.3.2. Thanh toán tiền mua hàng bằng tiền mặt
B
H
Nội dung quy trình thanh toán tiền bằng tiền mặt:
Đề nghị thanh toán
Người có nhu cầu thanh toán sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán hoặc giấy đề nghị thanh toán hàng và chứng từ kèm theo (Hóa đơn, biên lai, …) gửi về cho bộ phận kế toán làm căn cứ thanh toán.
Nhận và kiểm tra chứng từ thanh toán
Phòng kế toán sẽ kiểm tra hồ sơ, đối chiếu với sổ sách và chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Nếu không đồng ý thanh toán thì cần ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán.
Ký và xét duyệt
Kế toán trưởng xem và duyệt xét hồ sơ sau đó trình lên giám đốc ký duyệt. Nếu không đồng ý thanh toán thì ghi rõ lý do và trả về phòng kế toán.
Lập phiếu chi
Sau khi hồ sơ được giám đốc duyệt, phòng kế toán cụ thể là kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi gồm 3 liên. Liên 1 được lưu lại phòng kế toán, liên 2 gửi cho thủ quỹ và liên 3 đưa cho nhân viên thanh toán.
Thanh toán tiền hàng
Thủ quỹ nhận được phiếu chi sẽ tiến hành rút quỹ đưa tiền cho nhân viên thanh toán. Sau đó báo lại cho phòng kế toán để ghi sổ và lưu trữ.
b) Chứng từ, sổ sách kế toán
Các nghiệp vụ thanh toán tiền bằng tiền mặt của công ty TNHH Minh Phát năm 2020
Nghiệp vụ 1: Ngày 01/01/2020 công ty TNHH Minh Phát chi 2.000.000đ (đã bao gồm thuế GTGT) cho bộ phận quản lý doanh nghiệp của công ty trả tiền xăng Ron 95.
Chứng từ: Phiếu chi số PKT.006/01, hoá đơn GTGT số 0100001
Hằng
Đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mẫu số 02 – TT
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU CHI Quyển số: 01
Ngày 01 tháng 01 năm 2020 Số: PKT.006/01 Nợ: 6427, 1331 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Phạm Xuân Ngọc
Địa chỉ: Công ty TNHH Minh Phát - 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM Lý do chi: Chi tiền Xăng Ron 95
Số tiền: 2.000.000đ Viết bằng chữ: Hai triệu đồng Kèm theo:…01……chứng từ gốc
Ngày 01 tháng 01 năm 2020
Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập Người nhận
trưởng phiếu tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguyễn Phạm Xuân Ngọc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu đồng + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc. đá quý): + Số tiền quy đổi:
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: ThS.Nguyễn Thị Thu Hằng
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 01 tháng 01 năm 2020 Mẫu số: 01GTKT3/001 Kí hiệu: 01AA/20P Số: 0100001 Đơn vị bán hàng: Mã số thuế Địa chỉ
Điện thoại: Số tài khoản Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mã số thuế: 2007183858
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM Số tài khoản: 567891234
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơnvị
tính Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Tiền xăng ron 95 1.818.182
Cộng tiền hàng 1.818.182
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 181.818
Tổng cộng tiền thanh toán 2.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu đồng Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Hằng
Nghiệp vụ 2: Ngày 02/01/2020 công ty TNHH Minh Phát lập phiếu chi để chi trả tiền ăn uống dùng để tiếp khách của bộ phận quản lý doanh nghiệp với số tiền 1.688.500 đ (đã bao gồm thuế GTGT).
Chứng từ: Phiếu chi số PKT.002/01, hoá đơn GTGT số 0100002
Đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mẫu số 02 – TT
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU CHI Quyển số: 01
Ngày 02 tháng 01 năm 2020 Số: PKT.002/01 Nợ: 6427, 1331 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Phạm Xuân Ngọc
Địa chỉ: Công ty TNHH Minh Phát - 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM Lý do chi: Chi tiếp khách (Ăn uống)
Số tiền: 1.688.500 đ
Viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm tám mươi tám ngàn năm trăm đồng. Kèm theo:…01……chứng từ gốc
Ngày 02 tháng 01 năm 2020
Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập Người nhận
trưởng phiếu tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguyễn Phạm Xuân Ngọc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu sáu trăm tám mươi tám ngàn năm trăm đồng + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc. đá quý):
+ Số tiền quy đổi:
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 02 tháng 01 năm 2020 Mẫu số: 01GTKT3/001 Kí hiệu: 01AA/20P Số: 0100002 Đơn vị bán hàng: Mã số thuế Địa chỉ
Điện thoại: Số tài khoản Họ tên người mua hàng:
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: ThS.Nguyễn Thị Thu Hằng
Tên đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mã số thuế: 2007183858
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM Số tài khoản: 345678912
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơnvị
tính Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Tiếp khách (ăn uống) 1.535.000
Cộng tiền hàng 1.535.000
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 153.500
Tổng cộng tiền thanh toán 1.688.500
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm tám mươi tám ngàn năm trăm đồng Người mua hàng
(ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Nghiệp vụ 3: Ngày 13/02/2020 công ty TNHH Minh Phát lập phiếu chi để chi trả sửa chữa, bảo dưỡng xe 51F- 43764 cho bộ phận quản lý doanh nghiệp với số tiền 1.688.500đ (đã bao gồm thuế GTGT).
Chứng từ: Phiếu chi số PKT.014/02, hoá đơn GTGT số 0200013
Đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mẫu số 02 – TT
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU CHI Quyển số: 02
Ngày 13 tháng 02 năm 2020 Số: PKT.014/02
Hằng
Nợ: 6427, 1331 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Phạm Xuân Ngọc
Địa chỉ: Công ty TNHH Minh Phát - 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM Lý do chi: Chi trả sửa chữa, bảo dưỡng xe 51F- 43764
Số tiền: 482.394 đ
Viết bằng chữ: Bốn trăm tám mươi hai ngàn ba trăm chín mươi bốn đồng. Kèm theo:…01……chứng từ gốc
Ngày 13 tháng 02 năm 2020
Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập Người nhận
trưởng phiếu tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguyễn Phạm Xuân Ngọc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn trăm tám mươi hai ngàn ba trăm chín mươi bốn đồng. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc. đá quý):
+ Số tiền quy đổi:
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 13 tháng 02 năm 2020 Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: 01AA/20P Số: 0200013 Đơn vị bán hàng: Mã số thuế Địa chỉ
Điện thoại: Số tài khoản Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mã số thuế: 2007183858
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM Số tài khoản: 567891234
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơnvị
tính Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: ThS.Nguyễn Thị Thu Hằng
Cộng tiền hàng 438.540
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 43.854
Tổng cộng tiền thanh toán 482.394
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm tám mươi hai ngàn ba trăm chín mươi đồng Người mua hàng
(ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Hằng
* Sổ sách kế toán:
Sổ nhật ký chung
Đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mẫu sổ S03a-DN
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG (trích) Năm 2020 ĐVT: VND Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Tài khoản Số tiền phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ C' …….. 01/01 PKT.006/01 01/01 Xăng Ron 95 v 1 642 111 1.818.182 01/01 PKT.006/01 01/01 Thuế GTGT được khấu
trừ của hàng hóa, dịch vụ v 2 133 111 181.818 02/01 PKT.002/01 02/01 Tiếp khách ( Ăn uống) v 6 642 111 1.535.000 02/01 PKT.002/01 02/01 Thuế GTGT được khấu
trừ của hàng hóa, dịch vụ v 7 133 111 153.500 13/02 PKT.014/02 13/02 Sửa chữa, , bảo dưỡng xe
51F- 43764 v 133 642 111 438.540 13/02 PKT.014/02 13/02 Thuế GTGT được khấu
trừ của hàng hóa, dịch vụ v 134 133 111 43.854 ……..
. Tổng 16.164.667.636
. Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Hằng g A B C D E F G 1 1 Số dư đầu kỳ 51.831.323 1.567.389 ……… 13/03 HDBR.000028 1 13/03 Thuế GTGT đầu ra 236 333 - 8.500.000 03/04 HDBR.000028 3 03/04 Thuế GTGT đầu ra 317 333 - 150.000 23/04 HDBR.000028 9 23/04 Thuế GTGT đầu ra 353 333 - 646.000 ……… Cộng Số phát sinh trong kỳ 226.353.671 231.710.31 7 Số dư cuối kỳ 48.731.474 - . Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Nguyễn Phạm Xuân Ngọc
Đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mẫu sổ S03b-DN
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI (Hình thức Nhật ký chung)
Số hiệu: 511 Tên tài khoản : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: ThS.Nguyễn Thị Thu Hằng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhât ký chung TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số STT dòng Nợ C' A B C D E F G 1 1 Số dư đầu kỳ - - ……… 13/03 HDBR.000028 1 13/03 LPC 80 235 511 85.000.000 - 03/04 HDBR.000028 3 03/04 Ống trộn tĩnh 316 511 1.500.000 - 23/04 HDBR.000028 9 23/04 Lọc keo, ống trộn keo 352 511 6.460.000 - ……… Cộng Số phát sinh trong kỳ 1.637.818.000 1.637.818.000 Số dư cuối kỳ - - . Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Nguyễn Phạm Xuân Ngọc
Đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mẫu sổ S03b-DN
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI (Hình thức Nhật ký chung) Số hiệu: 632 Tên tài khoản : Giá vốn hàng bán
Hằng ĐVT: VND Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhât ký chung TKđối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số STT dòng Nợ C' A B C D E F G 1 1 Số dư đầu kỳ - - ……. 13/03 PXK.0000281 13/03 Xuất kho theo HD :
0000281,13/03/2020 237 156 59.661.007 - 03/04 PXK.0000283 03/04 Xuất kho theo HD :
0000283,03/04/2020 325 156 1.470.000 - 23/04 PXK.0000289 23/04 Xuất kho theo HD :
0000289,23/04/2020 356 156 5.104.800 - …….. Cộng Số phát sinh trong kỳ 848.561.098 848.561.098 Số dư cuối kỳ - - . Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: ThS.Nguyễn Thị Thu Hằng
2.2.3. Quy trình lập và lưu chuyển chứng từ thu tiền bán hàng2.2.3.1. Thu tiền bán hàng bằng tiền mặt 2.2.3.1. Thu tiền bán hàng bằng tiền mặt
a) Lưu đồ chứng từ
Lưu đồ 2.7: Lưu đồ chứng từ thu tiền bán hàng bằng tiền mặt
Nội dung quy trình:
Đề nghị khách hàng thanh toán
Kế toán công nợ theo dõi công nợ dưới 20 triệu đồng đến hạn của KH để lập đề nghị thanh toán hoặc tiếp nhận giấy đề nghị thanh toán bằng tiền mặt và các chứng từ kèm theo (Hợp đồng, hoá đơn,…) và đồng thời lập phiếu thu gồm 3 liên gửi đến kế toán trưởng và giám đốc.
Hằng
Kiểm tra và xét duyệt
Kế toán trưởng xét duyệt hồ sơ đề nghị khách hàng thanh toán hợp lệ sau đó trình lên cho giám đốc ký duyệt. Nếu không hợp lệ phải ghi rõ lý do và trả lại. Thu tiền của khách hàng
Kế toán thanh toán sau khi nhận hồ sơ đã được ký sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán gửi đến KH. Sau khi nhận được tiền thanh toán từ KH, thủ quỹ sẽ kiểm tra và ghi số tiền thực nhập vào phiếu thu mà kế toán trưởng và giám đốc đã ký.
Lưu trữ
Căn cứ vào phiếu thu, kế toán thanh toán ghi và đối chiếu các sổ sách kế toán có liên quan đến tiền mặt để xử lý kịp thời khi có chênh lệch.
b) Chứng từ, sổ sách kế toán
Các nghiệp vụ thu tiền bán hàng bằng tiền mặt của công ty TNHH Minh Phát năm 2020.
Nghiệp vụ 1: Ngày 09/01/2020 công ty TNHH Minh Phát nhận được 9.845.000 đ từ việc bán hàng với khách hàng lẻ theo HDBR.0000269
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: ThS.Nguyễn Thị Thu Hằng
Đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mẫu số 02 – TT
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU THU
Ngày 09 tháng 01 năm 2020 Quyển số: 02 Số: HDBR.0000269
Nợ: 1111 Có: 5111, 33311 Họ và tên người nộp tiền: Khách hàng lẻ
Địa chỉ:
Lý do nộp: Thu tiền bán hàng hóa Số tiền: 9.845.000đ
Viết bằng chữ: Chín triệu tám trăm bốn mươi lăm ngàn đồng Kèm theo:…………01………..Chứng từ gốc
Ngày 09 tháng 01 năm 2020
Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập Người nhận
trưởng phiếu tiền
(Ký. họ tên. đóng dấu) (Ký. họ tên) (Ký. họ tên) (Ký. họ tên) (Ký. họ tên)
Nguyễn Phạm Xuân Ngọc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Chín triệu tám trăm bốn mươi lăm ngàn đồng + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc. đá quý):
+ Số tiền quy đổi:
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Nghiệp vụ 2: Ngày 13/02/2020 khách hàng lẻ thanh toán 4.235.000đ theo HDBR.0000275 cho công ty TNHH Minh Phát.
Đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mẫu số 02 – TT
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU THU
Ngày 13 tháng 02 năm 2020 Quyển số: 02 Số: HDBR.0000275
Nợ: 1111
Hằng
Có: 5111, 33311 Họ và tên người nộp tiền: Khách hàng lẻ
Địa chỉ:
Lý do nộp: Thu tiền bán hàng hóa Số tiền: 4.235.000đ
Viết bằng chữ: Bốn triệu hai trăm ba mươi lăm ngàn đồng. Kèm theo:…………01………..Chứng từ gốc
Ngày 13 tháng 02 năm 2020
Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập Người nhận
trưởng phiếu tiền
(Ký. họ tên. đóng dấu) (Ký. họ tên) (Ký. họ tên) (Ký. họ tên) (Ký. họ tên)
Nguyễn Phạm Xuân Ngọc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn triệu hai trăm ba mươi lăm ngàn đồng. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc. đá quý):
+ Số tiền quy đổi:
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Nghiệp vụ 3: Ngày 03/04/2020 công ty TNHH Minh Phát nhập quỹ 1.595.000đ từ khách hàng lẻ thanh toán HDBR.0000284.
Đơn vị: Công ty TNHH Minh Phát Mẫu số 02 – TT
Địa chỉ: 117 Lý Chính Thắng, P7, Q3, TP.HCM (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC