a) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Ban QLDA được thể hiện như hình 2.1 sau:
2.1.3.1. Giám đốc Ban quản lý dự án
- Giám đốc chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo chung mọi lĩnh vực công tác của Ban và các cán bộ, công chức trong Ban theo đúng quy định của pháp luật.
- Trực tiếp chỉ đạo công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác tổ chức cán bộ, tài chính - kế toán và các công việc đã giao nhưng xét thấy cần thiết cấp bách.
- Chỉ đạo công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, kế hoạch dài hạn và hàng năm; các chương trình, dự án quan trọng thuộc lĩnh vực quản lý của Ban và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Quyết định các vấn đề về quy hoạch, kế hoạch, các chương trình, các dự án và các vấn đề quan trọng khác thuộc thẩm quyền.
- Những công việc khác theo quy định do Bộ trưởng giao hoặc ủy quyền.
2.1.3.2. Phó giám đốc Ban quản lý dự án
- Mỗi Phó Giám đốc được Giám đốc phân công chỉ đạo xử lý thường xuyên một số lĩnh vực công tác của Ban, theo dõi, chỉ đạo một số công việc của Ban.
- Trong phạm vị công việc được giao, Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công.
- Chủ động giải quyết công việc được phân công, nếu có phát sinh vấn đề ngoài thẩm quyền hoặc quan trọng, nhạy cảm phải kịp thời báo cáo Giám đốc, nếu có liên quan đến lĩnh vực của Phó Giám đốc khác thì chủ động phối hợp giải quyết, nếu còn ý kiến khác nhau thì Phó Giám đốc đang phụ trách công việc đó báo cáo Giám đốc quyết định.
- Chấp hành sự chỉ đạo, phân công công tác của Giám đốc; trong phạm vi công việc được phân công, chỉ đạo các đơn vị dự thảo kế hoạch công tác; kiểm tra, đôn đốc thực hiện và đề xuất những vấn đề cần thiết phải sửa đổi, bổ sung; dự thảo các văn bản trình Giám đốc để trình Bộ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền.
- Trên cơ sở chỉ đạo của Giám đốc, phân công công việc và đánh giá kết quả thực hiện đối với các đơn vị và cán bộ, công chức được phân công phụ trách.
- Ký thay Giám đốc đối với các văn bản được Giám đốc ủy quyền và báo cáo Giám đốc khi ban hành văn bản.
2.1.3.3. Phòng Kỹ thuật thẩm định
- Xây dựng và trình Giám đốc Ban phê duyệt thành lập các Ban điều hành dự án theo qui định.
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện của các Ban điều hành dự án về quản lý phạm vi, kế hoạch công việc; quản lý về chất lượng, khối lượng, tiến độ; quản lý chi phí của các dự án đầu tư xây dựng; quản lý về an toàn thi công, bảo vệ môi trường trong xây dựng; quản lý về lựa chọn nhà thầu và hợp đồng xây dựng; quản lý rủi ro; quản lý hệ thống thông tin công trình và các nội dung cần thiết khác.
- Lập các tờ trình, báo cáo về kế hoạch, tiến độ thực hiện các dự án do Ban quản lý.
- Thực hiện và tổng hợp các tờ trình, báo cáo liên quan đến quản lý dự án và giám sát đầu tư xây dựng công trình.
- Phối hợp trong công tác Tổ chức lập dự án đầu tư xây dựng, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với các dự án do Ban làm Chủ đầu tư.
- Tham mưu giúp Giám đốc Ban về mặt nhân sự trong công tác điều hành, tổ chức Quản lý dự án.
- Tham gia xây dựng các quy chế, quy trình của Ban. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Ban giao.
2.1.3.4. Phòng Tài chính
- Thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc Ban về công tác quản lý tài chính, kế toán đối với nguồn ngân sách nhà nước, nguồn kinh phí Ban quản lý dự án và các nguồn thu khác thuộc trách nhiệm của Ban theo quy định của Pháp luật; chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Ban và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Ban.
- Căn cứ vào các chế độ, chính sách hiện hành, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị: Lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu - chi của Ban và tổ chức thực hiện khi kế hoạch được Bộ duyệt.
- Tổ chức triển khai thực hiện công tác nghiệp vụ Tài chính - Kế toán của đơn vị sự nghiệp được ngân sách Nhà nước đảm bảo một phần chi phí hoạt động và nguồn thu quản lý dự án. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán lao động tiền lương, chế độ chính sách, vật tư tài sản, hành chính sự nghiệp chính xác kịp thời. Tổ chức
hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác kế toán, chế độ thu chi của Ban.
- Quản lý, hướng dẫn thực hiện và kiểm tra, giám sát các bộ phận có liên quan về hoạt động Tài chính - Kế toán của Ban.
- Phân tích hoạt động kinh tế để đánh giá kết quả và hiệu quả về quản lý dự án. - Báo cáo quyết toán tài chính hàng năm theo định kỳ với cấp trên.
- Theo dõi và chi lương hàng tháng theo quy định hiện hành.
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ gắn với việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn nhằm phát huy hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực của Ban.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ, theo quy định và kiểm kê đột xuất phục vụ công tác quản lý.
- Phối kết hợp, hướng dẫn các phòng, bộ phận thực hiện đúng luật Ngân sách và các chế độ chính sách liên quan khác.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định hiện hành. - Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Giám đốc giao.
2.1.3.5. Phòng Tổ chức
- Thực hiện tham mưu giúp Giám đốc Ban về một số lĩnh vực gồm: Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội và công tác đào tạo; Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật
- Xây dựng dự thảo hệ thống các quy chế làm việc và quy chế dân chủ, nội quy, quy định của Ban.
- Xây dựng kế hoạch và biên chế lao động hàng năm và từng thời kỳ, phù hợp với kế hoạch của Ban. Đề xuất các sửa đổi, điều chỉnh cơ cấu, tổ chức cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển và kế hoạch làm việc của Ban.
- Tham mưu lãnh đạo Ban trong quy hoạch cán bộ, bố trí nhân sự và đề bạt các chức danh quản lý các đơn vị trực thuộc Ban.
- Tham mưu cho giám đốc thực hiện chế độ thời gian làm việc và nghỉ ngơi, chế độ nghỉ phép năm, nghỉ việc, cho thôi việc…theo quy định của Pháp luật.
2.1.3.6. Văn phòng
- Công tác hành chính, quản trị, lễ tân, an ninh trật tự; Công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.
dấu, đánh số, đánh máy, phát hành, theo dõi các văn bản đi và đến.
- Thực hiện công tác lễ tân, hội nghị, liên hoan, tổng kết, bố trí sắp xếp nơi làm việc cùng các phương tiện dụng cụ cần thiết cho lãnh đạo Ban và các đơn vị trực thuộc. - Quản lý các phương tiện xe ôtô, các thiết bị văn phòng và tài sản cố định của Ban, đồng thời bảo quản các loại tài sản, thiết bị phương tiện của các đơn vị thuộc Ban được giao sử dụng đảm bảo an toàn và hiệu quả.
- Thực hiện công tác bảo vệ tài sản, an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, an toàn, vệ sinh trong toàn cơ quan đơn vị.
- Kết hợp với các phòng chức năng có liên quan lập kế hoạch bảo dưỡng, kiểm tra, sửa chữa định kỳ cũng như dự trù kinh phí để bảo trì, sửa chữa và mua sắm các loại phương tiện, thiết bị, dụng cụ và tài sản cố định, thực hiện việc mua sắm theo phương án được giám đốc Ban phê duyệt và có trách nhiệm quyết toán với bộ phận kế toán kèm theo chứng từ, hoá đơn hợp lệ.
- Thực hiện trách nhiệm bảo vệ an toàn con dấu của cơ quan.
b) Nguyên tắc làm việc và hoạt động
- Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng thuộc Bộ làm việc theo chế độ thủ trưởng; bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của từng thành viên, trong đó Giám đốc là người chịu trách nhiệm chính. Bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành thống nhất, thông suốt của Giám đốc, mọi hoạt động của Ban phải tuân theo các quy định của pháp luật và của Bộ.
- Trong phân công công việc, một người, một đơn vị được giao thực hiện nhiều việc nhưng mỗi việc chỉ được giao một đơn vị, một người phụ trách và chịu trách nhiệm. Công việc được giao cho đơn vị trong Ban thì người đứng đầu đơn vị đó phải chịu trách nhiệm.
- Giải quyết công việc đúng pháp luật, đúng thẩm quyền; đề cao sự phối hợp, trao đổi thông tin; thực hiện cải cách hành chính, bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả, đúng thủ tục, thời hạn và chương trình, kế hoạch công tác. [3]