CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG
3.2.2 Ảnh hưởng của môi trường bên trong.
3.2.2.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của CTCP Phú Diễn.
- Tên công ty: Công ty cổ phần Phú Diễn
- Địa chỉ: Km 32-QL32-Phú Diễn-Từ Liêm-Hà Nội. - Điện thoại: 04.37656198
- Công ty Cổ phần Phú Diễn trước kia là nhà máy quy chế cơ khí xây dựng thuộc Công ty kết cấu thép xây dựng thuộc Tổng công ty xây dựng công nghiệp Việt Nam, Bộ Công nghiệp quản lý. Năm 2003, Công ty kết cấu thép cơ khí xây dựng chuyển đổi doanh nghiệp cổ phần hoá nên đã bàn giao nhà máy quy chế cơ khí xây dựng về Tổng công ty xây dựng công nghiệp Việt Nam. Cuối năm 2004 đầu năm 2005 nhà máy quy chế cơ khí xây dựng đã làm thủ tục cổ phần hoá doanh nghiệp theo Quyết định của Bộ Công nghiệp số 1228 ngày 02/6/2003 và đăng ký kinh doanh số 0103006354 thay đổi lần đầu ngày 24/11/2005.
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần - Vốn điều lệ: 25.000.000.000 VNĐ
- Tổng số lao động: 105 người, Với 15 Có trình độ đại học trở lên - Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu.
Sản xuất cơ khí
Thiết kế, chế tạo, lắp đặt kết cấu thép
Xây lắp các công trình dân dụng, Công nghiệp. Kinh doanh khác mà pháp luật không cấm.
- Hiện nay công ty có hai chi nhánh, là hai đơn vị trực thuộc, hạch toán kế toán độc lập đó là:
Trung tâm thiết bị giáo dục- CN CTCP Phú Diễn
Địa chỉ: Phú Diễn-Từ Liêm-Hà Nội
Ngành nghề kinh doanh: sản xuất kinh doanh các sản phẩm từ nhựa, các thiết bị giáo dục. Hiện tại do mới thành lập nên trung tâm này hiện đang thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại là chủ yếu.
Hình thành: được thành lập từ ngày 10/01/2009
Trung tâm ÔTÔ-CN CTCP Phú Diễn.
Địa chỉ: Phú Diễn-Từ Liêm-Hà Nội
Ngành nghề kinh doanh: Phân phối các loại xe tải Jac tại Miền Bắc, ngoài ra nhận đóng thùng, hoán cải ,kéo dài lắp cẩu tụ hành.
CTCP Phú Diễn là một công ty kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau, là một DN vừa sản xuất, thực hiện các công trình xây lắp, vửa thực hiện các nghiệp vụ cho thuê nhà xưởng, nghiệp vụ khác. Các công trình xây lắp ở các địa điểm khác nhau, việc hạch toán doanh thu, chi phí, xác định kết quả có đặc thù riêng và hết sức phức tạp. Và việc hạch toán doanh thu, chi phí đối với hoạt động sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí; đối với hoạt động cung cấp dịch vụ cũng có đặc thù riêng. Để thực hiện tốt công tác Kế toán kết quả kinh doanh thì việc theo dõi chi tiết, ghi chép chính xác kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh là vô cùng cần thiết. Hơn nữa công ty có hai chi nhánh với các lĩnh vực kinh doanh khác nhau (có hạch toán kế toán độc lập), việc kiểm tra công tác kế toán ở hai chi nhánh này cũng như việc tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh cũng gặp khó khăn. Xác định kết quả kinh doanh chính xác, kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản lý là vấn đề cần được giải quyết.
3.2.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý
Công tác quản lý là khâu vô cùng quan trọng nó đảm bảo cho quá trình tồn tại và sản xuất kinh doanh tại DN. Xuất phát từ đặc điểm của CTCP Phú Diễn và yêu cầu quản lý, hiện tại bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình
trực tuyến chức năng. Cơ cấu tổ chức của đơn vị được thể hiện theo sơ đồ sau (
Phụ Lục 3.5 – Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của CTCP Phú Diễn). Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận cụ thể như sau:
Đại Hội Đồng Cổ Đông
Là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty, và toàn thể cổ đông. Hiện tại chế độ, và nguyên tắc làm việc của ĐHĐCĐ của CTCP Phú Diễn tuân thủ theo đúng quy định trong Luật Doanh Nghiệp 2005.
Hội Đồng Quản Trị
HĐQT được ĐHĐCĐ bầu ra, là cơ quan quản lý công ty, đại diện cho ĐHĐCĐ thực hiện công việc giữa hai kỳ đại hội. HĐQT của CTCP Phú Diễn gồm có 4 thành viên, do ông Đinh Văn Thân làm Chủ tịch hội đồng quản trị. HĐQT thực hiện chức năng quyết định các phương án đầu tư, bổ nhiệm ban giám đốc, trình bày Báo cáo tài chính hàng năm trước ĐHĐCĐ
Ban giám đốc do ông Nguyễn Xuân Hưng đứng đầu, giải quyết công việc hàng ngày của công ty và thực hiện các chiến lược kinh doanh mà Hội đồng quản trị đã đặt ra.
Phòng kế toán tài chính.
Hiện nay CTCP Phú Diễn có ba nhân viên kế toán ở đơn vị chính và ba nhân viên kế toán tại hai chi nhánh, Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về tài chính, tổ chức ghi chép hạch toán, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; thực hiện phân tích tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp và cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo yêu cầu của pháp luật.
Phòng kinh doanh
Đảm nhận việc tiếp thị bán các thành phẩm, dịch vụ của Công ty, đảm nhận khâu xuất nhập vật tư, nguyên vật liệu…phục vụ cho việc xây lắp các công trình.
Phòng kỹ thuật.
Đối với một Công ty sản xuất và xây lắp thì đội ngũ nhân viên kỹ thuật là không thể thiếu trong quá trình tồn tại và phát triển. Hiện phòng kỹ thuật có ba nhân viên, đảm nhận việc thiết kế các sản phẩm, thiết kế các công trình xây lắp, tư vấn kỹ thuật….Ngoài ra đối với một số hợp đồng thì công ty còn thuê các kỹ sư bên ngoài thiết kế, để đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng công trình.
CTCP Phú Diễn có 2 xưởng sản xuất là Xưởng sản xuất Bulong, Xưởng Cơ khí mạ. Hiện nay các xưởng sản xuất này đang gặp rất nhiều khó khăn do công ty thiếu vốn để đầu tư mua sắm các trang thiết bị mới, cùng với sự suy giảm kinh tế làm cho việc tiêu thụ các sản phẩm cơ khí của Công ty gặp rất nhiều khó khăn. Các xưởng làm việc cầm chừng, không có nhiều hợp đồng, công việc sản xuất bị ngưng trệ, Công ty phải bán đi một số máy móc thiết bị cũ năng xuất không cao. Điều này làm giảm doanh thu cũng như lợi nhuận của Công ty trong việc sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí.
Mô hình quản lý của CTCP Phú Diễn là phù hợp với đặc điểm nghành nghề kinh doanh và quy mô của công ty. Tuy gặp rất nhiều khó khăn về tài chính nhưng ban lãnh đạo Công ty đã có những quyết định hợp lý, và kết quả kinh doanh năm 2009 đã được cải thiện so với những năm trước một cách đáng kể.
3.2.2.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán tại CTCP Phú Diễn cũng như ở các DN khác, là một trong những nôi dung quan trọng trong tổ chức quản lý DN. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính của công ty nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công tác quản lý tại DN. Công tác tổ chức công tác kế toán tốt hay không ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác, tính kịp thời, tính khách quan, tính cụ thể của kết quả kinh doanh. Bộ phận kế toán phải có trách nhiệm đề ra các biện pháp kinh tê giám sát các khoản chi phí không hợp lý, phân bổ các khoản chi phí, thu nhập một cách hợp lý, góp phần thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh
Bộ máy kế toán
Được tổ chức theo mô hình tập trung. Phòng tài chính kế toán gồm có 3 người bao gồm 1 kế toán trưởng và 2 nhân viên kế toán. Trong đó có hai người có trình độ đại học, một kế toán có trình độ cao đẳng. Tất cả các chứng từ được phát sinh ở các bộ phận khác trong Công ty, các chứng từ liên quan đến các công trình xây dựng cơ bản đều được thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán để xử lý và tổng hợp thông tin. Tại phòng kế toán các chứng từ này sẽ được kiểm tra, hoàn chỉnh, thực hiện luân chuyển chứng từ, các chứng từ được cập nhập vào phần mềm, được đưa vào các sổ tổng hợp và chi tiết, phục vị cho việc lập BCTC cuối kỳ.
(Phụ lục 3.6 – Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy tài chính kế toán của CTCP Phú Diễn)
Nhiệm vụ chức năng của các bộ phận. • Người phụ trách kế toán
Từ 1/6/2009 chị Hoàng Bính Hằng nhân viên kế toán tại CTCP Phú Diễn đảm nhận vai trò là Người phụ trách kế toán, do kế toán trưởng cũ của Công ty không thể tiếp tục công tác, và công ty chưa bổ nhiệm được kế toán trưởng mới. Vì vậy hiện tại Người phụ trách kế toán là người tổ chức, điều hành mọi hoạt động kế toán trong phạm vi DN, và phải chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán trước Giám đốc. Đồng thời là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất (có lợi cho doanh nghiệp mà vẫn hợp pháp). Ngoài ra người phụ trách kế toán phải lập báo cáo tổng hợp của toàn Công ty, theo dõi kiểm tra xác minh tính hợp lý đúng dắn của các BCTC mà hai chi nhánh gửi lên, kiêm nhiệm vụ kế toán thuế. Ngoài ra do CTCP Phú Diễn không có bộ phận tài chính riêng nên người phụ trách kế toán phụ trách các hoạt động khác thuộc lĩnh vực tài chính. Quyền hạn của người phụ trách kế toán gắn liền với trách nhiệm được giao vì lợi ích của DN và lợi ích của Nhà Nước.
• Kế toán phụ trách các công trình xây dựng cơ bản.
Chịu trách nhiệm lập, thu nhận, phân loại các loại chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các công trình xây dựng cơ bản mà Công ty đang thực hiện. Lập bảng kế hóa đơn chứng từ của vật tư hàng hóa mua vào, sản phẩm dịch vụ bán ra. Thực hiện phân bổ chi phí cho các công trình, tính giá vốn cho từng công trình, theo dõi ngày công và tính lương cho lao động của công ty, tiền công thuê ngoài, theo dõi công nợ với các đơn vị chủ đầu tư, đơn vị khách hang cũng như các khoản còn phải trả nhà cung cấp.
• Kế toán viên kiêm kế toán tổng hợp
Thực hiện các phần hành kế toán tiền lương, kế toán chi phí và giá thành, kế toán công nợ, kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…đồng thời lên báo cáo tổng hợp trình Kế toán trưởng (Người phụ trách kế toán). Căn cứ vào các hóa đơn chứng từ mà các bộ phận khác gửi lên, lập các phiếu thu, phiếu chi, thực hiện việc nhập xuất quỹ tiền mặt; cập nhật những nghiệp
vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán; theo dõi doanh thu, công nợ với khách hàng, với nhà cung cấp; theo dõi vật tư, Tài sản cố định...
• Kế toán ở Trung tâm OTO và Trung tâm thiết bị giáo dục.
Hiện nay chị Đoàn Thị Tuyết và chị Nguyễn Bích Liên đang phụ trách toàn bộ công tác kế toán tại hai chị nhánh, thực hiện mọi phần hành kế toán, lập các Báo cáo tài chính riêng của mỗi chi nhánh, và nộp lên đơn vị cấp trên vào cuối mỗi kỳ kế toán.
Chính sách kế toán
• Niên độ kế toán: đơn vị thực hiện kỳ kế toán năm theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm
• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng • Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng
Chuẩn mực kế toán áp dụng: tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành.
• Chế độ kế toán áp dụng: đơn vị áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC tháng 03, năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
• Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy, công ty sử dụng phần mềm kế toán Visual Foxpro 6.0 (tổ chức sổ theo hình thức Nhật Ký chung).
• Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho
Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Thực tế kiểm kê Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia quyền.
• Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: Theo giá gốc
Phương pháp khấu hao TSCĐ: được thực hiện theo QĐ 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, và các TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
• Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận Doanh thu
Doanh thu bán hàng: tại thời điểm hàng được xuất ra khỏi kho Doanh thu cung cấp dịch vụ: tại thời điểm thu được tiền
• Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí tài chính: Theo khế ước vay • Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT. • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
Qua đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại CTCP Phú Diễn ta thấy công ty tổ chức kế toán tập trung nên việc xác định kết quả kinh doanh được thực hiện tại phòng tài chính kế toán công ty. Và việc một nhân viên kế toán phải đảm nhận quá nhiều công việc một lúc, chưa bổ nhiệm được kế toán trưởng mới cũng ảnh hưởng phần nào đến chất lượng của công tác kế toán nói chung và Kế toán kết quả kinh doanh nói riêng.