- Mục tiêu của bảo quản tài liệu điện tử bao gồm: Bảo quản các loại tài liệu điện tử từ nguồn: Được tạo lập từ việc sử dụng bất kỳ loại ứng dụng nào;
2. Kết quả thực hiện nhiệmvụ lƣu trữ tài liệu số tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Lào Ca
tỉnh Lào Cai
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai với chức năng, nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Trong những năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã xác định rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao và từng bước tham mưu, đề xuất thực hiện hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn thư, lưu trữ, đặc biệt là quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh, cụ thể như sau:
60
2.1. Tham mưu th c hiện tốt việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Ngày 14/5/2015, UBND tỉnh Lào Cai ban hành Quyết định số 1339/QĐ- UBND phê duyệt Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh gồm tổng số 331 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu.
Hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản về thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu, đặc biệt đã tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Quyết định thu kịp thời tài liệu của các cơ quan, tổ chức có sự chia tách, sáp nhập, giải thể (theo hướng dẫn tại Công văn 101/SNV-CCVTLT ngày 09/02/2018 của Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai). Sau khi có Quyết định của UBND tỉnh, Sở Nội vụ đã xây dựng Kế hoạch, Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra, khảo sát tài liệu nộp lưu. Các cuộc kiểm tra, khảo sát thực tế tại các cơ quan, đơn vị được lồng ghép với hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện chỉnh lý, lựa chọn đầy đủ thành phần tài liệu nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Đến hết năm 2019, Lưu trữ lịch sử tỉnh Lào Cai đã thu hồ sơ, tài liệu vĩnh viễn của 128 Phông tài liệu (tương ứng 701 mét giá). Năm 2020 sẽ tiếp tục thu tài liệu của 30 cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Quá trình giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đảm bảo đúng trình tự, thủ tục quy định.
2.2. Th c hiện số hóa đối với toàn bộ tài liệu giấy đã thu về Lưu trữ lịch sử tỉnh và bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh và bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Từ năm 2012, Chi cục đã tham mưu cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh xây dựng và triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh. Đến hết năm 2019 đã thực hiện số hóa được 102/128 Phông lưu trữ đã thu về Lưu trữ lịch sử tỉnh, tương ứng 12.406 hồ sơ. Việc số hóa tài liệu đã góp phần đảm bảo an toàn tài liệu trên dữ liệu điện tử song song với việc bảo quản tài liệu giấy, đồng thời giúp cho việc khai thác được nhanh chóng, thuận tiện.
Trước năm 2017, toàn bộ tài liệu đã số hóa được thực hiện khai thác tra cứu tại mạng nội bộ của Chi cục. Việc tra cứu tài liệu trên phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử chỉ do viên chức phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử
61
thuộc Chi cục thực hiện và độc giả muốn khai thác tài liệu phải đến trực tiếp trụ sở Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Với thực trạng trên, để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân tiếp cận với tài liệu lưu trữ lịch sử. Trong năm 2018, Chi cục đã đề xuất giải pháp đưa dữ liệu đã số hóa tại Lưu trữ lịch sử tỉnh lên môi trường mạng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu đối với độc giả thông qua các trang website của Chi cục, Sở Nội vụ và Cổng thông tin điện tử tỉnh Lào Cai bằng liên kết với website Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Vì vậy, độc giả có thể truy cập và tra cứu, gửi phiếu yêu cầu đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Lào Cai để khai thác, sử dụng tài liệu theo đúng thẩm quyền.
Đặc biệt trong năm 2019, để đảm bảo an toàn cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử đã số hóa, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu đề xuất và phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin tỉnh Lào Cai, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện đặt máy chủ số hóa tại Trung tâm mạng thông tin tỉnh Lào Cai. Hoàn thiện hệ thống mạng LAN từ Trung tâm mạng thông tin tới Chi cục Văn thư - Lưu trữ; thực hiện đưa dữ liệu máy chủ nhằm nâng cao tính bảo mật và an toàn đối với dữ liệu điện tử.
2.3. Tuyên truyền, phổ bi n văn bản
Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 01/2019/TT- BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư và Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh triển khai thực hiện Thông tư 01/2019/TT-BNV và Thông tư 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ, đồng thời phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông yêu cầu VNPT chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và điều hành đáp ứng các nội dung của hai Thông tư trên về quản lý văn bản, tài liệu điện tử, tạo tiền đề cho việc lập hồ sơ điện tử từ các cơ quan, tổ chức tiến tới tích hợp, kết nối liên thông thu hồ sơ, tài liệu điện tử về Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2020 - 2025.
62
Tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh hiện nay đã áp dụng và sử dụng có hiệu quả các phầm mềm dùng chung, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ trong xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong công tác quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; ứng dụng chữ ký số, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; tăng cường sử dụng, khai thác các hệ thống thông tin của tỉnh đặc biệt là phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử, hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến…và đến nay đã có một số các cơ quan thực hiện số hóa tài liệu hành chính, tài liệu chuyên ngành: Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng HĐND tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Y tế, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Tư pháp, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh…
Cùng với việc số hóa tài liệu giấy giai đoạn trước, các cơ quan đã hướng đến nghiên cứu tạo lập hồ sơ, tài liệu điện tử đối với tài liệu mới sản sinh tạo tiền đề cho việc tích hợp vào các dữ liệu dùng chung của tỉnh.