- Hệ thống lưutrữ điện tử tại Lưutrữ cơ quan: được nâng cấp từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành của VNPT eOffice).
2. Một số kinh nghiệm số hóa hồ sơ
Một là, xây dựng kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó. Xác định công tác xây dựng kế hoạch cũng rất quan trọng trong tổ chức triển khai, nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và yêu cầu đề ra, cụthể là:
- Kế hoạch tổ chức nhân sự;
- Kế hoạch bố trí thiết bị,cơ sở hạ tầng; - Kế hoạch tổ chức đảm bảo an toàn;
127 - Kế hoạch tổ chức thicông;
- Quy trình số hóa hồ sơ lưu trữ.
Các nội dung quy định tại Kế hoạch nêu trên được xây dựng chi tiết trong quá trình tổ chức thực hiện, trong đó cần xác định ưu tiên thực hiện đối với loại hồ sơ có độ khó cao, hồ sơ có chất lượng giấy không đảm bảo và gắn trách nhiệm của cá nhân trong từng nhiệm vụ để thực hiện.
* Ví dụ:
+ Đối với Bộ phận giao nhận tài liệu: Có kế hoạch giao nhận tài liệu theo từng ngày, thực hiện việc ghi sổ giao nhận đối với đơn vị thực hiện. Yêu cầu bộ phận này bám sát quá trình thực hiện của đơn vị triển khai để điều chỉnh số lượng hồ sơ giao nhận thực tế sao cho đáp ứng đủ hồ sơ cho đơn vị triển khai nhưng không được tồn đọng quá nhiều tránh nhầm lẫn giữa hồ sơ đang số hóa và hồ sơ chưa số hóa. Trong quá trình thực hiện bộ phận này nhận thấy đối với hồ sơ cũ tiến độ số hóa hồ sơ rất chậm, ảnh hưởng đến tiến độ của các quá trình khác nên đã tiến hành việc giao nhận các hồ sơ mới song song với hồ sơ cũ để đảm bảo tiến độ cho các công đoạn sau. Yêu cầu hồ sơ sau khi đã được Scan phải tiến hành bàn giao lại ngay, đưa trả về kho để đảm bảo an toàn tránh thất lạc cũng như nguy cơ khác làm sai hỏng hồ sơ gốc.
+ Đối với Bộ phận số hóa: Từ việc thống kê số lượng, loại, thời gian của hồ sơ đưa vào số hóa Trung tâm xác định được cơ bản chất lượng của từng loại hồ sơ, theo đó yêu cầu đơn vị thi công có các loại và số máy scan phù hợp cho từng loại hồ sơ: Hồ sơ mới có chất lượng tốt sử dụng loại máy quét tốc độ cao, hồ sơ có chất lượng kém sử dụng loại máy quét tốc độ trung bình để tránh gây rách, hỏng hồ sơ trong quá trình máy scan kéo giấy. Đặc biệt với những loại hồ sơ bị nhăn, gấp nhiều phải tiến hành là, ép làm phẳng trước khi đưa và scan để đảm bảo chất lượng hình ảnh. Đối với hồ sơ cũ sử dụng giấy Pơluya không đưa vào các loại máy scan dạng kéo giấy.
Để đảm bảo an toàn dữ liệu đã có yêu cầu thực hiện việc sao lưu dữ liệu định kỳ theo tuần, yêu cầu dữ liệu lần sau không được ghi đè lên dữ liệu được sao lưu trước đó.
+ Đối với Bộ phận giám sát: Thực hiện việc giám sát đơn vị thi công về hai mặt an toàn trong thi công và chất lượng hồ sơ sau số hóa.
128
Giám sát việc tiêu hủy tài liệu của đơn vị thi công: Chỉ được tiêu hủy các tài liệu của đơn vị thi công đem vào thực hiện phục vụ dự án, không được tiêu hủy bất kỳ tài liệu, giấy tờ nào của Trung tâm Lưu trữ. Thực hiện việc mở cửa khu vực thi công đầu giờ sáng, đóng cửa sau khi kết thúc ngày làm việc. Kiểm tra việc tắt các nguồn điện trước khi ra về của đơn vị thi công, tiến hành ký sổ theo dõi với đơn vị thi công trước khi ra về.
Hai là, trang bị cơ sở vật chất (máy móc, trang thiết bị, vật tư, kinh phí…) phải bảo đảm đầy đủ trong quá trình số hóa hồ sơ, đây là điều kiện tiên quyết, không thể thiếu. Các trang thiết bị phải bảo đảm về tính năng, tính ổn định trong quá trình thực hiện và không bị lộ, lọt thôngtin.
Ba là, chuẩn bị tốt đội ngũ cán bộ: Đây là khâu then chốt quyết định sự thành bại của dự án. Con người và công nghệ là những yếu tố không thể thiếu trong suốt quá trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, đặc biệt đối với hồ sơ, tài liệu số. Nâng cao ý thức cán bộ làm công tác lưu trữ, xây dựng hình ảnh cán bộ làm công tác lưu trữ luôn năng động, chuyên nghiệp và có lòng đam mê với công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành BHXH. Để thực hiện thành công việc số hóa từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử, vấn đề con người đóng vai trò quyết định đến hiệu quả trong việc triển khai, ngay từ khi tổ chức triển khai việc số hóa, lưu trữ hồ sơ điện tử Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của công việc cũng như trách nhiệm của từng cá nhân, tổ chức khi thực hiện nhiệmvụ.
Bốn là, chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ (quy trình số hóa, xác định các chuẩn thông tin đầu vào, đầu ra) để làm cơ sở cho việc thiết kế phần mềm ứng dụng chophùhợp.
Năm là, triển khai với quy mô nhỏ
- Thời gian đầu mới triển khai số hóa hồ sơ, Trung tâm đã tổ chức triển khai thực hiện với quy mô nhỏ, đó là huy động toàn thể công chức, viên chức, người lao động trong Trung tâm thực hiện toàn bộ quy trình số hóa hồ sơ với số lượng hồ sơ khoảng 55.000 hồ sơ của các loại đối tượng hưu trí, mất sức, tuất viên chức, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp theo Quyết định 613/TTg của Thủ tướng Chính phủ.
- Từ quá trình thực hiện thí điểm với quy mô nhỏ rút ra được những khó khăn vướng mắc của quá trình thực hiện, qua đó có thể đặt ra được các
129
vấn đề kỹ thuật đơn vị triển khai sẽ phải cần giải quyết như: Hồ sơ hưởng BHXH trước năm 1995 đa phần đã cũ, rách nát, nhăn, nhiều gấp nếp thì phải sử dụng những loại máy móc nào. Quá trình bàn giao tài liệu cho đơn vị thi công và nhận lại hồ sơ sau khi đã số hóa. Việc quản lý người lao động trong quá trình thực hiện dự án, cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị, đường điện đủ công suất, đường truyền thông suốt đưa vào sử dụng.