- Hệ thống lưutrữ điện tử tại Lưutrữ cơ quan: được nâng cấp từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành của VNPT eOffice).
1. Thực trạng lƣu trữ hồ sơ tại Trung tâm Lƣu trữ
Hiện tại, Trung tâm Lưu trữ đang quản lý, lưu trữ 02 loại hồ sơ: hồ sơ hưởng Bảo hiểm xã hội (BHXH) hàng tháng và hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ:
- Hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng bao gồm: Hưu trí, tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, mất sức, quyết định và phiếu điều chỉnh do BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và BHXH Bộ Công an, BHXH Bộ Quốc phòng chuyển về Trung tâm Lưu trữ để quản lý, lưutrữ.
- Hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ của 28 đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH ViệtNam.
Hàng năm, Trung tâm tiếp nhận trung bình khoảng 200.000 hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng và 1.200 hồ sơ hành chính cùng với số lượng hồ sơ Trung tâm đang quản lý, lưu trữ thì tổng số hồ sơ Trung tâm sẽ quản lý, lưu trữ vô cùng lớn và không ngừng tăng lên. Vì thế, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ luôn được Trung tâm coi trọng. Tuy nhiên,việc quản lý, lưu trữ hồ sơ bằng phương pháp lưu trữ dữ liệu điện tử song song với lưu trữ hồ sơ giấy gặp rất nhiều khó khăn, tồn tạinhư:
- Số lượng hồ sơ lớn với chất liệu giấy khác nhau (giấy gió, giấy poluya), nhiều hồ sơ có dấu hiệu mục nát do yếu tố thời gian, môi trường,… đặc biệt là các hồ sơ giải quyết trước năm 1995 (có hồ sơ tuổi thọ đã hơn 40 năm). Hồ sơ giấy theo thời gian dễbị ẩm mốc, rách, nhàu nát, mờ, bay chữ dẫn đến không đảm bảo độ bền, độ chính xác của hồ sơ; nếu xảy ra cháy nổrất khó có thể khôi phục lại. Trong khi diện tích, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị của kho lưu trữ còn nhiều bấtcập.
- Trong quá trình lưu trữ hồ sơ giấy, theo thời gian một số hồ sơ, tài liệu có hiện tượng bị dính do nhiều nguyên nhân như: thời tiết, mực in, máy in, nhiệt độ kho không đảm bảo,…phải thường xuyên kiểm tra và khắcphục.
125
- Công tác khai thác hồ sơ lưu trữ mất nhiều thời gian, công sức của viên chức; việc phải trực tiếp vào kho rút hồ sơ, photo nhân bản, trình Lãnh đạo ký sao lục, trả hồ sơ về vị trí ban đầu đã ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng hồ sơ lưu trữ. Theo đó, tuổi thọ của hồ sơ lưu trữ ít nhiều bị giảmđi.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, Trung tâm đã triển khai số hóa đối với toàn bộ hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng bởi hồ sơ hưởng BHXH là căn cứ pháp lý không thể thiếu đối với các cơ quan quản lý, cơ quan thực hiện chính sách BHXH cũng như đối tượng tham gia BHXH; là tổng hợp quá trình và mức độ tham gia BHXH của người lao động,sự đóng góp của người sử dụng lao động. Trên cơ sở tài liệu gốc như: lý lịch, hợp đồng lao động, sổ BHXH... để cơ quan chức năng làm căn cứ lập và xác định các quyền lợi, chế độ BHXH đối với người lao động. Vì vậy, nếu không đảm bảo an toàn khối tài liệu này có thể sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của các đối tượng hưởng BHXH, ảnh hưởng tới an sinh xã hội của đấtnước.
Thực hiện Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử; Kế hoạch số 5386/KH-BHXH ngày 30/12/2015 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về cải cách thủ tục hành chính năm 2016; Quyết định số 640/QĐ-BHXH ngày 28/4/2016 của BHXH Việt Nam về phê duyệt Kế hoạch Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của ngành Bảo hiểm xã hội giai đoạn 2016 - 2020. Với mong muốn hiện đại hóa công tác lưu trữ để phục vụ tốt nhất cho người dân, cơ quan, doanh nghiệp cũng như rút ngắn thời gian khai thác hồ sơ để giải quyết chế độ BHXH cho các đối tượng hưởng BHXH, được sự quan tâm của Lãnh đạo ngành BHXH, Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ đã xây dựng và triển khai dự án “Hệ thống Lưu trữ hồ sơ
điện tử ngành bảo hiểm ã hội” chuyển đổi phương thức lưu trữ từ lưu trữ
bán thủ công sang lưu trữ hiện đại.
Kết thúc dự án, tổng cộng đã có 4.285.962 hồ sơ được số hóa hoàn chỉnh và lưu trữ tập trung tại Trung tâm dữ liệu ngành bao gồm: 2.947.968 hồ sơ hưu trí; 428.120 hồ sơ tuất; 11.988 hồ sơ bệnh nghề nghiệp; 36.165 hồ sơ tại nạn lao động; 561.431 hồ sơ mất sức lao động; 71.611 hồ sơ hưởng lại mất sức
126
lao động theo Quyết định 613; 228.679 quyết định và phiếu điều chỉnh. Đến nay, Trung tâm đã số hóa được 4.802.323 hồ sơ bao gồm: 3.296.943 hồ sơ hưu trí; 485.275 hồ sơ tuất; 42.094 hồ sơ tai nạn lao động; 14.109 hồ sơ bệnh nghề nghiệp; 561.431 hồ sơ mấtsức lao động; 74.210 hồ sơ hưởng lại mất sức lao động theo Quyết định 613; 328.261 quyết định và phiếu điều chỉnh.
Với việc số hóa được toàn bộ hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng, Trung tâm Lưu trữ đã có được một kho hồ sơ điện tử hoàn chỉnh song song với kho hồ sơ giấy. Việc này đã góp phần bảo đảm an toàn hồ sơ khi có sự cố bất khả kháng xảy ra. Từ khi có hồ sơ điện tử, việc khai thác hồ sơ hưởng BHXH tại Trung tâm đã được thay đổi toàn diện từ việc phải trực tiếp vào kho rút hồ sơ để tiến hành sao y, sau đó lại phải trả hồ sơ giấy về vị trí cũ sang việc chỉ cần truy cập địa chỉ web, tìm kiếm, kiểm tra hồ sơ cần khai thác, in hồ sơ phục vụ khai thác sử dụng. Bới việc khai thác hồ sơ điện tử đã tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức của chuyên viên thực hiện quy trình khai thác hồ sơ tại Trung tâm. Góp phần đẩy nhanh thời gian thực hiện nhiệm vụ, cải cách thủ tục hành chính và bảo vệ sức khỏe của cán bộ, viên chức.
Từ tháng 10/2018 phần mềm khai thác hồ sơ điện tử được chia sẻ đến 63 BHXH tỉnh, từ tháng 8/2019, phần mềm được chia sẻ đến 710 BHXH huyện; từ đây BHXH tỉnh, BHXH huyện khi cần khai thác hồ sơ có thể khai thác trực tiếp tại tên miền “luutruhsdt.baohiemxahoi.gov.vn”. Đến nay đã có 38.537 lượt người truy cập, 4.098 lượt đề nghị với 6.746 hồ sơ khai thác. Thời gian khai thác hồ sơ được rút ngắn, chỉ tính bằng phút, giây. Hiệu quả công tác khai thác hồ sơ được nâng lên rõ rệt, bộ phận tiếp nhận có thể trả kết quả ngay lập tức cho người lao động khi có yêu cầu khai thác hồ sơ.