- Hệ thống lưutrữ điện tử tại Lưutrữ cơ quan: được nâng cấp từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành của VNPT eOffice).
4. Giải pháp trong thời gian tớ
- Tiếp tục đạo tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ của Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ với chuyên môn sâu nhằm nâng cao năng lực ngày càng tốt hơn, phục vụ đắc lực cho lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ và cho ngành tài nguyên và môi trường.
- Cần có kế hoạch chỉnh lý tài liệu giấy còn tồn đọng tại kho và bố trí nộp lưu tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử để giải phóng phần diện tích kho, tiếp tục thu thập tài liệu tại các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu.
- Về giải pháp quản lý tài liệu, áp dụng theo tiêu chuẩn chung: mô hình lưu trữ tài liệu điện tử để tự động hoá các qui trình nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, xử lý, khai thác sử dụng...) và bảo đảm các đặc tính lưu trữ (tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn, khả dụng).
- Về giải pháp bảo quản và duy trì lâu dài tài liệu điện tử, cần lựa chọn các chuẩn định dạng cơ bản cho tài liệu và dữ liệu với các yêu cầu về khả năng sử dụng lâu dài như: định dạng vừa đáp ứng yêu cầu phổ dụng hiện tại lại vừa đáp ứng yêu cầu sử dụng lâu dài khi công nghệ phát triển; đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật cho việc sao lưu bảo hiểm ra các phương tiện lưu trữ khác nhau để có khả năng chuyển đổi, di chuyển an toàn sang các định dạng chuẩn khác nhau khi công nghệ thay đổi.
- Cần đầu tư vào các giải pháp phần cứng và phần mềm lưu trữ để bảo đảm: bảo quản lâu dài tài liệu, bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử; có giải pháp chuyển đổi và kiểm tra an toàn; áp dụng các biện pháp bảo mật; các phương tiện phải có tính bền vững, có giải pháp sao lưu dự phòng và phục hồi khi có sự cố.
- Về phát triển nguồn tài nguyên, cần đầu tư phát triển nguồn tài liệu điện tử thông qua việc tiến hành số hoá một lượng lớn tài liệu lưu trữ trong Kho lưu trữ của Bộ.
123
- Xây dựng quy chế về quản lý, bảo mật an toàn tài liệu, kết hợp với việc thực thi chính sách, đào tạo để nâng cao ý thức và trách nhiệm của cá nhân trong việc sử dụng, bảo mật và bảo vệ các nguồn tài liệu điện tử./.
124
THỰC TRẠNG LƢU TRỮ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ BẢO HIỂM XÃ HỘI - MỘT SỐ KINH NGHIỆM - MỘT SỐ KINH NGHIỆM
Trung tâm Lưu trữ Bảo hiểm ã hội Việt Nam