- Khai thác tài liệu: Xu hướng khai thác tài liệu bằng công nghệ tiên tiến là điều tất yếu trên trường quốc tế Để truy cập, sử dụng tài liệu như một
1. Hiện trạng và bài toán đặt ra trong lƣu trữ tài liệu điện tử của cơ quan nhà nƣớc
CỦA CƠ QUAN NHÀ NƢỚC VÀ GIẢI PHÁP CỦA VNPT
Trần Minh Đạo
Công ty Công nghệ thông tin VNPT
1. Hiện trạng và bài toán đặt ra trong lƣu trữ tài liệu điện tử của cơ quan nhà nƣớc quan nhà nƣớc
Hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức đã hình thành tài liệu điện tử trong việc quản lý văn bản đi/đến. Tuy nhiên, tài liệu này đang được hình thành ở dạng rời lẻ, chưa tích hợp thành hồ sơ, chưa quản lý một cách khoa học, thống nhất. Ngoài ra, nhiều hệ thống phần mềm sử dụng hầu hết tại các cơ quan nhà nước (CQNN) chưa đồng bộ về cơ sở hạ tầng, tính năng và chức năng của phần mềm. Vì vậy, các hệ thống đang vận hành tại các cơ quan nhà nước chưa có hoặc chưa phát huy hết các tính năng của phân hệ lập và lưu trữ hồ sơ điện tử, hình thành lên nguồn tài liệu điện tử Lưu trữ cơ quan tại đơn vị. Đối với các hệ thống quản lý Lưu trữ lịch sử đang triển khai tại các đơn vị, về cơ bản hệ thống đã đáp ứng được các yêu cầu về nghiệp vụ lưu trữ các tài liệu giấy (số hóa). Tuy nhiên, những tài liệu này đang hình thành ở nhiều định dạng khác nhau, không theo định dạng chuẩn PDF/A của lưu trữ nên sẽ gây khó khăn và tốn kém cho quá trình chuyển giao những tài liệu điện tử có giá trị lịch sử và thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử ở giai đoạn tiếp theo.
Một nội dung quan trọng khác là việc kết nối nguồn tài liệu từ hệ thống Lưu trữ cơ quan đến hệ thống Lưu trữ lịch sử mới chủ yếu dừng ở mức giao nộp hồ sơ giấy (mặc dù hệ thống Lưu trữ cơ quan đã hình thành tài liệu điện tử). Điều này dẫn đến việc lãng phí khi cùng một hồ sơ lưu trữ được bảo quản tại hai nơi, tạo khó khăn cho việc quản lý và kiểm soát thông tin lưu trữ điện tử.
Mặt tích cực trong việc triển khai các hệ thống quản lý văn bản tại CQNN là 100% bộ, ngành, địa phương đã kết nối liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia. Đây là tiền đề để quản lý tài liệu điện tử trên môi trường mạng và tập trung vào vòng đời của tài liệu.
108
Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư nhằm tạo hành lang pháp lý đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế, tuy nhiên Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ vẫn cần hoàn thiện, bổ sung thêm những yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, cụ thể như: bổ sung các văn bản quan trọng tạo hành lang pháp lý cho triển khai lưu trữ điện tử (quy định về quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu, quy định bảo mật dữ liệu....), bổ sung các quy định pháp lý cho việc cung cấp, truy cập vào tài liệu của các cơ quan nhà nước thông qua mạng Internet, thiếu những quy định pháp lý bảo đảm tuân thủ các yêu cầu về lưu trữ thông tin, tài liệu đối với những nhà cung cấp dịch vụ và giải pháp công nghệ….