- Hệ thống lưutrữ điện tử tại Lưutrữ cơ quan: được nâng cấp từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành của VNPT eOffice).
1. Tình hình quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng
trƣờng
Trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Bộ Tài nguyên và Môi trường đã được lãnh đạo Bộ hết sức quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Với nhiệm vụ chính là đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của Bộ trong các lĩnh vực về tài nguyên và môi trường, Bộ đã từng bước đổi mới công tác văn thư, lưu trữ cũng như công tác lưu trữ số để góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động và điều hành công việc đảm bảo tính thống nhất trong thời đại ngày nay, thời đại của công nghệ thông tin.
Hệ thống quản lý văn bản đi, đến và hồ sơ công việc được xây dựng và triển khai cho tất cả các đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, bao gồm: các Tổng cục, các Cục, Vụ, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ… Đặc biệt, Văn phòng Bộ Tài nguyên và Môi trường là đơn vị đầu tiên triển khai và áp dụng quy trình quản lý văn bản theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 được sử dụng thường xuyên, liên tục và được cập nhật, nâng cấp hoàn thiện hệ thống, đến nay vẫn hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề ra.
Bộ Tài nguyên và Môi trường hiện có 42 đơn vị trực thuộc, trong đó Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường có nhiệm vụ quản lý xuyên suốt các lĩnh vực quản lý nhà nước của ngành tài nguyên môi trường, làm nền tảng cho việc thu thập, quản lý, phân tích, xử lý và phân phối thông tin tài nguyên môi trường, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành và cải cách hành chính của Bộ.
Bộ Tài nguyên và Môi trường là một trong số ít bộ đi đầu trong việc ứng dụng CNTT, góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ. Triển khai thực hiện Chính phủ điện tử, 99% văn bản của Bộ và các đơn vị trực
121
thuộc phát hành đã thực hiện điện tử ký số. Việc triển khai được thực hiện theo tiêu chí, thống nhất về chức năng, tính năng kỹ thuật, yêu cầu kết nối theo hướng dẫn của Bộ, Văn phòng Chính phủ, sẵn sàng kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Hiện nay, Kho lưu trữ của Bộ với phông Bộ Tài nguyên và Môi trường (2002 -2019) được số hóa 99% văn bản đi và được tra cứu trên phần mềm quản lý văn bản,hồ sơ công việc có thể tra cứu mọi lúc, mọi nơi, phục vụ đắc lực cho việc tra cứu tài liệu nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Còn các loại tài liệu khác mức độ số hóa chưa cao do đặc thù là các chứng từ kế toán, hồ sơ cán bộ, công chức và các tài liệu thu từ chuyên viên của các Vụ chỉ dừng lại ở việc chỉnh lý sơ bộ.
2. Ƣu điểm
- Bộ đã kịp thời ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thống nhất tại các đơn vị trực thuộc Bộ.
- Công tác lưu trữ ở hầu hết các đơn vị trực thuộc ngày càng đi vào nền nếp.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ được nâng cao về nghiệp vụ, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức.
- Hoạt động ban hành văn bản chỉ đạo điều hành chung trong công tác lưu trữ được chú trọng.
- Mức độ số hóa văn bản đi rất cao, đạt 99% (từ năm 2002 - 2019, với tên phông Bộ Tài nguyên và Môi trường).
3. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường còn tồn tại, hạn chế sau:
- Tài liệu chưa chỉnh lý tại kho lưu trữ còn nhiều và chưa được chỉnh lý kịp thời dẫn đến thiếu diện tích chứa tài liệu trong những năm tiếp theo.
- Mức độ số hóa toàn bộ tài liệu hiện có tại kho mới chỉ đạt khoảng 40%. (Tổng hiện có 04 phông: Tổng Cục ruộng đất, Cục Đo đạc Bản đồ, Tổng Cục Địa chính và Bộ Tài nguyên và Môi trường).
122
- Việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ còn chưa đáp ứng được yêu cầu(diện tích kho tàng còn hẹp so với nhu cầu thực tế,trang thiết bị bảo quản tài liệu giấy còn thiếu, các trang thiết bị bảo quản tài liệu số cần được trang bị thêm …).