- Khai thác tài liệu: Xu hướng khai thác tài liệu bằng công nghệ tiên tiến là điều tất yếu trên trường quốc tế Để truy cập, sử dụng tài liệu như một
2. xuất phƣơng án lƣu trữ điện tử trong Lƣu trữ cơ quan và Lƣu trữ lịch sử
Lƣu trữ lịch sử
Như vậy, quản lý tài liệu điện tử, lưu trữ điện tử vẫn là vấn còn gặp nhiều khó khăn và đang nhận được nhiều sự quan tâm của Chính phủ trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số. Để tháo gỡ các khó khăn trên, VNPT đề xuất các nhóm giải pháp như sau:
Một là, tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử,
Việc hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử, đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của việc quản lý thông tin, tài liệu lưu trữ trong bối cảnh Chính phủ điện tử và cải cách hành chính nhà nước. Bộ Nội vụ - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chủ trì xây dựng các quy định về tài liệu điện tử ở các cấp Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử, như: hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước; quy định về sao, chứng thực tài liệu điện tử, giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử; quy định về truyền, nhận dữ liệu trên môi trường mạng, cấu trúc dữ liệu, chia sẻ dữ liệu điện tử….
Hai là, nâng cấp, xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước
109
Hiện nay, các CQNN đều đang sử dụng hệ thống quản lý văn bản, điều hành phục vụ công tác văn bản tại đơn vị, các hệ thống này cần mở rộng thêm các tính năng tập hợp các văn bản, tài liệu điện tử thành hồ sơ và hỗ trợ Lưu trữ cơ quan thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Hệ thống cũng cần sẵn sàng cho việc kết nối (qua LGSP/NGSP) khi chia sẻ, đồng bộ dữ liệu lên hệ thống lưu trữ lịch sử, có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác có chuẩn đầu vào theo quy định của các cơ quan, nhà nước.
Yêu cầu đối với phần mềm ứng dụng là đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn, quy định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ. Cụ thể, phần mềm cần bao gồm đầy đủ tính năng:
- Lập danh mục hồ sơ.
- Lập hồ sơ (mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ).
- Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
Ba là, nâng cấp, xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành
Nâng cấp hoặc xây dựng hệ thống thông tin tổng quan, bao gồm hệ thống phần mềm ứng dụng, hạ tầng vận hành, giải pháp an toàn bảo mật thông tin, giải pháp kết nối chia sẻ… hình thành kho lưu trữ dữ liệu điện tử lịch sử, quản lý vòng đời tài liệu điện tử, từ khâu tiếp nhận đến khâu lưu trữ quản lý và khâu chia sẻ, khai thác thông tin.
Yêu cầu đối với phần mềm ứng dụng là bảo đảm rằng mọi tài liệu điện tử được tiếp nhận, bảo quản và xác nhận độ tin cậy, tính xác thực, tính toàn
110
vẹn và khả năng sử dụng qua thời gian. Phần mềm ứng dụng bao gồm đầy đủ việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử như:
- Quản lý giao - nhận tài liệu qua mạng (kết nối với LGSP của Bộ, tỉnh để thu thập dữ liệu điện tử từ các hệ thống quản lý văn bản/quản lý Lưu trữ cơ quan).
- Thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ lịch sử, lưu vết quá trình hoạt động. - Quản lý tài liệu mật/hạn chế sử dụng.
- Chức năng hủy tài liệu hết giá trị.
- Quản lý bạn đọc, mượn trả tài liệu lưu trữ điện tử. - Quản lý chứng thực, sao lưu tài liệu lưu trữ điện tử
- Chức năng thống kê, báo cáo tài liệu lưu trữ, quản lý tích hợp, đồng bộ dữ liệu lên hệ thống Lưu trữ quốc gia.
Yêu cầu đối với hạ tầng vận hành, bao gồm hạ tầng máy chủ, lưu trữ, bảo mật, thiết bị ngoại vi …. cần đảm bảo hiệu năng hoạt động, khả năng lưu trữ (scale - out khi phát sinh dữ liệu), đảm bảo an toàn bảo mật theo cấp độ (Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ), đảm bảo dự phòng thảm họa, sao lưu…