- Hệ thống lưutrữ điện tử tại Lưutrữ cơ quan: được nâng cấp từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành của VNPT eOffice).
3. Thuận lợi và khó khăn
3.1. Về thuận l i
Với mục tiêu được đặt ra, ta cần biết được chi tiết những ưu điểm và hạn chế của dữ liệu số hóa:
- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Ưu điểm này bao gồm tổng hoà các thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số.
- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau. Sự chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, ta đang có một file word, có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chương trình ứng dụng để chuyển đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chương trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật nhúng tích hợp vào chương trình word, hoặc là một ứng dụng online...Dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn.
117
- Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Chúng ta hiểu tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tương đối, vì theo quy định của Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ đã được số hóa, vẫn phải bảo quản an toàn tài liệu bản gốc.
- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này ta cần hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là không được chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tinnhư: tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa...
3.2. Khó khăn và hạn ch
- Thứ nhất là, khi bắt đầu xây dựng một đề án số hóa tài liệu lưu trữ, cần phải đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị khác. Ví dụ, cần phải đầu tư mua sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như: máy tính, máy in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu. Khi đã có đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm, việc thực hiện số hóa tài liệu có thể thuê các cơ quan chuyên môn thực hiện. Ngoài ra, điều rất quan trọng là phải đầu tư cho yêu cầu đào tạo con người theo các mức độ khác nhau như: đào tạo công chức làm quản lý, công chức, viên chức tác nghiệp và những cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên tin.
- Thứ hai là,dữ liệu số hóa dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép. Điều này có thể khắc phục giản đơn đối với những người chuyên làm công tác quản trị mạng, nhưng không giản đơn đối với toàn bộ công chức, viên chức của cả một cơ quan, tổ chức có sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa. Với phương pháp bảo vệ dữ liệu ở ba cấp: cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng, người ta có thể loại trừ được sự bất tiện này. Nhưng một cơ quan đông người, rất khó có thể quản lý được từng người ở từng cấp. Ví dụ, cấp độ 3 là bảo vệ dữ liệu ở người sử dụng, một số người trong cơ quan, tổ chức được quyền miễn trừ nguyên tắc này để họ có đủ quyền, kể quyền quản trị cơ sở dữ liệu. Nhưng chính một số cá nhân có quyền quản trị mạng lại sao chép cho riêng mình toàn bộ cơ sở dữ liệu thì sao (?)...
- Thứ ba là, cũng như đã đề cập ở trên, việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ công chức,
118
viên chức của cơ quan, tổ chức đều có thể sử dụng được tài liệu số đúng phương pháp và nguyên tắc.
- Thứ tư là, chế độ bảo mật dữ liệu. Thông thường, tài liệu còn chế độ mật thì chưa được số hóa. Nhưng sự phân biệt giữa tài liệu mật và không mật chỉ là tương đối. Nhiều tài liệu được sử dụng rộng rãi, nhưng qua diễn biến xã hội ở trong nước và quan hệ quốc tế, tài liệu đó có thể phục hồi độ mật. Vì vậy, trong một sơ sở dữ liệu, có thể không bị mất dữ liệu, hoặc không bị sao chép, nhưng bị lộ thông tin tài liệu mật./
119
THỰC TRẠNG VÀ KINH NGHIỆM LƢU TRỮ TÀI LIỆU SỐTẠI BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG TẠI BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG
Bộ Tài nguyên và Môi trư ng
Cách mạng công nghiệp lần thứ tư (CMCN 4.0) đã và đang diễn ra, vừa tạo động lực thúc đẩy sự phát triển về chất trong tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội - môi trường. Việt Nam là một trong những quốc gia nắm bắt được cơ hội và nhận diện rủi ro, thách thức khi tiếp cận cuộc CMCN 4.0. Thể hiện từ chỉ đạo của Chính phủ, đến việc thực thi của các cơ quan trung ương, các Bộ, ngành có vai trò tiên phong về mọi lĩnh vực cho đất nước trong việc tiếp cận CMCN 4.0.
Nhận thức được tầm quan trọng và vai trò quyết định của công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường, đồng thời trước yêu cầu phải đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội đối với dữ liệu số về tài nguyên và môi trường, Bộ Tài nguyên và Môi trường (Bộ TNMT) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản, địa chất; môi trường; khí tượng thủy văn; biến đổi khí hậu; đo đạc và bản đồ; quản lý tổng hợp tài nguyên và bảo vệ môi trường biển và hải đảo; viễn thám; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ (Nghị định 36/2017/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường) đã xây dựng, trình Thủ tướng Chính phủ Chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ngành tài nguyên và môi trường được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 179/2004/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ. Chiến lược này đã trở thành “kim chỉ nam” cho việc ứng dụng CNTT trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ. Kết quả đạt được sau 14 năm ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong ngành tài nguyên và môi trường là tiền đề quan trọng để các lĩnh vực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường kế thừa, chuyển sang mức phát triển cao hơn, tiếp cận đến yêu cầu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang diễn ra mạnh mẽ hiện nay.
120
Bộ Tài nguyên và Môi trường đã chỉ đạo xây dựng Báo cáo “Chính sách, nhiệm vụ và giải pháp thúc đầy ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ thuật số trong quản lý tài nguyên và môi trường”, góp phần vào việc định hướng chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư của cả nước nói chung, ngành tài nguyên và môi trường nói riêng.