Đối với Chi nhánh Quảng Ninh, Ban Giám đốc đã xây dựng quy chế làm việc, phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong Ban Giám đốc theo từng lĩnh vực, tuân thủ đúng các quy định và chỉ thị của HDBank.
Hiện nay, HDBank Quảng Ninh được tổ chức với các phòng ban như sau:
Bộ phận Quan Hệ Khách Hàng: Gồm 2 phòng khách hàng cá nhân và khách hàng Doanh nghiệp.
Bộ phận tác nghiệp : Gồm có phòng là phòng hỗ trợ tín dụng.
Bộ phận quản lý nội bộ gồm 3 phòng khác là : Phòng Hành chính tổng hợp, Phòng kế toán và Phòng quản lý kho quỹ.
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của HDBank Chi Nhánh Quảng Ninh
* Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Giám đốc
Cơ cấu ban lãnh đạo của Chi nhánh gồm ba thành viên - 1 giám đốc và 2 phó giám đốc với nhiệm vụ như sau :
1/ Giám đốc Chi nhánh: Là người có quyền hạn cao nhất tại chi nhánh, điều hành và quản lý chung mọi công tác của chi nhánh. Cũng như chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động kinh doanh, trực tiếp phụ trách công việc của các phòng ban trong chi nhánh, quản lý chỉ đạo sự phân cấp ủy quyền của ngân hàng, thực hiện công tác đối ngoại, quản lý công tác tổ chức.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG QUAN HỆ KHÁCH HÀNG PHÒNG QHKH CÁ NHÂN CÁ NHÂN P. QHKH DOANH NGHIỆP BỘ PHẬN TÁC NGHIỆP PHÒNG HỖ TRỢ TÍN DỤNG PHÒNG QUẢN LÍ KHO QUỸ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN
2/ Phó giám đốc là người điều hành công việc khi Giám đốc vắng mặt và báo cáo lại kết quả công việc khi giám đốc đã có mặt tại chi nhánh, giúp Giám đốc chỉ đạo điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công, phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về quyết định của mình.
*Nhiệm vụ và chức năng riêng biệt của các phòng ban
- Bộ phận quan hệ khách hàng: Gồm 2 phòng khách hàng cá nhân và
khách hàng doanh nghiệp.
Chức năng của phòng quan hệ khách hàng là trực tiếp giao dịch với khách hàng, marketing, tiếp thị và bán các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng cho khách hàng. Cán bộ của phòng QHKH về cơ bản cần hiểu biết về tất cả các sản phẩm và nghiệp vụ của chi nhánh để có thể giới thiệu và phục vụ khách hàng.
Nhiệm vụ chính là thực hiện tiếp thị, hỗ trợ, chăm sóc và tư vấn khách hàng về các sản phẩm dịch vụ của HDBank. Thực hiện công tác xử lý các đơn xin vay vốn và các hình thức tín dụng khác, tiến hành thẩm định dự án, khách hàng và phương án vay vốn. Đưa ra các đề xuất về việc cấp tín dụng như đồng ý, từ chối, cơ cấu lại thời hạn trả nợ, gia hạn nợ vay trên cơ sở kết quả thu được sau khi kiểm tra, thẩm định hồ sơ. Thực hiện công tác giám sát thường xuyên đối với khách hàng và các hoạt động sử dụng vốn vay của khách hàng sau khi cấp tín dụng, phối hợp với các bộ phận khác có liên quan để tiến hành thu gốc, lãi khi đến hạn cũng như tiến hành xử lý tài sản đảm bảo khi người vay không trả được nợ.
- Bộ phận tác nghiệp gồm: Gồm có phòng là phòng hỗ trợ tín dụng.
+ Phòng hỗ trợ tín dụng : Thực hiện tạo tiền vay, theo dõi các vấn đề liên quan đến tài khoản vay trên hệ thống đối với khách hàng theo các quy định, quy trình của của NHNN và HDBank. Thực hiện trích lập dự phòng rủi ro trên cơ sở phân loại nợ của phòng quan hệ khách hàng theo đúng qui trình đồng thời thực hiện rà soát và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Ngoài ra còn thực hiện tư vấn, đề xuất cách giải quyết cho khách hàng về các giao dịch ngoại hối, hợp đồng thương mại quốc tế. Tạo mọi điều kiện tốt nhất cho việc thanh toán, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
- Bộ phận quản lý nội bộ gồm 3 phòng là phòng Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp và phòng Quản lý kho quỹ.
+ Phòng Quản lý kho quỹ : Nhiệm vụ và chức năng chủ yếu là trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ về quản lý kho và xuất/nhập quỹ. Các dịch vụ về ngân quỹ như thực hiện các giao dịch thu - chi tiền mặt phục vụ khách hàng theo quy định, nộp tiền vào tài khoản, nộp các khoản ngân sách nhà nước, khoản tiền chuyển tiền đi, thanh toán kiều hối…và thu chi nội bộ của chi nhánh. Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước khác.
+ Phòng kế toán : với chức năng thực hiện các hoạt động liên quan đến kế toán trong nội bộ chi nhánh, tính toán, hoạch toán kế toán và hoạch toán thống kê theo quy định của NHNN và tổng hợp các số liệu kinh doanh. Quản lý và chịu trách nhiệm giao dịch trên máy và quản lý tiền tệ đến từng giao dịch viên theo đúng quy định của NHNN và Ngân hàng TMCP HDBank. Quản lý các tài khoản và trực tiếp giao dịch với khách hàng, thực hiện công tác thanh toán nội bộ, thanh toán qua hệ thống điện tử, và thanh toán bù trừ.
+ Phòng tổ chức hành chính: Xây dựng các kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý của Chi nhánh đồng thời đôn đốc, giám sát việc thực hiện. Là nơi giao tiếp với khách hàng đến làm việc và công tác tại Chi nhánh. Lưu trữ, quản lý mọi giấy tờ, tài liệu có liên quan đến mọi hoạt động kinh doanh, tổ chức của Chi nhánh. Thu thập thông tin, quản lý mọi vấn đề về hành chính, lương, nhân sự cũng như công tác kỷ luật, khen thưởng của chi nhánh. Tổ chức tuyển dụng và quản lý nhân sự. Thực hiện việc mua sắm tài sản cho chi nhánh và thực hiện chức năng quản lý thanh toán các hợp đồng khác như điện, nước, sửa chữa và xây dựng của chi nhánh