7. Kết cấu của khóa luận
1.2. Cơ sở lý luận chung về chu trình bân hăng thu tiền
ỉ.2. /. Nội dung vă bản chất của chu trình bân hăng vă thu tiền
Bân hăng - thu tiền lă quâ trình chuyển quyền sở hữu của hăng hóa thông qua quâ trình trao đổi hăng - tiền với khâch hăng. Có thể nói, chu trình bân hăng - thu tiền lă một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh. Chu trình bân hăng - thu tiền liín quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt lă câc khoản mục phản ânh trong bâo câo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Không chỉ đânh giâ hiệu quả của những chu trình trước đó, chu trình bân hăng - thu tiền còn đânh giâ hiệu quả của toăn bộ quâ trình sản xuất kinh doanh.
Quâ trình bân hăng - thu tiền bao gồm nhiều khđu, nhiều giai đoạn cũng như rất nhiều hình thức bân hăng vă thanh toân khâc nhau nín việc tổ chức công tâc kế toân cho chu trình năy rất đa dạng. Nhìn chung, quâ trình bân hăng - thu tiền bao gồm chủ yếu câc công việc vă chức năng sau:
- Xử lý đơn đặt hăng của người mua
Đơn đặt hăng của người mua lă điểm bắt đầu của toăn bộ chu trình cho thấy nhu cầu vă sự sẵn săng mua của khâch hăng trong hiện tại hoặc tương lai. Đơn đặt hăng có thể lă phiếu yíu cầu mua hăng, yíu cầu qua điện thoại, thư điện tử, fax, ... Dựa văo thông tin nhận được, doanh nghiệp sẽ xem xĩt vă đưa ra quyết định có bân hăng hay không.
- Kiểm tra tín dụng vă xĩt duyệt bân chịu
Việc bân chịu luôn giúp doanh nghiệp tăng doanh số bân hăng đâng kế nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi kho khi gặp trường hợp khâch hăng mất khả năng thanh toân. Vậy nín trước khi thực hiện chuyển giao hăng hóa vă xĩt duyệt bân chịu, những người có trâch nhiệm liín quan cần kiểm tra vă tìm hiểu khả năng thanh toân của khâch hăng, hạn mức tín dụng tối đa với từng khâch hăng hay số dư tăi khoản phải thu của khâch hăng nhằm giảm hạn chế tối đa câc khoản nợ khó đòi vă không ảnh hưởng đến tăi chính của doanh nghiệp
- Chuyển giao hăng hóa
Khi đê xâc định được hình thức bân hăng vă phương thức thanh toân được duyệt, chức năng chuyển giao hăng hóa sẽ đânh dấu việc tăi sản, hăng hóa của doanh nghiệp được chuyển sang cho khâch hăng cùng quyền sở hữu. Đđy cũng lă căn cứ để doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bân hăng. Bộ phận xuất hăng có nhiệm vụ lập phiếu xuất kho vă câc chứng từ vận chuyển liín quan, trong đó phải đảm bảo phù hợp với lượng hăng hóa thực tế xuất vă hợp đồng kinh tế đê ký.
- Lập hóa đơn bân hăng vă ghi sổ doanh thu
Kế toân sau khi nhận được đầy đủ câc chứng từ như đơn đặt hăng đê được phí duyệt, phiếu xuất kho, biín bản băn giao hăng hóa, ... sẽ tiến hănh kiểm tra tính hợp lý, tính trung thực vă tính chính xâc rồi mới lập hóa đơn bân hăng. Trín hóa đơn bân hăng có đầy đủ thông tin hăng hóa vă giâ cả chuyển giao, chi phí vận chuyển vă toăn bộ câc yếu tố khâc theo luật thuế giâ trị gia tăng quy định. Hóa đơn được lập thănh 3 liín, liín 1 vă liín 3 thường lưu tại doanh nghiệp để quản lý đồng thời để ghi nhận doanh thu bân hăng; liín 2 được gửi đến cho khâch hăng.
- Xử lý vă ghi sổ câc nghiệp vụ thu tiền
Nghiệp vụ thu tiền thường được quan tđm với mục đích hạn chế gian lận xảy ra khi khoản phải thu được văo sổ hoặc sau đó. Yíu cầu đề ra lă phải đảm bảo được tất cả số tiền thu được đê văo sổ nhật ký, sổ quỹ vă câc sổ chi tiết. Cụ thể, nếu thu tiền bằng tiền mặt hoặc TGNH, kế toân ghi nhận văo sổ Nhật ký thu tiền; nếu khâch hăng chưa thanh toân thì phải ghi nhận văo tăi khoản 131 - Phải thu khâch hăng vă theo dõi chi tiết từng khâch hăng đúng với số tiền phải thu một câch kịp thời.
- Xử lý câc khoản giảm trừ doanh thu
Câc khoản giảm từ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mên về hăng hoâ nhận được vă thường lă do hăng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng. Khi đó, người bân có thể nhận lại hăng hoặc giảm giâ cho lô hăng đó trín cơ sở thoả thuận được với bín mua. Câc khoản giảm trừ năy phải được phí chuẩn trước khi ghi sổ chính thức vă phải được ghi sổ chính xâc, kịp thời vă có bằng chứng để chứng minh cho câc khoản giảm trừ năy.
- Thẩm định vă xóa sổ câc khoản phải thu không thu được
Có nhiều nguyín nhđn dẫn đến doanh nghiệp không thu được khoản phải thu khâch hăng nín trước khi xóa sổ, để trânh sai sót cần phải có bộ phận tìm hiểu vă thẩm định khoản nợ năy. Nếu khâch hăng không có khả năng thanh toân hay cố tình không trả hoặc lý do bất khả khâng dẫn đến không thu được nợ thì có thể chuyển thănh nợ khó đòi hoặc xóa sổ nợ phải thu khâch hăng nhưng vẫn phải thực hiện theo đúng quy định vă chế độ kế toân hiện hănh.
- Lập dự phòng phải thu khó đòi
Trường hợp khâch hăng không trả được nợ của công ty thì công ty cần phải có kế hoạch dự phòng nguồn để thay thế câc khoản năy. Văo cuối niín độ kế toân, dựa văo quy định của Bộ Tăi chính vă số tiền nợ quâ hạn kế toân, công ty cũng phải lập dự phòng câc khoản phải thu quâ hạn. Căn cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi lă: nợ phải thu quâ hạn thanh toân ghi trong hợp đồng kinh tế, câc khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đê đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được; nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toân nhưng khâch nợ đê lđm văo tình trạng phâ sản hoặc đang lăm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
L2.2. Đặc điểm kế toân trong chu trình bân hăng — thu tiền
Chu trình bân hăng - thu tiền bao gồm 2 loại nghiệp vụ cơ bản lă nghiệp vụ bân hăng vă nghiệp vụ thu tiền. Những khoản mục có liín quan đến hai nghiệp vụ năy bao gồm:
- Trín bâo câo kết quả hoạt động kinh doanh: khoản mục doanh thu bân hăng vă cung cấp dịch vụ, câc khoản mục thể hiện giảm trừ doanh thu như: giảm giâ hăng bân, doanh thu hăng bân bị trả lại hay chiết khấu thương mại.
- Trín bảng cđn đối kế toân: phải thu khâch hăng (bao gồm cả dự phòng phải thu khó đòi), tiền (tiền mặt, TGNH).
- Những khoản mục liín quan khâc như giâ vốn hăng bân, hăng tồn kho, chi phí bân hăng, ...
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ kế toân nghiệp vụ bân hăng
511
911 Doanh thu bân hăng& cung cấp dịch vụ 111,112,131 521
Kết chuyển Doanh thu bân hăng Câc khoản giảm
doanh thu thuần & cung cấp dịch vụ ---►trừ doanh thu
3331
> Thuế GTGT đầu ra
Thuế GTGT hăng bân bị trả lại, giảm giâ hăng bân, chiết khấu thương mại
Kết chuyển doanh thu hăng bân bị trả lại, giảm giâ hăng bân, chiết khấu thương mại phât sinh trong kỳ
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ kế toân nghiệp vụ thu tiền
131
511,515 Phải thu khâch hăng 635
Doanh thu chưa thu tiền 3331 Thuế GTGT (nếu có) 413 Tổng giâ phải thanh toân
Chiết khấu thanh toân
511 Chiết khấu thương mại, giảm giâ hăng bân, hăng bân bị trả lại
635 --- ---► Thuế GTGT (nếu có)
111,112
Chính lệch tỷ giâ tăng khi đânh giâ câc khoản phải thu khâch hăng lă khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ
Khâch hăng ứng trước hoặc thanh toân tiền
331 Bù trừ nợ với người bân (cùng 1 đối tượng khâch hăng) 2293 Nợ khó đòi xử lý xóa sổ —:► 635 iʒ-n---→ Phần chưa lập dự phòng 152, 153, 156, 611 Chính lệch tỷ giâ giảm khi
đânh giâ câc khoản phải thu khâch hăng lă khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ
Để có căn cứ ghi sổ cũng như tổng hợp thông tin cho nhă quản lý, trong chu trình bân hăng - thu tiền thường có câc chứng từ như sau:
- Hợp đồng kinh tế về cung cấp hăng hóa, dịch vụ - Đơn đặt hăng của người mua
- Hóa đơn bân hăng hoặc hóa đơn kiím phiếu xuất kho - Biín bản thanh lý hợp đồng kinh tế
- Biín bản quyết toân cung cấp hăng hóa, dịch vụ
- Phiếu thu tiền, giấy bâo có, bảng sao kí hoặc sổ phụ của ngđn hăng - Câc chứng từ liín quan đến vận chuyển thănh phẩm, hăng hóa
Tùy thuộc văo hình thức ghi sổ kế toân đơn vị âp dụng mă câc sổ sâch kế toân được sử dụng có sự khâc biệt. Nhìn chung, đối với đơn vị âp dụng ghi sổ theo hình thức ghi sổ kế toân phổ biến - hình thức Nhật ký chung, câc sổ sâch kế toân bao gồm:
- Nhật ký chung - Nhật ký bân hăng
- Sổ câi tăi khoản doanh thu - Sổ chi tiết tăi khoản doanh thu - Bảng tổng hợp chi tiết
- Sổ sâch khâc có liín quan: Nhật ký thu tiền, sổ câi tăi khoản, sổ chi tiết tăi khoản phải thu khâch hăng, ...
ỉ.2.3. Những rủi ro, sai sớt thường gặp trong chu trình bân hăng — thu tiền
Brian Tracy (1981) đê từng nói: “Sự hoăn hảo không phải lă đích đến; đó lă cuộc hănh trình không ngừng nghỉ”, thật đúng vậy. Nhă quản lý dù có thiết lập một KSNB hoăn hảo đến đđu thì cũng vẫn còn những rủi ro luôn tiềm ẩn dẫn đến những sai phạm không đâng có. Vậy nín KSNB phải liín tục được đânh giâ vă hoăn thiện dựa trín những sai sót thường gặp trong quâ trình hoạt động, từ đó rút ra những thủ tục kiểm soât phù hợp. Tiíu biểu có thể kể đến những rủi ro sau:
- Trong môi trường kiểm soât, rủi ro có thể tiềm ẩn khi nhă quản lý, nhă lênh
đạo không có câch chính sâch, câc hoạt động kiểm soât cụ thể với từng hoạt
động của doanh nghiệp, không quy định rõ trâch nhiệm của từng thănh viín trong công ty dẫn đến một hệ thống lỏng lẻo, tạo nhiều lỗ hổng cho câc gian lận, câc sai phạm có chủ đích xảy ra.
- Đối với quy trình đânh giâ rủi ro của đơn vị, khi không được thực hiện
thường xuyín, doanh nghiệp rất dễ bị “quật ngê” vì không có sự chuẩn bị trước, không ước tính được rủi ro sẽ xảy ra nín không có biện phâp đề phòng. Ví dụ như rủi ro khâch hăng không có khả năng thanh toân nhưng vì không có quy trình đânh giâ rủi ro nín dẫn đến tình trạng bân chịu cho khâch hăng năy với giâ trị lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của công ty khi không thu được nợ, không xoay được vòng vốn dẫn đến bản thđn công ty cũng mất khả năng thanh toân, nặng có thể dẫn đến tình trạng phâ sản.
- Hệ thống thông tin vă trao đổi thông tin được xem như huyết mạch của
KSNB. Tuy nhiín, với mô hình doanh nghiệp vừa vă nhỏ, hệ thống thông tin kế toân thường do phòng kế toân quản lý kiím kiểm soât nín lăm giảm đi tính hữu hiệu của hệ thống khi nhđn viín kế toân có thể theo dõi, kiểm soât câc thănh viín từ phòng ban khâc nhưng chính nhđn viín phòng kế toân cũng có thể tiềm ẩn rủi ro gđy ra câc sai sót nếu câc nhă quản lý không có câc hình thức kiểm tra chĩo vă tâch biệt câc chức năng phí chuẩn, thực hiện, ghi sổ vă lưu trữ.
- Câc hoạt động kiểm soât vă giâm sât câc kiểm soât năy được hình thănh
nhằm ngăn ngừa vă phât hiện sai sót trong quâ trình hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiín vẫn có những rủi ro nhất định trong quâ trình thực hiện như hoạt động kiểm soât không phù hợp với tình hình hiện tại mă câc nhă quản lý không kịp thời cập nhật vă chỉnh sửa hay hoạt động giâm sât câc kiểm soât được thực hiện bởi những bộ phận kiím nhiệm hoặc những câ nhđn không có đủ thẩm quyền vă chuyín môn thì hoạt động năy cũng không đạt được tính hữu hiệu như mong đợi.
Chu trình bân hăng - thu tiền lă một chu trình quan trọng vă phức tạp, liín quan đến nhiều phòng ban nín quâ trình kiểm soât cần phải được thiết lập vă vận hănh một câch hiệu quả. Có thể kể đến những rủi ro vă sai sót hay gặp như:
- Trong quâ trình xử lý đơn hăng
Những sai sót điển hình trong quâ trình xử lý đơn hăng thường gặp lă nhđn viín kinh doanh chấp nhận đơn đặt hăng của khâch nhưng hăng hóa vă dịch vụ không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp hay việc chấp nhận đơn đặt hăng của những khâch không có khả năng thanh toân cũng tiềm ẩn rủi ro với doanh nghiệp. Một sai sót khâc thường gặp nữa lă người không có thẩm quyền thay mặt chấp nhận đơn đặt hăng hoặc xuất hăng, gửi hăng gửi đi cho khâch.
- Trong quâ trình chuyển giao hăng hóa
Nhđn viín kho thường mắc sai phạm trong trường hợp xuất hăng khi chưa được cho phĩp hoặc không đúng số lượng, chủng loại khâch đặt hăng vă nhđn viín giao hăng có thể chuyển hăng đến sai địa chỉ hoặc chuyển nhầm khâch hăng. Đđy lă những sai sót rất phổ biến trong quâ trình chuyển giao hăng hóa do sự bất cẩn vă chủ quan của nhđn viín.
- Trong quâ trình xử lý nghiệp vụ kế toân
Sai phạm phổ biến thường gặp khi xử lý nghiệp vụ kế toân lă không ghi nhận hoặc ghi nhận chậm tiền khâch thanh toân hay ghi nhận sai khâch thanh toân dẫn đến cấn trừ nợ nhầm đối tượng khâch hăng. Bín cạnh đó, nhđn viín kế toân có thể cố tình tạo hoặc hạch toân không đúng câc khoản giảm trừ doanh thu hoặc câc khoản chiết khấu thanh toân không đúng quy định nhằm trục lợi cho bản thđn.
- Trong quâ trình theo dõi vă xử lý nợ
Bân hăng chưa thu tiền ngay lă một câch thức bân hăng phổ biến trong câc doanh nghiệp vì nó giúp công ty tăng doanh thu nhưng tiềm ẩn rủi ro lă khâch cố ý không trả nợ hoặc do mất khả năng thanh toân nín quâ trình theo dõi vă xử lý nợ luôn được theo dõi thường xuyín. Tuy nhiín, nhđn viín có thể gian lận bằng câch bâo không thu được tiền vă xóa sổ nợ phải thu khó đòi. Đối với trường hợp bân hăng thu tiền ngay, rủi ro thường gặp lă nhđn viín thu được tiền nhưng không nộp lại công ty vă bâo ghi nợ nhằm sử dụng khoản tiền năy văo mục đích câ nhđn vă sẽ hoăn trả lại sau.
ỉ.2.4. Kiểm soât nội bộ chu trình bân hăng — thu tiền
1.2.4.1. Môi trường kiểm soât chu trình bân hăng - thu tiền
- Truyền đạt thông tin vă yíu cầu thực thi tính chính trực vă câc giâ trị đạo đức Chu trình bân hăng - thu tiền được thực hiện bởi nhiều phòng ban liín quan với nhau nín việc truyền đạt thông tin về câc quy định nội bộ lă một điều vô cùng cần thiết. Mỗi nhđn viín trong chu trình năy lă một mắt xích quan trọng giúp câc nhă quản lý kiểm soât câc hoạt động đang diễn ra tại đơn vị vă để tạo được một môi trường kiểm soât hiệu quả thì bản thđn mỗi người tham gia chu trình năy cần phải thực thi tính chính trực vă câc giâ trị đạo đức chuẩn mực. Từng câ nhđn phải được phổ biến vă yíu cầu chấp hănh câc quy định, thực hiện đầy đủ câc hoạt động kiểm soât trong chu trình bân hăng - thu tiền. Đđy lă nền móng căn bản nhất khi xđy