7. Kết cấu của khóa luận
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ vă ngănh nghề kinh doanh chính
CTCP Thực phẩm DakMark hoạt động chính trong lĩnh vực bân buôn thực phẩm, cụ thể lă phđn phối độc quyền câc sản phẩm thuộc thương hiệu DakMark. Chức năng chính của công ty lă kinh doanh câc sản phẩm că phí, tră trâi cđy vă một số sản phẩm đê qua chế biến như hạt điều, hoa quả sấy, ...
Nhiệm vụ công ty đê vă đang thực hiện bao gồm nghiín cứu, tìm hiểu thị trường bân lẻ, bân buôn câc loại đồ uống vă thực phẩm khô đê qua chế biến; tổ chức bảo quản vă lưu trữ hăng hóa đảm bảo hợp vệ sinh, an toăn khi sửa dụng; đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi đưa đến tay người tiíu dùng; kinh doanh, hoạt động đúng theo quy định của phâp luật.
39
2. J.3. Tổ chức bộ mây quản lý
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức của CTCP Thực phẩm DakMark
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của CTCP Thực phẩm DakMark
Phòng kinh
doanh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh
Bộ phận giao hăng Bộ phận giao hăng Bộ phận giao hăng Bộ phận giao hăng Phòng hănh
chính Cửa hăng bân lẻ Phòng hănh chính
Bộ phận kho Bộ phận kho
(Nguồn: Phòng hănh chính - nhđn sự CTCP Thực phẩm DakMark) 2.1.3.2. Chức năng vă nhiệm vụ của từng phòng ban
- Giâm đốc
Giâm đốc lă người có quyền hạn vă chức vụ cao nhất công ty, lă ngươi chịu mọi trâch nhiệm về phâp lý cũng như hoạt động kinh doanh hăng ngăy. Tại DakMark, giâm đốc lă người thiết kế câc quy định nội bộ, câc văn bản hướng dẫn vă câc hoạt động kiểm soât, trực tiếp điều hănh câc phòng ban để đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng câc quy định của phâp luật, chấp hănh đầy đủ câc bộ luật doanh nghiệp, luật lao động, ...
- Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh thường được quan tđm hơn câc phòng ban, câc vị trí khâc vì đđy lă nơi trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty. Với đặc thù lă nhă phđn phối thực phẩm, phòng kinh doanh có nhiệm vụ khảo sât thị trường, tìm kiếm vă tiếp cận câc đối tâc tiềm năng vă tiến hănh hợp tâc bân hăng. Không chỉ bân một lần mă lă hợp tâc lđu dăi nín công tâc chăm sóc khâch hăng sau bân cũng đặc biệt được quan tđm tại phòng ban năy.
- Cửa hăng bân lẻ
DakMark chủ yếu phđn phối vă bân buôn cho câc siíu thị, đại lý lớn trín toăn quốc nhưng để quảng bâ sản phẩm Việt Nam ra câc bạn bỉ quốc tế, DakMark đê dựng một cửa hăng bân lẻ vă giới thiệu sản phẩm ngay tại khu du lịch nổi tiếng ở Nha Trang. Đđy lă cửa hăng duy nhất của DakMark trín toăn quốc vă thực tế, doanh số của cửa hăng mang lại rất xứng đâng. Khâc với phòng kinh doanh, cửa hăng chủ yếu bân lẻ cho khâch du lịch nín ngoăi nín đội ngũ nhđn viín khâ đông, công việc chính lă tư vấn, bân hăng để đem lại doanh số cao nhất có thể.
- Phòng kế toân
Phòng kế toân lă nơi lưu trữ toăn bộ sổ sâch, chứng từ kế toân. Tại đđy, nhđn viín phòng kế toân sẽ thực hiện câc nghiệp vụ kế toân như lập hóa đơn, ghi sổ, lập bâo câo, ... theo câc chuẩn mực vă quy định của phâp luật. Tại CTCP Thực phẩm DakMark, tăi liệu kế toân được lưu trữ vă thực hiện bởi chi nhânh Tp. Hồ Chí Minh, câc phòng kế toân ở câc chi nhânh khâc chỉ thực hiện câc nghiệp vụ kế toân mua hăng, bân hăng vă gửi chứng từ văo chi nhânh Tp. Hồ Chí Minh để tổng hợp. Thím văo đó, nhđn viín kế toân kết hợp với phòng kinh doanh đôn đốc nhă phđn phối thanh toân công nợ cuối thâng vă kết hợp với phòng hănh chính nhđn sự để hạch toân lương, thưởng cho nhđn viín.
- Phòng hănh chính - nhđn sự
Phòng hănh chính - nhđn sự tại DakMark cũng như câc công ty khâc chịu trâch nhiệm chính trong việc tuyển dụng vă đăo tạo nhđn sự, đảm bảo câc chế độ lao động, lương thưởng theo quy định đồng thời lưu trữ câc văn bản hănh chính,
công văn, sổ sâch vă con dấu riíng của công ty. Phòng hănh chính - nhđn sự lă cầu nối giúp Ban Giâm đốc truyền đạt thông tin đến toăn bộ nhđn viín về câc quy định nội bộ, văn hóa doanh nghiệp. Đđy cũng lă nơi giải đâp thắc mắc, giải quyết câc vấn đề, câc sự cố phât sinh của nhđn viín trong quâ trình lăm việc.
- Phòng marketing
Tuy không trực tiếp tạo ra doanh thu nhưng phòng marketing cũng rất được quan tđm vă ưu âi vì câc chính sâch quảng câo, truyền thông giúp phòng kinh doanh tăng doanh số. Ban giâm đốc tại DakMark rất tin tưởng vă thường nhờ bộ phận năy tham mưu, tư vấn về câc sản phẩm mới trước khi đưa ra thị trường xem có phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của khâch hăng hay không. Hăng thâng, phòng marketing sẽ đưa ra những kế hoạch truyền thông vă câc chương trình khuyến mêi giúp tăng doanh số.
- Bộ phận kho
Kho lă nơi lưu trữ hăng hóa của công ty, nhđn viín kho lă người theo dõi vă quản lý nhằm cung cấp thông tin về số lượng hăng hóa thực nhập, xuất vă đang tồn tại kho. Khi có đơn đặt hăng từ phòng kinh doanh, nhđn viín kho sẽ tiến hănh lập phiếu xuất kho vă số lượng hăng hóa đúng theo yíu cầu. Mọi tăi liệu, sổ sâch xuất, nhập kho được tâch biệt với phòng kế toân nhằm đối chiếu cuối kì để phât hiện sai sót, trânh gian lận.
- Bộ phận vận chuyển
Bộ phận vận chuyển bao gồm nhđn viín chịu trâch nhiệm trong việc giao hăng hóa đúng, đủ đến cho đối tâc, khâch hăng. Nếu khâch hăng ở xa, bộ phận năy sẽ chịu trâch nhiệm thuí vă lăm việc với bín thứ 3 để tiến hănh vận chuyển vă theo dõi tình hình hăng đang đi đường, đảm bảo hăng đến đúng nơi, đủ số lượng vă không hư hỏng sản phẩm.
2.2. Thực trạng Kiểm soât nội bộ chu trình bân hăng - thu tiền tại CTCPThực phẩm DakMark Thực phẩm DakMark
2.2.1. Đặc điểm của chu trình bân hăng — thu tiền trong hoạt động kinh doanhchung của CTCP Thực phẩm DakMark chung của CTCP Thực phẩm DakMark
CTCP Thực phẩm DakMark lă nhă phđn phối độc quyền sản phẩm că phí vă câc loại tră trâi cđy mang thương hiệu DakMark nín chu trình bân hăng - thu tiền được thực hiện dưới nhiều hình thức khâc nhau tùy đối tượng khâch hăng. Phòng kinh doanh lă đối tượng chịu trâch nhiệm chính trong chu trình năy. Phòng kế toân, bộ phận kho, bộ phận vận chuyển cũng tham gia cùng nhưng với tư câch lă hỗ trợ. Từ việc tìm kiếm khâch hăng, xĩt duyệt lín đơn hăng cho đến bước thu tiền (đối với trường hợp khâch thanh toân công nợ hoặc nhđn viín phòng kinh doanh trực tiếp đi giao hăng thu tiền ngay) đều do phòng kinh doanh chịu trâch nhiệm.
2.2.1.1. Phương thức bân hăng
Đối với câc chuỗi siíu thị lớn như Lotte, Big C, Aeon, ... đơn hăng thường được xuất đi dưới dạng công nợ tức lă bân hăng chưa thu tiền ngay vă cuối thâng, kế toân sẽ tập hợp hóa đơn trong thâng để lập bảng kí chi tiết vă phiếu yíu cầu thanh toân. Đối với hình thức bân hăng năy, mỗi thâng nhđn viín kinh doanh sẽ đi thu tiền một lần. Do đối tượng khâch hăng lă câc chuỗi siíu thị lớn, có uy tín nín quy trình bân hăng cũng được đơn giản hóa, giảm thiểu câc thủ tục đânh giâ rủi ro với khâch hăng.
Một nhóm khâch hăng chính của DakMark khâc lă câc siíu thị mini, cửa hăng tiện lợi, đại lý ... thường được gửi bân, đại lý bân đúng giâ hưởng hoa hồng. Nhđn viín kinh doanh trực tiếp đến lăm việc với chủ cửa hăng để gửi hăng trưng băy, định kỳ sẽ qua kiểm tra hăng vă bổ sung kịp thời câc mặt hăng đê bân để đảm bảo tại mỗi cửa hăng đều có đủ câc mặt hăng của DakMark. Chủ câc cửa hăng chỉ cần thanh toân tiền hăng khi bân được sản phẩm vă hưởng hoa hồng tương ứng với số hăng bân được. Bộ phận kế toân cũng lập bảng kí chi tiết vă phiếu yíu cầu thanh toân mỗi thâng một lần để nhđn viín kinh doanh đi thu tiền. Đđy lă phương thức
Năm 2019 Năm 2018
Doanh thu thuần 16.185.520.581 10.981.946.919
bân chủ yếu của DakMark vì số lượng câc đại lý, cửa hăng tiện lợi nhỏ trín toăn quốc rất lớn, nhiều cửa hăng nhỏ bân với số lượng nhỏ cũng tạo nín doanh thu lớn.
Hình thức bân hăng trực tiếp cho khâch lẻ cũng được DakMark thực hiện nhưng doanh thu không nhiều. Khâch hăng có thể qua trực tiếp câc văn phòng đại diện tại Hă Nội, Đă Nang, Nha Trang vă Tp. Hồ Chí Minh để mua hăng trực tiếp (riíng Nha Trang còn có thím cửa hăng bân lẻ tại trung tđm khu du lịch với mục đích bân hăng vă giới thiệu sản phẩm Việt Nam đến với bạn bỉ quốc tế). Thời đại công nghệ 4.0 phât triển cùng với hình thức bân hăng online tiện lợi cũng giúp DakMark thu về một doanh thu ổn. Câc trang thương mại điện tử lớn như shopee, tiki, lazada, sendo, ... đều có sản phẩm của DakMark vă lượng khâch tại đđy cũng rất ổn định.
2.2.1.2. Phương thức thu tiền
Mỗi hình thức bân hăng có những quy định thanh toân đi kỉm ví dụ như bân hăng công nợ cho câc chuỗi siíu thị lớn, tùy thuộc văo hợp đồng đê ký vă ấn định ngăy thanh toân, kế toân phải hết sức lưu ý trong việc gửi bảng kí vă phiếu đề nghị thanh toân đúng ngăy để không bị chậm thanh toân hay với câc cửa hăng ký gửi, nhđn viín kinh doanh phải theo dõi được số lượng hăng bân được để chuyển số liệu cho kế toân tiến hănh lập bảng kí vă phiếu đề nghị thanh toân để kịp thời đi thu tiền theo quy định của công ty.
Bín cạnh những quy định công ty đưa ra, quâ trình thu tiền còn phụ thuộc văo câc đối tâc ví dụ như câc trang thương mại điện tử sẽ trả lại tiền cho DakMark văo ví điện tử sau khi đơn hăng được giao thănh công vă DakMark có thể rút được tiền từ ví ra bất cứ khi năo cần. Riíng phương thức bân hăng năy, DakMark sẽ giao cho nhóm kinh doanh online quản lý riíng vă việc rút tiền về tăi khoản cũng chỉ được thực hiện khi Giâm đốc yíu cầu.
Ngoăi những trường hợp trín, khâch hăng mua lẻ với hình thức thanh toân ngay sẽ có lựa chọn thanh toân tiền mặt ngay cho nhđn viín giao hăng hoặc nhđn viín kinh doanh lúc nhận hăng hóa hoặc chuyển khoản trực tiếp văo tăi khoản công ty, sau khi xâc nhận đê chuyển khoản thănh công thì mới băn giao hăng hóa.
44
Thu tiền ngay (bao gồm cả tiền mặt vă chuyển khoản NH)
616.668.334 (=3,81%DTT) 506.267.753 (=4,61%DTT)
Công nợ thu được
cuối thâng 12.728.293.381(=78,64%DTT) 7.506.160.713 (=68,35%DTT)
Nợ gối đầu sang
(Nguồn: Sinh viín tự tổng hợp)
Qua bảng phđn tích câc hình thức thu tiền tại CTCP Thực phẩm DakMark thì tiền hăng chủ yếu được thu văo cuối thâng từ câc đối tâc, khâch hăng mua hăng theo hình thức công nợ (cả hăng ký gửi, hăng bân theo hóa đơn công nợ) vă thu từ câc trang thương mại điện tử tương ứng với số đơn chuyển thănh công trong thâng. Tuy nhiín, tiền hăng bân theo hình thức công nợ trong thâng hầu như không thu được hết mă còn giữ lại 1 phần nhỏ cộng gối đầu sang thâng sau vì có thể đđy lă yíu cầu của khâch hăng để giữ mối quan hệ lăm ăn hoặc do khâch xin khất nợ 1 phần vì khó khăn trong tăi chính. Do đặc thù bân buôn thực phẩm của công ty nín việc bân lẻ thu tiền ngay khâ ít, tiền thu được chủ yếu từ cửa hăng chính ở Nha Trang còn bân lẻ tại câc chi nhânh thu được không đâng kể. Sự thay đổi trong câch thu tiền của DakMark thể hiện rõ khi so sânh mức trung bình của 2 năm 2018 vă 2019. Có thể Ban Giâm đốc đê nhận thức được sự lưu chuyển của dòng tiền nín trong năm 2019, tỷ lệ công nợ thu luôn cuối thâng tăng lín vă giảm mạnh phần khâch nợ gối đầu sang thâng sau để đảm bảo dòng tiền hoạt động cho công ty. Nhìn chung, câch thức thu tiền của DakMark đang được phđn bổ khâ hợp lý nhưng nếu được thì cần cải thiện tình trạng cho khâch nợ gối đầu vì tiềm ẩn rủi ro khi khâch hăng gối đầu quâ nhiều thâng dẫn đến tình trạng nợ lớn, đối tâc không có khả năng thanh toân thì người chịu thiệt lă bản thđn công ty DakMark.
2.2.2. Thực trạng KSNB chu trình bân hăng — thu tiền tại CTCP Thực phẩmDakMark DakMark
2.2.2.1. Môi trường kiểm soât
CTCP Thực phẩm DakMark đê hình thănh vă phât triển được hơn 5 năm, tuy nhiín phương phâp quản lý còn dựa văo kinh nghiệm lă chủ yếu, KSNB còn nhiều điểm chưa hợp lý cần được hoăn thiện. Giâm đốc lă người trực tiếp điều hănh vă chi phối câc hoạt động trong công ty vậy nín không thiết lập bộ phận kiểm toân nội bộ. Đđy có thể coi lă một nhược điểm trong cơ cấu tổ chức mă nhă lênh đạo thiết lập.
- Truyền đạt thông tin vă yíu cầu thực thi tính chính trực, giâ trị đạo đức
Cùng một lúc quản lý 4 chi nhânh ở câc vùng miền khâc nhau, cơ sở duy nhất để Giâm đốc kiểm tra vă theo dõi hoạt động của nhđn viín lă qua câc phương tiện kết nối điện tử vă hệ thống CNTT. Hiện tại, DakMark đang sử dụng câc tăi khoản office 365 phiín bản cho doanh nghiệp để kết nối nhđn viín tại câc chi nhânh vă truyền đạt thông tin nội bộ. Kết quả lăm việc của từng nhđn viín sẽ được ghi nhận trín hệ thống sharepoint list - trang chuyín bâo câo của từng nhđn viín. Tuy nhiín, bâo câo năy nhđn viín hoăn toăn có thể tự chỉnh sửa theo ý mình nín trong thủ tục năy yíu cầu tính chính trực cao của từng nhđn viín. Mục đích chính của bâo câo năy lă quản lý cấp trín có thể xem được những việc mă cấp dưới đê lăm trong một ngăy vă Giâm đốc có thể xem được kết quả lăm việc của tất cả câc bộ phận vă nhận xĩt ngay tại trang bâo câo đó. Với việc âp dụng CNTT văo môi trường kiểm soât, việc truyền đạt thông tin đê dễ dăng hơn rất nhiều cho DakMark nhưng nó vẫn phụ thuộc văo bản thđn của từng nhđn viín vă hiện tại, tất cả đang lăm việc dựa trín lòng tin với nhau chứ chưa có hoạt động chính thức năo để đânh giâ tính trung thực vă giâ trị đạo đức của nhđn viín.
- Cam kết về năng lực
Ngay từ trong quâ trình tuyển dụng, mỗi nhđn viín thử việc đều phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực mình ứng tuyển ít nhất 1 năm lăm việc nhưng dù vậy, sau khi trở thănh nhđn viín của DakMark, mọi người vẫn thường xuyín được tham gia câc chương trình đăo tạo online về chuyín môn, nghiệp vụ vă câc kỹ năng cần thiết để
có thể phât triển bản thđn vă hoăn thănh tốt nhiệm vụ được giao. Nhìn chung, mặt bằng chất lượng nhđn viín tại DakMark khâ lă đồng đều, họ có thể không phải lă người giỏi nhất nhưng chắc chắn khi văo đđy, họ lă người phù hợp nhất.
- Sự tham gia của Ban Quản trị
Sự tham gia của Ban Quản trị văo chu trình bân hăng - thu tiền đê giúp việc kiểm soât có hiệu quả hơn rất nhiều vì trong quâ trình bân hăng, Ban Giâm đốc lă người quyết định câc chính sâch bân hăng, câc hình thức thu tiền, lă người xĩt duyệt câc chương trình thúc đẩy bân, câc chương trình khuyến mêi để đạt được mục tiíu của doanh nghiệp đề ra. Cũng có thể do đặc thù của công ty lă bân buôn thực phẩm nín chu trình bân hăng - thu tiền luôn được Ban Giâm đốc quan tđm vă trực tiếp tham gia điều hănh, kiểm soât để đạt được kết quả tốt nhất.
- Triết lý vă phong câch điều hănh của Ban Giâm đốc
Dđn gian có cđu “Thùng rỗng kíu to” nhằm âm chỉ những người muốn “khoe” tầm hiểu biết của mình, rằng “trín thông thiín văn, dưới tường địa lý”.