7. Kết cấu của khóa luận
3.3. Kiến nghị hoăn thiện KSNB chu trình bân hăng thu tiền tại CTCP Thực
Thực phẩm DakMark
Với những định hướng phât triển của công ty về câc phương thức bân hăng - thu tiền mới thì việc hoăn thiện KSNB tại công ty luôn phải được thay đổi vă cải tiến để phù hợp hơn, bắt kịp những thay đổi trong nội bộ cũng như bắt kịp sự thay đổi của xê hội. Bắt đầu từ cuối năm 2019, đầu năm 2020, chu trình bân hăng - thu tiền tại DakMark đê có nhiều sự thay đổi tiến bộ. Thay vì câc phương thức bân hăng truyền thống, DakMark đang đặt những bước chđn đầu tiín sang hình thức kinh doanh mới lă bân hăng trín câc trang thương mại điện tử trong vă ngoăi nước. Do đó, KSNB tại DakMark trong khoảng thời gian năy cũng đang có nhiều sự biến chuyển mới. Với kế hoạch phât triển vă định hướng trong 5 năm tới, DakMark có thể dần cải tiến vă hoăn thiện KSNB với những kiến nghị sau.
Trong năm đầu tiín thực hiện bước chuyển mình năy, mọi chu trình đang ở trong bước tạo lập vă thiết kế nín KSNB lă vô cùng quan trọng. Việc chuyển từ phương thức bân hăng truyền thống sang câc hình thức mới sẽ lăm thay đổi chức năng, nhiệm vụ của tất cả câc thănh viín tham gia văo chu trình năy vă KSNB cũng cần phải được lăm mới toăn bộ.
Sự thay đổi đầu tiín có thể nhận thấy lă những biến đổi trong môi trường kiểm soât. Thông tin cần kiểm soât không chỉ giữa nội bộ với khâch hăng mă còn mở rộng theo câc quy định của bín thứ 3 lă câc trang thương mại điện tử. Do đó, phạm vi trao đổi cũng như kiểm soât của câc nhă quản lý cũng có ảnh hưởng nhất định. Đầu tiín phải kể đến nhđn sự, khi mở rộng hoạt động kinh doanh ra cả câc trang thương mại điện tử lớn của nước ngoăi như Alibaba vă JD của Trung Quốc thì trình độ, năng lực của nhđn viín cũng đòi hỏi yíu cầu cao hơn về ngôn ngữ, sự tham gia của Ban Quản trị với câc phong câch điều hănh riíng nay cũng bị hạn chế. Khi tham gia văo câc trang thương mại điện tử, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp không thay đổi nhiều, mọi bộ phận trong chu trình bân hăng - thu tiền truyền thống vẫn tham gia đủ nhưng với những vai trò vă nhiệm vụ mới. Cụ thể như nhđn viín kinh doanh thay vì trước đđy chủ động đi tìm gặp khâch hăng trực tiếp thì nay chỉ cần ngồi trước măn hình mây tính chốt đơn khâch chủ động đê đặt, hay nhđn viín
giao hăng có thể hỗ trợ giao đến câc kho của câc trang thương mại điện tử để bín đó hỗ trợ giao phât đến khâch lẻ, ... Đđy chính lă lúc Ban Giâm đốc thiết lập vă phđn chia lại trâch nhiệm vă nhiệm vụ của mỗi thănh viín với 1 cơ cấu tổ chức phù hợp.
Hiện tại, KSNB tại DakMark đang khâ yếu trong việc xđy dựng quy trình đânh giâ rủi ro nhưng khi chuyển mình qua hình thức kinh doanh mới, câc rủi ro trong quâ trình bân hăng - thu tiền sẽ được hạn chế một câch tối đa. Do bân hăng trung gian qua câc trang thương mại điện tử nín câc rủi ro tiềm ẩn khi khâch hăng mất khả năng thanh toân lă hầu như không có vì câc trang thương mại sẽ lă người trực tiếp thanh toân tiền hăng cho công ty. Ngoăi ra, câc rủi ro khâc như giao nhầm hăng, giao nhầm khâch, nhđn viín tạo đơn ảo để tăng doanh thu, ... cũng được hạn chế nhờ câc đặc trưng của câc trang thương mại điện tử. Đđy có thể coi lă giải phâp hữu hiệu giúp câc nhă quản lý giảm thiểu vă san sẻ rủi ro nhưng bản thđn DakMark vẫn cần chủ động trong việc nhận diện, đânh giâ vă đưa ra câc hoạt động phù hợp để ngăn ngừa gian lận, hạn chế rủi ro. Một quy trình đânh giâ rủi ro phù hợp chính lă một công cụ giúp câc nhă quản lý đưa doanh nghiệp mình sang một vùng đất an toăn hơn.
Khi chuyển mình sang một hình thức bân hăng mới, câc nhă quản lý của DakMark cần cđn nhắc thím việc quản lý hệ thống thông tin trín câc trang thương mại điện tử song song với câc chứng từ, hóa đơn vă sổ sâch truyền thống. Mọi thông tin bân hăng, giao dịch đều được lưu trữ trín trang thương mại điện tử nín khi xđy dựng hệ thống thông tin, việc bảo mật thông tin lă yếu tố cần quan tđm đầu tiín. Bín cạnh câc lợi ích về sự linh động, có thể kiểm tra thông tin bất cứ lúc năo thì Ban Giâm đốc cũng cần cđn nhắc về sự an toăn của thông tin cũng như câc lỗi bảo mật dẫn đến bị mất tăi khoản kinh doanh, lộ thông tin bảo mật của công ty.
Dù chuyển sang hình thức bân hăng mới nhưng những hoạt động kiểm soât hiện đang thực hiện tại DakMark vẫn có thể âp dụng cho câc phòng ban khâc hỗ trợ phòng kinh doanh bân hăng. Còn riíng bộ phận bân hăng online qua câc trang thương mại điện tử thì câc nhă quản lý có thể thiết lập thím câc kiểm soât bảo mật tăi khoản 2 lớp, mỗi khi có người muốn truy cập văo tăi khoản đều phải lấy mê xâc nhận từ một số điện thoại cố định. Như vậy câc nhă quản lý hoăn toăn có thể kiểm
soât được số lượng người truy cập văo tăi khoản hăng ngăy. Một điều quan trọng hơn lă việc kiểm soât câc hoạt động rút tiền về tăi khoản của công ty. Đê có trường hợp công ty bị nhđn viín lĩn đổi số tăi khoản câ nhđn văo mục rút tiền từ ví điện tử khi có doanh thu, có thể do số tiền nhỏ lẻ hoặc đổi 1 văi lần câch xa nín câc nhă quản lý chưa phât hiện nhưng nếu không đề phòng thì việc gian lận năy ảnh hưởng rất lớn đến tăi chính của công ty.
Thănh phần cuối cùng của KSNB lă giâm sât câc kiểm soât cũng có thể thay đổi để phù hợp hơn với mô hình kinh doanh cũng như lă hoăn thiện hơn KSNB tại DakMark. Nhờ có bín thứ 3 thiết lập hệ thống vă giao diện chung có thể truy cập bất cứ lúc năo nín Ban Giâm đốc có thể truy cập để kiểm tra câc hoạt động giao dịch trín trang rất dễ vă trừ câc thông tin về DakMark thì câc thông tin liín quan đến nghiệp vụ bân hăng - thu tiền đều không chỉnh sửa được. Do đó, việc giâm sât thường xuyín sẽ đem đến cho câc nhă quản lý những kết quả rất khâch quan vă trung thực.
Trín đđy lă những điểm khâc biệt của câc thănh phần KSNB tại DakMark khi Ban Giâm đốc có định hướng phât triển công ty theo một hướng đi mới. Thay đổi lă câch giúp DakMark phât triển cũng như bắt kịp xu hướng phât triển của xê hội nhưng vẫn xđy dựng KSNB trín nền tảng cơ bản nhất công ty đang thực hiện. Kiến nghị được đưa ra cho năm đầu tiín DakMark chuyển mình với hình thức kinh doanh mới lă xđy dựng, cải tiến KSNB theo những điểm khâc biệt với hình thức bân hăng - thu tiền truyền thống. Bắt đầu từ việc phđn chia lại nhiệm vụ vă trâch nhiệm của từng nhđn viín tham gia văo chu trình rồi phđn tích, đânh giâ câc rủi ro trong thời điểm hoạt động để có thể xđy dựng một hệ thống thông tin phù hợp với câc trang thương mại điện tử vă đưa ra câc hoạt động kiểm soât hiệu quả nhất. Bín cạnh đó vẫn giâm sât thường xuyín câc bộ phận tham gia văo chu trình để liín tục cập nhật những hạn chế phât sinh nhằm giải quyết một câch nhanh chóng, kịp thời.
Khi đê xđy dựng được KSNB chu trình bân hăng - thu tiền mới trín câc trang thương mại điện tử thì những năm tiếp theo, Ban Giâm đốc cần tập trung hơn trong việc theo dõi, đânh giâ KSNB để có thể cải tiến, hoăn thiện vă bắt kịp sự phât triển của xê hội, giúp công ty ngăy một phât triển hơn.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
Những giải phâp vă kiến nghị được níu trín đđy xuất phât từ thực trạng KSNB tại DakMark nhằm giúp Giâm đốc có thím góc nhìn khâch quan về đơn vị mình vă có những cải tiến phù hợp để hoạt động kinh doanh ngăy một hiệu quả, đặc biệt lă đối với chu trình bân hăng - thu tiền. Trong giai đoạn DakMark đang có những bước chuyển mình trong câch thức kinh doanh thì việc thay đổi vă cải tiến lă một việc vô cùng thiết thực vă cần phải được thực hiện ngay. KSNB lă cả một quy trình không ngừng thay đổi vă cải thiện để tiến đến sự hoăn thiện hơn vă trong điều kiện hiện tại, rất mong câc kiến nghị vă giải phâp năy có thể giúp ích cho DakMark ở một khía cạnh năo đó.
KẾT LUẬN CHUNG
DakMark không phải lă một công ty nhỏ nhưng cũng chưa đủ để trở mình thănh công lớn. Mới hoạt động được hơn 5 năm nhưng công ty cũng có những vị trí nhất định trong thị trường nói chung vă ngănh că phí nói riíng. Một phần góp văo sự thănh công đến từ KSNB trong đơn vị. Tuy chưa hoăn thiện nhưng việc có ý thức xđy dựng vă phât triển câc hoạt động kiểm soât đê giúp DakMark phần năo đạt được mục tiíu đề ra. DakMark được lớn lín dựa trín kinh nghiệm quản lý của Ban Giâm đốc nhưng nếu được thiết lập băi bản cùng với chu trình hoăn thiện, chắc chắn DakMark sẽ ngăy một hoăn thiện vă phât triển hơn.
Đối với chu trình bân hăng - thu tiền nói riíng, môi trường kiểm soât vă hệ thống thông tin đê được Ban Giâm đốc xđy dựng khâ tốt cùng với câc hoạt động kiểm soât phù hợp. Dù chưa hoăn chỉnh nhưng hoăn toăn có thể bổ sung vă cải tiến hiệu quả hơn. Những hạn chế trong quy trình đânh giâ rủi ro vă giâm sât câc kiểm soât đang tồn tại tại DakMark cũng cần phải được cải tiến vă đề xuất được đưa ra đều xuất phât từ thực tại hoạt động tại công ty, tuy lă câch nhìn chủ quan từ bản thđn với vai trò lă một thực tập sinh trong phòng kế toân nhưng nếu được phđn tích, cđn nhắc âp dụng văo KSNB cũng có thể góp phần năo vă âp dụng ở một khía cạnh năo đó giúp hệ thống hoăn thiện hơn.
KSNB không phải lă một việc cần thực hiện tại một thời điểm mă lă cả một quâ trình phât triển vă không ngừng hoăn thiện. KSNB có mạnh thì nội lực từ chính công ty mới có thể phât huy, gian lận cũng như rủi ro cũng được kiểm soât tốt hơn. Lă một nhă quản lý, việc thiết lập vă cải tiến KSNB luôn cần được ưu tiín thực hiện thường xuyín, luôn cần được quan tđm vă đầu tư thực hiện thì mới đạt được mục tiíu mong muốn đề ra ban đầu. Đặc biệt với DakMark, chu trình bân hăng - thu tiền lă khđu quan trọng nhất trong quâ trình kinh doanh nín căng cần đầu tư vă quan tđm nhiều hơn. Khi sự thay đổi của DakMark chậm hơn sự phât triển của thị trường, chắc chắn sẽ bị đẩy lại phía sau. Vậy nín việc quan trọng lă luôn thay đổi vă hoăn thiện từ chính nội bộ công ty thì mới có thể bắt kịp xu hướng thị trường, mới có thể trở mình lín một tầm cao mới vă đạt được những mục tiíu cao hơn.
83 TĂI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ môn kiểm toân Học viện Ngđn hăng (2018), Kiểm soât nội bộ.
2. GS. TS. Nguyễn Quang Quynh vă PGS. TS. Nguyễn Thị Phương Hoa (2017),
Lý thuyết kiểm toân, NXB Đại học Kinh tế quốc dđn.
3. Chuẩn mực Kiểm toân số 315 ban hănh theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC,
Xâc định vă đânh giâ rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toân vă môi trường của đơn vị, Bộ trưởng Bộ Tăi Chính ban hănh ngăy 06 thâng 12 năm 2012.
4. Vũ Thu Phụng (2016), với đề tăi “Tâc động của câc nhđn tố cấu thănh KSNB đến hiệu quả hoạt động của Tập đoăn Điện lực Việt Nam”, luận ân Tiến sĩ, Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh.
5. Nguyễn Thu Hoăi (2015), “Hoăn thiện hệ thống KSNB trong câc doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam”, luận ân Tiến sĩ, Học viện Tăi chính.
6. COSO (2013), Internal Control- Integrated Framework
7. Zipporah (2015), “The effect of internal controls on the financial performance of manufacturing firms in Kenya”, luận văn Thạc sĩ, Đại học NAIROBI, Chđu Phi.
8. Daniel Kiplangat Sigilai (2016), “Assessment of internal control systems effects on revenue collection at nakuru level five hospital”, luận văn Thạc sĩ, Đại học NAIROBI, Chđu Phi.