7. Kết cấu của khóa luận
2.3. Đânh giâ thực trạng KSNB chu trình bân hăng thu tiền tại CTCP Thực
Thực phẩm DakMark
2.3. ỉ. Ưu điểm
2.3.1.1. Môi trường kiểm soât
Đối với công ty nói chung vă KSNB nói riíng, Giâm đốc đê có ý thức xđy dựng một môi trường kiểm soât hiệu quả. Dù không trực tiếp tham gia văo quâ trình kiểm soât nhưng có nền tảng tốt thì câc hoạt động được đưa ra mới đạt được kết quả như mong đợi.
Để khắc phục những hạn chế về không gian vă thời gian, DakMark đê ứng dụng CNTT để truyền đạt thông tin nội bộ vă yíu cầu thực thi tính chính trực vă câc giâ trị đạo đức tại đơn vị. Nhờ vậy mă mọi thông tin nội bộ được trao đổi một câch nhanh chóng vă thuận tiện. Có thể nói nhđn viín lăm việc tại DakMark không phải lă những người giỏi nhất nhưng họ lă những người phù hợp nhất. Năng lực lăm việc của nhđn viín luôn lă một yếu tố quan trọng mă Ban Giâm đốc quan tđm hăng đầu vì một tập thể chỉ mạnh khi được hình thănh thănh từ những câ nhđn tốt. Thím văo đó lă sự tham gia của Ban quản trị với những triết lý vă phong câch điều hănh phù hợp đê góp phần tạo nín một môi trường KSNB hiệu quả.
Với những kế hoạch vă chiến lược kinh doanh cụ thể, Ban Giâm đốc DakMark đê xđy dựng một cơ cấu tổ chức rất rõ răng với những quy định về quyền hạn vă trâch nhiệm của từng câ nhđn rất cụ thể. Nhờ vậy mă mọi hoạt động trong công ty nói chung vă trong chu trình bân hăng - thu tiền nói riíng đê được nhđn viín thực hiện rất nghiím túc. Đđy cũng có thể coi lă mộ điểm sâng trong môi trường kiểm soât giúp Ban Giâm đốc xđy dựng một KSNB hữu hiệu hơn cho doanh nghiệp mình.
2.3.1.2. Quy trình đânh giâ rủi ro
Thực tế tại DakMark chưa thiết lập quy trình đânh giâ rủi ro cụ thể cho chu trình bân hăng - thu tiền nhưng Ban Giâm đốc cũng có quan tđm đến rủi ro vă lă cũng lă người chịu trâch nhiệm chính trong việc nhận định vă đânh giâ câc rủi ro dựa trín kinh nghiệm lăm việc thực tế của mình. Dù đê có lần xảy ra rủi ro vă gđy
ảnh hưởng trực tiếp đến tăi chính công ty nhưng Giâm đốc vẫn có những hoạt động kiểm soât kịp thời nín đê hạn chế được rủi ro ở mức tối đa. Khâch quan mă nói thì Ban Giâm đốc cũng có quan tđm đến rủi ro trong quâ trình kinh doanh, cũng có nhiều biện phâp giải quyết dù hơi muộn nhưng có vẫn còn hơn không.
2.3.1.3. Hệ thống thông tin vă trao đổi thông tin
Dù được quản lý vă theo dõi thủ công nhưng Ban Giâm đốc đê thiết lập được một hệ thống thông tin khâ đầy đủ. Mỗi quy trình kinh doanh đều được thiết kế một câch phù hợp vă đê đem lại những lợi ích trín thực tế. Cụ thể với chu trình bân hăng - thu tiền, việc quy định rõ trâch nhiệm vă câch thức vận hănh từng bộ phận, câch lưu chuyển chứng từ trong nội bộ vă khâch hăng đê góp phần giúp nhđn viín dù mới văo hay lăm lđu năm cũng có thể nắm bắt được thông tin vă thực hiện đúng theo quy định. Ngoăi ra, việc thống nhất quâ trình ghi chĩp vă lưu trữ số sâch kế toân, hóa đơn thuế, ... cũng lă một điểm tốt của nhă quản lý khi thiết lập Hệ thống thông tin. Dù câc chi nhânh thực hiện nghiệp vụ như nhau nhưng nếu để chi nhânh tự chủ trong vấn đề năy, nhă quản lý sẽ rất khó trong việc quản lý vă tổng hợp thông tin khi cần nín lựa chọn tập trung tại 1 chi nhânh lă biện phâp rất hợp lý của Ban Giâm đốc.
Lăm việc trong thời đại công nghệ 4.0 năy, việc trao đổi thông tin trong nội bộ cũng dễ dăng hơn bao giờ hết. Với nền tảng sharepoint, mọi thông tin từ Giâm đốc cần thông bâo chỉ cần đưa lín bảng tin thì chưa đầy một phút, toăn bộ nhđn viín tại 4 chi nhânh đê nhận được. Ngay cả trở ngại về khoảng câch không gian, nhđn viín có cùng nhiệm vụ ở câc chi nhânh khâc nhau cũng có thể trao đổi vă thảo luận bất cứ khi năo cần, Giâm đốc có thể mở cuộc họp khẩn cấp hoặc kiểm tra nhđn viín từ 4 chi nhânh mă vẫn rất thuận tiện. Đđy có thể xem lă một điểm cộng trong quâ trình thiết lập vă thực hiện KSNB tại DakMark.
2.3.1.4. Câc hoạt động kiểm soât
Dựa trín thực trạng đê phđn tích tại CTCP Thực phẩm DakMark, câc hoạt động kiểm soât nội bộ nói chung vă chu trình bân hăng - thu tiền nói riíng đê được thiết lập khâ đầy đủ vă phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty.
Đối với câc hoạt động xĩt duyệt, phí chuẩn trong chu trình bân hăng - thu tiền, DakMark đê có chính sâch bân hăng rất cụ thể để giảm gian lận trong kinh doanh đồng thời đưa ra câc hoạt động xĩt duyệt khả năng cung cấp hăng hóa cho người mua trước khi tiến hănh bân hăng cùng hăng loạt câc hoạt động để kiểm soât, phí duyệt câc chứng từ được xuất trong chu trình. Với những hoạt động xĩt duyệt, phí chuẩn đúng đắn năy đê giúp DakMark hạn chế được một phần rủi ro khi nhđn viín cố ý vi phạm.
Trong quâ trình xử lý câc nghiệp vụ phât sinh khi bân hăng - thu tiền, câc hoạt động kiểm soât chung vă kiểm soât ứng dụng được Ban Giâm đốc thiết lập rất đầy đủ từ câc quy định đồng bộ sổ sâch kế toân đến việc đânh số thứ tự chứng từ liín tục vă tâch biệt từng loại chứng từ để tạo một hệ thống chứng từ thống nhất vă xuyín suốt trong việc quản lý đê phât huy tâc dụng rất tốt. Bín cạnh đó còn có câc kiểm soât ứng dụng cho từng bộ phận cụ thể như kiểm soât số lượng, chất lượng hăng hóa trước khi xuất ra vă hay việc đối chiếu công nợ với khâch hăng văo cuối thâng, câc quy định vă văn bản hướng dẫn nhđn viín đi thu nợ, ... Có thể KSNB tại DakMark cần nhiều kiểm soât ứng dụng hơn nhưng với những kiểm soât được đưa ra đê đâp ứng được mục tiíu vă sự kì vọng của Ban Giâm đốc khi đem lại những tâc dụng rất tích cực trong việc KSNB chu trình bân hăng - thu tiền tại DakMark.
Bín cạnh đó, hệ thống bâo câo được xđy dựng rất phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty nín đê giúp câc nhă quản lý có những đânh giâ tổng quan vă khâch quan hơn về hoạt động đang xảy ra tại công ty. Từ đó có thể đưa ra những cải tiến mới để hoăn thiện KSNB tại đơn vị mình hơn. Ngoăi những hoạt động kiểm soât hiệu quả trín thì DakMark cũng đang kiểm soât tốt về vật chất tại đơn vị. Câc khóa an toăn, camera an ninh được sử dụng tại đơn vị dù chỉ lă yếu tố cần, chưa đủ để kiểm soât hoăn toăn nhưng lại vô cùng quan trọng vă không thể thiếu khi xđy dựng câc hoạt động kiểm soât.
Nhìn chung, Ban Giâm đốc đê xđy dựng một hệ thống câc hoạt đông kiểm soât khâ đầy đủ vă hữu hiệu. Mỗi hoạt động kiểm soât có những vai trò vă chức năng riíng nhưng tất cả đều hướng về một mục tiíu chung lă giảm thiểu tối đa rủi ro vă gian lận trong quâ trình bân hăng - thu tiền tại CTCP Thực phẩm DakMark.
2.3.1.5. Giâm sât câc kiím soât
Một ưu điểm không thể không kể đến khi thiết lập KSNB tại DakMark lă Giâm đốc lă người trực tiếp thực hiện câc giâm sât thường xuyín tại đơn vị nói chung vă chu trình bân hăng - thu tiền nói riíng. Hơn ai hết, Giâm đốc lă người trực tiếp thiết lập KSNB, lă người hiểu rõ nhất câc hoạt động kiểm soât cũng như lă người nắm rõ nhất câc mục tiíu hoạt động của DakMark nín khi trực tiếp tham gia văo việc giâm sât thường xuyín tại đơn vị, Giâm đốc rất dễ dăng có thể nhận ra thấy câc khuyết điểm vă hạn chế trong câc hoạt động của công ty. Vă để có thể khắc phục vă cải tiến câc hoạt động năy, Ban Giâm đốc thường xuyín tổ chức câc buổi họp online với sự tham gia của tất cả câc chi nhânh cũng như họp offline nội bộ tại văn phòng từng chi nhânh để có thể nắm bắt thực trạng vă đề xuất của mọi người trong công ty nhằm hoăn thiện hơn bộ mây hoạt động cũng như hoăn thiện KSNB tại đơn vị mình.
2.3.2. Hạn chế vă nguyín nhđn
2.3.2.1. Môi trường kiím soât
Dù DakMark đê ứng dụng rất tốt CNTT văo việc truyền đạt thông tin nội bộ nhưng nhđn viín hoăn toăn có thể can thiệp vă chỉnh sửa thông tin nín việc yíu cầu thực thi tính chính trực vă câc giâ trị đạo đức của nhđn viín cần phải được quan tđm vă kiểm soât tốt hơn. Trín thực tế, Giâm đốc quản lý dựa theo sự tin tưởng của nhđn viín nín chưa hề có kiểm soât để đảm bảo thực thi tính chính trực vă câc giâ trị đạo đức năy nín đđy có thể coi lă một hạn chế cần cải thiện khi xđy dựng môi trường kiểm soât tại DakMark.
Bín cạnh đó, cơ cấu tổ chức đê phđn chia rất rõ răng, cụ thể nhưng số lượng nhđn viín tại mỗi bộ phận vẫn ít (chủ yếu từ 1-2 người/ bộ phận/ chi nhânh) dẫn đến tình trạng nhiều lúc quâ tải công việc vă đặc biệt lă khi để 1 người kiím thủ kho vă thủ quỹ. Tuy không vi phạm nguyín tắc bất kiím nhiệm nhưng việc để một người quản lý 2 tăi sản chính của công ty như vậy rất rủi ro khi nhđn viín có ý xấu có thể lấy trộm cả hăng hóa vă tiền mặt của công ty bỏ trốn thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công ty. Dù thực tế chưa xảy ra trường hợp năy nhưng vẫn nín đề phòng rủi ro.
Hơn nữa, do đặc thù phòng hănh chính - nhđn sự chỉ thiết lập ở chi nhânh Hă Nội vă chi nhânh Tp. Hồ Chí Minh nín đôi khi chi nhânh Nha Trang vă Đă Nang gặp một chút khó khăn trong việc tuyển dụng vì bản thđn người quản lý bộ phận cần tuyển sẽ trực tiếp tuyển dụng vă đăo tạo nhđn viín mới. Nếu xĩt về mặt chuyín môn thì không có vấn đề gì nhưng mỗi khi nhđn viín mới được tuyển dụng cần rất nhiều thủ tục hănh chính vă thông tin nhđn sự để đảm bảo đâp ứng được câc chính sâch, đêi ngộ theo quy định. Bất cập với nhđn viín mới lă vậy còn đối với nhđn viín cũ, theo thông lệ nhđn sự ở DakMark, khi lăm tốt sẽ được khen thường, không tốt sẽ nhận khiển trâch. Tuy nhiín sau những lần nhắc nhở hay khen thưởng vậy thì DakMark chưa có câc chính sâch khen thưởng, chính sâch đề bạt hay câc hình phạt thích đâng cho nhđn viín. Tất cả mới chỉ dừng lại ở lời nói nín đôi khi, nhđn viín tại DakMark chưa cố gắng hết sức lăm việc cho công ty vă nếu để tình trạng lđu, nhđn viín rất dễ ỷ lại vă mắc lỗi dù đê bị nhắc nhở nhiều lần vì hình phạt ở đđy vẫn rất nhẹ. Môi trường kiểm soât sẽ giảm tính hữu hiệu đi đâng kế khi câc nhă quản lý không cải thiện tình trạng năy, không đưa ra chính sâch thưởng phạt thích đâng cho nhđn viín.
2.3.2.2. Quy trình đânh giâ rủi ro
Giâm đốc lă người trực tiếp đânh giâ câc rủi ro trong đơn vị tuy có ưu điểm nhưng bín cạnh đó cũng còn những hạn chế nhất định nín cần phải cải tiến cho phù hợp hơn. Tại DakMark, Giâm đốc tuy nắm được tất cả câc hoạt động của công ty nhưng khi nhđn viín thực hiện câc hoạt động trong chu trình bân hăng - thu tiền mă không thực hiện quy trình đânh giâ rủi ro thì liệu điều gì có thể xảy ra vă đến lúc năy, Giâm đốc có còn kiểm soât được rủi ro không hay chỉ dừng ở mức ngăn chặn để tổn hại ở mức thấp nhất. Hoạt động năo trong công ty cũng có thể tiềm ẩn rủi ro nín không chỉ có mình Giâm đốc mă tất cả câc bộ phận đều phải nhận diện được rủi ro, cđn nhắc đến mức độ rủi ro vă khả năng xảy ra trước khi thực hiện để có thể đưa ra những hănh động đúng đắn, hạn chế gđy tổn thất cho công ty. Hiện tại DakMark đang có hạn chế rất lớn trong quy trình năy, một phần do sự chủ quan của Ban Giâm đốc lă công ty chưa từng thiệt hại lớn do nhđn viín không đânh giâ rủi ro nín Ban Giâm đốc vẫn chưa nhận thấy sự cần thiết của quy trình năy. Có thể thấy, rủi ro
không phải lúc năo cũng có nhưng một khi đê xảy ra thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của đơn vị vă nếu không may, công ty hoăn toăn có thể sụp đổ trong chốc lât. Có thể hiện tại, rủi ro vẫn trong tầm kiểm soât của câc nhă quản lý, nhưng về lđu dăi, không thiết lập quy trình đânh giâ rủi ro thực sự lă một nước đi mạo hiểm cho công ty.
2.3.2.3. Hí thống thông tin vă trao đổi thông tin
Việc xđy dựng hệ thống thông tin vă trao đổi thông tin trong chu trình bân hăng - thu tiền với đầy đủ câc chứng từ, sổ sâch kế toân cùng hệ thống bâo câo cụ thể, chi tiết đê cung cấp rất nhiều thông tin hữu ích cho câc nhă quản lý. Tuy nhiín, trong câch quản lý thông tin, DakMark vẫn còn nhiều hạn chế vì thông tin bân hăng, thu tiền được quản lý bằng câc file excel riíng lẻ, không có sự kết nối giữa câc số liệu nín một khi muốn chiết xuất thông tin phải lấy từ rất nhiều file riíng lẻ. Bín cạnh đó, việc lưu giữ sổ sâch kế toân, chứng từ, hóa đơn đỏ tập trung hết ở chi nhânh Tp. Hồ Chí Minh tuy đảm bảo tính đồng bộ thông tin nhưng vẫn có hạn chế khi luđn chuyển chứng từ giữa câc chi nhânh có thể bị thất lạc hoặc hư hỏng, chi phí. Vấn đề vận chuyển cũng lă một việc cần cđn nhắc khi chi nhânh muốn tiết kiệm chi phí sẽ dồn hóa đơn văo khoảng 2-3 ngăy mới chuyển đi một thể dẫn đến việc chậm trễ giao hăng vă hóa đơn đỏ cho khâch.
2.3.2.4. Câc hoạt động kiểm soât
Hoạt động kiểm soât trong chu trình bân hăng - thu tiền tại DakMark đê được thiết lập khâ đầy đủ nhưng vẫn còn những hạn chế trong khđu xĩt duyệt, đânh giâ vă xử lý nghiệp vụ. Những hạn chế năy hoăn toăn có thể cải thiện để KSNB ngăy một hoăn thiện hơn.
Thứ nhất lă việc công ty có quy định xĩt duyệt khả năng cung cấp hăng hóa cho khâch hăng, bộ phận kinh doanh trước khi xâc nhận đơn đặt hăng của khâch phải đối chiếu số lượng hăng tồn với thủ kho. Tuy nhiín, do lă người nắm rõ số lượng hăng đặt về vă số lượng khâch đặt mua nín đôi khi nhđn viín kinh doanh còn khâ chủ quan nín chấp nhận đơn đặt hăng luôn khi chưa kiểm tra lại. Hạn chế năy xuất phât từ chính bản thđn nhđn viín vă thực tế thì cũng chưa có trường hợp năo
gđy thiệt hại lớn cho công ty nhưng với sự phât triển không ngừng của công ty vă quy mô hoạt động ngăy căng lớn thì những hoạt động năy lại vô cùng hữu ích.
Thứ hai, hạn chế lớn nhất trong kiểm soât xĩt duyệt tại DakMark lă thiếu chính sâch tín dụng cho khâch hăng. Dựa trín kinh nghiệm vă sự tin tưởng văo đối tâc, có thể Giâm đốc nghĩ đđy lă một việc không cần thiết vì thực tế từ khi thănh lập vă hoạt động công ty đến nay cũng được hơn 5 năm, số lượng khâch mất khả năng thanh toân hoặc cố ý không trả nợ chỉ đếm trín đầu ngón tay. Nhưng đđy đều lă những khâch với khoản nợ vừa nín lợi nhuận từ câc khâch hăng khâc có thể bù lại được, vậy khi khâch hăng chính của công ty nợ với số tiền lớn hơn rất nhiều thì liệu DakMark có gânh được rủi ro năy không? Bín cạnh lý do chủ quan từ nhă quản lý, việc không đânh giâ vă cấp hạn mức tín dụng cho khâch hăng còn do thiếu thănh phần quy trình đânh giâ rủi ro trong KSNB. Bản chất của chính sâch tín dụng lă