7. Kết cấu của khóa luận
3.2. Giải phâp hoăn thiện KSNB chu trình bân hăng thu tiền tại CTCP Thực
Thực phẩm DakMark
Thứ nhất, khi xđy dựng môi trường kiểm soât, công ty nín xđy dựng vă
phât triển một văn hóa lăm việc của công ty. Nếu coi câc cơ sở vật chất, trang thiết bị đầu tư cho công ty lă “phần xâc” thì văn hóa doanh nghiệp chính lă “phần hồn” không thể thiếu, lă tăi sản vô hình của doanh nghiệp. Câc hoạt động kiểm soât đưa ra để đưa mọi người văo “khuôn khổ” nhưng văn hóa doanh nghiệp mới lă điều khiến họ thực hiện câc hoạt động kiểm soât đó. Khi văn hóa doanh nghiệp đủ mạnh vă phù hợp với định hướng phât triển của công ty thì mỗi nhđn viín sẽ ý thức được việc thực thi tính chính trực vă câc giâ trị đạo đức trong quâ trình lăm việc nếu không muốn bị đăo thải. Bín cạnh đó, để thúc đẩy nhđn viín nỗ lực vă cống hiến nhiều hơn trong công ty, Ban Giâm đốc nín đưa ra câc chính sâch khen thưởng, đề bạt thích đâng cũng như câc mức phạt hợp lý để ổn định tổ chức, nhắc nhở nhđn viín vi phạm kỉ luật, có thâi độ lăm việc không tốt. Mỗi thănh viín trong tổ chức phải tốt thì mới có thể xđy dựng một tập thể mạnh. Hiện tại, trong chu trình bân hăng - thu tiền tại DakMark đang còn hạn chế về nhđn sự khi mỗi bộ phận tại chi nhânh chỉ có từ 1-2 nhđn viín đảm nhận trâch nhiệm của từng phòng ban dẫn đến tình trạng quâ tải lượng công việc trong những khoảng thời gian bân hăng cao điểm nín Ban Giâm đốc có thể cđn nhắc việc tuyển dụng thím câc lao động ngắn hạn, thời vụ để hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong khoảng thời gian năy. Như vậy vừa đâp ứng được việc cđn bằng lợi ích - chi phí, vừa đảm bảo được khối lượng công việc được hoăn thănh, không bị quâ tải, không bị quâ âp lực cho nhđn viín. Về việc nhđn viín kho kiím thủ quỹ lă một biện phâp giúp công ty giảm thiểu chi phí lương của nhđn viín nhưng như đê nói, việc năy tiềm ẩn rủi ro lớn khi 1 nhđn viín quản lý quâ nhiều tăi sản có giâ trị tại công ty. Vậy nín Giâm đốc nín cđn nhắc đưa thím câc hoạt động kiểm soât như đưa ra quy định nộp tiền mặt hăng tuần văo tăi khoản của
công ty để hạn chế việc chiếm dụng, sử dụng tiền công văo công việc câ nhđn. Mọi hoạt động xuất hăng, xuất tiền chi cho hoạt động năo đó đều cần phải có chứng từ đi kỉm theo quy định vă khi đê đưa ra quy định thì phải được giâm sât xem nhđn viín có đang thực hiện thường xuyín vă thực hiện đúng theo quy định nội bộ không.
Giải phâp thứ hai để DakMark hoăn thiện hơn KSNB lă thiết lập quy trình
đânh giâ rủi ro của đơn vị. Dù đơn vị không có kiểm toân nội bộ nhưng Ban Giâm
đốc hoăn toăn có thể tự chủ trong việc xđy dựng vă tạo lập một chu trình đânh giâ rủi ro. Ví dụ cụ thể với chu trình bân hăng - thu tiền, quy trình đânh giâ rủi ro bắt đầu từ việc nhận diện vă xâc định câc rủi ro có thể xảy ra khi kinh doanh. Rủi ro đang tiềm ẩn trong chu trình năy đó lă việc thiếu hoạt động cấp chính sâch tín dụng cho khâch hăng. Lăm một phĩp tính dễ hiểu thì rủi ro xảy ra ở mức khâ thấp vì khâch hăng đều lă những người có uy tín, những chuỗi cửa hăng, siíu thị có vị trí trong thị trường hiện nay vă đê lăm ăn lđu năm với DakMark nín xâc suất xảy ra chỉ văo khoảng 0,01%. Tuy nhiín, nếu rủi ro xảy ra, thiệt hại mă công ty phải chịu lín đến một con số không tưởng vă có thể dễ dăng bị quật đổ ngay. Ví dụ như hệ thống siíu thị Lotte hiện nay đang lă khâch hăng ưu tiín tại DakMark vì số lượng hăng tiíu thụ được rất lớn. Khâch hăng chủ yếu của hệ thống siíu thị năy lă khâch nước ngoăi vă câc sản phẩm của DakMark được nghiín cứu vă sản xuất theo nghiín cứu khẩu vị của câc nước trín thế giới nín việc Lotte lă siíu thị bân chạy nhất cũng hoăn toăn dễ hiểu. Tuy nhiín, trong tình hình đầu năm nay, dịch bệnh bùng phât ảnh hưởng trực tiếp đến nền kinh tế nước ta. Lượng khâch nước ngoăi giảm đi trông thấy, sản phẩm của DakMark cũng bị trì trệ không xuất đi được do lượng cầu giảm. Vă giờ nếu không may, chuỗi siíu thị đóng cửa, cụ thể như Lotte không có đủ khả năng thânh toân tiền hăng tồn nợ trong 2 thâng gần đđy (khoảng văi trăm triệu) thì DakMark không có dòng tiền thu về để xoay vòng vốn mă trong tình hình kinh tế khó khăn chung. Điều năy tâc động rất mạnh đến với tình hình tăi chính của công ty dẫn đến nhiều hệ quả kĩo theo. Từ những đânh giâ đó, Giâm đốc có thể đưa ra câc hănh động thích hợp để giảm thiểu rủi ro vă trong trường hợp năy đó lă tính toân hạn mức tín dụng tối đa DakMark có thể cho đối tâc nợ thanh toân sau. Như vậy khi rủi ro xảy ra, Giâm đốc vẫn có đủ khả năng để chống đỡ vă giải quyết, bảo vệ công
ty mình. Quy trình năy cần thực hiện ngay căng sớm căng tốt, nhất lă khi công ty còn ổn định chứ không phải khi gặp rủi ro mới đưa ra những kiểm soât phòng ngừa.
Thứ ba, hệ thống thông tin trong chu trình bân hăng - thu tiền tại DakMark có thể cải tiến thím trong việc sử dụng câc phần mềm bân hăng thay vì quản lý thủ công bằng câi file excel riíng lẻ. Ngoăi việc dễ nhầm lẫn vì mọi hoạt động được thực hiện bởi con người thì câc lăm thủ công năy chưa tối ưu được nguồn lực vă tốn khâ nhiều thời gian trong công tâc quản lý vă tập hợp số liệu bâo câo. Thay vì đó, nếu được đầu tư một phần mềm bân hăng chuyín biệt, mọi số liệu đều được phần mềm tổng hợp vă theo dõi, nhă quản lý hoăn toăn có thể sử dụng ngay khi cần mă rất ít khi gặp lỗi vì mọi tính năng đều đê được nghiín cứu vă thiết lập trước khi đưa đến câc doanh nghiệp. Việc âp dụng công nghệ hóa văo chu trình năy vừa tiết kiệm được nhđn lực, vừa thuận tiện cho quâ trình quản lý thì dù có tốn chút phí nhưng cũng rất đâng để đầu tư.
Tiếp theo có thể cải tiến thím câc hoạt động kiểm soât tại DakMark khi
thực hiện chu trình bân hăng - thu tiền. Ban Giâm đốc nín đưa ra câc chính sâch tín dụng để xĩt duyệt khả năng thanh toân của khâch hăng trước khi đi đến ký kết hợp đồng. Vă khi đê chấp nhận đơn hăng thì phải lăm việc rõ răng về câc khoản mục trong hợp đồng bao gồm thời hạn thanh toân, phương thức trả tiền vă những điều khoản phụ khi khâch không thanh toân hoặc thanh toân chậm thì có những hướng năo để giải quyết. Để hạn chế gian lận trong xử lý nghiệp vụ thì mọi khoản nợ xấu, nợ phải thu khó đòi đều phải được ghi nhận vă lập dự phòng theo quy định của công ty. Câc nhă quản lý cần đưa ra một bảng đânh giâ, nhận xĩt vă câc đặc điểm, điều kiện để có thể chuyển từ nợ phải thu sang nợ phải thu khó đòi để giảm thiểu câc hănh vi cố ý từ nhđn viín.
Không chỉ có vậy, câc hoạt động kiểm soât vật chất cũng có thể được cải thiện qua việc kiểm soât chặt hơn trong khđu kiểm kí hăng tồn kho cuối kỳ. Để giảm thiểu gian lận vă hạn chế rủi ro, Ban Giâm đốc có thể thiết lập chặt việc kiểm kí thông qua câc biín bản kiểm kí cuối thâng. Để có thể đảm bảo tính minh bạch, trước khi tiến hănh kiểm kí thì tất cả câc bảng tính dữ liệu của phòng kế toân vă bộ phận kho phải được khóa tính năng chỉnh sửa cho đến khi đối chiếu, kiểm tra xong.
Để có thể lăm được như vậy thì câc nhă quản lý cần căi đặt lại câc quyền truy cập thông tin của câc phòng ban vă kịp thời điều chỉnh trong mỗi lần kiểm kí để thấy được những thông tin chính xâc nhất, trânh trường hợp khi kiểm kí phât hiện chính lệch, cả 2 bộ phận tự ý điều chỉnh để giấu đi những sai sót đê xảy ra. Vă nếu trong khoảng thời gian sắp tới, khi phât hiện những sự chính lệch lớn vă xảy ra thường xuyín thì việc bổ nhiệm 1 nhđn viín phòng ban khâc không liín quan đến bộ phận kho, phòng kế toân để kiểm tra, theo dõi camera thường xuyín hơn. Tuy hơi thủ công vă mất khâ nhiều thời gian nhưng sẽ giúp DakMark giảm được sự sai sót lớn vă kịp thời nhận ra được vấn đề, kịp thời đưa ra câc hướng giải quyết phù hợp.
Cuối cùng, một giải phâp khâc có thể giúp DakMark cải thiện việc giâm sât
câc kiểm soât lă thiết lập bộ phận kiểm toân nội bộ tại 1 chi nhânh như Hă Nội
hoặc Tp. Hồ Chí Minh để có thể theo dõi vă đânh giâ câc hoạt động KSNB của cả 4 chi nhânh. Nếu trước kia mọi người hay quan điểm rằng kiểm toân nội bộ chủ yếu chịu trâch nhiệm về kiểm toân BCTC vă tập trung văo công tâc kế toân, thông tin tăi chính của công ty thì nay kiểm toân nội bộ đê được mọi người công nhận với rất nhiều vai trò quan trọng. Bộ phận năy có thể coi lă cânh tay phải, lă trợ thủ đắc lực cho Giâm đốc trong việc kiểm toân tính hiệu quả, tính tuđn thủ vă tư vấn câc hoạt động kiểm soât trong công ty. Vă nếu thực tế tại DakMark có kiểm toân nội bộ, Giâm đốc có thể giâm sât tâch biệt để tìm hiểu hiệu quả trong việc xâc định câc mục tiíu kiểm soât, nắm bắt được tình hình thực hiện câc hoạt động kiểm soât của nhđn viín hay tìm ra được câc điểm chưa phù hợp trong KSNB, ... Bộ phận kiểm toân nội bộ sẽ giúp câc nhă quản lý giảm đi được rất nhiều công việc. Thay vì giâm sât trực tiếp từng nhđn viín, từng phòng ban tại từng chi nhânh thì nay thông qua bộ phận kiểm toân nội bộ, Giâm đốc có thể nhanh chóng cập nhật được thông tin về tình hình hoạt động tại công ty hay trong việc đânh giâ hoạt động kiểm soât, kiểm toân nội bộ lă người có kiến thức chuyín môn trong lĩnh vực kiểm toân kết hợp với kinh nghiệm lăm việc lđu năm của Giâm đốc chắc chắn sẽ có câi tổng quan vă khâch quan hơn về thực trạng KSNB tại DakMark, từ đó sẽ có những cải tiến phù hợp với công ty.