7. Kết cấu của khóa luận
2.2.2. Thực trạng KSNB chu trình bân hăng thu tiền tại CTCP Thực phẩm
DakMark
2.2.2.1. Môi trường kiểm soât
CTCP Thực phẩm DakMark đê hình thănh vă phât triển được hơn 5 năm, tuy nhiín phương phâp quản lý còn dựa văo kinh nghiệm lă chủ yếu, KSNB còn nhiều điểm chưa hợp lý cần được hoăn thiện. Giâm đốc lă người trực tiếp điều hănh vă chi phối câc hoạt động trong công ty vậy nín không thiết lập bộ phận kiểm toân nội bộ. Đđy có thể coi lă một nhược điểm trong cơ cấu tổ chức mă nhă lênh đạo thiết lập.
- Truyền đạt thông tin vă yíu cầu thực thi tính chính trực, giâ trị đạo đức
Cùng một lúc quản lý 4 chi nhânh ở câc vùng miền khâc nhau, cơ sở duy nhất để Giâm đốc kiểm tra vă theo dõi hoạt động của nhđn viín lă qua câc phương tiện kết nối điện tử vă hệ thống CNTT. Hiện tại, DakMark đang sử dụng câc tăi khoản office 365 phiín bản cho doanh nghiệp để kết nối nhđn viín tại câc chi nhânh vă truyền đạt thông tin nội bộ. Kết quả lăm việc của từng nhđn viín sẽ được ghi nhận trín hệ thống sharepoint list - trang chuyín bâo câo của từng nhđn viín. Tuy nhiín, bâo câo năy nhđn viín hoăn toăn có thể tự chỉnh sửa theo ý mình nín trong thủ tục năy yíu cầu tính chính trực cao của từng nhđn viín. Mục đích chính của bâo câo năy lă quản lý cấp trín có thể xem được những việc mă cấp dưới đê lăm trong một ngăy vă Giâm đốc có thể xem được kết quả lăm việc của tất cả câc bộ phận vă nhận xĩt ngay tại trang bâo câo đó. Với việc âp dụng CNTT văo môi trường kiểm soât, việc truyền đạt thông tin đê dễ dăng hơn rất nhiều cho DakMark nhưng nó vẫn phụ thuộc văo bản thđn của từng nhđn viín vă hiện tại, tất cả đang lăm việc dựa trín lòng tin với nhau chứ chưa có hoạt động chính thức năo để đânh giâ tính trung thực vă giâ trị đạo đức của nhđn viín.
- Cam kết về năng lực
Ngay từ trong quâ trình tuyển dụng, mỗi nhđn viín thử việc đều phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực mình ứng tuyển ít nhất 1 năm lăm việc nhưng dù vậy, sau khi trở thănh nhđn viín của DakMark, mọi người vẫn thường xuyín được tham gia câc chương trình đăo tạo online về chuyín môn, nghiệp vụ vă câc kỹ năng cần thiết để
có thể phât triển bản thđn vă hoăn thănh tốt nhiệm vụ được giao. Nhìn chung, mặt bằng chất lượng nhđn viín tại DakMark khâ lă đồng đều, họ có thể không phải lă người giỏi nhất nhưng chắc chắn khi văo đđy, họ lă người phù hợp nhất.
- Sự tham gia của Ban Quản trị
Sự tham gia của Ban Quản trị văo chu trình bân hăng - thu tiền đê giúp việc kiểm soât có hiệu quả hơn rất nhiều vì trong quâ trình bân hăng, Ban Giâm đốc lă người quyết định câc chính sâch bân hăng, câc hình thức thu tiền, lă người xĩt duyệt câc chương trình thúc đẩy bân, câc chương trình khuyến mêi để đạt được mục tiíu của doanh nghiệp đề ra. Cũng có thể do đặc thù của công ty lă bân buôn thực phẩm nín chu trình bân hăng - thu tiền luôn được Ban Giâm đốc quan tđm vă trực tiếp tham gia điều hănh, kiểm soât để đạt được kết quả tốt nhất.
- Triết lý vă phong câch điều hănh của Ban Giâm đốc
Dđn gian có cđu “Thùng rỗng kíu to” nhằm âm chỉ những người muốn “khoe” tầm hiểu biết của mình, rằng “trín thông thiín văn, dưới tường địa lý”. Nhưng đối với DakMark, triết lý kinh doanh đi cùng năm thâng qua vă sẽ tiếp tục trong tương lai lă “Lăm việc chăm chỉ trong yín lặng vă giữ thănh công cho riíng mình”. Đối với Giâm đốc, việc nói với mọi người về thănh công của mình chỉ khiến họ nghĩ mình đang kiíu ngạo hay cố tình tạo ra sự công kích, tăng mức cạnh tranh nín để có một môi trường lăm việc tốt, Giâm đốc khuyến khích mọi người chỉ cần tập trung tốt văo công việc của mình vă những nỗ lực đê bỏ ra sẽ được đền đâp bằng kết quả xứng đâng. Đặc biệt trong chu trình bân hăng, Giâm đốc có thể tuyín dương thănh tích bân hăng của nhđn viín tại chi nhânh năo đó để ghi nhận những sự cố gắng họ đê bỏ ra nhưng tuyệt nhiín không có chuyện bản thđn nhđn viín tỏ thâi độ kiíu ngạo vì mình lă người bân hăng giỏi nhất.
Với phương chđm đó, triết lý kinh doanh đó, Giâm đốc DakMark luôn đưa ra những chiến lược cụ thể theo từng năm, từng quý vă từng thâng cho câc phòng ban để xâc định câc mục tiíu chung của doanh nghiệp vă từ đó tiến hănh thực hiện đồng loạt để thống nhất phương hướng phât triển cho công ty. Khi nắm rõ được mục tiíu hoạt động cùng với sự chăm chỉ lăm việc trong yín lặng, kết quả đạt được sẽ được
thể hiện ra ngăy từ những ngăy đầu tiín. Cụ thể với chu trình bân hăng - thu tiền, Giâm đốc luôn phđn rõ câc giai đoạn ưu tiín cho câc hoạt động cụ thể để câc phòng ban bín dưới có thể tiến hănh thực hiện ví dụ như đầu năm, DakMark đẩy mạnh câc chính sâch bân hăng (có thể chưa thu tiền ngay) để thu hút lượng khâch hăng mới vă tập trung bân đẩy mạnh 1 - 2 sản phẩm mũi nhọn như câc dòng că phí truyền thống nhưng sang đến mùa hỉ, sản phẩm chính tập trung bân lă câc dòng tră trâi cđy nhiệt đới rất phù hợp với nhu cầu giải khât ngăy nắng nóng hay những ngăy cuối năm sât Tết, công tâc thu tiền được đặc biệt quan tđm nhằm thu hồi hết công nợ còn tồn trong năm, đânh giâ câc khoản nợ khó đòi, ...
- Cơ cấu tổ chức
Chu trình bân hăng - thu tiền được thực hiện bởi 4 bộ phận chính lă phòng kinh doanh, phòng kế toân, bộ phận kho vă bộ phận vận chuyển. Mỗi bộ phận có chức năng vă nhiệm vụ riíng được quy định rõ trong văn bản hướng dẫn nội bộ. Trong đó, phòng kinh doanh tại mỗi chi nhânh có 1 nhđn viín chịu trâch nhiệm chính trong việc bân hăng vă chăm sóc khâch hăng, từ việc ký hợp đồng kinh doanh, nhận đơn đặt hăng đến lập lệnh đặt hăng rồi thu tiền mặt hoặc thu công nợ đối tâc đều do nhđn viín năy thực hiện. Hỗ trợ kinh doanh chính lă một đội ngũ PG (promotion girls) lăm việc trực tiếp tại câc hệ thống siíu thị Aeon, Lotte vă Big C (mỗi siíu thị 1 PG) nhằm tư vấn, giới thiệu câc sản phẩm DakMark vă thúc đẩy bân hăng. Phòng kinh doanh lă phòng trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty nín mỗi nhđn viín trong phòng ban năy đều được đăo tạo rất băi bản về chuyển môn vă kỹ năng mềm để có thể đạt được kết quả tốt trong công việc.
Cùng tham gia chu trình bân hăng - thu tiền lă phòng kế toân - bộ phận chuyín chịu trâch nhiệm lập vă lưu trữ chứng từ, theo dõi công nợ của khâch hăng vă tổng hợp, hạch toân câc nghiệp vụ trong chu trình bân hăng - thu tiền. Mỗi chi nhânh có 1 nhđn viín kế toân trừ chi nhânh Tp. Hồ Chí Minh có 3 nhđn viín vì đđy lă nơi lưu trữ sổ sâch kế toân tổng hợp vă trực tiếp xuất hóa đơn đỏ, quản lý câc chứng từ ở khđu cuối cùng. Kế toân được DakMark tuyển dụng phải có ít nhất 2 năm kinh nghiệm lăm việc trong lĩnh vực tương tự vă sau khi văo lăm thực tế cũng được đăo tạo nđng cao để thực hiện tốt câc nghiệp vụ của công ty.
Một bộ phận không thể thiếu trong chu trình bân hăng - thu tiền đó lă bộ phận kho - những người trực tiếp quản lý vă xuất hăng hóa của công ty cho bộ phận kinh doanh bân hăng vă bộ phận vận chuyển đi giao hăng. DakMark có 2 kho hăng lớn ở Hă Nội vă Tp. Hồ Chí Minh nín thiết lập 2 vị trí nhđn viín kho kiím thủ quỹ nhằm quản lý hăng tồn kho vă số tiền thu được sau bân tại công ty. Đối với chi nhânh Nha Trang vă Đă Nằng, hăng hóa sẽ được chuyển từ chi nhânh Tp. Hồ Chí Minh ra theo yíu cầu đặt hăng của phòng kinh doanh. Mỗi chi nhânh tương ứng có 1 nhđn viín chuyín vận chuyển hăng hóa giao cho khâch hăng vă đảm bảo hăng được xuất đi vẫn còn hạn sử dụng, không bị bóp mĩo hay râch vỏ vă đúng chủng loại, số lượng khâch yíu cầu.
- Phđn công quyền hạn vă trâch nhiệm
Để giảm thiểu rủi ro vă sai phạm, ngay từ khi thiết lập KSNB, Ban Giâm đốc đê phđn chia quyền hạn vă trâch nhiệm cho từng bộ phận, từng nhđn viín. Do ngănh nghề chính của công ty lă bân buôn thực phẩm nín hoạt động bân hăng - thu tiền đặc biệt được quan tđm vă xđy dựng một quy trình kiểm soât nghiím ngặt khi quy định vai trò vă nhiệm vụ của câc bộ phận liín quan rất rõ răng bao gồm nhđn viín kinh doanh, thủ kho, kế toân vă bộ phận vận chuyển. Cụ thể như nhđn viín phòng kinh doanh lă người chịu trâch nhiệm chính trong việc bân hăng, lă người lăm việc trực tiếp với khâch hăng để đem doanh thu về công ty hay nhđn viín phòng kế toân có trâch nhiệm ghi chĩp, lưu trữ vă bảo quản câc chứng từ, sổ sâch kế toân đúng theo quy định, lă những người trực tiếp theo dõi vă lập câc bâo câo kế toân theo yíu cầu của Ban Giâm đốc; thủ kho kiím thủ quỹ lă người duy nhất có quyền bảo quản hăng tồn kho vă tiền mặt thu được tại chi nhânh nín cũng có trâch nhiệm theo dõi vă bảo quân trânh thiệt hại, mất mât vă cuối cùng lă nhđn viín giao hăng, người có trâch nhiệm chuyển giao hăng hóa đến khâch hăng mă phải đảm bảo đúng, đủ số lượng vă chất lượng phải được bảo đảm (không bị mĩo, móp hộp, ...) Có thể nói sự phđn công quyền hạn vă trâch nhiệm đang được thực hiện khâ tốt tại DakMark.
- Câc chính sâch vă thông lệ về nhđn sự
Một bất cập trong môi trường kiểm soât đang tồn tại lă phòng hănh chính - nhđn sự chỉ được thiết lập tại 2 chi nhânh lă Hă Nội vă Tp. Hồ Chí Minh vậy nín 2
chi nhânh còn lại gặp khâ nhiều vấn đề về chính sâch vă quản lý nguồn lực như nhđn viín mới được tuyển dụng, phỏng vấn hay đăo tạo chung về công ty đều được tiến hănh online hoặc trong văi trường hợp, trực tiếp người quản lý phòng ban đó tuyển dụng. Tuy về chuyín môn, người quản lý nắm bắt rất tốt vă có thể kiểm tra năng lực của nhđn viín mới nhưng với câc thủ tục hănh chính, chính sâch vă thông lệ về nhđn sự vẫn cần phòng nhđn sự tham gia. Ngoăi bất tiện đó thì hiện tại, câc chính sâch về nhđn sự, câc quyền lợi của người lao động vẫn đảm bảo theo bộ luật Lao động hiện hănh. Dù vậy nhưng câc chế độ khen thưởng, đề bạt tại DakMark vẫn chưa được chú trọng nín đôi khi nhđn viín cũng chưa thực sự cố gắng hết sức cũng như việc đânh giâ vă kỷ luật chỉ dừng lại ở mức nhắc nhở, khiển trâch chứ chưa có hình phạt thích đâng nín một số nhđn viín vẫn còn mắc lỗi dù chỉ lă lỗi nhỏ như đi lăm muộn cũng cần phải được chấn chỉnh để tạo nín một tập thể mạnh.
Tóm lại, với thực tế tại DakMark, Ban giâm đốc đê có ý thức xđy dựng một môi trường kiểm soât hiệu quả. Tuy còn một văi nhược điểm nhưng hoăn toăn có thể khắc phục. Đđy chính lă nền tảng vững chắc để nhă Ban Giâm đốc xđy dựng vă vận hănh câc thănh phần khâc trong KSNB.
2.2.2.2. Quy trình đânh giâ rủi ro
Rủi ro lă điều không ai muốn nhưng lại luôn tồn tại xung quanh ta. Dù biết lă vậy nhưng do thiếu bộ phận kiểm toân nội bộ, cả công ty do Giâm đốc quản lý vă điều hănh nín quy trình thường bị bỏ qua hoặc có lăm thì cũng chỉ lă những nhận định vă đânh giâ chủ quan của Giâm đốc, mọi hănh động vă quyết định được đưa ra dựa trín kinh nghiệm của Giâm đốc.
Ví dụ như trong quý 4, cuối năm 2019 vừa qua, công ty có dự định sản xuất nông sản đê qua chế biến lă hạt điều tẩm vị nhưng do chủ quan vă chưa nghiín cứ kĩ thị trường, không đânh giâ rủi ro vă ước tính mức độ của rủi ro đê dẫn đến tình trạng thua lỗ vă hủy đi một khối lượng hăng lớn vì hạn sử dụng ngắn mă nhu cầu mua thấp. Đđy cũng lă một phần khiến cho bâo câo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2019 giảm mạnh.
Bín cạnh đó, đê có nhiều hơn một lần DakMark có nợ quâ hạn dăi trong năm 2019 vă không thu hồi được vì khâch hăng mất khả năng thanh toân. Nguyín nhđn bắt nguồn từ việc DakMark không xâc định quy trình đânh giâ rủi ro với khâch hăng vă không đưa ra câc chính sâch tín dụng phù hợp dẫn đến việc khâch nợ một số tiền lớn nhưng không có khả năng thanh toân, ảnh hưởng đến tăi chính công ty.
Đối với bộ phận kho vă bộ phận vận chuyển - những người trực tiếp quản lý vă đi giao hăng, việc mất mât, thiếu sót lă điều không trânh khỏi. Cả về nguyín nhđn khâch quan do hăng hết hạn hay nguyín nhđn chủ quan lă nhđn viín cố tình gian lận nhằm trục lợi thì Giâm đốc vẫn chưa hề quan tđm nhiều đến câc rủi ro năy vă hoăn toăn tin tưởng văo nhđn viín dưới quyền. Sự nới lỏng năy đê tạo ra những khe hở lớn trong KSNB, tuy chưa từng có tình trạng nhđn viín lĩn lấy hăng công ty bân ra bín ngoăi hoặc lă có nhưng chưa bị phât hiện thì đều lă những điều cần phải cđn nhắc lại để có những hoạt động kiểm soât phù hợp.
Hay với việc thủ quỹ nắm giữ một khoản tiền nhất định của công ty cũng không hề có quy định kiểm soât để hạn chế việc nhđn viín chiếm dụng tiền công sử dụng văo mục đích riíng, ảnh hưởng đến dòng tiền lưu chuyển trong đơn vị. Dù nhđn viín có ý mượn sử dụng trước, trả lại sau hay lă có ý định biển thủ luôn thì hoăn toăn tiềm ẩn rủi ro ảnh hưởng đến tăi chính của công ty. Tuy nhiín, Giâm đốc vẫn chưa nhận thấy tầm quan trọng của quy trình đânh giâ rủi ro nín hoăn toăn không thiết lập mă chỉ quản lý dựa theo kinh nghiệm chủ quan.
Qua câc hoạt động thực tế tiềm ẩn những rủi ro lớn trong chu trình bân hăng - thu tiền, Giâm đốc công ty nín quan tđm hơn đến việc thiết lập quy trình đânh giâ rủi ro. Khi xâc định được rủi ro kinh doanh vă ước tính được mức độ ảnh hưởng của rủi ro, việc đânh giâ xâc suất xảy ra rủi ro lă cơ sở để đưa ra câc hoạt động thích hợp với rủi ro đó.
Nếu trước đđy, khi khâch hăng mất khả năng thanh toân, Giâm đốc chỉ biết chấp nhật thiệt hại vă lấy nguồn tiền khâc bù văo thì sau khi xđy dựng quy trình đânh giâ rủi ro, cuối năm có thể lập câc khoản dự phòng phải thu khó đòi để ổn định hơn dòng tiền trong công ty vă khi rủi ro xảy ra, Giâm đốc hoăn toăn có thể đưa ra những hănh động hiệu quả vă phù hợp với thực trạng công ty. Hay việc hủy hăng
hết hạn cũng vậy, khi không đânh giâ rủi ro, Giâm đốc chấp nhận thiệt hại khi hủy số lượng lớn hăng không bân được do hết hạn sử dụng nhưng việc năy hoăn toăn có thể thay đổi khi được đânh giâ đúng theo quy trình. Sản phẩm khi có dấu hiệu gần hết hạn mă vẫn tồn nhiều có thể dùng câc chương trình khuyến mêi thúc đẩy khâch mua hăng, giảm mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến công ty.
2.2.2.3. Hí thống thông tin vă trao đổi thông tin
Hệ thống kế toân đang được âp dụng tại DakMark dù được thiết lập đầy đủ nhưng còn khâ lạc hậu vă thủ công. Ngoăi phần mềm misa để theo dõi câc nghiệp vụ kế toân thì mọi hoạt động quản lý trong doanh nghiệp nói chung vă chu trình bân