7. Kết cấu của khóa luận
2.3.2. Hạn chế vă nguyín nhđn
2.3.2.1. Môi trường kiím soât
Dù DakMark đê ứng dụng rất tốt CNTT văo việc truyền đạt thông tin nội bộ nhưng nhđn viín hoăn toăn có thể can thiệp vă chỉnh sửa thông tin nín việc yíu cầu thực thi tính chính trực vă câc giâ trị đạo đức của nhđn viín cần phải được quan tđm vă kiểm soât tốt hơn. Trín thực tế, Giâm đốc quản lý dựa theo sự tin tưởng của nhđn viín nín chưa hề có kiểm soât để đảm bảo thực thi tính chính trực vă câc giâ trị đạo đức năy nín đđy có thể coi lă một hạn chế cần cải thiện khi xđy dựng môi trường kiểm soât tại DakMark.
Bín cạnh đó, cơ cấu tổ chức đê phđn chia rất rõ răng, cụ thể nhưng số lượng nhđn viín tại mỗi bộ phận vẫn ít (chủ yếu từ 1-2 người/ bộ phận/ chi nhânh) dẫn đến tình trạng nhiều lúc quâ tải công việc vă đặc biệt lă khi để 1 người kiím thủ kho vă thủ quỹ. Tuy không vi phạm nguyín tắc bất kiím nhiệm nhưng việc để một người quản lý 2 tăi sản chính của công ty như vậy rất rủi ro khi nhđn viín có ý xấu có thể lấy trộm cả hăng hóa vă tiền mặt của công ty bỏ trốn thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công ty. Dù thực tế chưa xảy ra trường hợp năy nhưng vẫn nín đề phòng rủi ro.
Hơn nữa, do đặc thù phòng hănh chính - nhđn sự chỉ thiết lập ở chi nhânh Hă Nội vă chi nhânh Tp. Hồ Chí Minh nín đôi khi chi nhânh Nha Trang vă Đă Nang gặp một chút khó khăn trong việc tuyển dụng vì bản thđn người quản lý bộ phận cần tuyển sẽ trực tiếp tuyển dụng vă đăo tạo nhđn viín mới. Nếu xĩt về mặt chuyín môn thì không có vấn đề gì nhưng mỗi khi nhđn viín mới được tuyển dụng cần rất nhiều thủ tục hănh chính vă thông tin nhđn sự để đảm bảo đâp ứng được câc chính sâch, đêi ngộ theo quy định. Bất cập với nhđn viín mới lă vậy còn đối với nhđn viín cũ, theo thông lệ nhđn sự ở DakMark, khi lăm tốt sẽ được khen thường, không tốt sẽ nhận khiển trâch. Tuy nhiín sau những lần nhắc nhở hay khen thưởng vậy thì DakMark chưa có câc chính sâch khen thưởng, chính sâch đề bạt hay câc hình phạt thích đâng cho nhđn viín. Tất cả mới chỉ dừng lại ở lời nói nín đôi khi, nhđn viín tại DakMark chưa cố gắng hết sức lăm việc cho công ty vă nếu để tình trạng lđu, nhđn viín rất dễ ỷ lại vă mắc lỗi dù đê bị nhắc nhở nhiều lần vì hình phạt ở đđy vẫn rất nhẹ. Môi trường kiểm soât sẽ giảm tính hữu hiệu đi đâng kế khi câc nhă quản lý không cải thiện tình trạng năy, không đưa ra chính sâch thưởng phạt thích đâng cho nhđn viín.
2.3.2.2. Quy trình đânh giâ rủi ro
Giâm đốc lă người trực tiếp đânh giâ câc rủi ro trong đơn vị tuy có ưu điểm nhưng bín cạnh đó cũng còn những hạn chế nhất định nín cần phải cải tiến cho phù hợp hơn. Tại DakMark, Giâm đốc tuy nắm được tất cả câc hoạt động của công ty nhưng khi nhđn viín thực hiện câc hoạt động trong chu trình bân hăng - thu tiền mă không thực hiện quy trình đânh giâ rủi ro thì liệu điều gì có thể xảy ra vă đến lúc năy, Giâm đốc có còn kiểm soât được rủi ro không hay chỉ dừng ở mức ngăn chặn để tổn hại ở mức thấp nhất. Hoạt động năo trong công ty cũng có thể tiềm ẩn rủi ro nín không chỉ có mình Giâm đốc mă tất cả câc bộ phận đều phải nhận diện được rủi ro, cđn nhắc đến mức độ rủi ro vă khả năng xảy ra trước khi thực hiện để có thể đưa ra những hănh động đúng đắn, hạn chế gđy tổn thất cho công ty. Hiện tại DakMark đang có hạn chế rất lớn trong quy trình năy, một phần do sự chủ quan của Ban Giâm đốc lă công ty chưa từng thiệt hại lớn do nhđn viín không đânh giâ rủi ro nín Ban Giâm đốc vẫn chưa nhận thấy sự cần thiết của quy trình năy. Có thể thấy, rủi ro
không phải lúc năo cũng có nhưng một khi đê xảy ra thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của đơn vị vă nếu không may, công ty hoăn toăn có thể sụp đổ trong chốc lât. Có thể hiện tại, rủi ro vẫn trong tầm kiểm soât của câc nhă quản lý, nhưng về lđu dăi, không thiết lập quy trình đânh giâ rủi ro thực sự lă một nước đi mạo hiểm cho công ty.
2.3.2.3. Hí thống thông tin vă trao đổi thông tin
Việc xđy dựng hệ thống thông tin vă trao đổi thông tin trong chu trình bân hăng - thu tiền với đầy đủ câc chứng từ, sổ sâch kế toân cùng hệ thống bâo câo cụ thể, chi tiết đê cung cấp rất nhiều thông tin hữu ích cho câc nhă quản lý. Tuy nhiín, trong câch quản lý thông tin, DakMark vẫn còn nhiều hạn chế vì thông tin bân hăng, thu tiền được quản lý bằng câc file excel riíng lẻ, không có sự kết nối giữa câc số liệu nín một khi muốn chiết xuất thông tin phải lấy từ rất nhiều file riíng lẻ. Bín cạnh đó, việc lưu giữ sổ sâch kế toân, chứng từ, hóa đơn đỏ tập trung hết ở chi nhânh Tp. Hồ Chí Minh tuy đảm bảo tính đồng bộ thông tin nhưng vẫn có hạn chế khi luđn chuyển chứng từ giữa câc chi nhânh có thể bị thất lạc hoặc hư hỏng, chi phí. Vấn đề vận chuyển cũng lă một việc cần cđn nhắc khi chi nhânh muốn tiết kiệm chi phí sẽ dồn hóa đơn văo khoảng 2-3 ngăy mới chuyển đi một thể dẫn đến việc chậm trễ giao hăng vă hóa đơn đỏ cho khâch.
2.3.2.4. Câc hoạt động kiểm soât
Hoạt động kiểm soât trong chu trình bân hăng - thu tiền tại DakMark đê được thiết lập khâ đầy đủ nhưng vẫn còn những hạn chế trong khđu xĩt duyệt, đânh giâ vă xử lý nghiệp vụ. Những hạn chế năy hoăn toăn có thể cải thiện để KSNB ngăy một hoăn thiện hơn.
Thứ nhất lă việc công ty có quy định xĩt duyệt khả năng cung cấp hăng hóa cho khâch hăng, bộ phận kinh doanh trước khi xâc nhận đơn đặt hăng của khâch phải đối chiếu số lượng hăng tồn với thủ kho. Tuy nhiín, do lă người nắm rõ số lượng hăng đặt về vă số lượng khâch đặt mua nín đôi khi nhđn viín kinh doanh còn khâ chủ quan nín chấp nhận đơn đặt hăng luôn khi chưa kiểm tra lại. Hạn chế năy xuất phât từ chính bản thđn nhđn viín vă thực tế thì cũng chưa có trường hợp năo
gđy thiệt hại lớn cho công ty nhưng với sự phât triển không ngừng của công ty vă quy mô hoạt động ngăy căng lớn thì những hoạt động năy lại vô cùng hữu ích.
Thứ hai, hạn chế lớn nhất trong kiểm soât xĩt duyệt tại DakMark lă thiếu chính sâch tín dụng cho khâch hăng. Dựa trín kinh nghiệm vă sự tin tưởng văo đối tâc, có thể Giâm đốc nghĩ đđy lă một việc không cần thiết vì thực tế từ khi thănh lập vă hoạt động công ty đến nay cũng được hơn 5 năm, số lượng khâch mất khả năng thanh toân hoặc cố ý không trả nợ chỉ đếm trín đầu ngón tay. Nhưng đđy đều lă những khâch với khoản nợ vừa nín lợi nhuận từ câc khâch hăng khâc có thể bù lại được, vậy khi khâch hăng chính của công ty nợ với số tiền lớn hơn rất nhiều thì liệu DakMark có gânh được rủi ro năy không? Bín cạnh lý do chủ quan từ nhă quản lý, việc không đânh giâ vă cấp hạn mức tín dụng cho khâch hăng còn do thiếu thănh phần quy trình đânh giâ rủi ro trong KSNB. Bản chất của chính sâch tín dụng lă đânh giâ rủi ro về khả năng xảy ra vă mức độ ảnh hưởng của rủi ro lín doanh nghiệp. Hạn mức tín dụng chính lă mức rủi ro tối đa doanh nghiệp có thể chấp nhận.
Bín cạnh đó, hoạt động xĩt duyệt, phí chuẩn tại công ty còn có nhược điểm khi chưa lăm rõ câc thời hạn, hình thức thu tiền, khi năo nợ phải thu chuyển sang nợ xấu cũng như thiếu câc hoạt động xử lý nợ phải thu khó đòi. Đđy lă một lỗ hổng lớn trong KSNB cần phải được khắc phục ngay vì khi không lăm rõ quy trình thu tiền thì nhđn viín có thể lợi dụng để trục lợi cho bản thđn hoặc đối tâc biết công ty mình dễ nín cố ý không trả hoặc trả chậm gđy ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền tại công ty. Nguyín nhđn của việc năy lă do trín câc hợp đồng thường sẽ quy định thời gian khâch trả tiền nhưng nếu khâch trả chậm thì DakMark lại không có chính sâch hay quy định bồi thường gì vì hơn hết, Ban Giâm đốc chỉ âp nhđn viín kinh doanh phải gọi điện, hẹn gặp thúc giục khâch hăng để thu tiền về sớm nhất có thể mă không quan tđm lý do đằng sau việc khâch không trả tiền lă gì. Do vậy, có nhiều khoản nợ để gối đầu rất lđu, khâch vẫn không thanh toân vă sau một thời gian dăi thì kế toân tự đânh giâ bâo nợ xấu với nhă quản lý vă sau 1 năm vẫn không thu hồi được thì xóa sổ nợ phải thu khó đòi. Có thể Ban Giâm đốc chưa phât hiện ra hoặc trường hợp năy chưa từng xảy ra nhưng nhđn viín hoăn toăn có thể gian lận trong việc thu tiền nhưng không nộp lại cho công ty vă bâo nợ xấu để tư lợi. Vậy nín, việc hoăn
thiện câc hoạt động kiểm soât trong chu trình thu tiền lă việc hết sức cấp bâch cần phải cải tiến ngay.
Tương tự như câc hoạt động xĩt duyệt, khi đânh giâ câc hoạt động tại đơn vị, Ban Giâm đốc chỉ dựa văo bâo câo từ câc phòng ban nộp lín để phât hiện vấn đề đang tồn tại trong chu trình bân hăng - thu tiền. Tuy nhiín, việc đânh giâ năy không hiệu quả vì khi nhận ra được vấn đề, nhă quản lý lại chưa có sự thay đổi để kịp thời cải tiến trong khi thị trường vă xê hội luôn thay đổi vă phât triển từng ngăy. Sự chậm trễ vă giải quyết không triệt để sẽ tiềm ẩn một rủi ro rất lớn nín hoạt động đânh giâ mă không đi cùng câc biện phâp kịp thời thì có cũng như không.
Quâ trình xử lý nghiệp vụ bân hăng - thu tiền tại DakMark cũng lă một vấn đề nín được Ban Giâm đốc quan tđm nhiều hơn vì có thể phòng kế toân kiểm tra lại chứng từ đối chiếu với câc phòng ban khâc nhưng bản thđn bộ phận năy cũng có thể sai sót nín trong quâ trình xử lý nghiệp vụ, câc nhă quản lý cần thiết lập thím câc hoạt động kiểm soât. Bín cạnh đó, việc lắp đặt camera với mục đích kiểm soât câc hoạt động đang được thực hiện tại công ty vă kiểm soât vật chất nhưng thời gian câc nhă quản lý theo dõi vă sử dụng câc hình ảnh năy rất ít. Nguyín nhđn rất dễ hiểu vì Giâm đốc lă người duy nhất có quyền truy cập vă theo dõi câc hình ảnh năy nhưng bín cạnh đó cũng còn rất nhiều việc cần Giâm đốc giải quyết nín không thể dănh quâ nhiều thời gian để theo dõi, kiểm tra camera. Hơn nữa, DakMark không có mẫu kiểm kí hăng tồn kho cuối thâng, mọi số liệu được tổng hợp, so sânh, đối chiếu trín câc file excel của bộ phận kế toân vă bộ phận kho. Việc năy tiềm ẩn rủi ro rất lớn dẫn đến thất thoât hăng hóa khi nhđn viín 2 bộ phận tự ý cđn bằng khi có sự chính lệch bằng câc nghiệp vụ ảo.
Trín đđy lă những hạn chế đang tồn tại trong câc hoạt động kiểm soât của DakMark, tuy nhiín những điểm năy hoăn toăn có thể cải thiện vă thay đổi.
2.3.2.5. Giâm sât câc kiểm soât
Lă một công ty lớn với 4 chi nhânh trín cả nước nhưng DakMark không có bộ phận kiểm toân nội bộ dẫn đến việc Giâm đốc lă người duy nhất giâm sât vă đânh giâ câc hoạt động KSNB tại đơn vị. Do đó, hoạt động giâm sât tâch biệt bị bỏ
qua không được thực hiện. Đđy lă một hạn chế rất phổ biến đối với câc doanh nghiệp vừa vă nhỏ vì việc thănh lập thím bộ phận kiểm toân nội bộ sẽ lăm tăng chi phí vă giảm lợi nhuận. Việc cđn nhắc lợi ích vă chi phí lă nguyín nhđn chủ yếu khiến câc nhă quản lý bỏ qua bước thiết lập một đội ngũ kiểm toân riíng.
Hoạt động giâm sât thường xuyín vẫn được Giâm đốc thực hiện nhưng kết quả đem lại không nhiều vì không được thực hiện thường xuyín. Do bị giới hạn về không gian giữa câc chi nhânh vă số lượng nhđn viín lớn với câc hoạt động kiểm soât khâc nhau nín việc giâm sât chỉ được Giâm đốc xem vă thực hiện qua câc bâo câo ngăy, bâo câo tuần hay bâo câo thâng mă nhđn viín gửi đến. Dù vậy nhưng bâo câo không thể thể hiện hết tất cả câc vấn đề đang tồn tại ở doanh nghiệp. Một trong những mục đích quan trọng nhất khi giâm sât câc kiểm soât lă đânh giâ KSNB hiện tại vă đưa ra những sửa đổi hoặc cải tiến cho phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Tuy nhiín, tại DakMark, Giâm đốc chỉ giâm sât câc kiểm soât có được thực hiện không nhưng lại chưa chủ động đânh giâ tính thiết thực của KSNB trong khi môi trường vă hoạt động của doanh nghiệp luôn thay đổi theo thị trường vă xê hội. Vậy nếu không kịp thời phât hiện vấn đề vă chỉnh sửa cho phù hợp thì hoạt động KSNB cũng không đem lại hiệu quả như mong đợi.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Quan những thực trạng về KSNB chu trình bân hăng - thu tiền tại CTCP Thực phẩm DakMark đê trình băy trong chương 2 có thể thấy DakMark đê có nền tảng cơ bản về KSNB vă Ban Giâm đốc đê có ý thức xđy dựng xđy dựng một KSNB hữu hiệu. Tuy nhiín, do không được xđy dựng băi bản vă quản lý công ty dựa trín kinh nghiệm quản lý của bản thđn Giâm đốc nín KSNB vẫn còn những hạn chế nhất định. Có thể hiện tại, những hạn chế trong kiểm soât năy chưa ảnh hưởng nhiều đến hoạt động tại công ty nhưng tiềm ẩn một rủi ro rất lớn vă cần phải được cải thiện ngay. KSNB chỉ phât huy tính hữu hiệu ở mức tối đa khi liín tục được cải tiến, được thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị. Vậy nín sau đđy, chương 3 của khóa luận sẽ tập đưa ra những giải phâp vă kiến nghị để hoăn thiện hơn KSNB trong chu trình năy.
CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VĂ ĐỀ XUẤT KIỂM SOÂT NỘI BỘ TẠI CTCP THỰC PHẨM DAKMARK