7. Kết cấu của khóa luận
1.3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính
Kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được phản ánh tại Phụ lục 15.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương này luận văn đã tập trung vào nghiên cứu, làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong DNTM, đồng thời thể hiện rõ vai trò của kế toán các phần hành này trong việc đưa ra quyết định đối với các nhà quản lý và các cấp lãnh đạo doanh nghiệp. Chương 1 tóm tắt được những nguyên tắc ghi nhận, cách thức hạch toán của các tài khoản sử dụng liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trên phương diện kế toán tài chính phù hợp với các chuẩn mực và các quy định hiện hành. Cuối chương, khóa luận tóm tắt một số hình thức kế toán áp dụng trong doanh nghiệp giúp bộ phận kế toán có khả năng đáp ứng được nhu cầu thực tế của đơn vị. Chương 1 của khóa luận là cơ sở lý luận phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài: iiHoan thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xây dựng HitechC.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HITECH 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng Hitech
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Xây dựng Hitech được thành phố Hà Nội cấp Giấy phép kinh doanh và đi vào hoạt động vào ngày 09/09/2009.
Tên công ty: Công ty Cổ phần Xây dựng Hitech
Tên giao dịch: Hitech Construction Joint Stock Company Tên viết tắt: Hitech Construction., JSC
Địa chỉ trụ sở chính: 36 C1 phố Lý Nam Đế, Phường Cửa Đông, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Mã số thuế: 0101177229 Điện thoại: 37474322 Fax: 37474323
Email: ctycpxdht@gmail.com
Công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp và tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam. Là một tổ chức hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh, có tư cách pháp nhân, có tài khoản ngân hàng và có con dấu riêng.
Số tài khoản ngân hàng:
- Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam: 0451000254185 - Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam: 13820074683017 - Ngân hàng TMCP Sài Gòn - Hà Nội: 13820074
- Ngân hàng TMCP Á Châu: 2803769
Xuất phát điểm với vốn điều lệ 15.000.000.000 đồng, sau hơn 10 năm hoạt động, với sự nỗ lực và cố gắng không ngừng của ban giám đốc, nhà quản trị doanh
nghiệp cùng toàn thể các nhân viên trong công ty, giờ đây công ty đã phát triển và trở nên vững mạnh trên thị trường.
2.1.2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Khi mới tham gia vào thị trường, công ty hoạt động chủ yếu trong phân khúc thị trường miền Bắc, sau nhiều năm hoạt động, công ty Cổ phần Xây dựng Hitech đã trưởng thành, mở rộng thị trường ở các tỉnh miền Trung và một số tỉnh miền Nam Việt Nam với các lĩnh vực đa dạng bao gồm:
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng;
- Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động cơ điện, dây điện và thiết bị khác dùng trong mạch điện);
- Bán buôn các phụ tùng, linh kiện thay thế cho thiết bị xây dựng công trình; - Kinh doanh vật liệu xây dựng;
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải; - Lắp đặt hệ thống xây dựng;
- Kinh doanh hàng trang trí nội thất, đồ điện gia dụng; - Đại lý bán vé máy bay;
- Cho thuê máy móc, thiết bị xây dựng;...
Hoạt động kinh doanh tổng hợp nên sản phẩm của công ty cung cấp khá đa dạng. Mạng lưới kinh doanh của công ty luôn sẵn sàng cung cấp cho khách hàng các loại vật liệu, máy móc, phụ tùng, linh kiện, các thiết bị chuyên dụng trong xây dựng dân dụng và hạ tầng cơ sở công nghiệp ... Chất lượng sản phẩm là yếu tố hàng đầu công ty coi trọng để giữ uy tín và thị trường. Công ty thường xuyên tiến hành các cuộc khảo sát, kiểm định chất lượng sản phẩm đầu vào, đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu tốt nhất đến tay người tiêu dùng. Chính vì vậy, công ty giành được niềm tin trong lòng khách hàng, là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển lâu dài ở hiện tại và trong cả tương lai.
2.1.3. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xâydựng dựng
Hitech
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần Xây dựng Hitech được thiết kế và áp dụng theo mô hình trực tuyến - chức năng. Cơ cấu này là sự kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Nếu cơ cấu trực tuyến có hạn chế trong việc quản lý các bộ phận chuyên môn khác nhau đòi hỏi người đứng đầu phải thông thạo và hiểu biết toàn diện thì sự kết hợp trong cơ cấu trực tuyến- chức năng đã khắc phục được hạn chế này. Người lãnh đạo của công ty - giám đốc là người toàn quyền quyết định đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm về mọi mặt trong phạm vi doanh nghiệp. Hơn nữa, việc xây dựng cơ cấu quản lý theo mô hình này, họ sẽ được sự hỗ trợ, giúp đỡ của trưởng các phòng ban chức năng trong việc ra quyết định, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc tuân thủ, thực hiện các quyết định đề ra.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Xây dựng Hitech
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Xây dựng Hitech)
- Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có trách nhiệm giám sát điều hành mọi hoạt động SXKD, xây dựng và đảm bảo các chiến lược được thực thi theo đúng quy định. Giám đốc giữ vai trò quan trọng trong việc xây dựng và quản lý cơ cấu doanh nghiệp chẳng hạn như bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển công tác các chức vụ thuộc thẩm quyển của
mình. Bên cạnh đó, giám đốc còn là người kết nối, thiết lập và củng cố các mối quan hệ với đối tác phục vụ cho sự phát triển ổn định và lâu dài cho công ty.
- Phó giám đốc: có nhiệm vụ hỗ trợ, giúp việc cho Giám đốc, quản lý, điều hành các hoạt động mà Giám đốc phân công, bổ nhiệm. Phó giám đốc được
phép ký
duyệt, xử lý và quyết định các công việc theo sự ủy quyền. Khi có kế hoạch
nào từ
cấp trên đưa xuống, Phó giám đốc có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc các phòng
ban thực hiện. Hằng này, theo dõi hoạt động của các bộ phận, đề xuất các giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Phòng kinh doanh: thực hiện tham mưu cho ban giám đốc trong công tác bán hàng hóa, dịch vụ; vừa chăm sóc, duy trì mối quan hệ với các khách hàng thân
thiết vừa phát triển, mở rộng các kênh phân phối sản phẩm, tìm hiểu thị hiếu người
tiêu dùng từ đó đưa ra các chiến lược nhằm thu hút thị phần; phụ trách chính trong
việc nghiên cứu phát triển và cải tiến sản phẩm. Đồng thời, về phía đầu vào, khai
thác các nguồn hàng đảm bảo luôn chủ động sẵn sàng cung ứng kịp thời, đầy đủ,
đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của khách hàng.
- Phòng kỹ thuật: kiểm tra chất lượng, các thông số kỹ thuật đảm bảo sản phẩm được vận hành đúng trước khi bàn giao cho khách hàng; thực hiện công
tác tư
vấn, sửa chữa và bảo hành sản phẩm khi gặp các vấn đề trục trặc liên quan
đến kỹ
thuật; cập nhật, nghiên cứu các tiến bộ công nghệ mới và ứng dụng vào quá trình
tham mưu với các cấp lãnh đạo các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựngHitech Hitech
a. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Thông qua quá trình tìm hiểu thực, bộ máy kế toán được xây dựng tuân thủ các chỉ đạo của Bộ Tài Chính và phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Bộ máy kế toán được thiết lập theo hình thức kế toán tập trung. Phòng kế toán của công ty gồm có 4 thành viên bao gồm trưởng phòng- Kế toán trưởng, kế toán bán hàng, kế toán thanh toán và kế toán tiền lương. Mỗi vị trí đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau:
- Kế toán trưởng có một số nhiệm vụ sau:
Thứ nhất, đảm nhiệm chức năng kế toán và thuế; tham gia quản lý toàn bộ các kế toán viên, đảm bảo hiệu suất và tiến độ công việc trong bộ phận phòng kế toán.
Thứ hai, giám sát các khoản quyết toán, lập báo cáo tài chính và đảm bảo rằng các thông tin trong sổ sách kế toán là hợp pháp.
Thứ ba, đối với ban quản trị, kế toán trưởng là một trợ thủ đắc lực, cung cấp thông tin kế toán cần thiết và đề xuất ý kiến đóng góp nhằm giúp lãnh đạo kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả nhất.
Ngoài ra, kế toán trưởng còn tham gia vào việc phân tích và dự báo dòng tài chính của doanh nghiệp.
- Kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ và kế toán kho: hàng ngày theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn vật tư hàng hóa để có kế hoạch bổ sung tránh việc
thiếu hụt
đột xuất; theo dõi chi tiết công nợ khách hàng và nhà cung cấp từ đó, lập kế hoạch
- Ke toán thanh toán: quản lý các khoản thu- chi phát sinh trong doanh nghiệp; cùng với thủ quỹ tham gia kiểm tra đối chiếu và quản lý quỹ tiền mặt của
đơn vị.
- Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ: giám sát các vấn đề liên quan đến lương và các khoản trích theo lương như số ngày công, các chính sách chế độ cho người
lao động, tính lương và hạch toán các khoản trích theo lương; kiểm tra tính hợp
pháp và hợp lệ của các chứng từ thu tiền- chi tiền trước khi nhập tiền vào quỹ và
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Xây dựng Hitech) b. Chính sách kế toán
c. Công ty áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành vào ngày 22/12/2014 hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp.
d. Niên độ kế toán của công ty là năm tài chính bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
e. Công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết toán bằng đồng nội tệ: Việt Nam Đồng (VNĐ).
f. Phương pháp hạch toán HTK: phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. - HTK được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc.
- Hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán thủ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính.
- Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung trên nền tảng phần mềm máy tính MISA SME.NET.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
Cổ phần Xây dựng Hitech
2.2.1. Quy trình bán hàng, đặc điểm phương thức bán hàng và phương thứcthanh toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng Hitech thanh toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng Hitech
a. Quy trình bán hàng - thu tiền:
Hoạt động xử lý:
1.0. Lập và xét duyệt lệnh bán hàng
2.0. Lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT 3.0. Cập nhật lên phần mềm và in sổ kế toán 4.0. Lập phiếu thu
5.0. Xác nhận và ghi sổ quỹ 6.0. Cập nhật và in sổ kế toán
Khách hàng
Ke toán công nợ Thủ quỹ
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Xây dựng Hitech) b. Phương thức bán hàng
Để thúc đẩy sản lượng hàng hóa tiêu thụ, một doanh nghiệp cần quan tâm đến các cách thức đưa hàng hóa của mình tiếp cận với khách hàng. Công ty CP Xây dựng Hitech chọn phương thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng làm phương thức bán hàng chủ yếu. Doanh nghiệp xuất kho giao hàng cho khách hàng dựa trên hợp đồng hay đơn đặt hàng đã ký kết trước đó. Căn cứ trên những điều khoản đã thỏa thuận, chi phí vận chuyển hoặc là do bên mua chịu, khi đó công ty sẽ phải thu tiền của khách hàng; hoặc là do đơn vị chịu, khi đó chi phí vận chuyển được đưa vào chi phí bán hàng. Công ty phân phối các sản phẩm của mình đến các đại lý, các đơn vị thực hiện dự án xây dựng lớn. Công ty còn tham gia đấu thầu trong các dự án xây dựng. Khi trúng thầu, công ty cung ứng các thiết bị xây dựng, nguyên vật liệu phụ tùng cho công trình đó.
Để đáp ứng nhu cầu khách hàng đồng thời cũng giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, Công ty CP Xây dựng Hitech còn sử dụng phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp.
Trong trường hợp hàng hóa bị mất phẩm chất hoặc sai quy cách bị khách hàng hoàn trả, công ty áp dụng giảm giá đối với những sản phẩm này khi đem ra tiêu thụ ngoài thị trường. Hiện tại, công ty không có chính sách CKTM cụ thể đối với những đơn hàng có số lượng lớn.
c. Phương thức thanh toán
Công ty sử dụng cả 2 phương thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh toán trả chậm.
Thứ nhất, phương thức thanh toán ngay công ty được công ty áp dụng với những khách hàng nhỏ lẻ, số lượng mua nhỏ, giá trị hàng nhỏ, phát sinh giao dịch đột xuất hay khách hàng mới. Việc này nhằm giảm thiểu tối đa những rủi ro xảy ra trong khâu thanh toán. Thanh toán thực hiện ngay sau khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng. Bên mua hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng.
Thứ hai, công ty áp dụng phương thức thanh toán trả chậm với các đối tác làm ăn lâu năm, uy tín, khách hàng mua hàng với giá trị lớn. Công ty áp dụng thời hạn thanh toán đối với đơn hàng có giá trị giao động trong khoảng 20-50 triệu đồng là 20 ngày kể từ ngày phát sinh giao dịch. Trường hợp giá trị đơn hàng trên 50 triệu đồng được áp dụng thời hạn tín dụng là 30 ngày kể từ ngày phát sinh giao dịch. Công ty áp không áp dụng các chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trước hạn. Chính vì vậy, doanh thu bán chịu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu. Bên cạnh các khách hàng thanh toán đúng hạn vẫn còn những trường hợp khách hàng quá hạn thanh toán.
2.2.2. Ke toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu tại Công
ty Cổ phần Xây dựng Hitech
a. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Hiện tại công ty đã chấp hành khá tốt các quy định của Bộ Tài Chính về chứng từ kế toán doanh thu, làm căn cứ pháp lý cho việc ghi chép tài liệu, số liệu kế toán tài chính.
Trong chu trình doanh thu, hiện tại công ty đang sử dụng những chứng từ sau:
- Đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế; - Phiếu xuất kho (Phụ lục 17); - Hóa đơn GTGT (Phụ lục 18); - Biên bản trả lại hàng;
- Các chứng từ thanh toán như: phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng;
Để theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu, công ty sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK 521- Các khoản giảm trừ doanh thu và các tài khoản có liên quan như TK 3331- Thuế GTGT phải