3.3.2.1. Hoàn thiện chính sách bán hàng
Trong thời đại hiện nay, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt, hơn nữa, với loại hình kinh doanh của doanh nghiệp đã có những thương hiệu khác phát triển và có được uy tín trong lòng KH. Vậy nên, để có thể tồn tại và phát triển, doanh nghiệp không thể không thực hiện các chương trình ưu đãi cho KH nhằm thu hút KH đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm giúp tăng uy tín. Công ty có thể thực hiện một số các biện pháp như tặng kèm các sản phẩm cho KH khi mua hàng với có giá trị lớn, số lượng lớn; bán hàng với giá thấp hơn giá bán thông thường trong một thời gian quy định, nhằm kích cầu tiêu thụ; xây dựng các chương trình may rủi, khuyến khích KH tham gia gắn liền với việc mua hàng từ đó gắn với các chương trình bốc thăm trúng thưởng dựa trên sự may mắn của KH; tổ chức các chương trình cho KH thường xuyên mua hàng; tặng các phiếu mua hàng để có thể thấy được một số ưu đãi nhất định.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thực hiện một số chính sách về chiết khấu, nhằm giúp KH có thể thanh toán sớm. Chính sách này giúp công ty thực hiện thu hồi nhanh khoản nợ đồng thời giảm tỷ lệ chiếm dụng vốn trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định, đề ra các chính sách chiết khấu phù hợp với từng đối tượng như việc chỉ cần áp dụng với những đối tượng là KH mới nhằm xúc tiến thanh toán cũng như tạo mối quan hệ với họ. Đối với những KH quen biết hay có uy tín thì không cần áp dụng chính sách này. Tuy nhiên, việc áp dụng chính sách chiết khấu cần phải dựa trên tỷ suất lợi nhuận gộp mà công ty hiện nay đang thực hiện để xây dựng. Nếu tỷ lệ này quá thấp, rơi vào khoảng từ 5% đến 10% thì doanh nghiệp không nên thực hiện. Dựa trên báo cáo KQHĐKD quý 4/2020 (Phụ lục số 23) của doanh nghiệp ta có:
58
TV’ ʌɪ 1~: ____^_____Lợi nhuận gộp 1.159.911.241 , ʌ
Tỷ suât lợi nhuận gộp = ———= ^^~,= O ■ 3 1 3 ( 3 1■3 % )
j ■ ∙ t>∙r Doanhthuthuan 3.706.196.154 v 7
Nhìn vào tỷ lệ trên có thể thây rằng hiện nay, công ty đang xây dựng tỷ suât lợi nhuận gộp vào khoảng 30%, đây là tỷ lệ không quá thâp. Chính vì vậy, nhằm thu hút nhiều đối tượng KH khác nhau, thúc đẩy quá trình bán hàng cũng như tiêu thụ hàng hóa, cùng với quá trình thanh toán, doanh nghiệp nên đưa ra các chính sách bán hàng hợp lý hơn như xây dựng chiết khâu thương mại đối với KH mua hàng với số lượng lớn hay giá trị lớn, từ đó giúp công ty gia tăng lượng tiêu thụ hàng hóa; hay việc thiết lập chiết khâu thanh toán phù hợp với từng đối tượng KH nhằm thúc đẩy quá trình thanh toán, giảm tỷ lệ vốn bị chiếm dụng.
Dưới đây là bảng chiết khâu thanh toán doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:
2 Thanh toán sau từ 11 - 15 ngày 15%
3 Thanh toán sau từ 5 -10 ngày 1%
Để hạch toán chiết khâu thanh toán, kế toán thực hiện: Nợ TK 635: Khoản tiền chiết khâu
Có TK 131: Giảm trừ công nợ
_ Có TK 111,112: nếu trả bằng TM hoặc CK
Đối với chính sách chiết khâu thương mại cho những đối tượng KH mua hàng với số lượng lớn có thể được xử lý theo hướng sau:
+ Đơn hàng từ 50 triệu đến 100 triệu: chiết khâu 0.5% trên tổng giá trị đơn hàng
+ Đơn hàng từ 100 triệu đến 150 triệu: chiết khâu 1% trên tổng giá trị đơn hàng + Đơn hàng từ 150 triệu đến 200 triệu: chiết khâu 1.5% trên tổng giá trị đơn hàng
+ Đơn hàng từ 200 triệu trở lên: chiết khâu 2% trên tổng giá trị đơn hàng. Để hạch toán chiết khâu thương mại, kế toán thực hiện:
Nợ TK 511: Số tiền chiết khâu
Nợ TK 333: Thuế GTGT phải nộp tương ứng Có TK 111,112, 131: Tổng tiền chiết khâu
3.3.2.2. về phương pháp tính giá xuất kho
Công ty đang thực hiện tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Phương pháp này giúp kế toán có thể đơn giản hóa trong việc tính giá xuất kho, chỉ thực hiện một lần vào cuối kỳ, tuy nhiên nếu để đến cuối kỳ mới xác định thì thông tin cung cấp sẽ không còn kịp thời. Vì vậy, công ty có thể áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Khi thực hiện phương pháp này sẽ hơi mất thời gian hơn bởi cứ sau mỗi lần nhập, kế toán lại phải xác định giá bình quân của hàng hóa nhưng sẽ đáp ứng được yêu cầu về tính kịp thời.
Cụ thể như sau:
r , . 1 , 1 ʌ Z ~ ∙ , λ , ʌ X Giá thực tế sau mỗi lăn nhập
Giá đơn vị bình quân (sau mỗi lần nhập) = ——^-7——————-1T-
So lượng tồn sau môi Ian nhập
Ví dụ:
Ngày 1/12/2020, ghế quỳ văn phòng J059 của công ty tồn 10 cái với trị giá là 5.000.000 vnđ. Ngày 10/12/2020, nhập kho 12 cái trị giá 7.000.000 vnđ.
Tại ngày 10/12/2020:
Giá bình quân (10/12) =---ɪθɪ 12---= 545.454,54 (vnđ) Khối lượng ghế văn phòng cuối ngày là 22 cái
Trị giá ghế văn phòng cuối ngày 10/12/2020 là 12.000.000 Ngày 11/12/2020, xuất kho bán 5 cái, trị giá xuất kho là:
5 x 545.454.54 = 2.727.272,7
Trị giá ghế cuối ngày 11/12/2020 là 12.000.000 - 2.727.272,7 = 9.272.727,3 Khối lượng ghế văn phòng cuối ngày là 17 cái.
3.3.2.3. Nâng cấp phần mềm kế toán
Hiện nay, doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán MISA phục vụ quá trình xử lý các công việc phát sinh. Việc đã áp dụng phần mềm vào xử lý là một ưu điểm của doanh nghiệp, để thấy rằng doanh nghiệp đã cập nhật công nghệ thông tin vào sử dụng thay vì làm việc trên excel. Tuy nhiên, phiên bản phần mềm mà doanh nghiệp áp dụng mới chỉ dừng lại ở MISA 2019 R12. MISA hiện nay đã cập nhật phần mềm kế toán lên đến phiên bản MISA 2021 R7. Chính vì vậy, doanh nghiệp đang chưa áp dụng phiên bản mới nhất vào sử dụng. Việc áp dụng phiên bản cũ hơn
Thời gian quá hạn Tỷ lệ trích lập
Từ 6 tháng đến dưới 1 năm 30%
sẽ không có một số tính năng mới, cập nhật hơn nhằm mục đích thuận lợi hơn trong công việc.
3.3.2.4. Hoàn thiện quản lý khoản phải thu
Đến thời điểm hiện tại, công ty vẫn chưa xây dựng các khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Có thể, do KH của công ty chủ yếu là KH uy tín trong việc thanh toán, cũng như ít khi có trường hợp thanh toán quá chậm hoặc mất khả năng thanh toán. Tuy nhiên, công ty cũng cần phải xây dựng việc trích lập để tránh trường hợp có những KH mới, và định hướng phát triển của công ty đang mở rộng thị trường, nên khi đó lượng KH sẽ tăng lên, nếu không thực hiện trích lập sẽ dẫn đến tình trạng không thể kiểm soát được các khoản nợ. Các KH mới công ty chưa quen biết nhiều nên không thể xác định được tình trạng tài chính cũng như uy tín trong việc thanh toán. Chính vì vậy, để tối thiểu hóa tổn thất gặp phải, công ty cần thực hiện trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.
Nợ khó đòi là các khoản thanh toán đã quá hạn từ 6 tháng trở lên nhưng chưa thu hồi được. Ngoài ra, đối với các khoản thanh toán chưa đến hạn thanh toán nhưng KH có tình trạng tài chính xấu như có thể phá sản hoặc giải thể thì doanh nghiệp cũng cần phải xem xét để trích lập dự phòng. Tuy nhiên, việc xây dựng trích lập dự phòng phải được thực hiện theo tuần tự và phải có sự thống nhất từ ban lãnh đạo cũng như các phòng ban khác. Bởi lẽ việc thu tiền không phải là nhiệm vụ của riêng phòng kế toán. Khi bán hàng có nghĩa là đơn hàng này phải được tất cả các phòng ban trong công ty thực hiện. Hơn nữa, công ty là một thể thống nhất không tách rời nên quyết định cần phải thông qua tất cả các thành viên. Chính vì vậy, trước khi tiến hành trích lập, nếu kế toán phát hiện có khoản phải thu có dấu hiệu bất thường, kế toán cần thông báo cho các phòng ban khác, nhằm đốc thúc KH sớm trả nợ. Thường xuyên gọi điện nhắc nhở KH sắp xếp thanh toán. Nhưng cũng cần phải linh hoạt đối với từng đối tượng KH. Trong trường hợp KH có lý do hợp lý để khất nợ thì có thể xem xét và giãn nợ, kéo dài thời gian nợ.
Tình trạng xấu nhất có thể xảy ra là KH khó có thể thanh toán được nợ đúng hạn với những lý do không hợp lý hoặc có dấu hiệu bất thường trong hoạt động kinh doanh thì lúc này, mọi người sẽ cùng nhau họp bàn và tiến hành đưa ra trích lập dự phòng hợp lý. Bên cạnh đó, cần có các giấy tờ chứng minh rằng khoản nợ đó
61
không thu hồi được đúng hạn như HĐKT, biên bản thanh lý hợp đồng, bảng kê công nợ',... Mức trích lập dự phòng phụ thuộc vào thời gian thanh toán quá hạn của khoản nợ so với hợp đồng và thỏa thuận mà 2 bên đưa ra. Dưới đây là bảng phân loại thời gian quá hạn nợ doanh nghiệp có thể tham khảo nhưng không phải lúc nào cũng cần áp đặt theo tỷ lệ này mà có thể thay đổi linh hoạt tùy theo đối tượng KH.
Từ 1 năm đến dưới 2 năm 50%
Từ 2 năm đến dưới 3 năm 70%
Cách thực hiện:
- Tại lần trích lập đầu tiên:
Nợ TK 6422: Số dự phòng cần trích lập Có TK 2293: Số dự phòng cần trích lập
- Kỳ tiếp theo:
+ Nếu số dự phòng cần trích lập lớn hơn số dự phòng đã trích lập chưa sử dụng hết:
Nợ TK 6422: Số dự phòng cần trích lập thêm Có TK 2293: Số dự phòng cần trích lập thêm
+ Nếu số dự phòng cần trích thêm nhỏ hơn số dự phòng đã trích còn chưa sử dụng hết:
Nợ TK 2293: Hoàn nhập dự phòng Có TK 6422: Hoàn nhập dự phòng
3.3.2.5. Quản lý hàng tồn kho
Công ty Cổ phần OKHOME Việt Nam có đặc thù kinh doanh với số lượng sản phẩm lớn, hơn nữa, HTK của doanh nghiệp khá nhiều, là đơn vị bán lẻ đặc thù, việc HTK được dự trữ nhiều được coi là hợp lý. Mặc dù sản phẩm của doanh nghiệp là đồ nội thất, như bàn ghế tủ,. đây là những mặt hàng dễ thay đổi tính chất
sản phẩm và mẫu mã quy cách trong thời gian ngắn, việc dự trữ quá nhiều nếu doanh nghiệp không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá HTK sẽ rất dễ gây ra những tổn thất không lường trước được. Ngoài ra, khi trích lập dự phòng giảm giá HTK sẽ giúp doanh nghiệp phản ánh được trên BCTC giá trị thật của HTK mà đơn vị đang nắm giữ. Việc trích lập HTK phải dựa trên một số sổ sách chứng từ như hóa đơn, các chứng từ về giá gốc và bằng chứng sụt giảm giá trị thực tế của hàng hóa.
Việc xây dựng dự phòng giảm giá HTK được xác định như sau:
Cuối kỳ, khi nhận thấy có sự sụt giảm đáng kể trong giá trị HTK, kế toán tiến hành thu thập các bằng chứng chứng minh rằng có sự sụt giảm đó. Nếu thấy giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì kế toán sẽ cần phải trích lập dự phòng. Việc trích lập dự phòng cần phải được thực hiện theo quy định đồng thời phải theo dõi trên từng loại vật tư hàng hóa riêng biệt.
Mức trích lập dự phòng = Giá gốc - Giá trị thuần có thể thực hiện được
- Tại lần trích lập đầu tiên:
Nợ TK 632: Số dự phòng cần trích lập
Có TK 2294: Số dự phòng cần trích lập
- Kỳ tiếp theo:
+ Nếu số dự phòng cần trích lập lớn hơn số dự phòng đã trích lập chưa sử dụng hết:
Nợ TK 632: Số dự phòng cần trích lập thêm Có TK 2294: Số dự phòng cần trích lập thêm
+ Nếu số dự phòng cần trích lập nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập nhưng chưa sử dụng hết:
Nợ TK 2294: Hoàn nhập dự phòng Có TK 632: Hoàn nhập dự phòng
+ Trong trường hợp hàng hóa không còn sử dụng được nữa, kế toán tiến hành xử lý:
Nợ TK 2294: Số được bù đắp bằng dự phòng Nợ TK 632: Số tổn thất cao hơn số đã trích lập
Có TK 152/153/155/156
Công ty cũng cần phải kiểm tra, tính toán số lượng hàng hóa thường xuyên để xác định số lượng hàng tổn thất cần trích lập dự phòng.
3.3.2.6. Hoàn thiện quản lý chi phí kinh doanh
Công ty hiện nay đang thực hiện quản lý chi phí kinh doanh chưa thực sự hiệu quả. Chi phí kinh doanh hiện nay đang chiếm phần lớn trong các khoản chi phí của doanh nghiệp, chỉ sau GVHB. Việc chi phí kinh doanh chiếm quá nhiều sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp bởi lẽ, mặc dù lợi nhuận gộp của đơn vị không quá thấp nhưng do chi phí kinh doanh quá cao đã dẫn đến tình trạng lợi nhuận giữ lại cuối cùng của doanh nghiệp rất thấp. Việc kiểm soát chi phí một cách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được ngân sách của mình. Việc này không chỉ liên quan đến quản lý tài chính mà còn liên quan đến việc dùng người hợp lý của lãnh đạo. Chính vì vậy, để tối đa hóa lợi nhuận, doanh nghiệp cần cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết. Doanh nghiệp cần ghi nhận các khoản chi phí phát sinh theo đúng bản chất nghiệp vụ, kiểm soát chặt chẽ quá trình chi cho các khoản phí này bởi đây là các khoản chi phí dễ gian lận trong quá trình thực hiện, tránh tình trạng không rõ ràng. Việc kiểm soát chặt sẽ giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên kế toán hơn. Cụ thể, doanh nghiệp có thể thực hiện theo một quy trình rõ ràng, qua các bước cụ thể. Để làm tốt được việc này, doanh nghiệp cần phải có bộ phận kế toán quản trị đắc lực.
Thứ nhất, doanh nghiệp cần lập định mức chi phí cụ thể cho từng khoản chi phí nhất định, căn cứ vào biến động thị trường cũng như tình hình hoạt động của doanh nghiệp để thực hiện.
Thứ hai, thu thập các thông tin thực tế về chi phí và được thực hiện bởi tất cả các phòng ban khác nhằm chủ động trong việc xử lý thông tin. Hơn nữa, các khoản chi phí phải được phân bổ rõ ràng, cụ thể cho từng bộ phận.
Thứ ba, cần xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí từ đội ngũ nhân viên, làm thế nào để nhân viên hiểu được tầm quan trọng của việc tiết kiệm chi phí. Trao đổi với mọi người những thông tin dưới dạng dễ hiểu, tránh đưa ra thông tin dưới dạng BCTC. Tức thông tin đưa ra phải phù hợp tại thời điểm phát sinh và nơi phát sinh. Đồng thời, phản hồi về những kết quả tiết kiệm chi phí đã đạt được của họ từ đó giúp họ có động lực để kiểm soát chi phí tốt nhất.