Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 “Lập kế hoạch kiểm toán BCTC” quy định:
“Kế hoạch kiểm toán phải được lập một cách thích hợp nhằm bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán; phát hiện gian lạn, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn; và đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán giúp KTV phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với KTV và chuyên gia khác về công việc kiểm toán”.
Đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng, giai đoạn này bao gồm các công việc
sau:
Bước 1: Tìm hiểu thông tin về khách hàng và môi trường hoạt động
Thứ nhất, thu thập thông tin về khách hàng và thông tin về nợ phải thu khách hàng
Sau khi làm thủ tục tiếp nhận khách hàng và ký kết hợp đồng kiểm toán, KTV cần tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu và thu thập các thông tin, tài liệu chủ yếu có liên quan để có đuợc cái nhìn tổng quát về khách hàng nhu:
Các yếu tố về ngành nghề, pháp lý và các yếu tố bên ngoài khác nhu: thị truờng và sự cạnh tranh, các hoạt động mang tính chu kỳ hoặc thời vụ, công nghệ, nguồn cung
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
cấp, lĩnh vực hoạt động, loại hình sở hữu, bộ máy quản trị, cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh, chính sách của nhà nuớc ban hành, thuế... ảnh huởng đến đơn vị đuợc kiểm toán.
Các chính sách kế toán mà đơn vị lựa chọn áp dụng và lý do thay đổi nếu có. KTV đánh giá các chính sách kế toán mà đơn vị áp dụng có phù hợp với lĩnh vực hoạt động kinh hoanh của đơn vị, có nhất quán với khuôn khổ lập và trình bày BCTC hay không.
Cụ thể đối với khoản phải thu khách hàng, KTV tìm hiểu về ngành nghề lĩnh vực hoạt động kinh doanh của đơn vị có ảnh huởng nhiều đến các khoản phải thu không nhu việc chu kỳ kinh doanh dài khiến thời gian thu hồi nợ chậm; hay thị truờng cạnh tranh gay gắt kiến các doanh nghiệp phải nới lỏng chính sách bán chịu cho khách hàng nhằm thu hút khách hàng,. Ngoài ra, KTV cần xem xét việc áp dụng chính sách kế toán của đơn vị đối với khoản phải thu đã tuân theo chế độ kế toán của Bộ tài chính chua, có nhất quán với khuôn khổ lập và trình bày BCTC không đặc biệt với các khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá về hệ thống KSNB, đặc biệt là thông tin về KSNB đối với nợ phải thu khách hàng
Nghiên cứu hệ thống KSNB của khách hàng là một phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán. Tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng tức là thực hiện những công việc sau: tìm hiểu môi truờng kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, hoạt động kiểm soát liên quan đến cuộc kiểm toán, thông tin và truyền thông, giám sát các kiểm soát.
Đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng, KTV cần tìm hiểu về chính sách kế toán đối với nợ phải thu khách hàng tại đơn vị; cách đơn vị xây dựng các quy chế KSNB để kiểm soát nợ phải thu khách hàng và đánh giá các quy chế KSNB này có đầy đủ, chặt chẽ và phù hợp không.
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
Từ những thông tin thu thập được về khách hàng, môi trường hoạt động và KSNB đối với nợ phải thu khách hàng, KTV cần xác định những rủi ro có sai sót trọng yếu có thể xảy ra đối với khoản mục này. Từ đó để dự kiến nguồn lực kiểm toán.
Bước 2: Phân tích sơ bộ BCTC
Thông qua các thông tin đã thu thập được về đơn vị được kiểm toán gồm các thông tin tài chính và thông tin phi tài chính, KTV thực hiện so sánh số dư khoản mục phải thu khách hàng trên BCĐKT năm nay so với năm trước; so sánh tỉ trọng khoản phải thu khách hàng trong tổng tài sản lưu động (hoặc tổng tài sản) năm nay so với năm trước; so sánh tỉ trọng dự phòng nợ phải thu khó đòi trên tổng nợ phải thu khách hàng năm nay so với năm trước... nhằm mục đích:
Xem xét các biến động xảy ra trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và các biến động liên quan đến chỉ tiêu phải thu khách hàng, tìm hiểu nguyên nhân và đánh giá tính hợp lý của biến động.
Đạt được hiểu biết sâu sắc hơn về đơn vị được kiểm toán, cũng như xác định được điểm nghi vấn, xét đoán các khả năng sai phạm đối với khoản mục này, hướng đến việc thiết kế chương trình kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng cho phù hợp.
Việc phân tích sơ bộ không chỉ giúp KTV nhận ra tình hình biến động cũng như tính chất trọng yếu của khoản mục mà còn ước tính được khối lượng công việc, nội dung, thời gian, phạm vi sử dụng phương pháp kiểm toán khác, lập được kế hoạch chi tiết với những nội dung, phạm vi cần thiết, thời gian và chi phí hợp lý.
Chính vì vậy việc thu thập thông tin không đầy đủ ảnh hưởng lớn đến cuộc kiểm toán, tồn tại nhiều rủi ro mà KTV không phát hiện ra được, do đó bước công việc thu thập thông tin về khách hàng cần được KTV quan tâm đúng mực.
Bước 3: Xác định mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán
Thứ nhất, xác định mức trọng yếu cho cuộc kiểm toán
Trong giai đoạn lập kế hoạch, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu nhằm ước tính mức độ sai sót của BCTC có thể chấp nhận được, xác định phạm vi của cuộc kiểm
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
toán và đánh giá ảnh hưởng của các sai sót lên BCTC để từ đó xác định bản chất, thời gian và phạm vi các thử nghiệm kiểm toán.
Dựa vào đặc điểm hoạt động sản xuât kinh doanh của khách hàng, KTV sẽ lựa chọn ra chỉ tiêu (doanh thu, vốn chủ sở hữu, tổng tài sản.) để xác định mức trọng yếu của giai đoạn lập kế hoạch, mức trọng yếu thực hiện và ngưỡng sai sót có thể bỏ qua. Từ đó, KTV sẽ tiến hành phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục. Thường các công ty xây dựng sẵn mức độ trọng yếu cho từng khoản mục trên BCTC. Thông qua các biện pháp kiểm toán (cân đối, đối chiếu, quan sát.), KTV đánh giá mức độ sai sót thực tế của khoản phải thu khách hàng và đem so sánh với mức độ sai sót có thể chấp nhận được của khoản phải thu khách hàng đã xác định trước đó để đưa ra ý kiến.
Thứ hai, đánh giá rủi ro kiểm toán
Việc đánh giá rủi ro kiểm toán thông qua việc đánh giá: Rủi ro có sai sót trọng yếu (bao gồm rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR)) và rủi ro phát hiện (DR). Căn cứ vào rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát đã đánh giá cho khoản mục phải thu khách hàng, KTV dự kiến rủi ro phát hiện để lựa chọn phạm vi, phương pháp kiểm toán cho phù hợp. Mối quan hệ được phản ánh trong mô hình:
DR = AR/(IR x CR) Trong đó: AR là rủi ro kiểm toán
IR là rủi ro tiềm tàng CR là rủi ro kiểm soát DR là rủi ro phát hiện
Khi đánh giá về rủi ro kiểm toán cần phải hiểu được những sai sót thường xảy ra trong từng phần hành kiểm toán. Trong phần hành phải thu khách hàng, các sai sót có thể xảy ra thường liên quan tới các sai sót tiềm tàng, cụ thể như sau:
Khai khống các khoản phải thu, hạch toán sai các khoản phải thu, ghi nhận sai
kỳ các
khoản phải thu, hay không trích lập dự phòng phải thu khó đòi. các sai phạm này thường
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.2. Thực hiện kiểm toán
a) Khảo sát KSNB đối với khoản mục phải thu khách hàng
Mục tiêu cơ bản của khảo sát về KSNB đối với phải thu khách hàng là nhằm xem xét đánh giá về sự hiện diện, tính liên tục và sự hiện hữu của hoạt động kiểm soát.
* Khảo sát đánh giá về các chính sách, các quy định của hệ thống KSNB về khoản mục phải thu khách hàng
KTV tiến hành thu thập các văn bản quy định về KSNB có liên quan nhu: Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận hay cá nhân trong việc ghi nhận nợ phải thu khách hàng khách hàng, lập dự phòng phải thu khó đòi, thực hiện đối chiếu công nợ vào cuối kỳ với các đối tuợng phải thu, việc theo dõi các đối tuợng công nợ....
Khi nghiên cứu các văn bản quy định về KSNB của đơn vị, cần chú ý đến các khía cạnh cơ bản:
Tính đầy đủ của các quy định về kiểm soát đối với các khâu, các buớc liên quan nợ phải thu khách hàng khách hàng;
Tính chặt chẽ và phù hợp của quy chế KSNB đó với đặc điểm hoạt động bán hàng
của đơn vị. Ví dụ: đối với quy định về khâu kiểm soát bán chịu phải có sự phê chuẩn của
cấp có thẩm quyền (đầy đủ chữ ký của nguời có liên quan)... hoặc đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì khoản nợ phải thu khách hàng khách hàng đuợc xác định khi doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng
(thời điểm xuất hóa đơn hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ), còn đối với doanh nghiệp
xây lắp khoản nợ phải thu khách hàng khách hàng đuợc xác định khi công trình, hạng mục
công trình hoàn thành và đuợc khách hàng xác nhận. Vì vậy đối với từng đơn vị khác nhau
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
KTV có thể tiến hành:
Phỏng vấn các nhân viên có liên quan trong đơn vị theo hệ thống câu hỏi về khảo
sát KSNB khoản nợ phải thu khách hàng khách hàng. Việc thiết lập hệ thống câu hỏi này
phải theo trình tự, đầy đủ và chặt chẽ, đòi hỏi KTV phải có sự hiểu biết nhất định về KSNB đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng khách hàng, hiểu biết về sự vận hành và quy chế kiểm soát đặc thù của doanh nghiệp đuợc kiểm toán.
Quan sát quá trình thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận có liên quannhu quan sát quá trình xử lý đơn đặt hàng,quan sát vi ệc ghi nhận khoản
phải thu...
Kiểm tra các hồ sơ, tài liệu để xem xét các d ấu vết của sự kiểm soát còn luulại trên đó không nhu: lời phê, chữ kỹ của ban giám đốc phê chu ẩn bán chịu,.
* Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động KSNB
Sự thực hiện đúng đắn các nguyên tắc “Phân công phân nhiệm”, “Bất kiêm nhiệm” và “ Phê chuẩn ủy quyền” sẽ đảm bảo tăng cuờng hiệu lực của hoạt động kiểm soát, ngăn ngừa hay hạn chế đuợc sự lạm dụng hay lợi dụng chức vụ, quyền hạn trong quá trình thực hiện công việc.
Cụ thể, đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng khách hàng, KTV c ần kiểm tra xem: nguời chịu trách nhiệm ghi sổ kế toán, theo dõi các kho ản công nợ phải thu khách hàng có tham gia vào vi ệc bán hàng, lập hóa đơn hay không?; nguời đứng ra bán hàng đồng thời có phải là nguời thu tiền của khách hàng hay không?
Sau khi thực hiện các thủ tục khảo sát về hệ thống KSNB, dựa vào kết quả đã thu thập KTV đánh giá rủi ro KSNB đối với nợ phải thu khách hàng khách hàng xem ở mức độ nào. Nếu hệ thống KSNB đuợc thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
hẹp phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản và ngược lại. Trên cơ sở đó, KTV sẽ thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu kiểm toán.
a) Thực hiện các thử nghiệm cơ bản * Thực hiện thủ tục phân tích
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 520: “Quy trình phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, tìm ra những xu hướng, biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến”.
Khi kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng, KTV thường sử dụng những kỹ thuật phân tích sau:
Phân tích xu hướng:
So sánh số dư nợ phải thu khách hàng khách hàng, dự phòng phải thu khó đòi kỳ này với kỳ trước.
So sánh số liệu thực tế nợ phải thu khách hàng khách hàng, dự phòng phải thu khó
đòi của doanh nghiệp với số liệu bình quân của ngành hoặc với số liệu của doanh nghiệp
khác cùng quy mô, cùng lãnh thổ, cùng ngành nghề, cùng loại hình sản xuất kinh doanh. Qua sự so sánh, KTV sẽ thấy được chiều hướng biến động của chỉ tiêu nợ phải thu khách hàng khách hàng và dự phòng phải thu khó đòi. KTV cần làm rõ tác động của những yếu tố gây sự biến động đương nhiên đối với nợ phải thu khách hàng khách hàng và chỉ ra nghi ngờ về sai phạm có thể có, qua đó khoanh vùng trọng tâm kiểm toán và đi sâu kiểm tra chi tiết.
Phân tích tỷ suất:
KTV thực hiện phân tích các tỷ suất như:
Tỷ lệ lãi gộp trên doanh thu: KTV tính tỷ lệ lãi gộp trên doanh thu và so sánh với tỷ lệ của của năm trước hoặc của ngành. Sự biến động trong tỷ lệ lãi gộp có thể
Kiểm tra CSDL “sự phát sinh”
Kiểm tra hóa đơn bán hàng tuơng ứng của khoản phải thu khách hàng đã ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phải thu khách hàng. Kiểm tra hồ sơ phê chuẩn cho nghiệp vụ bán hàng chịu: nhu đơn đặt hàng, hợp đồng thuơng mại ... xem xét tính đúng đắn, hợp lý của nội dung phê chuẩn và tính đúng thẩm quyền của nguời phê chuẩn.
Gửi thu hoặc trực tiếp yêu cầu nguời mua xác nhận về công nợ để có cơ sở xác minh về tính có thật của khoản phải thu khách hàng.
Kiểm tra sơ đồ hạch toán thông qua bút toán ghi sổ đồng thời trên các
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
nhiên, sự biến động của tỷ lệ lãi gộp cũng có thể xuất phát từ các sai sót trong số liệu kế toán.
Tỷ lệ dự phòng Nợ phải thu khách hàng khó đòi, trên số du nợ phải thu khách hàng: KTV so sánh tỷ số này với tỷ số năm truớc qua đó đánh giá sự hợp lý của việc dự phòng nợ phải thu khách hàng khó đòi.
Hệ số thu hồi nợ hay kỳ thu hồi nợ bình quân: Hệ số thu hồi nợ đuợc tính trên cơ sở đem chia doanh thu bán chịu cho nợ phải thu khách hàng bình quân. Kỳ thu hồi nợ đuợc tính bằng 360/hệ số thu hồi nợ. Việc so sánh tỷ số này với số liệu của ngành hoặc của năm truớc có thể giúp KTV hiểu biết về hoạt động kinh doanh của đơn vị cũng nhu dự đoán khả năng có sai lệch trong BCTC.
So sánh số du nợ quá hạn năm nay so với năm truớc: Thủ tục này giúp KTV ghi nhận những biến động trong thu hồi nợ và khả năng có sai lệch trong số liệu nợ phải thu khách hàng.
Thông qua việc phân tích tỷ suất, KTV phát hiện ra đuợc những sai sót hoặc biến động bất thuờng để tập trung xem xét và tìm hiểu nguyên nhân
* Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
sổ tài khoản tương ứng như (TK 511, TK 3331.). Kiểm tra
CSDL “tính toán, đánh giá”
Tiến hành kiểm tra các thông tin là cơ sở mà đơn vị dùng để tính khoản phải thu khách hàng xem có hợp lý và đúng đắn hay không. Cụ thể là kiểm tra về: số lượng, đơn giá, thuế suất thuế GTGT của hàng bán chịu các khoản chiết khấu hàng bán...
Trường hợp bán hàng chịu bằng ngoại tệ, KTV phải kiểm tra tỷ giá ngoại tệ ghi nhận trên hóa đơn bán chịu có đúng theo quy định hiện hành.
Kiểm tra CSDL “hạch toán đầy đủ”
Lấy mẫu một số hợp đồng bán hàng có phê chuẩn bán chịu, hóa đơn bán hàng tương ứng kiểm tra xem các nghiệp vụ này đã được ghi sổ vào sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, báo cáo công nợ, bảng kê phải thu khách hàng hay chưa. Kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán của người