KSNB quy trình sản xuất gồm kế hoạch tổ chức và tất cả các phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong sản xuất kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và tin cậy của thông tin sản xuất, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra.
a. Môi trường kiểm soát
- Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của các nhà quản lý cao cấp đối với quy trình sản xuất phải nhất quán lãnh đạo cấp cao nhất, tạo ra sự thống nhất đồng bộ trong toàn bộ tổ chức, nhất là trong dây chuyền sản xuất và các bộ phận liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty. Lãnh đạo phải là người có nhận thức đầy đủ nhất về môi trường sản xuất của công ty, các điều kiện và cơ sở sản xuất, các mối liên hệ và quan hệ sản xuất liên quan đến quy trình sản xuất và đặc thù sản phẩm sản xuất của công ty. BLĐ phải là người đầu tiên có những nhận thức về rủi ro trong đặc thù sản xuất của đơn vị để chuẩn bị những phương án đối phó phù hợp cho bất cứ tình huống. Một BLĐ ý thức được việc cần hình thành môi trường kiểm soát trung thực, nghiêm túc, chỉn chu từ những khâu ban đầu cho đến khâu hoàn thiện sẽ giúp quy trình sản xuất được hoạt động hiệu quả, đóng góp sự hiệu quả cho cả các quá trình còn lại của doanh nghiệp. Hơn nữa, tạo ra một môi trường kiểm soát tốt đối với quy trình sản xuất sẽ giúp hạn chế nhiều rủi ro hoặc nhận thức, dự đoán được trước để tạo ra một tâm thế chủ động và yên tâm trong lao động, công tác, vận hành hoạt động sản xuất của công ty có quy củ và đem lại kết quả kinh doanh tích cực.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
- Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu của tổ chức. Để đạt được mục tiêu xây dựng một quy trình sản xuất có hiệu quả, đơn vị cần phân chia các quy trình và khẩu sản xuất thành những bộ phận với chức năng và quyền hạn cụ thể. Tuỳ thuộc vào đặc thù của ngành và sản phẩm đơn vị sản xuất mà DN có thể phân chia các bộ phận riêng biệt. Mỗi bộ phận đảm nhiệm một khâu của quy trình để có thể tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng suất cao hơn, sau đó các bộ phận sẽ phối hợp lại tạo nên một tổng thể quy trình toàn diện trong sản xuất. Bởi vì quy trình sản xuất không phải là chỉ có bước sản xuất ra sản phẩm, quy trình sẽ bao gồm các bước chuẩn bị và hoàn thiện, nên mới thực sự cần thiết phải có sự phân chia và xây dựng cơ cấu tổ chức một cách khoa học và minh bạch để mang lại hiệu suất cao trong công việc.
- Phương pháp uỷ quyền là cách thức người quản lý uỷ quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Dù là bất kể quy trình nào thì đều cần có những uỷ quyền rõ ràng bằng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng. Đặc biệt hơn đây là quy trình sản xuất, như ở trên thì cơ cấu tổ chức phải phân chia thành từng bộ phận chuyên môn cụ thể, trong đó sẽ có những người đứng đầu từng bộ phận. Đây là nhà quản lý có đủ chuyên môn kiến thức về phần công việc họ
làm. Vì vậy, BLĐCC sẽ uỷ quyền cho những nhà quản lý này dể quyết định và thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất của DN. Họ có thể là những giám đốc chuyên môn, giám đốc sản xuất, quản lý sản xuất, quản lý dây chuyền, quản lý nguyên vật liệu,... BQT cần có những quy định bằng văn bản công khai minh bạch rõ ràng uỷ quyền cho họ những quyền cụ thể trong việc quyết định các công việc liên quan trong quy trình sản xuất, tránh được sự lạm dụng nếu chỉ có một cấp quản lý mà không có uỷ quyền.
- Sự tham gia của HĐQT và Ban kiểm soát sẽ làm môi trường kiểm soát quy trình sản xuất được hiệu quả và nghiêm túc hơn. Dù thiết lập các cấp lãnh đạo chuyên
môn nhưng lạnh đạo cao cấp những phải thương xuyên quan tâm và kiểm tra chặt chẽ các quy trình trong doanh nghiệp.
- Trình độ và phẩm chất cán bộ nhân viên là yếu tố quan trọng trong bất kể lĩnh vực nào và đối với quy trình sản xuất thì lại càng cần thiết hơn. Nhân viên, người lao
nguyên vật liệu sản xuất, là sự cố liên quan đến cơ sở vật chất hay máy móc thiết bị, là sự cố liên quan đến thiếu hụt nhân lực,... Sau đó đến giai đoạn đi vào sản xuất thì
lại có thể xảy ra các rủi ro thường thấy khác như sự cố làm hỏng máy móc công
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
động ở mọi vị trí hay các cấp công việc thì đều phải đảm bảo được kiến thức và kĩ năng cần thiết của mình ở trong công việc đó. Nếu chưa đủ kiến thức thì DN sẽ tố chức đào tạo cho người lao động để đáp ứng được tính hiệu quả và đồng đều trong công việc. Pham chất của cán bộ công nhân viên cũng là yếu tố quan trọng vì thiếu điều này thì các hoạt động kiếm soát có chặt chẽ đến mấy cũng vẫn sẽ tạo ra sơ hở và
vi phạm. Đặc biệt đây còn là quy trình sản xuất, vốn là một phần rất đa dạng và phức tạp với nhiều khâu và nhiều công việc liên quan. Nếu ở một bộ phận hay một cá nhân
nào đó không có phẩm chất tốt và ý thức phát triển công ty thì cũng không dễ dàng đế phát hiện.
- Các chính sách về nguồn lực, trong quy trình sản xuất, đây là cấc chính sách
ở đầu vào khi tuyến dụng, cần có những yêu cầu và điều kiện cụ thế ở khâu tuyến dụng, sau đó là chính sách đào tạo đế trở thành người lao động hoặc nhân viên chuyên môn. Các chính sách này ảnh hưởng đến trình độ của các cán bộ nhân viên. Ngoài ra, các chính sách về khen thưởng hay trách phạt cũng là yếu tố cần thiết và được xây dựng rõ ràng đế cải thiện phẩm chất của người lao động, thôi thúc họ cố gắng làm việc và phát triến hoặc đế răn đe, ngăn ngừa trước những ý định mang tính tiêu cực
trong quá trình lao động sản xuất.
- Sự trung thực và các giá trị đạo đức. Đế tạo được những ý thức này trong đội
ngũ cán bộ nhân viên làm việc trong quy trình sản xuất, các nhà quản lý cao cấp cần phải xây dựng ban hành các thông tin rộng rãi các hướng dẫn về những nguyên tắc đạo đức , hạnh kiếm liên quan đến mọi cấp dưới về việc tuân thủ các nguyên tắc này . Một vấn đề cũng rất quan trọng là phải loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên đến sai phạm , thí dụ việc yêu cầu nhân viên phải hoàn thành công việc trong mọi thời hạn quá ngắn có thế dẫn đến sự dối trá hoặc báo cáo không trung thực.
b. Đánh giá rủi ro
- Nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro khiến cho các mục tiêu của đơn vị không thực hiện được. Đối với quy trình sản xuất, các nhà quản lý phải nhận dạng và dự đoán trước các rủi ro có thế xảy ra đối với từng khâu của cả quá trình sản xuất. Từ giai đoạn chuẩn bị sản xuất thì có thế có những rủi ro nào có thế xảy ra làm ảnh hưởng đến khâu đi vào sản xuất sau đó. Đó có thế là những sự cố đối với việc chuẩn bị
SV: Đào Thanh Hằng 28 K20CLCH
nghệ, làm gián đoạn quá trình sản xuất, hay sản phẩm trong quá trình sản xuất có những đột biến khác với thiết kế ban đầu,. Rồi cuối cùng là khâu sau khi đã hoàn thành tạm thời sản phẩm, sản phẩm có thể không đạt yêu cầu của khách hàng, không đạt yêu cầu đặt ra ban đầu, thiếu hụt hoặc dư thừa quá nhiều làm hao hụt tài chính của DN. Vô vàn rủi ro có thể xảy ra còn tuỳ thuộc vào đặc thù của từng loại hình sản xuất. Nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo là phải nhận thức và dự đoán đúng đắn, phân tích và đưa ra phương án phòng ngừa thích hợp cho bất kì tình huống nào có thể xảy ra trong suốt quá trình sản xuất, đồng thời có các phương án thay thế để hạn chế nhất có thể các ảnh hưởng tới sự liên tục của hệ thống sản xuất.
- Nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro phát sinh từ các biến động trong
môi trường kinh doanh. Đây sẽ là những nhận định, phân tích và dự đoán mang tính vĩ mô hơn, đi sâu nghiên cứu tống thể thị trường kinh tế và môi trường kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng, năng lực tiêu dùng của khách hàng để thành lập kế hoạch sản xuất.
a. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát sản xuất phát triển các kế hoạch và tiến độ điều hành ngắn hạn từ kế hoạch dài hạn. Trong quá trình đó, nó thực hiện các chức năng sau:
- Xây dựng lịch điều hành sản xuất cho phù hợp với khả năng sẵn có về vật liệu theo tiến độ, các công việc còn tồn đọng trước đó, xác định nhu cầu cho sản phẩm và thời gian chuẩn bị, kết thúc sản xuất.
- Giải quyết nhanh gọn hoặc hướng dẫn các phân xưởng sản xuất thực hiện các tác nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng tiến độ sản xuất.
- Xuất vật liệu cho các phân xưởng hoạt động khi chức năng này không được thực hiện bởi bộ phận kiểm tra vật liệu.
- Quản lý quá trình hoạt động trong các bộ phận tác nghiệp, xúc tiến công việc của các bộ phận này sao cho nó có thể bám sát tiến độ và tháo gỡ những công việc của một số phòng khi tiến độ bị thay đối.
Hoạt động kiểm soát chính bao gồm :
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ. Đối với quy trình sản xuất, phân chia trách nhiệm thường tách biệt giữa:
+ Chức năng quản lý sản xuất và chức năng kiểm duyệt chất lượng sản phẩm. Bộ phận sản xuất sẽ không được đồng thời kiêm nhiệm vị trí kiểm tra chất lượng cuối cùng của sản phẩm hoàn thành. Vì nếu quá trình sản xuất có xảy ra sai sót nhầm lẫn thì khẩu kiểm tra cuối cùng là người khác thực hiện sẽ có thể phát hiện ra, giảm thiểu rủi ro gian lận.
+ Chức năng chuẩn bị nguyên vật liệu đầu vào và chức năng sản xuất. Hai bộ phận này tách riêng đảm bảo cho việc nguyên vật liệu hay tài sản của công ty không bị biển thủ với những mục đích cá nhân khác. Nếu hai chức năng là cùng một người quản lý sẽ dễ dẫn tới rủi ro thất thoát nguyên vật liệu.
- Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động. Mỗi khâu của quá trình sản xuất nên để những người khác nhau chịu trách nhiệm. Vì bất kì ai trong đơn vị đều có thể quyết định sản xuất hay quyết định chi dùng nguyên vật liệu thì sự hỗn độn sẽ xảy ra. Trong một quy trình sản xuất, các nghiệp vụ thường được uỷ quyền đó là hạn mức tồn kho nguyên vật liệu chuẩn bị cho sản xuất, hạn mức xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, số lượng sai lệch tổng sản phẩm so với dự tính, mức độ chất lượng sản phẩm so với thiết kế gốc.... Bên cạnh đó còn kết hợp với các uỷ quyền cụ thể liên quan đến một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ trong quy trình. Có thể là đích danh một cán bộ quản lý dây chuyền, cán bộ quản lý khâu đánh giá chất lượng sản phẩm, nhân viên quản lý kho nguyên vật liệu với từng đầu mục nguyên vật liệu.
- Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin. Tài sản vật chất sử dụng trong quy trình sản xuất thường là những tài sản lớn, cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô,
hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích. Trang thiết bị máy móc cần phải được sử dụng cho đúng mục đích sản xuất theo chỉ thị và kế hoạch. không được lạm dụng cho những mục đích cá nhân. Thông tin ở quy trình sản xuất cũng chính là một tài sản của đơn vị. Tiết lộ các thông tin từ việc hoạt động sản xuất như giá vốn hàng bán,
SV: Đào Thanh Hằng 29 K20CLCH
giá thành sản phẩm, thiết kế sản xuất, hệ thống máy móc,.. .co thể gây thiệt hại lớn cho đơn vị. Thông tin cần được bảo vệ thông qua các quy định và thủ tục thích hợp.
- Kiểm tra độc lập là việc kiểm tra của một người không phải là người thực hiện nghiệp vụ. Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo một sự kiểm soát lần nhau một cách tự nhiên trong hoạt động, kiểm tra độc lập vẫn tồn tại trong một số khâu sản xuất
mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao. Ở các khâu sản xuất phức tạp và rắc rối, có thể có những người có năng lực chuyên môn như chuyên gia thường xuyên hoặc đột xuất kiểm tra, kiểm nghiệm để có thể tìm ra sai sót hoặc gian lận một cách khách quan.
- Phân tích rà soát là sự so sánh giữa các số liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Trong quy trình sản xuất, các cấp quản lý sẽ chú ý đến việc so sánh nguyên vật liệu giữa các dây chuyền, so sánh số liệu nguyên vật liệu hoặc số liệu sản phẩm giữa các kỳ các đợt sản xuất trước,. Khi so sánh một loạt dữ liệu này với loạt dữ liệu kia để
tìm ra sự chênh lệch và tìm ra lời giải thích cho những sự khác biệt đó, để đảm bảo trong quá trình vận hành sản xuất không xảy ra vi phạm hay gian lận nào.
b. Thông tin và truyền thông
Thông tin và cách thức truyền thông là yếu tố không thể thiếu để đơn vị nhận dạng các sự kiện tiềm tàng, đánh giá và phản ứng với rủi ro. Chất lượng thông tin trong điều kiện sự phát triển mạnh mẽ của khoa học về công nghệ thông tin hiện nay và nội dung thông tin phải gắn liền với việc quản lý các rủi ro tại đơn vị. Thông tin phải được cung cấp cho những người liên quan theo những cách thức và thời gian thích hợp để họ có thể thực hiện quá trình quản trị rủi ro và những nhiệm vụ liên quan. Trong quy trình sản xuất, thông tin về thực trạng sản xuất phải luôn được cung cấp kịp thời tới các bộ phận liên quan đến nguyên vật liệu, và ngược lại. Hoặc tình hình sản xuất vận hành giữa các dây chuyền và bộ phận cũng luôn phải được thông tin kịp thời và đúng đắn để kết hợp sản xuất hiệu quả, không gây lãng phí tài nguyên hoặc không để xảy ra sơ hở dẫn đến vi phạm.
c. Giám sát kiểm soát
SV: Đào Thanh Hằng 30 K20CLCH
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Đơn vị sẽ tổ chức giám sát thường xuyên hoặc giám sát định kỳ để đưa ra sự đánh giá của người quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét hoạt động có đúng như thiết kế không và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp từng giai đoạn sản xuất.