Vấn đề cần hoàn thiện nhất trong các hoạt động kiểm soát đó là sự uỷ quyền. Công ty phải thay thế hình thức uỷ quyền bằng lời nói, truyền miệng bằng hình thức uỷ quyền thông qua văn bản cụ thể, chỉ đích danh cá nhân được uỷ quyền và thời gian hiệu lực uỷ quyền. Hình thức này sẽ khiến cho người được uỷ quyền phải có trách nhiệm cao hơn đối với quyền hạn của mình. Bên cạnh đó sẽ hạn chế xảy ra rủi ro gian lận do lợi dụng quyền hạn mà quyết định các công việc ngoài chức năng và trách nhiệm. Các cán bộ cấp cao và lãnh đạo cũng không thể tuỳ tiện dễ dàng uỷ quyền cho bất cứ người nào.
Dù đã phân chia trách nhiệm đầy đủ song khâu kiểm tra độc lập vẫn cần phải thực hiện, là bước kiểm tra của mội người không tham gia vào quy trình sản xuất.
Ban lãnh đạo có thể định kì mời các chuyên gia về dây chuyền sản xuất hoặc chuyên
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
gia về thẩm định chất lượng sản phẩm về công ty để kết hợp kiểm tra đánh giá chất lượng quy trình sản xuất cùng với BKS.
Hoạt động phân tích rà soát cần được BKS thực hiện đầy đủ và có trách nhiệm hơn. Ngoài việc phân tích đối chiếu giữa các số liệu của quá trình sản xuất hiện tại với các số liệu theo thiết kế ban đầu, các thành viên BKS phải tiếp tục so sánh đối chiếu giá cả, số lượng NVL, số lượng sản phẩm từng giai đoạn, số lượng thành phẩm, số sản phẩm chênh lệch thừa hay thiếu, số lượng sản phẩm có thể tạo ra dưới cùng một lượng NVL, các chỉ số cụ thể về chất lượng sản phẩm của các đợt sản xuất trước đó hay các đợt sản xuất đơn hàng tương tự. Sau khi rà soát một loạt số liệu theo cách này thì chênh lệch đáng kể ở đâu sẽ được phát hiện một cách dễ dàng và rà lại ngay nguyên do. Viêc phân tích rà soát phải thực hiện cả trong quá trình sản xuất và sau khi hoàn thành. Phân tích rà soát trong lúc sản xuất sẽ giúp sớm phát hiện ra những rủi ro có thể xảy ra và khi đó sẽ có thể sửa chữa kịp thời hơn là khi hoàn thành rồi mới phân tích rà soát.
Bảo vệ tài sản vật chất cần được BKS chú ý và thiết kế cho phù hợp hơn. Công nhân viên trực tiếp làm việc trên các máy móc thiết bị đó đều có trách nhiệm bảo quản giữ gìn và kiểm tra chứ không riêng mỗi quản đốc. BKS cần đưa ra nội quy cụ thể về vấn đề này.
Trong công đoạn mua NVL sản xuất còn tồn tại hạn chế lớn đó là chưa có sự phân công phân nhiệm rõ ràng đối với phòng Kế hoạch thị trường trong việc vừa làm việc với nhà cung cấp về mỗi đơn đặt hàng vừa là người mang hoá đơn về cho phòng Kế toán. Rất dễ xảy ra gian lận với tình huống nhận viên của phòng Kế hoạch thị trường đi mua hàng hoá và cấu kết với bên cung cấp về điều chỉnh giá cả và lập hoá đơn với giá khống cao hơn thực tế rồi đem về cho kế toán, số tiền thanh toán dư thừa sẽ bị trục lợi cá nhân. Vì vậy, ở khâu tìm hàng và tham khảo giá, chốt giá trước khi đặt mua phải có sự chứng kiến hoặc phê duyệt của cả đại diện phòng kế toán và lãnh đạo công ty.
BKS cần có thiết kế kiểm soát chú trọng hơn trong việc kiểm tra chất lượng NVL đầu vào. Hiện tại công ty mới chỉ kiểm tra xác suất chất lượng sản phẩm đối với những NVL đặc biệt, ít nhập hay các nhà cung ứng mới mà với các loại NVL
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
chính và số lượng nhập lớn của nhà cung ứng thân quen thì lại không kiểm tra kiểm duyệt. Neu nhà cung cấp phát hiện điều này trong lúc đến giao hàng thì họ có thể sẽ lợi dụng sơ hở này để giao hàng kém chất lượng để kiếm lời hơn từ phía công ty. Vì vậy, dù là NVL quen thuộc hay đặc biệt thì đều nhất thiết phải kiểm tra chất lượng đầu vào.
- Hoạt động kiểm soát tại khâu sản xuất và khâu hoàn thiện sản xuất cùng cần được thiết kế chặt chẽ và có trách nhiệm hơn. Đối với công đoạn sản xuất, ngoài các xử lý và kiểm soát về chuyên môn và đặc thù sản xuất thì công ty cần phải đặt trách nhiệm lớn hơn cho công nhân đối với việc bảo quản tài sản vật chất của công ty. Hiện tại mới chỉ để quản lý là quản đốc và cán bộ phòng Kỹ thuật điều hành sản xuất trực tiếp quản lý hiện trạng và kiểm tra máy móc trước và sau giờ làm. Công nhân cũng phải có trách nhiệm đảm bảo máy móc vận hành liên tục, bảo quản trong và sau khi sử dụng, không để xảy ra hỏng hóc một cách chủ quan, có ý thức làm việc và giữ gìn tài sản công ty. Công đoạn hoàn thiện sản xuất, trong việc kiểm tra chất lượng sản phẩm, phải có sự giám sát hoặc tham gia trực tiếp của cán bộ quản lý, để tránh sự thông đồng và gian lận của công nhân.