f) Bộ phận kế toán
2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHHTM & DV Thùy Ninh
QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV THÙY NINH
2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH TM & DV ThùyNinh Ninh
• Các sản phẩm kinh doanh chủ đạo tại doanh nghiệp:
- Sản phẩm gạch: gạch granite, gạch ceramic, gạch bê tông khí... - Sản phẩm đất nung: ngói lợp, gạch chẻ, gạch cotto...
- Sứ vệ sinh: Bàn cầu, chậu rửa mặt, chân chậu... - Sen vòi: Sen tắm, vòi rửa bát,...
- Chậu rửa bát, gương và một số sản phẩm phụ khác
Công ty TNHH TM & DV Thùy Ninh là đại lý cấp 1 của hãng Viglacera trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh và ngoài ra còn bán một số sản phẩm của các hãng khác như Đồng Tâm, INAX, Cotto, TOTO, Picenza, Ariston,...
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
• Quy trình bán hàng tại Công ty TNHH Thùy Ninh
Sơ đồ 2.5: Quy trình bán hàng tại Công ty
Khách hàng Nhân viên
bán hàng
Nhân Thủ kho và viên kế Nhân viên kho toán Nhân viên giao hàng Thủ quỹ Khách hàng Tiếp cận khách hàng ▼ Hỏi nhu cầu cần mua
Giới thiệu sản phẩm
Khách hàng chốt đơn và lên đơn đặt hàng- Báo giá và thuyết phục khách hàng -► Lập giấy biên nhận giao hàng Lập phiếu —I ► xuất kho Tiếp nhận phiếu xuất kho và thực hiện xuất hàng và hóa đơn GTGT Thuê DN VC Nhận < hàng và kiểm tra hàng
Lấy hàng tại kho
Vận chuyên 4iàng cho khách Ghi số thu tiền Thu tiền và ghi chép vào sổ quỳ
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
• Giải thích sơ đồ:
- Khách hàng: Những đối tượng khách hàng ở đây có thể là khách hàng lần đầu biết đến cửa hàng hoặc những khách hàng tiềm năng (mua buôn/ các đại lý cấp
2). Đối
với khách hàng tiềm năng, đa số họ gọi điện thoại hoặc nhắn tin hỏi về loại hàng hóa
cần tìm mua. Sau khi bên bán đáp ứng đủ nhu cầu mua của khách hàng, khách
hàng sẽ
chốt đơn và lên đơn đặt hàng.
- Bán hàng : Đối với khách mua lần đầu tại cửa hàng, nhân viên bán hàng sẽ chào đón, tư vấn, giới thiệu và báo giá sản phẩm mà khách hàng cần tìm mua.
Sau khi
nhân viên bán hàng đã thuyết phục được người mua. Hai bên cùng chốt đơn
hàng và
lên đơn đặt hàng. Cùng với đó là tiếp nhận đơn đặt hàng từ những khách hàng tiềm
năng và kiểm tra đầy đủ thông tin trên đơn đặt hàng như: chữ ký người đại diện, thông
tin người mua và thông tin về sản phẩm. Đơn đặt hàng có thể gửi qua scan trên máy
tính hoặc fax về bộ phận bán hàng. Sau đó, lập giấy biên nhận giao hàng hai tờ,
một tờ
giao cho khách và một tờ cửa hàng giữ lại.
- Kế toán: Lập phiếu xuất kho theo thông tin trên giấy biên nhận giao hàng. Sau khi xuất hàng khỏi kho và nhận tiền thanh toán từ người mua, kế toán lập phiếu
thu và
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
• Phương thức bán hàng
- Hình thức bán hàng đối với khách hàng là đại lý hay khách mua buôn : Khách hàng sẽ gọi điện thoại hoặc nhắn tin để liên hệ với nhân viên bán hàng và hỏi
xem số lượng hàng hay mã hàng cần mua có còn hay không. Sau khi đã thỏa
mãn nhu
cầu về sản phẩm cần mua thì khách hàng lên đơn đặt hàng và trao đổi về phương thức
giao hàng. Khách hàng có thể lựa chọn hình thức giao hàng tại kho cho người
đại diện
đến lấy hàng hoặc thuê vận chuyển thẳng tại kho người bán (phí vận chuyển sẽ
do hai
bên thỏa thuận).
- Hình thức bán hàng đối với khách hàng mua lẻ: Khách hàng sẽ đến trực tiếp cửa hàng và hỏi số lượng, loại hàng hóa cần tìm mua. Nếu trong kho còn sẽ giao trực
tiếp tại kho, nếu trong kho hết loại hàng mà khách cần mua thì cửa hàng sẽ đi nhập
hàng về kho rồi giao cho khách.
• Phương thức thanh toán
- Trả tiền mặt: Khi hàng hóa đến tay người mua, đó là lúc quyền sở hữu sản phẩm được chuyển đổi từ người bán sang người mua. Khi đó, khách hành thanh toán
tiền hàng bằng tiền mặt.
- Chuyển khoản: Đa số khách hàng mua buôn với số lượng hàng hóa lớn thì sẽ sử dụng phương thức thanh toán này.
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH TM & DV Thùy
Ninh
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản giảm trừ
doanh thu
❖Ke toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Các loại chứng từ và sổ sách liên quan tới doanh thu được DN sử dụng: Giấy biên nhận giao hàng, Phiếu thu, Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có, Phiếu xuất kho, Hợp
đồng mua bán
• Tài khoản doanh thu được DN sử dụng:
Công ty Thùy Ninh sử dụng TK 511- “Doanh thu bán hàng và CCDV”
Công ty sử dụng tài khoản là TK 51111 để phản ánh các khoản thu được từ việc bán hàng và TK 5118 để phản ánh các khoản chiết khấu được hưởng từ Tổng Công ty Viglacera.
• Quy trình ghi sổ:
- Đối với khách hàng mua buôn, đối tác của công ty: DN nhận được đơn đặt hàng từ người mua, xem xét số lượng hàng còn đủ hay không để cung cấp cho người mua. Nếu mã hàng đó được kiểm tra là đủ số lượng trong kho, kế toán sẽ tạo hợp đồng mua bán, yêu cầu hai bên thực hiện việc ký kết, đóng dấu đầy đủ và đọc rõ các thông tin trên bản hợp đồng. Sau khi đã hoàn thành thủ tục ban đầu, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên thứ 1 để lưu, liên thứ 2 để đưa cho khách giữ, liên thứ 3 để lưu giữ nội bộ và kèm theo đó in phiếu xuất kho 2 bản: bản thứ 1 lưu làm căn cứ, bản thứ 2 đưa tới thủ kho để xuất hàng và lập giấy biên nhận giao hàng 2 liên: 1 liên lưu tại công ty, 1 liên giao cho khách và thủ kho sẽ xuất hàng theo như số lượng, thông tin được trình bày trên hóa đơn GTGT. Công ty thống nhất với khách hàng về cách thức thanh toán tiền hàng và cách thức nhận hàng. Nếu khách đồng ý giao hàng tận nơi thì trước khi xe vận chuyển chở hàng đi giao, nhân viên phụ xe và thủ kho cần kiểm tra và đếm lại số lượng cũng như tình trạng hàng hóa một lần nữa để tránh trường hợp hoàn
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
Sau khi hàng đã tới địa chỉ của khách hàng, nhân viên phụ xe và lái xe thực hiện bốc dỡ hàng trên xe xuống vị trí khách hàng yêu cầu. Đề nghị khách hàng kiểm tra hàng hóa trước khi ký nhận và giao lại giấy biên nhận giao hàng cho khách, yêu cầu khách hàng ký rõ họ tên và nhận lại 1 liên giấy biên nhận giao hàng để nộp lại phòng kế toán.
Ke toán sẽ thực hiện việc nhập số liệu vào phần mềm máy tính thông qua các chứng từ: phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, giấy biên nhận giao hàng.
- Đối với khách hàng mua lẻ: Khách hàng lựa chọn sản phẩm theo mong muốn, nhân viên bán hàng tư vấn và thuyết phục khách. Sau khi chốt đơn hàng thành công, kế toán bán hàng lập giấy biên nhận giao hàng 2 liên và hóa đơn GTGT gồm 3 liên như đối với khách hàng mua buôn. Sau đó in phiếu xuất kho 2 bản và giao cho thủ kho, thủ kho tiếp nhận phiếu xuất kho và thực hiện việc xuất hàng cho khách. In phiếu thu tiền hàng gồm 2 bản: bản thứ 1 lưu, bản thứ 2 giao cho khách. Kế toán lưu trữ và dựa theo thông tin trên hóa đơn, chứng từ hạch toán lên trên phần mềm. Tất cả các loại sổ: Sổ cái, sổ chi tiết,.. đều được phần mềm tự động làm.
• Quy trình hạch toán :
Tất cả các loại chứng từ: Giấy biên nhận giao hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu đều được lưu lại và bảo quản tại nơi làm việc của phòng kế toán. Dựa theo các chứng từ đó, kế toán thực hiện thao tác nhập các thông tin thể hiện trên chứng từ vào phần mềm kế toán. Vào phần bán hàng và nhập dữ liệu, máy tính tự động lên vào các loại sổ của TK 511 và TK liên quan tới nghiệp vụ : TK 1121, 1111, 131. Từ TK 511 thực hiện thao tác kết chuyển sang TK 911 vào lúc cuối kỳ.
• Ví dụ:
Vào ngày 18/04/2019, Công ty TNHH Soi Sáng mua hàng để xây dựng nhà hiệu bộ và nhà cầu số 1 của trường THCS Nam Sơn, Bắc Ninh, DN đã đặt mua gạch lát nền 600*600 granit với số lượng hàng là 1,060 m2. Sau khi thỏa thuận đồng nhất, Công ty Thùy Ninh lập hợp đồng nguyên tắc (Phụ lục 01), hóa đơn GTGT (Hình 2.2) và bên mua thực hiện thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản. Kế toán hạch toán như sau:
*.yv∕ Ivyh wn ‘•ryvỊ rh∣ng*>ι IArhingflI lén pat ■ .⅜ IthflWI i⅝⅛ ■ A ∣ng
7Sli-Silil1Ml ' 4*> ItTI ¾⅜ ∙tin1∣<v∣
*.∙tf⅛ -In v> IifTI <βttv
• I-I - -■ < <1 < <
1MM
MIWVSMi W VSMMl Kt Ilill-I V- '∙ < Há- 1.1111 m l I O -Maainai -Ita
HlWIMMM IWVSMM Ii --IUiI.-; '.. MV) - Iil l I O AMIOtai 4M
IWIMMM IWVSMM Ii -IUtI.-; -. NVtII - Iil l I O GiaaiIiai ftM
IWIMMM IWVSMM K-IHKId Vn < ⅛⅛ I ‘.1111 • >• l I O G IMHiai 64∣α
IWIMMM IWVSMM KnuiHIiI √ι: < 'li I ‘.1111 • Il l I O í. JMIOtai 6J
IWIMMM W IMMMI KnniHI-I Vn It- ‘.1111 Hl l I O GIflI Otai S.
IWIiMMM W IMMMI PittIUH < MI h Lr 1 ‘.1111 .... l I O VfMHiai VhflIi
IW1<MM W IMMMl Bmsr Vn.- -Wh -.1111 1.11 O Λ SSrtinniI 5Sr
MJWIMMMl MJ rtIdSM- It-JJHV ■'OV -*⅛ .... IJI t I V J-JjIJI VJU JItJV
W MIW1.1SM Knuisv Vqn ∙.p Vi ‘.1111 Hl l I O GfJflHiat GAfl
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
Nợ TK 131: 185,500,000 Có TK 333: 16,863,636 Có TK 51111: 168,636,364
Hình 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng xuất bán
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
Hình 2.3: Màn hình lập hóa đơn GTGT
Nguồn: Phòng kế toán của Công ty TNHH TM & DV Thùy Ninh
Hình 2.4: Sổ chi tiết TK 51111 của tháng 4 năm 2019
IMMMl
W IMMM W IMMMI ItiniSIJ t.orh I1NSO 1 - Hl l I O ZIIaaiIiai Zliaa
IWIMMM W IMMMI K -IUtl '■ I1WhIflIiflI 1 - Hl l I O Jieviiai Jtrtzi
IWIMMM W IMMMI K-IHKIJ tx.«-h IflKO 1 ‘.1111 • Il l I O 1IZHiai 1Z-1
IW1MM W IMMMI K-HKI ■■ Ufilr IOt M ì ‘.1111 • Il l I O Mr-Iiai -W
MI1∙∙1MM. IWIiISMM κ∙-IIBV GnhMIMI1 Hl l I O 1 JfJHiai 1Jff
MIWIMMM W '.IlMMl-.VMMl K--I B-MiWUWI C ..M h I ɪɪ- < ΛC,ΛΛ3MΛ ‘Í ".1111■ ■ "ĩĩĩ• ị- l I õO UMfxlS, /4»454 431) ∙<.r,r.M44
IMMM
JW MjrtIdSM- K -J41W CJoxh L0-.<J*∙i: .... IJI t I V 6t∣4∙j46U 6
⅛
IMMMl
W IMMM W IMMMI PItriWfl IftihLa 1 ‘.1111 .... l I O ISfflItaai 4Xfl
IWIMMM W IMMMI P ItrrBS IfTihLa 1 ‘.1111 .... l I O ISzIIItai I -.-IIi
IW W IMMMI P' ∣.>∣t∣ l⅛rh⅛ι∖Λ∙4t: - .... I l O JZJJ /JJ ZZA IMMM IW IMMMI W P -HMH C tιa⅛> ‘.1111 .... I l O 4S1 KIK 4 K IMMM
IWIMMM W IMMMI P -IiMH ' -IIH -I ‘.1111 .... l I O Ilfl-IflMi M⅛
IW MIWIdSM- P IIIMH •»n I.¾1I∖AX ‘.1111 .... I
l O IMIHiai 1Mi
IMMM
IWIMMM MIWIdSM- P IIIMH Vn I ÓI ‘.1111 .... l I O 1 IHfi »4 11
IW IftSMM IftSMM lW Vn lẽ -.1111 1111 O Λ Ifn mi I r IMMM
JWIMMMl MjrtIdSM- Pi -JJJdH JSAir JJi .... 1111 t I V JISldIS ■JIJI
W lWIdSMM PIiriHI C . hfe.∣ ‘.1111 .... I
l O Xif.<, Xt
IMMM
IWIMMM IWIdSMM PIiriHI v,k,.τ. I Λt Mt ‘.1111 .... l I O f, z’Z Zz J €A
IW MirtIMM- p∙' ∣ ..^> C1WhflIIflO ì Hllll .... I
l 1 < 1 M-: IM. 1M-
Sodong =
Ngày, tháng ghi SO Chứng từ Dỉền giãi Nhật ký chung Sổ hiệu TK đỗi ứng So tiến So hiệu Ngày, tháng Tran g SO ST T dò ng Ntf Có A B C D E G H 1 2 - So dư đâu kỳ 4 086 240 007