1.3 .Các nguyên tắc kiểm soát
3.3. Giải pháp
3.3.3. Các hoạt động kiểm soát
❖ Soát xét của Nhà quản lý
Thời diêm kiêm kê...
Ban kiêm kê gồm:
- Ong Bà... - Õng Bà... ....g iờ... ....ngày...tháng...nãm... ...Chúc vụ...Đại diện... ...Trường ...ban ... Chức VU......Đai diên......Uyvien
- Óng Bà... ... Chức ... ....
...Đại diện...
...Úy viên
Đã kiêm kẻ TSCĐ?
kết quả như sau:
Nhà quản lý các cấp cần không ngừng trau dồi kỹ năng quản trị. Với sự thành lập bộ phận QA đảm nhiệm xét đoán chuyên môn, công việc của nhà quản lý được san sẻ bớt để tập trung quản trị vận hành hoạt động có hiệu quả. Bộ phận QA cùng với Ban quản lý cấp trung thiết kế các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cụ thể cho phòng Thiết kế và phòng lập trình.
Tiêu chuẩn đánh giá kết quả hoạt động thiết kế
- Thiết kế phải đạt được mục đích
- Thông điệp truyền đạt phải dễ hiểu
- Có tính thẩm mỹ
- Phong cách phù hợp với đối tượng người dùng
- Thiết kế không bị vi phạm bản quyền
Tiêu chuẩn đánh giá kết quả hoạt động lập trình
- Khả năng tương tác với khách hàng tốt
- Tương thích cao với các hệ điều hành
- Thân thiện với người dùng
-Vận hành an toàn, chứa ít lỗi, dễ kiểm tra
- Hiệu suất hoạt động tốt
❖ Xử lý thông tin
Nhằm khắc phục những hạn chế của phần mềm, thông tin phải được đối soát thường xuyên để tránh trùng lặp và phát hiện kịp thời nếu phần mềm xảy ra lỗi hệ thống. Sự thành lập đội sửa chữa phản ứng nhanh giúp xử lý kịp thời các sự cố thiết bị. Đối với các ghi chép, giấy tờ cho nhân viên tự đối soát hàng ngày với nhau.
Ngoài ra, hợp đồng cũng cần có sự trao đổi thông tin từ bộ phận Kinh doanh và Hành chính để phù hợp với dự án.
❖ Kiểm soát vật chất
77
Thay vì kiểm kê đơn thuần chỉ kiểm tra được số lượng tài sản, Công ty cần đánh giá lại giá trị tài sản sau mỗi kỳ để đảm bảo giá trị được ghi nhận hợp lý trên các ghi chép kế toán. Biên bản kiểm kê phải xác định được thông tin về chủ thể, khách thể và đối tượng của cuộc kiểm kê, nội dung chủ yếu là yếu tố số lượng và giá trị hợp lý của tài sản phân theo từng nhóm loại riêng biệt. Công ty có thể tự thiết kế mẫu biểu kiểm kê hoặc sử dụng mẫu sẵn có của Bộ Tài chính dưới đây:
Hình 2.8: Mẫu biên bản kiểm kê TSCĐ của Bộ Tài chính
Đơn VÈ... Mẩu số 05 - TSCD
Bô Dhina (Ban ɪɪaɪɪɪɪ χheo lilon≡tư 5° 133y,2016 TT-BTC ngây 26 8 2016
... cùa Bộ Tài chính)
S o T T Tên TSCD M a số Noi SỪ dụng
______Theo sổ kể toán______________Theo kièm kề________________Chênh lệch_________Ghi
chú số luọ iu Nguy ền ⅞ij Giá tìi còn Sô Iuon ~ Nguy ên ĩ.ia Giá trị còn SỐ Iuon g Nguy ên giá Gia tíi còn A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cồng ⅞ X X X X X
-Vgdy... thảng.... nàrn. Giám đoc Ké toán trường Trường Ban kiêm ké
(Ghi ý kiển giải quyết sồ chênh lệch) (Ký, hộ tổn) (Ký, họ tin)
(Ký, họ tên, đỏng dấu)
3.3.4. Thông tin và truyền thông
Việc sử dụng nhiều phần mềm chuyên môn hóa đã đạt được những yêu cầu quản lý nhất định nhưng vô hình chung lại làm sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận bị hạn chế không ít. Do đó, Công ty nên cân nhắc sử dụng 1 phần mềm tổng hợp duy nhất cho tất cả các quy trình trong toàn bộ doanh nghiệp. Với thế mạnh về Công nghệ Sudo hoàn toàn có thể nâng cấp phần mềm theo nhu cầu quản trị nội bộ.
Cùng với vấn đề tích hợp tính năng để tạo ra phần mềm duy nhất, đồng thời Công ty giải quyết được hai điểm hạn chế.
Thứ nhất là giảm sự tiêu hao nguồn lực trong công tác quản lý thông tin. Rõ ràng là khởi chạy cùng lúc ba phần mềm thì tốn kém hơn, hệ thống cũng trở nên cồng kềnh.
Thứ hai là trao đổi thông tin linh hoạt toàn doanh nghiệp. Khi mà Công ty phân tách từng đối tượng quản lý để kiểm soát riêng đồng nghĩa với việc thông tin giữa các bộ phận là không đồng bộ và bị bó hẹp trong phạm vi của từng phòng ban. Đa số thông tin được quản lý chỉ có lợi ích với phòng ban trực tiếp kiểm soát. Trong trường hợp dữ liệu cần thiết cho các bộ phận khác, phòng Kinh doanh hoặc phòng hành chính có trách nhiệm chia sẻ thông tin qua ứng dụng Zalo, tức là phải có mối liên hệ chuyển tiếp. Nhưng nếu Sudo chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất được cài sẵn trên các thiết bị trong đơn vị thì tất cả mọi thành viên đều có thể xem thông tin và sử dụng chúng đúng mục đích. Phần mềm có sự cập nhật đồng bộ tức thời do không phải thông qua bất kỳ trung gian nào. Hệ thống được cài đặt phân chia quyền truy cập, theo đó phòng Kinh doanh , phòng Hành chính được phép xem và chỉnh sửa thông tin, các bộ phận khác chỉ có quyền xem. Nhân viên thực hiện phản hồi về tính đúng đắn của thông tin qua group chat. Như vậy việc tích hợp phần mềm giúp cho công việc của các thành viên thuận tiện hơn rất nhiều, Công ty cũng đạt được lợi ích nhất định.