7. Kết cấu khóa luận
2.2.5. Giám sát các kiểm soát
Việc thực hiện các biện pháp kiểm soát có đúng như quy trình là mối quan tâm rất lớn của ban quản trị. Ngoài đề cao các hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp và bắt buộc tuân thủ các hoạt động kiểm soát với nhân viên ở tất cả các cấp, Ban Giám đốc thường xuyên kiểm tra tính hiệu quả của các hoạt động kiểm soát và ý thức thực hiện quy trình thông qua những cuộc kiểm tra đột xuất. Ban Giám đốc sẽ bất chợt đi tới các phòng ban và xem xét cách làm việc của nhân viên như thực hiện có đúng quy trình hay không, thái độ làm việc nghiêm túc chưa, đã xử lý các sự kiện phát sinh hợp lý hay chưa...Ban Giám đốc cũng trực tiếp nhìn nhận, đánh giá về chất lượng làm việc nội bộ, sự phù hợp trong phân công nhiệm vụ tại các phòng ban, làm sao để mỗi nhân viên đều có thể thực hiện tốt công việc của mình, không có ai ôm việc quá sức và cũng không nhân viên nào thoái thác trách nhiệm. Những cuộc kiểm tra này cho kết quả đánh giá có độ tin cậy cao hơn, giúp ban quản trị thấy được tình hình thực tế hoạt động tại các phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp. Cuộc khảo sát được tiến hành nghiêm túc, tuân thủ theo đúng quy định của Công ty và đảm bảo theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
Sudo thực hiện họp nhanh vào mỗi đầu ca làm việc. Tại thời điểm họp đầu ca, Ban Giám đốc sẽ kiểm tra số lượng người có mặt và trang phục của nhân viên trước tiên. Sau đó tiến hành phân công công việc trong ngày, nhắc nhở những thiếu sót và tuyên dương cá nhân, bộ phận đạt được thành tích xuất sắc.
Do tính chất của các hoạt động trong doanh nghiệp rất phức tạp để quản lý chi tiết nên ban quản trị thường thông qua báo cáo để kiểm soát các chu trình. Nhân viên được yêu cầu lập Daily Report vào cuối ca, trong đó trình bày về công việc hôm qua, công việc hôm nay, hôm nay có gặp khó khăn gì không. Mỗi tuần, các bộ phận có báo cáo tổng hợp hoạt động, bản Weekly Review tóm lược lại mục tiêu trong tuần, các công việc đã hoàn thành và công việc cần tiếp tục triển khai. Mau báo cáo được lưu trữ và tổng hợp để hoàn thiện, đánh giá quy trình kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Qua đó, ban quản trị xem xét những vấn đề còn tồn đọng trong các khâu của quy trình kinh doanh và vận hành tổ chức, đưa ra hướng cải thiện và ban hành các quyết định kiểm soát chặt chẽ hơn. Tuy nhiên vì giới hạn về quy mô và thời gian cũng như rào cản về năng lực nên các cấp lãnh đạo khó mà kiểm soát được các hoạt động cụ thể trong chu trình kinh doanh. Các báo cáo lại chỉ thể hiện kết quả hoạt động, phần chi tiết hoạt động và quá trình xử lý không được đề cập cụ thể, từ đó ảnh hưởng đến Soát xét của nhà quản lý.
Hình 2.4: Báo cáo hàng ngày tại Sudo
Hình 2.5: Báo cáo tuần và phương hướng tuần mới tại Sudo
Ban quản lý Sudo thường xuyên kiểm tra camera an ninh để giám sát sự tuân thủ các quy định Công ty, đây cũng là cơ sở để xử lý vi phạm và giải quyết hoạt động mang tính chất bất thường tại đơn vị. Việc theo dõi qua camera giúp nhà lãnh đạo nắm bắt tình hình sự việc một cách rõ ràng qua đó có quyết định kịp thời cả trong trường hợp vắng mặt.
Để đưa ra những đánh giá khách quan hơn, Ban Giám đốc sử dụng phản hồi từ bên thứ 3 về các hoạt động của Công ty. Sudo tiếp nhận ý kiến đóng góp từ nhiều nguồn như ngân hàng, cơ quan thuế, khách hàng, nhà cung cấp thiết bị, đối tác dịch vụ viễn thông,.. .Trong đó những đánh giá của khách hàng là vô cùng quan trọng và đáng tin cậy. Bởi vì khách hàng là đơn vị chiếm số lượng lớn trong các tổ chức liên kết với Công ty, lại tiếp xúc trực tiếp với nhân viên và sử dụng dịch vụ, quan sát quy trình vận hành của Công ty nên sẽ có ý kiến khách quan và mang giá trị lớn. Bằng việc xem xét các phản hồi trên website của Công ty, ban quản trị thu được các ý kiến chất lượng, góp phần cải thiện và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tốt hơn.
TỔNG KẾT CHƯƠNG 2
Hệ thống KSNB của Công ty TNHH TMĐT Sudo đã được tác giả nghiên cứu chi tiết trong chương 2 của khóa luận. Tuy Công ty thành lập chưa lâu nhưng qua việc tìm hiểu thực trạng KSNB có thể cho rằng Sudo đã xây dựng hệ thống tương đối hiệu quả với nhiều điểm sáng trong quản lý và vận hành. Từ đó cho thấy ban quản lý của Sudo rất quan tâm đến vấn đề KSNB với định hướng rõ ràng. Chính vì có hệ thống KSNB này mà Sudo, không giống với hàng ngàn Công ty Tech - Startup “chết yểu” ngoài kia, vượt qua vô vàn khó khăn để có thể tồn tại. Tuy nhiên, hệ thống KSNB vẫn còn những điểm hạn chế cần sự quyết định sáng suốt từ các cấp quản lý. Tồn tại thôi là chưa đủ, Công ty có nguyện vọng phát triển xa hơn nữa và khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Do đó, yêu cầu đặt ra là tìm ra giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB, tạo nền móng vững chắc cho sự phát triển của Công ty trong tương lai.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIÊM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
ĐIỆN TỬ SUDO
3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIÊN CỦA CÔNG TY
Bắt đầu với những ý tưởng từ việc thiết kế một website đơn giản, cho tới thời điểm hiện tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Sudo đã đạt được một số thành tựu trong quá trình khẳng định vị thế của mình. Trong thời gian qua Công ty không ngừng thay đổi và làm mới hoạt động, lấy thành tựu đạt được làm động lực cố gắng để cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với sự tận tâm qua từng dự án. Với quyết tâm mở rộng thị trường, trong 5 năm tới Công ty đặt ra mục tiêu cung cấp dịch vụ cho các thị trường mới là Thái lan và khu vực Châu Âu. Sản phẩm dịch vụ của Công ty sẽ không chỉ là thiết kế website mà mở rộng sang dịch vụ quản trị và quảng cáo cho các doanh nghiệp bao gồm chạy quảng cáo trên Google, quản trị nội dung, tư vấn marketing, tối ưu hóa công cụ tìm kiểm SEO,...
Bên cạnh đó, Công ty có định hướng cụ thể trong phát triển dài hạn đó là xây dựng Sudo trở thành Top 10 công ty thương mại điện tử uy tín nhất tại Việt Nam với doanh thu 10 triệu USD/năm. Với mong muốn đi cùng khách hàng, Công ty đã chủ động trong việc đổi mới kỹ thuật và cập nhật các xu hướng của thị trường, hướng đến cung cấp những giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp
3.2. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG
3.2.1. ƯU điểm
❖ Môi trường kiểm soát
Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Ban lãnh đạo đã xây dựng được một môi trường đề cao tính chính trực và các giá trị đạo đức trong mọi hoạt động của đơn vị. Nội quy Công ty được thể hiện rõ ràng dưới dạng văn bản, dễ hiểu, dễ nhớ, bám sát thực tế nhằm ngăn chặn các hành vi vi phạm của nhân viên các cấp. Bản nội quy quy định tác phong làm việc tại đơn vị, giúp thành viên nhận thức đúng đắn điều chỉnh hành vi của mình, làm đẹp hình
ảnh Công ty trong mắt công chúng. Công ty cũng ban hành các quy định bảo vệ tài sản vật chất nội bộ. Các quy định về giờ làm, nghỉ phép có sự tham vấn phù hợp trước khi đưa vào áp dụng thực tế. Sudo đã sử dụng máy chấm công để theo dõi chính xác ngày công của nhân viên, là cơ sở cho việc tính lương thưởng công khai và minh bạch. Quy chế khen thưởng đúng mực có tác dụng khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi để họ phát huy được khả năng của mình.
Cam kết về năng lực
Ban lãnh đạo Sudo đã quan tâm đến công tác tuyển dụng đào tạo nguồn nhân lực. Yêu cầu tuyển dụng được tham khảo kỹ càng để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực đầu vào. Nhân viên của Công ty phải có năng lực thực sự, tử tế, có tinh thần trách nhiệm cao trong công tác và khả năng làm việc nhóm tốt. Hơn nữa, Sudo có chủ trương đào tạo nhân lực với định hướng cụ thể, chủ đề đào tạo nắm bắt kịp thời những xu hướng trong giới công nghệ, tháo gỡ thắc mắc nhanh chóng với thời gian tổ chức có kế hoạch định kỳ 2 tháng/ lần. Việc phát triển Blog doanh nghiệp cũng nhận về nhiều phản hồi tích cực từ nhân viên trong đơn vị, số lượng bài viết chất lượng trên trang Blog ngày càng nhiều, chia sẻ kiến thức hữu ích cho mọi đối tượng có sự quan tâm.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
Nhà quản lý của Sudo đã xây dựng môi trường làm việc thoải mái và luôn tràn đầy năng lượng tích cực, tạo động lực để nhân viên đóng góp và cống hiến nhiều hơn cho Công ty. Mối quan hệ cấp trên - cấp dưới được tối giản hóa do có sự trao đổi thường xuyên, chân tình từ Ban Giám đốc. Ban Giám đốc cũng sẵn sàng lắng nghe những khó khăn của nhân viên, cùng nhau tháo gỡ. Do đó sự điều hành trong nội bộ doanh nghiệp không bị cứng nhắc mà có tính lỏng nhất định, Ban Giám đốc là tấm gương sáng cho toàn thể nhân viên noi theo. Ngoài ra, tầm nhìn nhà lãnh đạo được xác định đúng đắn, phát huy vai trò dẫn dắt tổ chức đạt mục tiêu đề ra. Với phương châm hoạt động: “Có tâm - Có tầm”, khát vọng xây dựng tổ chức không dừng lại ở bám trụ mà là tăng trưởng bền vững trong thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Cơ cấu tổ chức
Xây dựng bộ máy tổ chức với 4 phòng ban chính đã bao quát hết các hoạt động chuyên môn cơ bản của doanh nghiệp. Các bộ phận có tính độc lập tương đối với nhau nhưng đều chịu sự kiểm soát trực tiếp của Ban Giám đốc. Mỗi phòng ban được tổ chức, đào tạo và phân chia nhiệm vụ riêng biệt theo hướng chuyên môn hóa. Sơ đồ cơ cấu hợp lý và phù hợp với đặc điểm kinh doanh cung cấp dịch vụ của Công ty.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi phòng ban được phân công ngay từ ban đầu đối với từng chu trình kinh doanh giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra rủi ro. Các cá nhân đảm nhận nhiệm vụ riêng, không có nhân viên nào thực hiện hết tất cả các chu trình. Mỗi bộ phận, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm với kết quả thực hiện công việc của mình, đóng vai trò mắt xích để công việc được thực hiện liên tục và logic.
Các chính sách và thông lệ nhân sự
Sudo có quy trình tuyển dụng cụ thể, được đánh giá cao trong việc đạt hiệu quả tuyển dụng. Đi kèm với đó là sự quy định rõ ràng về mặt thời gian bao gồm thời gian nhận việc, thử việc, thời gian ký hợp đồng chính thức, gia hạn hợp đồng 1 năm, 2 năm, vĩnh viễn. Các chế độ phúc lợi, tăng lương thưởng, thi đua có tác dụng khuyến khích tinh thần làm việc hiệu quả của nhân viên các cấp và được đánh giá công khai trước tập thể, do đó đảm bảo minh bạch trong công tác khen thưởng, kỷ luật, đảm bảo quyền lợi cho tất cả thành viên. Ca làm việc được sắp xếp hợp lý nhằm bảo vệ sức khỏe cho người lao động, giúp phát huy tối đa khả năng của đội ngũ nhân sự.
Năng lực làm việc của nhân viên: Ban quản trị tạo điều kiện để nhân viên thể hiện được năng lực của mình. Kết thúc quá trình thử việc, năng lực của nhân viên được đánh giá lại nhằm xem xét ký hợp đồng lao động chính thức. Công ty có kế hoạch đào tạo định kỳ và dài hạn với mong muồn phát triển nguồn nhân lực theo chiều sâu, có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng từ khách hàng.
❖ Quy trình đánh giá rủi ro
Công ty đã nhận diện, đánh giá và phân tích bản chất rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình hoạt động kinh doanh. Dưới góc độ nhà quản lý, Sudo phân chia rủi ro thành 2 loại chính. Một là rủi ro đến từ môi trường kinh doanh, đây là rủi ro tiềm tàng mà doanh nghiệp không thể ngăn chặn mà chỉ có thể làm giảm mức độ thiệt hại gây ra bởi chúng. Rủi ro còn lại xuất phát từ chính lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của Công ty: thiết kế website, rủi ro tiềm ẩn trong mọi quy trình hoạt động, tuy nhiên ban quản trị có thể đưa ra kiểm soát nhằm ngăn ngừa, phát hiện và giảm thiểu rủi ro. Các đề xuất, giải pháp được xem xét phù hợp để ngăn chặn rủi ro ngay từ đầu cũng như có phương án xử lý rủi ro hiệu quả nhất để giảm thiểu tổn hại ở các khâu nghiệp vụ chủ yếu.
❖ Hoạt động kiểm soát
Soát xét của nhà quản lý
Ban quản trị Sudo đã thực hiện đánh giá kỹ lưỡng để đưa ra quyết định đúng đắn đối với tất cả vấn đề phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Mọi hành động tại các bộ phận phải có sự đồng ý của ban quản trị, đối với giấy tờ sổ sách yêu cầu có sự phê duyệt từ cấp trên. Hoạt động chuyên môn được thẩm định chủ yếu bởi trưởng bộ phận, kết quả được đánh giá là đảm bảo chuyên môn và đáng tin cậy nhất. Bên cạnh đó, nhà quản lý luôn luôn cân nhắc lợi ích - chi phí trong cả quá trình thực hiện dự án, đề cao tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ gắn liền với sự phát triển bền vững mà Công ty đang hướng đến.
Phân chia trách nhiệm hợp lý
Các cá nhân, bộ phận thực hiện nhiệm vụ như đã phân công. Nhân viên được phân chia công việc phù hợp năng lực và chịu trách nhiệm với kết quả mình làm ra. Các hoạt động chuyên môn được đảm nhiệm bởi các phòng ban với chức năng riêng biệt giúp xử lý công việc đúng chuyên môn và có hiệu quả cao.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Bằng cách sử dụng một loạt phần mềm quản trị nội bộ, Sudo có thể giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quá trình xử lý thông tin. Thay vì sử dụng hoàn toàn bằng nhân công với phương pháp xử lý, lưu trữ hao phí nguồn lực mà hiệu quả không
cao, Sudo chuyển qua việc xử lý hoàn toàn bởi công nghệ. Các chứng từ được tổng hợp đầy đủ, sắp xếp theo đúng thứ tự các nghiệp vụ phát sinh, đánh số thứ tự và có sự ký duyệt của ban quản lý. Việc xử lý máy cho kết quả chính xác hơn với báo cáo được lập đúng quy định. Do đó, nhân viên có vai trò giám sát quá trình xử lý máy, đối chiếu số liệu định kỳ để phát hiện kịp thời các rủi ro. Ngoài ra, nhân viên cũng thực hiện sao lưu dữ liệu đề phòng mất thông tin. Sudo đã chú ý bảo trì máy định kỳ và phân quyền truy cập phù hợp với các đối tượng sử dụng khác nhau.
Kiểm soát vật chất
Các biện pháp bảo vệ vật lý nhanh chóng được triển khai và đưa vào sử dụng như lắp camera, tất cả tủ đều có khóa và chìa khóa được giữ bởi người có thẩm quyền. Công ty đã thực hiện kiểm kê tài sản mỗi kỳ nhưng mới chỉ kiểm tra sự đầy đủ về mặt số lượng tài sản.
Phân tích rà soát
Nhà quản trị của Sudo tập trung nghiên cứu kỹ vấn đề và rút ra gốc rễ nguyên nhân cho từng sự việc cụ thể. Sự thành bại của từng quá trình, từng dự án đều được đem ra phân tích, mổ sẻ, tìm hiểu nguyên nhân để rút kinh nghiệm cho những dự án