1.3 .Các nguyên tắc kiểm soát
2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty
2.2.1. Môi trường kiểm soát
❖ Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Các nhà quản lý Công ty luôn đề cao tính chính trực và đạo đức trong mọi hoạt động tại doanh nghiệp. Công ty có nội quy riêng do ban lãnh đạo đề ra và yêu cầu thực hiện đối với tất cả cán bộ, nhân viên. Thông qua bản nội quy, nhà lãnh đạo có thể phòng ngừa và ngăn chặn các hành vi vi phạm. Nội quy Công ty được treo tại khu vực phòng họp và lối đi chính để điều chỉnh hoạt động nhân viên Công ty theo hướng tích cực, năng động và có nề nếp. Tùy vào mức độ vi phạm, nhà quản lý có thể sử dụng các phương pháp cứng rắn nhằm cảnh cáo và răn đe.
Công ty sử dụng máy chấm công để kiểm tra, theo dõi lưu trữ thời gian check- in, check-out của nhân viên làm cơ sở cho bộ phận nhân sự, kế toán khi tính toán lương, thưởng cho nhân viên. Đây cũng là một cách thức hiệu quả để đề cao tính kỷ luật trong doanh nghiệp, thúc đẩy nhân viên Công ty tôn trọng giờ giấc và đảm bảo tiến độ công việc.
Đối với việc nhân viên đi làm muộn, Công ty cũng quy định rõ các biện pháp kỷ luật. Theo đó, nhân viên đi muộn quá 10 phút mà không xin phép trước tính từ giờ bắt đầu làm việc thì bị coi là một lỗi vi phạm. Lần đầu vi phạm giờ giấc, Công ty áp dụng hình thức nhắc nhở vào thời điểm họp đầu ca, nếu nhân viên vẫn tiếp tục đi muộn thì sẽ bị cảnh cáo và xem xét cắt thưởng tháng, năm. Thời gian đi muộn từ 1 tiếng trở lên bị tính là nghỉ không phép ½ ngày. Trường hợp nhân viên đi muộn về sớm hoặc xin ra ngoài phải có sự đồng ý của trưởng bộ phận, vắng mặt vì hoàn cảnh đặc biệt phải được sự cho phép của Ban Giám đốc.
Hình 2.1: Bảng theo dõi chấm công trên phần mềm HRM
Để nhắc nhở nhân viên về việc chấm công đúng giờ và tuân thủ quy định về giờ giấc, ban quản lý áp dụng cách tính lương dựa vào thời gian trên máy chấm công đối với nhân viên vắng mặt khỏi Công ty dưới 1 tiếng không xin phép trước.
Vị trí ứng tuyển Yêu cầu
Tất cả các trường hợp nhân viên nghỉ đột xuất hoặc nghỉ không có lý do chính đáng đều được coi là nghỉ không phép và chịu mức phạt bằng 2 ngày lương.
Đối với tài sản trong Công ty, nhân viên được yêu cầu phải giữ gìn và bảo vệ, nếu để xảy ra hỏng hóc, mất mát thì chịu phạt đền bù thiệt hại. Bất cứ tài sản nào của Công ty bị đem ra ngoài mà không có sự đồng ý của trưởng bộ phận đều bị coi là hành vi trộm cắp và bị xa thải ngay, với tính chất nghiêm trọng sẽ xử lý theo pháp luật hiện hành. Ngoài ra, Công ty quy định nhân viên phải mặc đồng phục trong thời gian làm việc, gọn gàng, lịch sự, không đi dép lê. Nội quy cũng nghiêm cấm hút thuốc trong văn phòng, uống rượu và hành vi phá hoại khác gây ảnh hưởng xấu đến trật tự tổ chức và hình ảnh Công ty.
Trong hoạt động tuyển dụng của Công ty cũng luôn đặt các giá trị đạo đức lên hàng đầu. Ngoài những yêu cầu về trình độ chuyên môn, học vấn hay kinh nghiệm thì những yêu cầu về đạo đức ứng viên cũng rất được quan tâm. Những đức tính tốt như thật thà, trung thực, tử tế,.. .được đánh giá cao. Trong quá trình tuyển dụng, khi phát hiện các hành vi gian dối như ứng viên nói dối về những gì đã nêu trong CV hay sự không trung thực về thông tin cá nhân, tình trạng sức khỏe thì ban quản lý sẽ hủy bỏ việc tuyển dụng ứng viên đó. Điều này cũng không ngoại trừ khi việc tuyển dụng đã hoàn tất và người vi phạm đang là nhân viên của Công ty, nhân viên vi phạm có thể lập tức bị xa thải và không được hưởng bất cứ một khoản bồi hoàn nào.
Đi cùng với xử phạt thì Công ty có khen thưởng rất rõ ràng, điều này giúp tạo động lực cho các thành viên hoạt động chất lượng hiệu quả hơn. Thành tích khen thưởng được cập nhật theo tuần, được treo ở vị trí danh dự có tác động lớn trong việc khuyến khích thi đua giữa các thành viên. Thêm vào đó, Công ty đề ra các hình thức khen thưởng linh hoạt ngoài tiền thưởng như thưởng bằng quà, bằng chương trình đào tạo nhân viên muốn tham gia hoặc ngày nghỉ phép. Nhân viên có hiệu suất vượt chỉ tiêu ngoài được nhận lời khen của Ban Giám đốc còn được xem xét thưởng nóng. Đối với các cá nhân có thành tích làm việc xuất sắc, mang lại nhiều giá trị cho Công ty thì được đề xuất thăng chức và tăng lương. Đây cũng là cơ hội để nhân viên thể hiện mình, cống hiến nhiều hơn cho tổ chức.
30
❖ Cam kết về năng lực
Hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm dịch vụ chuyên về công nghệ nên sự phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào nguồn nhân lực. Do đó Công ty đã có kế hoạch từ sớm xây dựng và đào tạo một đội ngũ nhân viên chất lượng. Công tác tuyển dụng tại công ty ngày càng được chú trọng, đầu tư. Với ngành nghề chính là về thiết kế website chuyên dụng đòi hỏi nguồn nhân lực không những trẻ, nhiệt huyết và có năng lực vững chắc về mảng này mà còn yêu cầu có khả năng sáng tạo khiếu thẩm mĩ cao để bắt kịp xu thế của thị trường. Công ty luôn đề cao khả năng xử lý linh hoạt trong công tác tuyển dụng. Công ty không đặt nặng kinh nghiệm và bằng cấp trong khâu tuyển dụng mà thay vào đó đánh giá qua quá trình thử việc và làm việc thực tế. Thực hiện tuyển dụng đúng người, đúng việc.
Nhân viên kế toán - Tốt nghiệp các trường thuộc chuyên ngành kế toán
- Am hiểu về chuẩn mực kế toán hiện thành
- Có kiến thức và hiểu biết cơ bản về nghiệp vụ kế toán (Hoá đơn VAT - Bảo Hiểm)
- Ưu tiên: Ứng viên có thể đọc - viết tiếng Anh.
- Là người tỉ mỉ, công bằng và trung thực.
Chuyên viên thiết kế - Web designer
- Sáng tạo, chuyên nghiệp, giao tiếp tốt, có khả năng làm việc độc lập cũng như tinh thần làm việc theo nhóm
- Có kỹ năng quản lý thời gian và quản lý nhiều việc cùng lúc.
- Sử dụng thành thạo Photoshop hoặc các công cụ thiết kế khác phục vụ công việc.
- Có tư duy mỹ thuật, phối màu chuyên nghiệp và khoa học. Có năng khiếu, cảm nhận mỹ thuật tốt về màu và hình.
Chuyên viên lập trình - Web developver
- Có chuyên môn về ngôn ngữ lập trình PHP,
MySQL, HTML/CSS, Javascript.. .và các
Framework về PHP phổ biến
- Có kinh nghiệm làm việc với Unix/ Linux
- Am hiểu về quy trình phát triển hệ thống phần mềm, website
- Ham học hỏi, sẵn sàng tiếp cận công nghệ, ngôn ngữ lập trình và lối tư duy mới
Chuyên viên Content Marketing
- Tuổi: Từ 20 trở lên, có sức khỏe tốt.
- Có kỹ năng viết và đọc sửa nội dung bài viết.
- Ưu tiên ứng viên tốt nghiệp chuyên báo chí, văn hóa...
- Có mong muốn gắn bó lâu dài với công ty
- Tư duy nhanh, có kỹ năng làm việc nhóm, khả năng
làm việc độc lập.
SEO leader
- Đã triển khai các dự án về SEO có kết quả tốt.
- Khả năng giao tiếp và thuyết trình tốt
- Quá trình tìm hiểu thực hành làm SEO trên 03 năm hoặc vị trí tương đương trên 01 năm.
- Có khả năng chỉnh sửa, xây dựng, quản lý website vệ tinh.
- Các kỹ năng mềm khác: Kỹ năng quản lý, giao việc, tuyển dụng và điều phối công việc của cả team.
- Sử dụng thành thạo các công cụ hỗ trợ seo như: Google Webmaster Tools, Google Analytics, Google Tag Manager...
Bảng 2.1: Yêu cầu tuyển dụng tại Công ty Sudo
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, ngoài yêu cầu cụ thể trong công tác tuyển dụng Công ty còn tổ chức các chương trình tập huấn, đào tạo kỹ năng cho nhân viên Công ty đặc biệt là nhân sự tại phòng ban thiết kế và lập trình. Những buổi hội thảo này đã giải đáp được phần nào khúc mắc trong quá trình làm việc và đồng thời có hiệu quả rất tốt trong việc nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên trong doanh nghiệp. Qua đó, năng lực nhân viên đồng đều, hoạt động kinh doanh ngày càng đáp ứng tốt nhu cầu thiết kế của thị trường.
Công ty chủ trương tổ chức hội thảo 2 tháng một lần. Chủ đề của các buổi hội thảo đa dạng và cập nhật những vấn đề mới nổi hoặc khó khăn mà nhân viên chưa giải quyết hợp lý. Tuy nhiên, Ban quản trị tập trung đào tạo về phát triển thiết kế website chuyên nghiệp cho ngành kinh doanh thương mại điện tử từ lựa chọn kênh tiếp thị hiệu quả, quản lý tài chính cho đến quản trị phòng Digital Marketing...
Vào cuối tháng 12/2020, Sudo đã tiến hành tổ chức một buổi giao lưu nhằm cung cấp các kỹ năng cần thiết cho Nhân viên Kinh doanh và Chăm sóc khách hàng. Buổi giao lưu có sự tham gia của CEO Sudo - Nguyễn Cao Tú và chuyên gia đến từ Công ty MediaZ - Nguyễn Minh Hiệp. Tại đây, nhân viên được chia sẻ những kinh nghiệm và các kỹ năng cần thiết liên quan đến:
- Tư vấn cho khách hàng khi cần thiết kế website
- Phân tích logic, chức năng, giao diện, chiến lược
- Chăm sóc và bảo trì website cho khách hàng
Ngoài ra, Công ty đã phát triển Blog doanh nghiệp nhằm cung cấp các kiến thức hữu ích về thiết kế, quản trị website. Những bài viết trên Blog là trải nghiệm thực tế của chính nhân viên trong Công ty. Blog được chia sẻ công khai nên không chỉ thành viên nội bộ mà các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp cũng có thể xem và học hỏi. Một số bài viết được đánh giá cao có thể kể đến như là:
- “Tối ưu các truy vấn Eloquent để giảm mức tiêu thụ bộ nhớ”
Do Trần Hậu Kiên đăng vào ngày 31/3/2021 đã đưa ra một cách tối ưu hóa truy vẫn để có thể xử lý vấn đề về bộ nhớ.
- “Các tiện ích của Google Chorme hỗ trợ cho SEO tốt”
Do Nguyễn Anh Tú đăng vào ngày 31/3/2021 đề cập đến các tiện ích giúp việc SEO được dễ dàng và an toàn hơn bao gồm SEO Quake, Ahrefs toolbar, Moz Bar, SEO Mangools, Link Miner
❖ Triết lí và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
Xuất phát điểm là Công ty start up nên Ban Giám đốc luôn cố gắng tạo môi trường làm việc thoải mái. Các nhà quản trị của Sudo coi trọng cái “Tình” trong hoạt động nội bộ, hơn cả là đối với một doanh nghiệp tuổi đời chưa lâu, không tránh khỏi xảy ra nhiều thiếu sót. Vì vậy, ban quản lý thường xuyên giúp đỡ, tích cực giải đáp những thắc mắc, khó khăn của cấp dưới trong quá trình hoạt động bất cứ phần hành nào. Việc xử lý vấn đề phát sinh tại đơn vị được xem xét dưới nhiều góc độ, đan xen giữa lý và tình. Các nhà quản lý cũng bày tỏ mong muồn tập thể đoàn kết, giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ. Tuy nhiên, không vì thế mà nội quy Công ty được thực hiện lỏng lẻo, nhân viên phải luôn rèn luyện ý thức “Tự phê bình và phê bình”. Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng đế nhân viên noi theo. Ban quản lý cũng tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên Công ty đề xuất, trình bày giải pháp mới. Do đó, môi trường làm việc tại Sudo trở nên chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo.
Bên cạnh đó, ban quản lý Sudo bày tỏ mong muốn mang lại nhiều giá trị hơn cho cộng đồng, điều này đã được đề cập rõ trên trang chủ Công ty. Sứ mệnh Công ty đặt ra là tích cực đóng góp, hợp tác và chia sẻ kinh nghiệm giúp đỡ cộng đồng. Doanh nghiệp cũng đề cập đến tầm nhìn trên 5 năm: “Phát triển Sudo trở thành Top 10 công ty thương mại điện tử uy tín nhất tại Việt Nam với doanh thu 10 triệu USD/năm. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ chất lượng và đi cùng khách hàng”. Hoạt động của doanh nghiệp gắn liền với slogan: "Do it pro” - Làm mọi thứ chuyên nghiệp. Công ty hướng tới cung cấp dịch vụ chất lượng cao, tận tâm, làm hài lòng và bảo vệ quyền lợi khách hàng. Để hiện thực những định hướng trên, Công ty đã tiếp thu và áp dụng các công nghệ mới trên thế giới, nỗ lực hết sức thực hiện các dự án đòi hỏi yêu cầu và công nghệ phức tạp.
❖ Cơ cấu tổ chức
Bởi dịch vụ thiết kế website có tính đặc thù là khó hợp tác với các công ty khác, ngành website khá nhỏ hẹp nên bộ máy vận hành của đơn vị không thể tổ chức quy mô lớn và hoạt động chuyên môn hóa cao. Do đó, Công ty phải tự tổ chức nhân sự để chủ động thực hiện hầu như tất cả các khâu chính trong quá trình làm website. Quy trình website lại gồm nhiều khâu, kết quả là mỗi phòng ban cũng không có quá nhiều người. Tuy vậy, ban quản lý đã cố gắng thiết kế một hệ thống nhân sự phù hợp nhất với tình hình kinh doanh hiện tại với 4 phòng ban chính, cơ cấu cụ thể đã được thể hiện ở sơ đồ 2.1
4 phòng ban chính này đảm nhiệm toàn bộ hoạt động chức năng diễn ra tại Công ty, có mỗi liên hệ phụ thuộc lại tương đối độc lập với nhau. Mối liên hệ xuất phát từ chức năng còn sự độc lập tương đối về khía cạnh quản lý bộ phận. Các phòng ban tuy được phân chia công việc, nhiệm vụ riêng nhưng đều phối hợp nhịp nhàng với nhau để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Bên cạnh đó, trưởng phòng chịu sự kiểm soát từ cấp trên trực tiếp là Ban Giám đốc. Trên cơ sở này, Ban Giám đốc trực tiếp nắm quyền quyết định rất lớn trong hệ thống. Việc tổ chức cơ cấu khiến lợi ích và uy tín của tập thể được đặt lên đầu, giúp doanh nghiệp đảm bảo công tác quản lý như lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. Các sản phẩm dịch vụ hay dự án mà Sudo thực hiện cũng từ đó không ngừng hoàn thiện quy trình, áp dụng công nghệ tự động hóa, xây dựng giải pháp, đáp ứng yêu cầu xử lý bài toán tối ưu nhất.
❖ Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Mỗi bộ phận phần hành trong đơn vị được giao những nhiệm vụ tương ứng phù hợp với chức năng của các phòng ban. Trong đó, các thành viên lại được phân công những công việc khác nhau. Cụ thể nhân viên Kinh doanh chịu trách nhiệm chính trong việc bán sản phẩm. Đây là một trong những bộ phận có sự liên hệ trực tiếp với khách hàng. Công việc của bộ phận này bao gồm lên ý tưởng, sáng tạo nội dung bằng văn bản và hình ảnh, chạy chiến dịch marketing nhằm gây hứng thú, truyền tải được thông điệp của brand. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm nội dung email, các chiến dịch Facebook, LinkedIn, blogs, và sắp xếp lưu trữ làm tài nguyên sử dụng về sau; phân tích kết quả sau mỗi chiến dịch để cải thiện mức độ hiểu biết
thị trường nhằm tạo ra các content phù hợp hơn sau đó. Bộ phận thiết kế website thì thực hiện tạo ra thiết kế và bố cục không chỉ của một trang web mà còn là banner quảng cáo Facebook, banner website. Kết quả thiết kế phải tiện lợi với người dùng, giao diện đẹp mắt và đảm bảo cung cấp các thông tin hữu ích cho người truy cập.