1.3 .Các nguyên tắc kiểm soát
1.3.2. Nguyên tắc 4 mắt
Bất kỳ hoạt động nghiệp vụ nào cũng có hai người cùng tiến hành (một thực hiện, một duyệt) phụ thuộc vào mức độ sai phạm xảy ra nhiều hay ít mà lựa chọn nhiều người hơn.
Ví dụ: tại một số doanh nghiệp, các bộ phận kiểm soát làm nhiệm vụ kiểm tra chéo phần việc của các bộ phận khác; thêm nữa định kỳ bộ phận kiểm toán nội bộ kiểm tra hoạt động của tất cả các phòng ban và cuối cùng là nhóm làm việc về rủi ro, nhóm họp hàng tháng nhằm thảo luận và đưa ra phương hướng giải quyết các vấn đề rủi ro hoạt động trọng yếu của doanh nghiệp.
1.3.3. Nguyên tắc cân nhắc lợi ích — chi phí
Cân nhắc giữa lợi ích và chi phí của hoạt động kiểm soát sao cho lợi ích đem lại cao nhất mà chi phí bỏ ra lại thấp nhất. Theo đó, yêu cầu của nhà quản lý trong thiết kế và hoạt động kiểm soát là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa
là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải lúc nào chi phí cũng nhỏ hơn lợi ích mà các hoạt động kiểm soát mang lại.
1.3.4. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có việc làm. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.
1.3.5. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách lý thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn. Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:
- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó.
- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản,.. .cho cùng một bộ phận hoặc một cá nhân nào đó thực hiện. Khi đó sẽ dễ gặp các rủi ro về đạo đức, trách nhiệm ảnh hưởng tới hoạt động và kết quả kinh doanh của Công ty.
1.3.6. Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:
- Phê chuẩn chung
Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, mức lương cơ bản cho mỗi vị trí.
- Phê chuẩn cụ thể
Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.
Ví dụ: Đối với các hợp đồng có giá trị nhỏ và vừa có thể do Trưởng phòng phê chuẩn nhưng đối với các hợp đồng có giá trị lớn phải được quyết định bởi Tổng Giám đốc hoặc hội đồng cổ đông của Công ty.
1.3.7. Chứng từ và sổ sách đầy đủ
Các nghiệp vụ phát sinh bắt buộc phải lưu chứng từ đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản đảm bảo ghi sổ chính xác.
Ví dụ: Khi phát sinh các nghiệp vụ mua, bán hàng hóa kế toán bắt buộc phải lưu giữ hóa đơn chứng từ bởi nếu không có hóa đơn, chứng từ đầy đủ thì số liệu sổ sách kế toán sẽ khó có thể chứng minh và thiếu tính xác thực, dễ gây ra những rủi ro đạo đức về các hàng vi gian lận, cố ý vi phạm của kế toán và nhân viên quản lý kho.
1.3.8. Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách
Nhằm bảo vệ tài sản tránh thất thoát do: trộm cắp, hư hỏng, mất phẩm chất. Ví dụ: Các doanh nghiệp sẽ thiết kế các nhà kho, hầm chứa, két sắt chịu nhiệt hay hệ thống báo động để bảo vệ tài sản không bị hư hỏng hay mất mát. Ban hành quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, dữ liệu trong máy tính.. .Và kiểm tra, đối chiếu thường xuyên số liệu sổ sách và thực tế để đảm bảo tài sản không bị mất mát, thiếu hụt.
1.3.9. Kiểm tra độc lập
Bộ phận kiểm tra, giám sát phải độc lập với các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhằm tránh việc thông đồng giữa các bộ phận thực hiện, đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.
Ví dụ: Bộ phận kiểm soát thực hiện kiểm tra quy trình ghi nhận chứng từ tại bộ phận kế toán. Mà kiểm soát viên này lại có quan hệ họ hàng với trưởng phòng kế toán thì kết quả kiểm tra, thẩm định có thể sẽ thiếu tính khách quan, chính xác.
1.3.10. Phân tích rà soát
Phân tích rà soát là sự so sánh giữa số liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Tất cả mọi khác biệt cần phải làm rõ để mau chóng phát hiện những sai sót, gian lận hoặc các biến động bất thường để kịp đối phó. Các dạng phân tích thường gặp là: - Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngoài.
Ví dụ: đối chiếu số dư tiền gửi ở ngân hàng, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng...
- Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và sổ chi tiết.
Ví dụ: đối chiếu hàng tồn kho, nợ phải thu trên các tài khoản với sổ chi tiết. - Đối chiếu số liệu kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch.
TỔNG KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương 1, tác giả đã khái quát hóa lý thuyết về KSNB trên cơ sở nguồn tài liệu trong và ngoài nước về:
- Các quan điểm về kiểm soát nội bộ
- Khái niệm về kiểm soát nội bộ, mục tiêu và hạn chế của kiểm soát nội bộ - Thành phần kiểm soát nội bộ
- Nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ
Đứng trên góc độ nhà quản lý, KSNB hữu hiệu không phải là mục tiêu doanh nghiệp mà là phương tiện để doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Bản thân Kiểm soát nội bộ cũng có một số mục tiêu cơ bản của nó. Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có KSNB phù hợp với hoạt động của mình, nhưng để đạt được hiệu quả nó phải đầy đủ năm bộ phận cấu thành như đã trình bày. Tuy nhiên, Kiểm soát nội bộ được đánh giá là thực sự hữu hiệu cũng không cho doanh nghiệp một sự đảm bảo chắc chắn mà chỉ là sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được mục tiêu của mình. Nguyên nhân là do Kiểm soát nội bộ vẫn tồn tại những hạn chế nhất định. Doanh nghiệp phải tối thiểu hóa những hạn chế khi xây dựng và vận hành kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình. Trên cơ sở lý luận tại chương 1, đây là tiền để tác giả nghiên cứu và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Sudo, để từ đó đề xuất các biện pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp này.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ SUDO
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ SUDO
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty
Công ty hoạt động theo hình thức Công ty TNHH hai thành viên trở lên có tư cách pháp nhân phù hợp với pháp luật của Việt Nam.
Tên công ty: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại Điện tử Sudo Tên quốc tế: Sudo E - Commerce Company Limited
Người đại diện pháp luật : Nguyễn Cao Tú Ngày thành lập: 4/11/2015
Mã số thuế: 0107082414 cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 4/11/2015 Địa chỉ trụ sở chính: Khu Trung, thôn Dục Nội, xã Việt Hùng, huyện Đông Anh, TP Hà Nội
Hiện tại Sudo đang có 3 văn phòng tại Hà Nội, TP.Vinh và TP.Hồ Chí Minh Văn phòng công ty
- Hà Nội: 99 Nguyễn Phong Sắc, P. Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, TP.Hà Nội - Tp Vinh: 412 Nguyễn Trường Tộ, Hưng Đông, TP.Vinh
- Tp HCM: 126 Nguyễn Thị Minh Khai, P3, Q3, TP.HCM Điện thoại: 024.666.066.44 - 0989.022.022 - 0971.71.41.41 Email: info@sudo.vn
Website: www.sudo.vn Ý nghĩa thương hiệu Sudo
Sudo là tên viết tắt của: “Superuser do”, cho phép người dùng chạy các chương trình với đặc quyền quản trị trong hệ điều hành, lệnh sudo được dùng khi các lệnh khác không đủ quyền thực thi, là một cách sử dụng tượng trưng rằng với sudo, công việc sẽ được thực hiện với ưu tiên và trách nhiệm cao nhất.
Ý tưởng về việc xây dựng một tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế website và marketing online được các nhà sáng lập đặt ra vào nửa cuối năm 2014. Tuy nhiên mãi đến ngày 4/11/2015 Công ty TNHH TMĐT Sudo mới chính thức được thành lập. Văn phòng đầu tiên của Sudo đặt tại 174A Đội Cấn và ban đầu Công ty chỉ mới cung cấp dịch vụ thiết kế website chuyên dụng cho các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội. Khởi đầu từ một dự án startup nên ở giai đoạn mới thành lập, Công ty gặp phải rất nhiều khó khăn từ vấn đề tài chính, quản lý nguồn nhân lực cho đến khả năng điều hành còn non trẻ của ban quản lý. Đứng trước những nguy cơ đó, Công ty đã không ít lần rơi đối mặt với khả năng thất bại và giải thể. Nhưng nhờ có quyết tâm, lòng tin vững chắc của nhà lãnh đạo và phối hợp đồng lòng của toàn bộ thành viên trong Công ty, Sudo đã từng bước vượt qua khó khăn và bắt đầu đặt nền móng cho sự phát triển lâu dài của mình. Cuối năm 2016, Công ty lần lượt mở thêm hai chi nhánh tại thành phố Vinh và Hồ Chí Minh, đây là minh chứng cho sự mở rộng của Sudo đến nơi khác vùng miền tại thị trường nội địa. Trải qua 6 năm thành lập và phát triển, sản phẩm của Công ty ngày càng đa dạng nhằm cung cấp cho các doanh nghiệp giải pháp toàn diện. Ngoài tập trung thiết kế website chuyên nghiệp, Sudo còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quảng cáo, tư vấn marketing tới tư vấn lập kế hoạch, triển khai, giám sát website...Hiện tại, Sudo đã thực hiện hơn 2500 dự án phức tạp thành công cho trên 500 khách hàng tại 3 thị trường chính bao gồm Việt Nam, Pháp, Mỹ. Trình độ chuyên môn, hạ tầng không ngừng được nâng cấp để xử lý những yêu cầu ngày một cao hơn. Trong 5 năm tới, Công ty dự kiến sẽ mở rộng hoạt động sang các quốc gia khác trên thế giới như Thái Lan và khu vực Châu Âu.
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh chính
❖ Ngành nghề kinh doanh chính
Hoạt động thiết kế chuyên dụng (thiết kế website, phần mềm)
❖ Chức năng
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Điện tử Sudo tổ chức hoạt động kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu ngày một tăng của thị trường nội địa về dịch vụ thiết kế website. Không những thế, Công ty còn cung cấp các sản phẩm phần mềm
quản trị website, dịch vụ hosting, SEO web và chạy quảng cáo Google Ads. Thông qua việc cung cấp dịch vụ đa dạng và toàn diện, Sudo giúp nâng cao hiệu quả quản trị, thương mại cho các doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Sudo theo đuổi mục tiêu về lợi nhuận lâu dài, tạo thị trường ổn định. Công ty không chỉ cung cấp dịch vụ thiết kế cho các khách hàng ở Việt Nam mà còn mở rộng ra thị trường quốc tế như Pháp, Mỹ và có định hướng phát triển đến các quốc gia khác nữa trên thế giới.
❖ Nhiệm vụ
Công ty có nhiệm vụ điều tra, nắm vững nhu cầu của khách hàng từ đó thiết kế, tổ chức chiến lược kinh doanh nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, quản lý nguồn vốn rõ ràng và có hệ thống.
Đảm bảo tuân thủ chế độ, chính sách pháp luật của nhà nước có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra còn thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ đối với người lao động trong Công ty theo Luật Lao động quy định.
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến (cơ cấu đường thẳng). Theo đó, mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc, công việc được tiến hành theo tuyến và mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp. Người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng.
Hội đồng Thành viên Chủ tịch HĐTV Ban Giám đốc Phòng Thiết kế
Sơ đồ 2.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Sudo
❖ Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
Hội đồng thành viên: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các thành viên của công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên Công ty là Tổ chức. Điều lệ Công ty quy định kỳ họp Hội đồng thành viên mỗi năm một lần.
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty
- Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ và cách thức huy động giới hạn theo quy định của Luật doanh nghiệp
- Quyết định dự án đầu tư phát triển của Công ty, giải pháp phát triển thị trường.
- Giám sát, chỉ đạo giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc
kinh doanh hàng ngày của công ty
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc và người quản lý quan trọng khác
- Quyết định mức lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác của Chủ tịch Hội đồng Thành viên, Giám đốc và những người quản lý khác theo điều lệ Công ty
- Quyết định cơ cấu, tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty
- Kiến nghị tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty
Chủ tịch Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên bầu một Thành viên làm Chủ tịch.
- Chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên
- Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cuộc họp Hội đồng thành viên để lấy ý kiến
- Triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên
- Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng Thành viên
- Thay mặt Hội đồng Thành viên ký nghị quyết, quyết định của Hội đồng Thành
viên
Ban Giám đốc: Giám đốc là người điều hành hoạt động của Công ty để thực hiện mục tiêu, kế hoạch kinh doanh, phù hợp với Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty
-Tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên