1.2.5.1 Khái niệm
Kiểm kê hàng tồn kho là việc tiến hàng kiểm tra về số lượng, chất lượng của hàng tồn kho tại thời điểm được kiểm tra. Thông qua việc đếm, cân, đo.... hàng tồn kho, ban kiểm kê đối chiếu số lượng thực tế và số liệu trên sổ kế toán có trùng khớp hay chưa. Nếu xảy ra chênh lệch và sai sót, ban kiểm kê và phòng kế toán phát hiện và tìm ra nguyên nhân, xử lý kịp thời. Việc kiểm kê và đánh giá lại giúp doanh nghiệp quản lý được tình hình hàng tồn kho kịp thời để không gây ảnh hưởng đến tài sản chung và quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Cuối buổi kiểm kê, doanh nghiệp phải lập một báo cáo về kết quản kiêm kê. Nếu xảy ra các trường hợp sai sót phải tìm ra nguyên nhân và xử lý kịp thời.
1.2.5.2 Phương pháp hạch toán khi phát hiện thừa thiếu kiểm kê
Khi phát hiện các trường hợp sai sót, thừa thiếu hàng tồn kho, kế toán cùng với các cấp có thẩm quyền phải phối hợp với nhau để tìm ra nguyên nhân và xử lý. Các phương pháp hạch toán khi phát hiện ra sai sót giúp doanh nghiệp điều chinh được số lượng đúng của hàng tồn kho trong doanh nghiệp, không gây ảnh hưởng đến các hoạt động khác.
- Khi phát hiện thừa hàng tồn kho
Đối với những trường hợp tìm ra nguyên nhân, kế toán sử dụng các tài khoản kế toán phù hợp để hạch toán lại cho đúng. Đối với những hàng tồn kho chưa xác định ra nguyên nhân và đang chờ để xử lý, kế toán dùng tài khoản 3381 - “Tài sản thừa chờ xử lý” để theo dõi cho đến khi tìm ra nguyên nhân.
Sơ đồ hạch toán như sau:
20
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020
TK 632, 621
TK 3381 IK 152= 155,156
11 f2)HTK thừa do tiết kiệĩn lr vật tư trong định mức
fl)
HTK thừa chưa rò nguv⅛ι nliân
TK711
(3)HΓK thừa được ghi tăng thu nliạp
(4)HTK thủa do nhận giữ hộ, tilìận gia COiIg7 nhận ký quỹ ký cược
ánh lại các nghiệp vụ.đối với trường hợp chưa tìm ra nguyên nhân, kế toán phản ánh trên tài khoản 1381 - “Tài sản thiếu chờ xử lý”.
Sơ đồ hạch toán như sau:
TK152 TK1381 TK 632
fl)Thi⅛u chua nõ I (2)Hao hụt tinh vào chi
nguyên Zilian phỉ
TK 1388.334
ji (3)Bôi thu⅛ngz trừ vào F lưong
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020
Sơ đồ 1.7: Quy trình hạch toán khi phát hiện thiếu hàng tồn kho (Sinh viên tự tổng hợp)
1.2.5.3 Đánh giá lại hàng tồn kho
Đánh giá lại hàng tồn kho giúp doanh nghiệp xác định lại giá trị của hàng tồn kho tại thời điểm đánh giá lại.
Việc đánh giá lại hàng tồn kho được thực hiện khi có yêu cầu của nhà nước trong việc đánh giá lại tài sản hoặc khi doanh nghiệp chuyển cổ phần cho nhà nước....
Doanh nghiệp lập ra một hội đồng có trách nhiệm đánh giá lại hàng tồn kho, kê stoán có trách nhiệm phản ánh lại giá rị hàng tồn kho theo nghiệp vụ thích hợp.
Ke toán sử dụng tài khoản 412 - “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” để phát ánh phần chênh lệch khi đánh giá lại.
- Trường hơp đánh giá hàng tồn kho nhỏ hơn so với giá trị trên sổ. có nghĩa là phần chênh lệch giảm, ke toán ghi:
Nợ 412: chênh lệch đánh giá lại tài sản
Có 152, 153, 155, 156: NVL, CCDC, thành phẩm, hàng hóa
- Trường hợp đánh giá lại hàng tồn kho lớn hơn giá trị trên sổ, có nghĩa là phần chênh lệch tăng. kế toán ghi:
Nợ 152, 153, 155, 156: NVL, CCDC, thành phẩm, hàng hóa Có 412: chênh lệch đánh giá lại tài sản
1.2.5 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
1.2.5.1 Khái niệm
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản mục dự phòng được kế toán trích lập khi có dấu hiệu suy giảm giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá được ghi trên sổ kế toán.Khoản dự phòng là khoản dự tính trước phần giá trị bị giảm sútcủa những hàng hóa, vật tư với giá trị ghi trên sổ để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh.Khoản dự
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020 phòng nhằm giúp doanh nghiệp bù đắp những thiệt hại của những hàng tồn kho bị giảm giá.
1.2.5.2 Nguyên tắc và cách hạch toán khi trích lập
Ke toán dựa theo nguyên tắc của chuẩn mực kế toán hàng tồn kho và những quy định hiện hành để trích lập dự phòng. Việc trích lập phải được lập vào thời điểm trước khi lập bác cáo tài chính. Đối với những doanh nghiệp niêm yêt phải lập BCTC giữa niên độ thì kế toán có thể xem xét và điều chỉnh số dư dự phòng sao cho phù hợp.
Khi trích lập, kế toán cần phân loại chi tiết các loại vật tư, hàng hóa, thành phẩm để tính khoản dự phòng theo từng loại đó. Với những dịch vụ cung câp đang dở dang, kế toán cần xác định theo từng mức giá khác nhau của từng loại dịch vụ.
Theo VAS 02, “Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng”.
Số trích lập dự phòng được lập theo công thức tính sau:
Số trích lập dự phòng = số lượng hàng tồn kho x đơn giá gốc hàng tồn kho - giá trị thuần có thể thực hiện được.
Kế toán phản ánh khản dự phòng giảm giá hàng tồn kho thông qua tài khoản 2294 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Tài khoản 2294 có kết cấu như sau:
- Bên nợ: Phản ánh số hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, xử lý tổn thất thực sự xảy ra.
- Bên Có: Phản ánh số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào chi phí. - Số dư có: Phản ánh giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có.
1.2.5.3 Các chứng từ sử dụng
Hóa đơn và chứng từ liên quan đến giá trị hàng nhập kho được phép trích lập dự phòng
Biên bản kiểm kê số lượng hàng tồn kho vào thời điểm trích lập dự phòng
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020
1.2.5.4 Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Phương pháp trích lập dự phòng như sau:
Vào cuối mỗi kì kế toán, căn cứ vào số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp hiện có, kế toán xác định khả năng giảm giá của chúng để tính mức trích lập.Mức trích lập này được tính vào chi phí.
- Nợ tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
- Có tài khoản 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Cứ mỗi cuối mỗi kì, kế toán so sánh mức lập dự phòng của năm nay so với năm trước, đồng thời lập mức dự phòng cho năm sau:
- Nếu mức dự phòng ở năm nay nhiều hơn so với mức dự phòng trong sổ kế toán thì mức chênh lệch lớn hơn này sẽ được ghi tăng dự phòng đồng thời ghi tăng giá trị hàng nhập kho.
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán: Số dự phòng trích thêm
Có TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Số dự phòng trích thêm
- Nếu như trường hợp mức dự phòng của ănm nay ít hơn mức dự phòng trong sổ kế toán thì mức chênh lệch nhỏ hơn này được hoàn nhập và kế toán ghi giảm giá trị hàng tồn kho.
Nợ TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Số dự phòng hoàn nhập Có TK 632 - Giá vốn hàng bán: Số dự phòng hoàn nhập
- Nếu như thực tế xảy ra tổn thất, kế toán sẽ theo quyết định do cấp trên chỉ định để hạch toán phần bù đắp dự phòng một cách hợp lý:
Nợ TK 2294 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Số đã trích lập dự phòng Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán: Số chưa dự phòng hoặc dự phòng không đủ Có TK 152, 153 Nguyên vật liệu, công cụdụng cụ: Số tổn thất được xử lý.
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020
1.3 Các hình thức ghi sổ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.3.1 Hình thức Nhật kí chung
Cách ghi chép: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc,kế toán phản ánh các nghiệp
vụ phát sinh vàosổ Nhật ký chung theo thời gian. Căn cứ vào số liệu ghi trên Nhật ký chung,kế toán vào Sổ cái các tài khoản có liên quan.Trường hợp đơn vị có mở sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ,kế toán phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào nhật ký mua hàng, nhật ký bán
hàng.Về
nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và phát sinh có trên sổ Nhật ký chung.
Ưu điểm: Mau sổ đơn giản, dễ thực hiện; thuận tiện cho việc ứng dụng tin họcvà
máy vi tính trong công tác kế toán. Ngoài ra kế toán có thể tiến hành kiểm tra, đối chiếu ở mọi thời điểm trên sổ Nhật ký chung.
Nhươc điểm: Lượng ghi chép nhiều, dẫn đến trùng lặp các nghiệp vụ.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp như sản xuất,
thương mại, dịch vụ, xây dựng có quy mô vừa và nhỏ
1.3.2 Hình thức Nhật kí - Sổ cái
Cách thức ghi chép: Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
được phản ánh vào sổ Nhật ký - sổ cái theo trình tự thời gian. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại, kế toánvào sổ Nhật ký-Sổ cái và sổ chi tiết mua bán hàng hoá.
Ưu điểm: Số lượng sổ ít. Hơn nữa, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu có thể thực
hiện thường xuyên trên sổ Tổng hợp Nhật ký -sổ cái.
Nhược điểm: Hình thức này khó áp dụng với các doanh nghiệp có quy mô vừa và
lớn, phát sinh nhiều tài khoản. Hơn nữa khó thực hiện việc phân công lao động kế toán do chỉ có duy nhất một sổ tổng hợp là sổ Nhật ký -sổ cái.
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020
Điều kiên áp dung: Sử dụng cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít
tài khoản kế toán.
1.3.3 Hình thức chứng từ ghi sổ
Cách thức ghi chép: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh trên
chứng từ kế toán đều được phân loại, tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ. Dựa vào số liệu ghi trênChứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian và ghi vào Sổ Cái theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ưu điểm: Sổ sách đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán.
Nhược điểm: Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp.
Thêm vào đó, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường được thực hiện vào cuối tháng, vì vật cung cấp thông tin thường bị chậm.
1.3.4 Hình thức kế toán trên máy
Đăc điểm: Kế toán máy là công việc kế toán được thực hiện trên một phần mềm
kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp ba hình thức kế toán trên.
Các loại sổ kế toán: Phần mềm kế toán theo hình thức kế toán nào sẽ có các sổ kế
toán theo hình thức đó giống như sổ kế toán lập bằng tay, nhưng phải đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán, lập BCTC và sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ ra giấy và đóng thành quyển theo năm kế toán.
Cách thức thực hiên: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán phát
sinh hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ để nhập liệu vào phần mềm máy tinh theo từng phân hệ, chức năng của phần mềm máy tính. Các thông tin sau khi nhập liệu được ghi vào các sổ kế toán tổng hợp (sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản...) và các sổ, thẻ chi tiết liên quan. Kế toán có thể xem các sổ này vào bất cứ thời điểm nào. Cuối kỳ, kế toán in các sổ theo quy định ra giấy, đóng thành quyển và hoàn thiện các thủ tục kế toán giống như kế toán bằng tay.
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020 Sơ đồ trình tự hình thức kế toán trên máy như sau:
Sơ đồ 1.8: Quy trình thực hiện kế toán trên máy (Sinh viên tự tổng hợp)
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đã trình bày những nội dung cơ bản nhất về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại lắp ráp bao gồm ý nghĩa của thông tin hàng tồn kho trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, đồng thời cũng trình bày đầy đủcác khái niệm, chứng từ kế toán, tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán của các loại hàng tồn kho. Trên cơ sở lý luận chung về kế toán hàng tồn kho đã trình bày ở chương 1 tạo tiền đề để đánh giá thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần thiết bị điện và xây dựng công nghiệp Việt Nam.
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH IN THANH BÌNH
2.1 Đặc điểm chung ảnh hưởng đến công tác hạch toán hàng tồn kho tại công tyTNHH In Thanh Bình TNHH In Thanh Bình
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH In Thanh Bình
2.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH In Thanh Bình
• Tên công ty: Công ty TNHH IN Thanh Bình
• Mã số thuế: 0101282544
• Địa chỉ: Số nhà 432, đường K2, Phường Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Tên giao dịch: THANH BINH CO., LTD
• Tên viết tắt: THANH BINH CO., LTD
• Đại diện pháp luật: PHẠM ANH TUẤN
• Điện thoại: 7644274 - Fax: 0912544244
• Ngày cấp giấy phép: 19/09/2002
• Ngày hoạt động: 01/08/2002
• Giấp phép kinh doanh: 0101282544
• Tài khoản số:0071100075002;22010000124082; 003704060000744
• Ngân hàng: NH MBBANK-PGD Nghĩa Tân; NH BIDV-PGD Thăng Long; NH VIB-PGD Cầu Giấy.
Lĩnh vực kinh doanh
Cung cấp các dịch vụ thiết kế in ấn:
- Thiết kế in ấn tạo dáng các mẫu sản phẩm trên bao bì giấy. - In Catalogue chuyên nghiệp.
- In Tờ Rơi theo yêu cầu Khách hàng.
- Thiết kế in ấn hệ thống nhận diện thương hiệu.
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020 - In offset trên bao bì giấy.
- In offset decal nhãn sản phẩm, tờ rơi, tờ bướm, catalogue, brochure, name card...
- In tem mã vạch, tem bảo hành trên tất cả các loại giấy Decal. - In biểu mẫu trên giấy nhiều liên (Carboless).
- In offset chuyển nhiệt bằng máy in offset khổ lớn. - Thiết kế độc quyền sổ tay, lịch, thiệp...
- Sản phẩm bao bì giấy in offset 4 màu trên các loại giấy Duplex, giấy Ivory, giấy Couche. Bao bì in bồi 02 lớp giấy Duplex.
- In lịch tờ, lịch nhiều tờ, lịch để bàn, in catalogue và các ấn phẩm quảng cáo. Các loại nhẫn giấy Decal.
- In áo thun.
- In túi giấy, hộp giấy.
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triền của công ty
Công ty TNHH In Thanh Bình được thành lập theo giấy phép 0101282544 vào ngày 19/09/2002 với vốn điều lệ là 4,5 tỷ đồng. Ngày 01/08/2002, Công ty chính thức bước vào hoạt động với lĩnh vực in và cung cấp các dịch vụ về in ấn.
Tính đến thời điểm hiện tại, Công ty đã có kinh nghiệm gần 18 năm trong ngành in ấn. Tuy khoảng thời gian hoạt động không quá dài, nhưng công ty đã xây dựng riêng cho mình một thương hiệu về các sản phẩm in ấn và cung cấp dịch vụ in ấn uy tín không chỉ ở Hà Nội mà còn ở nhiều tỉnh thành trên cả nước. Trong suốt quá trình hoạt động, công ty không ngừng nỗ lực để mở rộng quy mô, nâng cao các hệ thống cơ sở vật chất và cả trình độ của cán bộ, nhân viên.Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, công ty đã luôn thay đổi những ứng dụng công nghệ mới để nâng cao chất lượng dịch vụ. Hệ thống máy móc của công ty được nhập khẩu từ CHLB Đức, Nhật Bản và nhân
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020 viên có bề dày kinh nghiệm giúp cho chất lượng sản phẩm gây dấu ấn với người tiêu dùng.
Có thể nói, công ty TNHH In Thanh Bình luôn hướng tới sự hoàn thiện trong mọi khía cạnh, từ sản phẩm có chất lượng cao cho đến sự tận tình trong chăm sóc khách