❖ Ve tổ chức quản lý
Công ty xây dựng bộ máy quản lý chung theo mô hình trực tuyến, mô hình này khá tinh giản, mọi quyền hành điều khiển đều tập trung tại cấp trên của mỗi phòng ban và giám đốc là người nắm bắt tất cả các hoạt động đó từ các phòng ban gửi về, giúp việc quản lý các hoạt động diễn ra hàng ngày được dễ hàng hơn.
Đội ngũ nhân sự đều là những người tâm huyết với công ty. Giám đốc luôn theo dõi sát sao hoạt động hàng ngày của công ty, lên chiến lược cụ thể trong từng giai đoạn theo sự biến động của nền kinh tế và xã hội giúp công ty kịp thời ứng biến. Trưởng các phòng ban là người hoạt động lâu năm trong công ty, có bề dày kinh nghiệm đồng thời hiểu rất rõ mục tiêu của công ty, vì vậy luôn tận tụy sáng tạo và khuyến khích nhân viên nỗ lực học hỏi, xây dựng công ty lớn mạnh. Nhân viên trẻ rất năng động, có trình độ tin học, sử dụng thành thạo các máy móc công nghệ mới, luôn tìm tòi và đưa ra các sáng kiển giúp công ty có những hướng đi mới phù hợp với nền công nghệ trên thế giới. Mọi nhân viên, tư giám đốc, các trưởng phòng cho đến từng nhân viên trong các phòng ban luôn có tinh thần đoàn kết và phối hợp nhịp nhàng với nhau giúp nội bộ của công ty luôn trong sạch, vững mạnh, phát triển bền vững.
❖ Về tổ chức kế toán
Mô hình bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung. Theo mô hình này, mọi hoạt động kinh tế diễn ra trong doanh nghiệp được theo dõi và xử lý tạo phòng kế toán. Kế toán trưởng là người nắm mọi quyền kiểm soát các hoạt động diễn ra trong phòng. Mỗi nhân viên từng bộ phận chịu trách nhiệm nhập dữ liệu và xử lý các nghiệp
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020 vụ.điều này giúp Giám đốc có thể theo dõi và được kế toán trưởng báo cáo kịp thời tình hình tài chính của Công ty.
Đặc biệt là trình độ của nhân viên phòng kế toán. Kế toán trưởng là người dày dặn kinh nghiệm, nắm bắt được các thông tin, quy định mới của Bộ tài chính liên quan đến công tác kế toán để phổ biến cho các nhân viên còn lại. Các nhân viên có trách nhiệm cao trong xử lý các nghiệp vụ, có ý thức nâng cao trình độ để phì hợp với một kế toán hoạt động trong thời đại Công nghệ 4.0
Phòng kế toán luôn có mối quan hệ khăng khít với các Phòng ban trong công ty. Vì vậy, các phòng ban có thể phối hợp nhịp nhàng trong quá trình sản xuất, nắm bắt kịp thời các vấn đề còn thiếu để bổ sung và lên kiến nghị với Giám đốc.
❖ Tổ chức ghi chép kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theoThông tư 133/2016/TT-BTC, phù hợp với quy định chung trong kế toán.
Công ty áp dụng phần mềm kế toán Misa, với hình thức ghi “Sổ Nhật ký chung”, việc áp dụng này giúp kế toán thao các nghiệp vụ được dễ dàng hơn, bắt kịp xu hướng công nghệ hóa hệ thông máy móc. Hơn thế nữa, việc áp dụng phần mềm kế toán trong công tác ghi chép giúp công ty nắm bắt được tình hình các sổ kế toán ở mọi thời điểm.
Các chứng từ, phiếu nhập, phiếu xuất,... luôn được phê duyệt và kiểm tra đối chiếu chặt chẽ nên đảm bảo các nghiệp vụ diễn ra đúng nguyên tắc. Công tác giám sát và kiểm tra đối chiếu sổ sách và các chứng từ liên qua diễn ra mỗi ngày nên không bị bỏ sót nghiệp vụ và xử lý được kịp thời các sai sót.
❖ Tổ chức quản lý hàng tồn kho
Các Bộ phận kế toán và Bộ phận kho luôn phối hợp chặt chẽ trong việc nhập, xuất kho ở cả 3 khâu: mua hàng, bảo quản và xuất hàng. Số lượng và chất lượng thực tế của hàng tồn kho được kiểm kê một cách sát sao vào định kỳ nên thông tin được cung cấp chính xác, số liệu khớp giữa sổ sách, thẻ kho và số lượng thực tế.
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020 Nhà cung cấp hàng được phòng kinh doanh cùng Giám đốc tìm hiểu kỹ về giá cả, chất lượng hàng để tìm ra được nhà cung ứng tốt nhất. Hiện tại, trong suốt quá trình hoạt động hơn 18 năm, Công ty đã tìm được những nhà cung ứng quen thuộc, sử dụng các sản phẩm của nhà cung ứng lâu dài, tạo độ tin cậy, có thể an tâm về các mặt hàng được cung ứng. Hàng được nhập về được kiểm tra kĩ càng thông qua phiếu nhập do kế toán lập và chuyển cho thủ kho để kiểm tra. Vì vậy, hàng hóa được nhập về khi được cất ở trong kho luôn đảm bảo có chất lượng tốt, số lượng khớp giữa sổ sách và thực tế.
Với đặc điểm hàng tồn kho là nhiều chủng loại như giấy, mực in,... các loại này dễ xảy ra thiệt hại nếu bảo quản không đúng cách. Công ty đã tổ chức sắp xếp hàng tồn kho theo đúng trật tự các chủng loại, tránh xảy ra nhầm lẫn các loại với nhau. Bên cạnh đó, kho hàng luôn được vệ sinh là dọn dẹp sạch sẽ, tạo thuận lợi cho công tác kiểm kê, ghi chép số lượng.
Các mặt hàng hoặc các nguyên vật liệu của công ty là các mặt hàng dễ xảy ra cháy, hoặc ướt do các điều kiện thời tiết bên ngoài nên khi được xuất được đóng thùng và niêm phong, đánh đấu kĩ càng tránh nhầm lẫn. Khi giao hàng, được bốc xếp lên phương tiện vận chuyển cẩn thận, có biên bản bàn giao số lượng theo hợp đồng hai bên, điều này giảm thiểu được việc thất thoát hàng đáng tiếc và tránh được mất hàng không phải do trách nhiệm của công ty.
Đối với xuất hàng tồn kho dùng trong sản xuất, các bộ phận khi có nhu cầu đều phải làm phiếu đơn xin lĩnh nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, đơn này được Giám đốc phê duyệt trước khi xuất kho. Vì thế nên nguyên liệu khi xuát ra để sử dụng rất kịp thời và tránh được sự lãng phí.
❖ Công tác kế toán hàng tồn kho
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để ghi chép chi tiết nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho giúp thuận tiện trong công tác kiểm tra đối chiếu số lượng giữa sổ sách và thực tế. Phương pháp này khá đơn giản trong việc ghi chép, việc tính toán các số liệu liên quan đến hàng tồn kho được dễ dàng hơn.
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020 Hàng tồn kho của công ty bao gồm rất nhiều số lượng, đa dạng về chủng loại. Hơn nữa, việc nhập và xuất kho của công ty diễn ra thường xuyên, hầu như ngày nào cũng có việc nhập và xuất để phục vụ cho sản xuất,.. .Vì vậy, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho rất phù hợp.Phương pháp này giúp công ty quản lý được tình hình hàng tồn kho liên tục, kịp thời, giảm bớt gián đoạn trong quá trình sản xuất.
Công ty áp dụng giá thực tế để nhập kho và khi xuất kho, hàng được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Việc áp dụng này giúp hàng tồn kho của công ty được cập nhật theo giá thị trường, tối đa hóa lợi nhuận trong sản xuất. Các phương pháp này thực hiện khá dễ và không mất quá nhiều thời gian.