Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH In Thanh Bình (Trích nguồn từ Công ty TNHH In Thanh Bình)
❖ Ban Giám đốc là bộ phận nắm quyền hành cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. Giám đốc có quyền và nghĩa vụ như sau:
- Đưa ra quyết định cuối cùng trong mọi hoạt động của công ty.
- Có quyền hạn bổ nhiệm, miễn nhiệm những chức danh quản lý trong công ty. - Tổ chức các kế hoạch kinh doanh, đề ra phương hướng phát triển cho công ty. - Đưa ra các phương án tổ chức, quy định nội bộ cho các phòng ban.
❖ Phòng kinh doanh
Chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của công ty, đóng vai trò chính quyết định kết quả kinh doanh. Cụ thể, công việc của phòng kinh doanh có thể kể đến là:
- Bán hàng, tư vấn cho khách hàng đảm bảo đạt doanh thu đặt ra theo tháng. - Chăm sóc khách hàng, tiếp nhận và giải quyết các vấn đề liên quan đến khách
hàng.
- Giữ mối quan hệ, làm việc với các khách hàng thương mại.
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020 - Đảm bảo thông tin sản phẩm đến khách hàng được đầy đủ trên tất cả các kênh
bán
hàng: Mạng xã hội, website, các kênh thương mại điện tử...; đảm bảo hàng hóa được trưng bày đầy đủ tại cửa hàng.
- Đề xuất với ban giám đốc những kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển thị trường, luôn tìm cách tối ưu doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
- Phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện những công việc liên quan đến nghiệp vụ của phòng.
❖ Phòng Marketing
Nhiệm vụ của phòng marketing tại công ty bao gồm:
- Nghiên cứu, dự báo thị trường, Theo dõi nhu cầu của khách hàng và đề xuất những
sản phẩm mới hoặc những cải tiến cho sản phẩm cũ nhằm đáp ứng được những nhu
cầu đó.
- Chụp ảnh và viết bài truyền thông cho sản phẩm.
- Đề xuất những chương trình khuyến mãi, sự kiện thu hút khách hàng, hỗ trợ bộ phận kinh doanh có thể tối ưu hóa doanh thu.
- Xây dựng thương hiệu theo hình ảnh công ty luôn hướng tới “Mong muốn lan tỏa
được sự quan tâm đến không gian sống”.
❖ Phòng tài chính - kế toán
Quản lý kế toán tài chính của công ty theo đúng quy định của Nhà nước, mở và ghi chép các loại sổ sách kế toán, lên kế hoạch sử dụng tài chính cho từng bộ phận. Thực hiện báo cáo tài chính theo từng giai đoạn cho ban giám đốc. Quản lý mọi khoản thu, khoản chi của công ty, không để công ty bị thất thoát, thua lỗ.
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020
- Quản lý, đôn đốc thu chi các khoản công nợ. Thực hiện nộp Thuế và các nghĩa vụ đối với Nhà nước đúng hạn, đầy đủ.
❖ Phòng hành chính - nhân sự
- Xây dựng cơ cấu, bộ máy từng phòng ban; chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên,
gửi ban giám đốc phê duyệt.
- Xây dựng chiến lược phát triển nhân sự của công ty, tổng hợp ngân sách liên quan
đến nhân sự (tiền lương, tiền thưởng, BHYT, BIIXII,...).
- Tham mưu cho ban giám đốc về kế hoạch bổ nhiệm, bãi nhiệm, thăng chức cho các
nhân viên, thực hiện đánh giá năng lực nhân viên, đánh giá kết quả thực hiện công
việc.
- Xây dựng quy chế tiền lương được ban giám đốc phê duyệt.
- Xây dựng các quy trình về tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, bãi nhiệm, về quy định
làm việc và kỷ luật đối với các nhân viên trong công ty.
- Thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định: Xếp lương, nâng bậc lương, phát
lương, các chế độ phúc lợi,.
- Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định. - Quản lý và lưu trữ văn thư, hồ sơ của công ty.
- Tổ chức thực hiện ở vai trò là hậu cần trong những kỳ hội họp, những sự kiện thường niên hàng năm của công ty.
❖ Bộ phận Sản xuất - Sản phẩm
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020 - Phối hợp với bộ phận Giao nhận lên lịch điều hàng, kế hoạch nhập hàng và sản
xuất
sản phẩm theo giai đoạn, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng cho Bộ phận Kinh doanh.
- Quản lý nguồn nhập hàng, sản phẩm phải đảm bảo các quy định về chất lượng của
công ty.
- Quản lý các sản phẩm sản xuất. Kiểm tra chất lượng toàn bộ từng linh kiện của sản
phẩm trước khi đóng gói và chuyển về cho bộ phận Kho hàng.
- Tìm kiếm nguồn hàng, đề xuất quy trình sản xuất sao cho tiết kiệm chi phí nhiều nhất có thẻ cho công ty.
❖ Bộ phận kho, giao hàng
Nhiệm vụ chính của bộ phận này là quản lý kho hàng và giao hàng, cụ thể:
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh sắp xếp lịch giao hàng, đảm bảo thời gian giao các đơn hàng đúng theo kế hoạch đề ra.
- Quản lý kho hàng của công ty, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng, đầy đủ. Phối hợp
với bộ phận sản xuất - sản phẩm lập kế hoạch nhập hàng, trữ hàng phù hợp. - Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn trong kho hàng, không gặp vấn đề gì ảnh
hưởng đến chất lượng sản phẩm.
- Quản lý chính mọi hoạt động xuất, nhập hàng hóa.
- Chịu trách nhiệm giải quyết sự cố xảy ra trong quá trình giao nhận sản phẩm. - Tiếp nhận bảo hành, bảo trì sản phẩm cho khách hàng theo quy định.
❖ Phòng pháp chế
- Chịu trách nhiệm đăng ký kinh doanh, đăng ký quyền sở hữ trí tuệ, kiểm soát các
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020
- Giải quyết các tranh chấp nếu có